EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACION DE ADMINISTRACION (Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”)

1. UPTAEB
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN ADMINISTRACION
EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACION DE
ADMINISTRACION
(Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz”)
Autores: Oscaida Vargas
Moisés Leal
Helbis Nunes
Daniel Rodríguez
Herver castillo
Carlos González
Tutor Asesor: William Rodríguez
Tutor Externo: Carlos Lázaro
Fecha: Abril 2012
Barquisimeto, Abril 2012

2. INDICE GENERAL
pp
LISTA DE CUADROS………………………………………………………… iv
RESUMEN……………………………………………………………………… v
I PARTE 1
DESCRIPCION DEL PROYECTO…………………………………………..
1. Diagnostico Situacional…………………………………………………… 1
1.1. Descripción del Contexto………………………………………… 1
1.1.1. Razón Social de la Organización…………………………... 1
1.1.2. Naturaleza de la Organización……………………………… 1
1.1.3. Localización Geográfica…………………………………….. 2
1.1.4. Historia de vida de la Organización………………………... 3
1.1.5. Organizaciones vinculadas al proyecto……………………. 4
1.2. Problemas, necesidades o intereses del Contexto…………… 5
1.2.1. Descripción del diagnostico situacional……………………. 5
1.2.2. Jerarquización y selección de las necesidades…………... 8
1.2.3. Selección de las necesidades………………………………. 9
1.2.4. Alternativas de soluciones…………………………………... 9
2. Justificación e Impacto Social …………………………………………… 10
2.1. Razones que llevan a realizar el proyecto………………………. 10
a) Desde el punto de vista teórico y sus aportes al
11
conocimiento…………………………………………………….
b) Desde el punto de vista técnico – ámbito de acción……….. 12
c) Desde la razón legal…………………………………………… 13
d) Desde el Contexto Participante – Comunidad……………… 14
e) Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo
Económico y Social de la Nación, Líneas de investigación
del PNF en Administración y Transversalidad con los ejes
14
proyecto, socio critico y profesional…………………………..
2.2. Población
17
Beneficiada…………………………………………….......
3. Objetivos……………………………………………………………………. 18
3.1. General………………………………………………………………
18
….
3.2. Específicos
18
……………………………………………………………..
II PARTE
PLANIFICACION DEL PROYECTO………………………………………… 19
1. Plan de Acción……………………………………………………………. 20
2. Cronograma de Actividades…………………………………………….. 23
ii

3. III PARTE
RESULTADOS Y LOGROS…………………………………………………. 24
1. Conclusiones y Recomendaciones……………………………………… 24
1.1. Conclusiones……………………………………………………….. 24
1.2. Recomendaciones…………………………………………………. 26
IV PARTE
ANÁLISIS DE RESULTADOS………………………………………………. 28
REFERENCIAS………………………………………………………………... 29
ANEXOS……………………………………………………………………….. 32
A. Guión de la entrevista………………………………………………….. 34
B. Hoja para la Revisión del Manual…………………………………….. 37
iii

4. LISTA DE CUADROS
Pp.
Cuadro 1 6
Cuadro 2 8
Cuadro 3 20
Cuadro 4 24
iv

5. EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACION DE
ADMINISTRACION
(Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz”)
Autores: Oscaida Vargas
Moisés Leal
Helbis Nunes
Daniel Rodríguez
Herver castillo
Carlos González
Tutor Asesor: William Rodríguez
Tutor Externo: Carlos Lázaro
Fecha: Abril 2011
RESUMEN
El presente proyecto socio integrador, tiene como finalidad evaluar el
Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso de Compras del Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela Sáenz”,
Barquisimeto, Estado Lara. La investigación se enmarca bajo la modalidad
de Investigación-Acción Participativa, donde los participantes se involucran
directamente con el objeto de estudio. En este proyecto socio productivo, se
aplicaron técnicas de recolección de datos como: Observación Participante y
Encuesta. La encuesta se realizó al personal que labora en el Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.
Se Tomó como población objeto de estudio el personal de la Coordinación de
Administración que tiene la responsabilidad de gestionar las compras. La
información recolectada se analizó, discutió y sirvió de base para formular los
resultados de la evaluación. Entre las conclusiones a las que se llegó, se
tiene que, los manuales son una guía para toda organización donde se
reflejan las actividades de manera metódica, al realizar este estudio se
contribuye a mejorar eficazmente la comunicación y la ejecución de los
procesos, para tal efecto, se recomienda la actualización periódica de los
manuales, contando con la participación de todos los trabajadores
involucrados y tener en cuenta los nuevos conocimientos y herramientas
adquiridos.
Descriptores: Compras, Manual, Normas y Procedimientos, Procesos
Administración
v

