Das Intranet Performance Cockpit

November 2016
Steuerung und Bewertung von Social Intranets
DAS INTRANET PERFORMANCE COCKPIT

SOCIAL INTRANETS: RAUM UND STRUKTUR
FÜR KOMMUNIKATION & KOLLABORATION
2
• Top-Down-Kommunikation
• Nachrichtenkanal
• Statisch/Dokumentenzentriert
• Abteilungsporträts
• Linksammlungen
• ...
• Themenabonnements
• Aktivitätenstrom/Newsfeed
• Personalisierung
• Virtuelle Projekt- und Teamräume
• Persönliche Nutzerprofile
• ...

DER MOMENT DER WAHRHEIT ...
3
Aber was bringt das
unserem Unternehmen
ganz genau?!
Herzlichen Glückwunsch,
es ist toll geworden!
Unser neues Intranet
ist live gegangen!

DEN WERTBEITRAG DES SOCIAL INTRANETS
SICHTBAR MACHEN 4
Kernfragen des Managements beantworten –
mit dem Intranet Performance Cockpit
• „Wie stark wird das Intranet genutzt? Für was?“
• „Worin liegt der Nutzen für unser Unternehmen?“
• „Wie hilft uns das Intranet, unsere strategischen
Ziele zu erreichen?“

5
PROJEKTABLAUF IM ÜBERBLICK
I. (optional) Analysephase und Interviews mit ausgewählten
Stakeholdern
II. Workshop zur Steuerung und Bewertung des Social Intranets
inkl. Zielableitung und Identifizierung der Werttreiber
III. Entwicklung der Scorecard
IV. Daten-Erhebung und Auswertung, grafische Aufbereitung (Cockpit)
und Kommentierung/Management Summary
à Fortlaufende Weiterentwicklung/Optimierung des Social Intranets

I. (OPTIONAL) ANALYSEPHASE UND INTERVIEWS
MIT AUSGEWÄHLTEN STAKEHOLDERN
6
Sichtung und Auswertung von Strategiedokumenten und Konzepten
für die interne Kommunikation
Vertrauliche und anonymisierte Aufbereitung der Ergebnisse
für den Workshop zur Steuerung und Bewertung des Social Intranets
8-12 strukturierte Einzelgespräche als Leitfaden-Interviews
(persönlich oder telefonisch)
Einschätzungen von Status bzw. Zielen des Social Intranets
Abgleich mit Erwartungen und Einschätzungen aus anderen Unternehmen

II. WORKSHOP ZUR STEUERUNG UND BEWERTUNG
EINES SOCIAL INTRANETS
7
Intranet-Zielbild und Projektrahmen
Intranet-Aktivitäten:
Bestandsaufnahme und Analyse
Bezug zu Zielen des Managements
Entwicklung von Wirkungs- und Leistungszielen des Intranets
sowie von Messgrößen (Long List)
Auswahl von Erhebungsformaten für Messgrößen
der Intranet-Scorecard
1
2
3
4
5
Beispielhafte Workshop-Agenda

II. GENERISCHE WERTTREIBER VON SOCIAL INTRANETS
8
Kenntnis der Vorteile und Funktionsweise des Social Intranets
Output
Gute Usability
des Social Intranets
Gute Aktualität und Qualität
von Inhalten
Gute Reichweite
des Social Intranets
Outflow Verbesserung der Qualität Steigerung der Effizienz
Steigerung von Innovationsstärke und Wettbewerbsfähigkeit
Strategieunterstützung und Veränderungsbereitschaft
Wirtschaftlicher Einsatz von finanziellen und personellen RessourcenInput
Outcome
Hohe Bereitschaft zu Kooperation und Wissensaustausch
Offene
Feedback-Kultur
Führungskräfte unterstützen Social
Collaboration
Mitarbeiter erkennen
Nutzen für eigene Arbeit
Wertschätzung von Engagement im Social Intranet

