Dokumen tersebut membahas tentang administrasi PKK yang mencakup penggunaan berbagai buku administrasi oleh TP PKK dan kelompok PKK untuk mencatat data anggota, surat masuk dan keluar, keuangan, notulen rapat, inventaris, serta kegiatan. Dokumen juga menjelaskan peranan dan tugas bendahara PKK dalam pengelolaan keuangan secara teratur dan bertanggungjawab.
2. 1. Surat
Surat adalah satu alat komunikasi atau
alat penyampaian berita secara tertulis
yang berisikan pemberitahuan,
pernyataan, permintaan dan lain-lain
dari si pengirim surat kepada pihak lain.
3. 2. Macam-Macam Surat
Ada beberapa macam/jenis surat yaitu :
a). Keputusan
b). Surat Kuasa
c). Surat Keterangan
d). Surat Biasa
e). Surat Edaran
f). Surat Pengumuman
g). Surat Undangan
h). Surat Pengantar
i). Surat Tugas
j). Piagam/Penghargaan
k). Lembar Diposisi
4. Buku Administrasi
a.Enam Buku Wajib PKK
1. Buku Daftar Anggota TP PKK dan
Kader PKK
2. Buku Agenda Surat Masuk/Keluar
3. Buku Keuangan
4. Buku Notulen
5. Buku Inventaris
6. Buku Kegiatan
5. 1). Buku Daftar Anggota TP PKK dan
Kader PKK
Digunakan untuk mencatat daftar nama
Anggota TP PKK di tingkat desa/
kelurahan.
2). Buku Agenda Surat Masuk/Keluar
Untuk mencatat surat-surat yang masuk
( diterima ) dan surat-surat yang keluar
( dikirim ).
6. 3). Buku Keuangan3). Buku Keuangan
Untuk mencatat jumlah penerimaan danUntuk mencatat jumlah penerimaan dan
jumlah pengeluaran anggaran untukjumlah pengeluaran anggaran untuk
kegiatan TP PKK.kegiatan TP PKK.
4). Buku Notulen4). Buku Notulen
Untuk mencatat jalannya rapat/Untuk mencatat jalannya rapat/
pertemuan serta hasil-hasilnya padapertemuan serta hasil-hasilnya pada
setiap rapat/pertemuan yangsetiap rapat/pertemuan yang
diselenggarakan/diikuti oleh TP PKK.diselenggarakan/diikuti oleh TP PKK.
7. Setiap notulen harus ditandatangani olehSetiap notulen harus ditandatangani oleh
pembuat notulen dan disahkan denganpembuat notulen dan disahkan dengan
ditandatangani oleh pimpinan rapatditandatangani oleh pimpinan rapat
meliputi :meliputi :
1) Tanggal rapat/pertemuan.1) Tanggal rapat/pertemuan.
2) Waktu/Jam mulainya rapt/pertemuan.2) Waktu/Jam mulainya rapt/pertemuan.
3) Tempat rapat/pertemuan.3) Tempat rapat/pertemuan.
4) Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat4) Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat
pleno.pleno.
8. 5) Isi Notulen rapat/pertemuan
mencakup :
- Pimpinan rapat
- Jumlah yang diundang
- Jumlah yang hadir
- Jumlah yang tidak hadir
- Susunan acara
- Uraian jalannya
rapat/pertemuan
- Kesimpulan rapat
- Penutup
9. 5). Buku Inventasi
Untuk mencatat daftar barang yang
dimiliki oleh Kantor TP PKK, di setiap
jenjang.
6). Buku Kegiatan
Untuk mencatat setiap kegiatan yang
diadakan/diikuti oleh TP PKK.
10. b. Buku Catatan yang ada di Kelompok PKK
Dusun/Lingkungan, RW, RT dan
Kelompok Dasawisma meliputi :
1) Buku/Catatan Kelompok PKK Dusun/
Lingkungan :
a) Rekapitulasi data warga dari
kelompok Rukun Warga ( RW )
b) Rekapitulasi data keluarga dari
kelompok RW
11. c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan,c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan,
nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi,nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi,
bayi meninggal dan kematian balitabayi meninggal dan kematian balita
dari kelompok RW.dari kelompok RW.
12. 2) Buku/Catatan Kelompok PKK Rukun
Warga :
a) Rekapitulasi data warga dari
kelompok Rukun Tetangga ( RT )
b) Rekapitulasi data keluarga dari
kelompok RT
c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan,
ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi
meninggal dan kematian balita dari
kelompok RT
13. 3) Catatan Kelompok PKK Rukun
Tetangga :
a) Rekapitulasi data warga dari
kelompok Dasawisma
b) Rekapitulasi data Keluarga dari
kelompok Dasawisma
c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan,
nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi,
bayi meninggal dan kematian balita
dari kelompok Dasawisma
14. 4) Catatan Kelompok Dasawisma
a) Data Warga TP-PKK ( Data Primer )
b) Data Keluarga
c) Data Rekapitulasi ibu hamil,
melahirkan, nifas, ibu meninggal,
kelahiran bayi, bayi meninggal dan
kematian balita
16. PERANAN BENDAHARA
PKK
Melaksanakan prosedur pengelolaan
tertib administrasi keuangan sesuai
dengan program serta kegiatan
pembinaan dan pengembangan PKK
Menerima, menyimpan, membukukan
dan mengeluarkan keuangan sesuai
dengan prosedur serta ketentuan
perbendaharaan
17. . Melakukan kerjasama keuangan antar
bendahara dengan membagi tugas
pengeolaan keuangan, laporan keuangan
setiap bulan dan dikoordinasikan oleh
bendahara serta bertanggung jawab
langsung pada Ketua.