7. I PARTE
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
1. Diagnostico Situacional
1.1. Descripción del Contexto
1.1.1 Razón Social
El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz” está adscrito a la Empresa Socialista
“Pedro Camejo”. (Compañía de Mecanizado Agrícola y
Transporte Pedro Camejo S.A.)
1.2.2 Naturaleza de la organización
Producto de la necesidad de desarrollar la industria
agroalimentaria venezolana en aras de lograr un apalancamiento
de la soberanía alimentaria del país, el Gobierno Nacional de la
República Bolivariana de Venezuela fundó la Corporación
Venezolana de Alimentos, la cual crea las bases para la gestión y
organización del sector agrícola del país, el cual se vincula
directamente con el sector alimentario.
En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria crea
nuevas empresas que se encargan del control del sector
alimentario, entre ellas la Empresa Socialista “Pedro Camejo”
que se crea como el brazo ejecutor de las políticas de
mecanización agrícola para los pequeños y medianos
productores excluidos en antiguas políticas gubernamentales.
1

8. En el año 2010, producto de la reestructuración de la CVA,
ésta pasa a ser la Corporación Venezolana de Alimentos, en
donde a través de su empresa, la Empresa Socialista “Pedro
Camejo” crea el Centro Latinoamericano de Formación en
Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, con el objeto de
capacitar en los aspectos técnico-productivos, sociopolíticos y
milicianos a los trabajadores y trabajadoras de la empresa, a
miembros de los Consejos Comunales de la región y a
representantes de los países de la Alternativa Bolivariana para
las Américas (A.L.B.A.).
La organización en estudio se dedicará a capacitar a los
trabajadores y trabajadoras, miembros de Consejos comunales
y compañeros y compañeras de los países que integran la
Alternativa Bolivariana para los Pueblo de Nuestra América
(A.L.B.A.), en el área de la mecanización agrícola.
1.2.3 Localización Geográfica
El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz”, está ubicado en Urachiche, Estado
Yaracuy, Municipio Urachiche, en el Corredor Agroindustrial
“Prudencio Vásquez”, donde también funcionan otras empresas
de la Corporación Venezolana de Alimentos.
1.2.4 Historia de Vida de la Organización
El Gobierno Nacional crea el 13 de noviembre del 2001 a
través del Decreto de Ley de Tierras y Desarrollo Agrario se
crea la Corporación Venezolana Agraria, la cual establece
empresas dedicadas a las diferentes áreas del sector agrícola
2