III. INHALTE UND OPTIONEN ZUR GESTALTUNG
EINER SCORECARD 9
Inhalt Beschreibung
Kommunikationsziel Aus den Unternehmenszielen abgeleitetes Ziel der Unternehmenskommunikation
Funktion Verantwortung für die Erreichung des Kommunikationsziels
Wirkungsstufe Wirkungsstufe, auf der das Kommunikationsziel zu verorten ist
Messgröße Formel zur Berechnung der Kennzahl
Messeinheit Einheit, mit der die Messgröße angezeigt wird (z. B. %)
Erhebungsmethode (Empirische) Methode, mit der die Messgröße erhoben wird
Erhebungsfrequenz Frequenz, mit der die Messgröße zu erheben ist
Anspruchsgruppe(n) Stakeholdergruppe(n), auf die sich das Kommunikationsziel bezieht
Ist-Wert(e) Ergebnis der Erhebung, tatsächlicher Wert der Kennzahl
Soll-Wert Angestrebter Wert der Kennzahl
Durchschnitts-Wert Durchschnitt der Ist-Werte in einem definierten Zeitraum
Abweichung/Status Differenz zwischen Ist- und Soll-Wert (ggf. mit einem Status hinterlegt)
Trend Entwicklung des Ist-Werts im Vergleich zur letzten Erhebungsperiode
Mit Beitrag von Prof. Dr. Ansgar Zerfaß und
Dr. Jan Sass zur Communication Scorecard

III. SCORECARD FÜR EIN SOCIAL INTRANET
10
Scorecard Social Intranet (Muster)
Kommunikationsziel Messgröße Ist Soll Trend
Vgl.
2015
Q1 Q2 Q3 Q4 Kommentare
Wirkungsziele
Unterstützung der
Veränderungsbereitschaft
Top 2-Boxes (Befragung) … … …
Höherer Wissenstransfer
Intensität des von
Dialog/Austausch
… … …
Erkennen des Nutzens für
eigene Arbeit
Top 2-Boxes (Befragung)
(…) … … …
Leistungsziele
Hohe Nutzungsintensität Zugriffe, Kommentare … … …
Gute Usability Top 2-Boxes (Befragung) … … …
Hohe Funktionalität Nutzungstiefe
(…)

IV. DATEN-ERHEBUNG UND AUSWERTUNG
11
Umfassende
Datenbasis/
Analyse-
Grundlage
System-Statistiken
Nutzergenerierte,
anonymisierte Daten
Nutzer-Befragungen/
Pulse-Checks

IV. COCKPIT-DARSTELLUNG FÜR SOCIAL INTRANET-ZIELE I
12
50%
60%
70%
45%
66%
Kategorie
Kategorie
Kategorie
Kategorie
Kategorie
50%
60%
70%
Kategorie
Kategorie
Kategorie
50%
60%
70%
Kategorie
Kategorie
Kategorie
50%
60%
70%
Kategorie
Kategorie
Kategorie
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Rezeption strategischer ThemenUsability
Reichweite Qualität der Inhalte
VeränderungsbereitschaftNutzen für die eigene Arbeit Wissenstransfer Feedbackkultur
LeistungszieleWirkungsziele
1,221,22 1,221,22
InnovationsstärkeEffizienz

IV. COCKPIT-DARSTELLUNG FÜR SOCIAL INTRANET-ZIELE II
13
35%
25%
20%
20%
Verbessert Leistung sehr
Verbessert Leistung
Verschlechtert Leistung
Verschlechtert Leistung sehr
55%
10%
20%
15%
Sehr glaubwürdig
Glaubwürdig
Unglaubwürdig
Sehr unglaubwürdig
0,82 0,77 0,87 0,73
-2
-1
0
1
2
Q1 Q2 Q3 Q4
Strategieunterstützung: Strategische Bereitschaft | Glaubwürdigkeit
Innovationsstärke: Veränderungsbereitschaft | Feedbackkultur
Usability | Reichweite | Qualität der Inhalte
64% 61%
FY 2014 FY 2015
-3%-
pts.
Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr
0,53
0,27 0,42 0,43
-2
-1
0
1
2
Q1 Q2 Q3 Q464%
36%
Passive Nutzer Aktive Nutzer
Effizienz: Nutzen für die eigene Arbeit | Wissenstransfer
85 110 90 85
120 80 90 70
0
100
200
300
Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014
256
135 132
203
89
112
205
0
100
200
300
Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014
1,22
1,22
1,22
85 110 90 85
0
100
200
300
Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014