. Menginformasikan secara reguler
keadaan keuangan dalam rapat pleno
18. TUGAS DAN FUNGSI
BENDAHARA
Menyelenggarakan admistrasi
keuangan TP PKK sesuai ketentuan
yang ada dan admnistrasi keuangan
yang berlaku
Mengerjakan pembukuan dengan rapi
dan benar sesuai ketentuan yang
berlaku
Menyimpan dan menyusun bukti
pengeluran dn penerimaan keuangan
19. SUMBER DANA
Berasal dari swadaya masyarakat,
bantuan pemerintah, dan bantuan yang
lain yang sah dan tidak mengikat.
20. PENGGUNAAN DANA, untuk :
Kegiatan pelaksanaan 10 Program PKK
Monitoring, supervisi, evaluasi dan
pelaporan
Pengembangan kegiatan2 TP PKK
Rakerda, rapat2 dan pertemuan2
lainnya
Pemberian penghargaan dan hadiah-
hadiah lomba
Keperluan rutin kantor
21. PENERIMAAN UANG
Yang berhak menerima uang untuk dan
atas nama TP PKK adalah Ketua
Uang dieruskan kepada Bendahara
disertai bukti penerimaan sesuai
peraturan yang berlaku.
22. PENGELUARAN UANG
Dilakukan oleh bendahara dan disetujui
oleh Ketua
Tanda bukti pengeluaran ditanda tangani
oleh yang menerima dan bendahara yang
mengeluarkan serta diketahui dan
disetujui oleh ketua, dibuat rangkap 3
Tulisan kitansi harus jelas. Tulisan
menerima agar disebut menerima dari :
Ketua TP PKK Kab/Desa/Kelurahan
23. Pembukuan Keuangan
Setiap bendahara menyelenggarakan
pembukuan yang dicatat dalam buku
Keuangan TP PKK.
Buku yang digunakan oleh Bendahara
berupa :
a) Buku Kas Umum
b) Buku Kas Harian, jika diperlukan
c) Buku Bank, jika diperlukan
d) Buku Bantu lainnya sesuai kebutuhan
24. LANGKAH MENYAMPAIKAN
PERTANGGUNG JAWABAN :
Berdasarkan BKU dan buku pembantu
lainnya, bendahara membuat SPJ atas
pengelolaan uang yang menjadi tanggung
jawabnya
SPJ ditanda tangani oleh Bendahara dan
diketahui Ketua atau yang ditunjuk.
Ketentuan mengenai SPJ agar
dilaksanakan sesuai dengan peraturan
yang berlaku antara lain :
25. Setiap melaksanakan kegiatan agar
dibuat SK kepanitiaan.
Pembayaran honorarium/uang saku/uang
sidang sesuai dengan aturan yang berlaku
(misalnya non PNS dan PNS gol III
=pajak 5%, PNS gol IV = 15%)
Pembelian atk, photocopy,pengadaan
barang/alat lebih dari Rp. 250.000 s/d 1 jt
diberi materai Rp.3000 dan diatas 1 jt
materai rp.6000 dan dipungut pajak
sesuai dengan aturan yang berlaku
26. Pembelian snack /makanan utk rapat/kegiatanPembelian snack /makanan utk rapat/kegiatan
pengSPJan harus dilampiri notulen hasil rapatpengSPJan harus dilampiri notulen hasil rapat
(pajak sesuai dengan aturan misalnya dari(pajak sesuai dengan aturan misalnya dari
catering semua nilainya kena pajak 4%, blcatering semua nilainya kena pajak 4%, bl
warung makan dibawah 1 jt tdk kena pajak danwarung makan dibawah 1 jt tdk kena pajak dan
bl lebih 1 jt kena pajak 4%)bl lebih 1 jt kena pajak 4%)
27. Pengeluaran untuk perjalanan dinas luar
kota/study banding/monitoring kelokasi
pembinaan dilampiri hasil
pelaksanaannya.(surat tugas, SPPD,
kwitansi dan laporan)
Pengadaan barang dan jasa lebih dari Rp.
10 jt melalui penunjukan langsung /
panitia pengadaan barang dan jasa
(antara 5 jt s/d 10 jt SPJ ;kwitansi, SPMK,
BA Penerimaan barang)
28. • Pertanggung jawaban keuangan
tahunan dan pada waktu serah
terima ketua perlu didahului
dengan verifikasi.
30. Dalam hal bendahara
berhalangan maka
1. Apabila bendahara berhalangan
melebihi 3 hari s/d paling lama 1 bln,
bendahara tersebut wajib memberikan
Surat Kuasa kepada orang lain yang
ditunjuk untuk melakukan
penyetoran/pembayaran dan tugas-
tugas bendahara dengan diketahui oleh
Ketua TP PKK
31. 2. Apabila melebihi 1 bulan sampai 3 bulan,
harus ditunjuk bendahara baru dan
diadakan berita acara serah terima.
3. Apabila bendahara sesudah 3 bulan
belum juga dapat melaksanakan tugas
maka yang bersangkutan dianggap
mengunduran diri atau berhenti sebagai
bendahara.