9. con el objeto de desarrollar la agricultura para una mayor
producción de alimentos.
En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria pasa a
ser Corporación Venezolana de Alimentos, ahora también se
encarga de la producción y comercialización de productos
alimenticios a través de sus empresas, sin dejar de lado sus
empresas de servicios, como la Empresa Socialista “Pedro
Camejo”, la cual fue fundada el 14 de Junio del 2006 con el
objeto de prestar servicios de mecanización agrícola a los
pequeños y medianos productores de las diferentes regiones
agrícolas del país.
En vista de la necesidad de capacitar al personal que
labora en dicha organización, se crea el Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz”, el cual se concibe como un espacio formativo
en las áreas técnico-productivas apoyando la capacitación de
las diversas maquinarias e implementos utilizados para
mecanizar la agricultura, y a su vez generar conciencia en
cuanto al uso de esa maquinaria y su cuidado. La puesta en
marcha de esta organización aportará a una mayor relación con
los países del ALBA y a su vez permitirá fortalecer la soberanía
agroalimentaria de nuestras naciones.
El centro Latinoamericano de Formación en Mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz” comenzó a funcionar el 28 de
noviembre del 2010, brindando su I Curso de Mecanización
Agrícola a 32 personas entre ellos 2 bolivianos y 2
nicaragüenses y el resto entre trabajadores, trabajadoras y
postulados por los Consejos Comunales de la localidad de
Urachiche, estado Yaracuy. Se estima su inauguración para el
año 2011.
3

10. 1.2.5 Nombres de las Organizaciones Vinculadas al Proyecto
En este proyecto socio productivo se vinculan las
siguientes organizaciones:
a. Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz”: ubicado en Urachiche, Municipio
Urachiche del Estado Yaracuy, lugar donde se llevó a cabo
el proyecto.
b. Empresa Socialista “Pedro Camejo”: cuya sede principal se
encuentra ubicada en Cabudare, Municipio Palavecino del
estado Lara.
c. Corredor Agroindustrial del Estado Yaracuy “Prudencio
Vásquez”, sede de las distintas empresas de la Corporación
Venezolana de Alimentos como: Leguminosas del ALBA,
Empresa Socialista “Bravo Cacique”, ISOPESCA,
Corporación CASA, Empresa Socialista “Pedro Camejo” y el
Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz”.
d. Consejos comunales y demás organizaciones sociales:
diferentes órganos del Poder Popular de la localidad de
Urachiche, estado Yaracuy.
e. Fundos Zamoranos.
1.2. Problemas, Necesidades o Interés del Contexto.
A través de un diagnóstico situacional realizado durante la fase
III, se determinó la necesidad del diseñó del Manual de Normas y
Procedimientos para el Proceso de Compras de la Coordinación de
Administración del Centro Latinoamericano de formación en
4

11. Mecanización Agrícola “Manual Sáenz”, para alcanzar los objetivos
perseguidos para solucionar el problema que le dio origen.
Posteriormente, durante la evaluación realizada en la fase IV,
los participantes obtuvieron información fundamental que permite
establecer la necesidad, de realizar ajustes en el diseño, de tal forma
de facilitar el cumplimiento de las actividades programadas y el logro
de los objetivos. Esta información se detalla a continuación:
1.2.1 Descripción del Diagnostico Situacional
El desarrollo de la evaluación se fundamentó en un proceso
de triangulación de información, utilizando diferentes recursos
para recopilar las experiencias de los diversos actores
involucrados en el proyecto. De gran importancia es, indicar que
se utilizaron técnicas de recolección de evidencia; según Arias
(2004), son “las distintas formas o maneras de obtener
información” (p. 35). En este sentido, para llevar a cabo la fase
diagnóstica se utilizo, la entrevista, la cual consiste en la
formulación de un o varias preguntas que son respondidas de
manera oral y estas se pueden realizar tanto a una sola
persona como a un grupo en particular (Ver Anexo A).
Por su parte, Pérez Serrano, (citado por Hernández, 2008),
señala que la entrevista es una técnica mediante el cual el
entrevistador sugiere al entrevistado unos temas sobre los que
este es estimulado para que exprese todos sus sentimientos y
pensamientos de forma libre, conversacional poco formal. Su
uso es variado, pero principalmente se usa como complemento
en la búsqueda de datos específicos, es decir obtener
información que sería muy difícil conseguir con otra técnica.
Además de ello, se buscó la información a través del
5