WIR BIETEN IHNEN EINE PASSGENAUE LÖSUNG
AUS EINER HAND
14
Deutschlands einzige reine
Full-Service Intranet Agentur
Auf Kommunikationsmanagement
spezialisierte Unternehmensberatung
• Konzeption und Beratung bei der Auswahl von Zielen und Messgrößen
• Erfassung und Erhebung der relevanten Daten
• Auswertung und Aufbereitung der Daten in Social Intranet-Scorecard und Cockpit
• Kommentierung und Handlungsempfehlungen
Unser Leistungsangebot
Mission
Wir unterstützen Unternehmen dabei, die Effizienz und die
Effektivität ihrer Unternehmens-kommunikation zu verbessern.
Leistungsspektrum
• Strategie & Positionierung: Kommunikation strategisch ausrichten
und steuerbar machen
• Organisation & Prozesse: Strukturen optimieren, Qualität
verbessern
• Controlling & Reporting: Kommunikation steuern und bewerten
Mission
Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Arbeits- und
Kommunikationslandschaft in die digitale Welt zu transformieren.
Leistungsspektrum
• Strategie und Informationsarchitektur: Den Bauplan
für das Intranet ausarbeiten
• Technische Umsetzung: SharePoint, Coyo, Just, Bitrix,
IBM, Interact, Staffbase – schlüsselfertige Intranets
• Kommunikationsmanagement: Einführung, Verankerung, dauerhafte
Nutzerakzeptanz

KOMPETENZ IM KOMMUNIKATIONS-CONTROLLING
MIT SPEZIALISIERTEM KNOW-HOW BEI SOCIAL INTRANETS 15
• Langjährige Praxiserfahrung
• Ausgeprägte Expertise in Kommunikationsmanagement und Social Intranets
• Direkte Projekteinbindung der Partner
• Pragmatische, flexible Arbeitsweise
• Hohes Qualitätsbewusstsein
• Effiziente Abstimmungsprozesse
Unser Versprechen
Dr. Jan Sass ist Partner von LAUTENBACH SASS. Seine
Beratungsschwerpunkte sind die strategische Ausrichtung der
Unternehmenskommunikation und die Optimierung von
Strukturen und Prozessen in der Kommunikationsfunktion.
Außerdem unterstützt er Konzerne und öffentliche
Organisationen bei der Einführung von Steuerungslösungen für
die Unternehmenskommunikation.
Sass ist Ko-Leiter des DPRG Arbeitskreises „Kommunikations-
steuerung und Wertschöpfung“. Er hat zahlreiche
Fachbeiträge zum Thema Kommunikationsmanagement
veröffentlicht und zuletzt mit Prof. Dr. Lothar Rolke den
Sammelband „Kommunikationssteuerung. Wie Unternehmens-
kommunikation in der digitalen Gesellschaft ihre Ziele
erreicht“ veröffentlicht (de Gruyter 2016). Vor der Gründung
von LAUTENBACH SASS war Sass Partner bei Kohtes Klewes
(heute Ketchum Pleon)
Lutz Hirsch ist Executive Partner bei HIRSCHTEC und seit 1996
in der IT- und Internetbranche aktiv. Nach Stationen bei d.d.
synergy (Bereichsleiter Intranet/Groupware) und der IBM Global
Services (Principal Consultant) gründete er 2003 die Firma
HIRSCHTEC, die heute über 45 Mitarbeiter hat.
Oliver Chaudhuri ist Principal Consultant Kommunikation von
HIRSCHTEC. Er unterstützt Unternehmen dabei, Schwellen auf
dem Weg zum Social Workplace durch Kommunikation zu
überwinden und den kulturellen Wandel gemeinsam mit den
Mitarbeitern erfolgreich zu gestalten.

www.HIRSCHTEC.EUwww.lautenbachsass.de
WIR FREUEN UNS AUF DIE ZUSAMMENARBEIT!
Dr. Jan Sass
sass@lautenbachsass.de
+49 (069) 257 82 65 10
Lutz Hirsch
l.hirsch@hirschtec.eu
+49 173 54 44 707
Oliver Chaudhuri
o.chaudhuri@hirschtec.eu
+49 160 99 79 62 19

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