12. diseño y uso de una hoja de revisión del Manual (Ver Anexo B),
que permitió detectar requerimientos de ajustes en el mismo.
Se debe mencionar, que tanto la entrevista, como la hoja de
revisión fueron dirigidas a cada uno de los miembros de la
población beneficiada directamente y al personal del
Departamento de Organización y Métodos, unidad responsable
de la revisión de Manuales dentro de la organización.
Ahora bien, la información y evidencias recolectadas
durante esta fase, a través de las técnicas de recolección, le
proporcionaron los insumos necesarios a los participantes, para
que los mismos, reflexionaran sobre las necesidades
detectadas, así pues, se realizó una matriz de análisis del
Manual de Normas y Procedimientos, dando como resultado los
siguientes aspectos a tomar en cuenta al momento de realizar
la evaluación, así como la formulación de las estrategias y
sugerencias a ser tomadas en cuenta por la Gerencia de la
Planta:
Cuadro 1
Matriz de Análisis del Manual de Normas y Procedimientos
Estrategias o
Análisis Situación Actual Análisis Critico
Sugerencias
6

13. Identificar la
La portada no tiene Se desconoce a
empresa en la
identificada a la qué empresa
portada del
empresa pertenece
Manual.
Se desconoce Se recomienda
Evaluación del
Falta información quién (es) ubicar al pie de
Manual de normas y
con respecto a la elaboraron el página de todo
procedimientos para
unidad encargada manual, a su vez, el manual dicha
el proceso de
del diseño y quien (es) de la información, así
compras de la
aprobación del Junta Directiva como las firmas
coordinación de
manual. dieron visto bueno y sellos en señal
Administración
del mismo. de aprobación.
Caso: Centro
El objetivo del
Latinoamericano de
manual está
Formación en
presente en el
Mecanización
manual. Sin Se debe colocar
Agrícola “Manuela
embargo, falta la información de
Sáenz”)
describir el alcance las unidades
y las unidades involucradas
involucradas están
mal ubicadas
dentro del mismo.
7

14. Las paginas 3, 4, 5
y 6 del manual
Los flujogramas de donde se detallan
procesos están mal los flujogramas de
ubicados dentro del proceso deben ir al
manual. final de cada
proceso
respectivamente.
Las bases legales
están
correctamente
ubicadas.
No presenta un
Colocar el glosario
glosario de
de términos.
términos
Evaluación del Se observa que
Manual de normas y las normas no
procedimientos para están
el proceso de identificadas Identificar y ubicar
compras de la Las normas correctamente de manera correcta
coordinación de generales y según la las normas
Administración específicas no estructura del generales y las
Caso: Centro están delimitadas manual. Las normas especificas,
Latinoamericano de de manera clara y normas separadas unas de
Formación en precisa. específicas no las otras, con sus
Mecanización están respectivos títulos.
Agrícola “Manuela organizadas
Sáenz”) según los
procedimientos.
En el manual
de
procedimientos
se encuentra
Incluir la
Separar en manual inmerso el
información
anexo los cargos manual de
correspondiente de
que se presentan, cargos y
cargos y funciones
así como las funciones,
en el manual
funciones por cuando esta
existente
cargo. información
correspondiente.
debe estar por
separado en un
manual
independiente.
Evaluación del Los formatos que
Diseñar manual
Manual de normas y se muestran en el
de uso de los
procedimientos para manual de normas
formatos
el proceso de y procedimientos
utilizados.
compras de la no poseen
8

15. coordinación de
Administración
Caso: Centro información
Latinoamericano de referente al modo
Formación en de uso de los
Mecanización mismos.
Agrícola “Manuela
Sáenz”)
Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)
De los resultados anteriores se desprende la necesidad de la
evaluación, pues como lo señala Sapag Chain (s/f), la evaluación es
un instrumento que ayuda a establecer objetivamente ciertos aspectos
resultantes del estudio, para medir objetivamente las premisas y
supuestos, estas deben nacer de la realidad misma en la que el
proyecto estará inserto y en el que deberá rendir sus beneficios.
1.2.2. Jerarquización y Selección de Necesidades
Es necesario puntualizar que se han evidenciado algunas
necesidades, entre ellas se tiene:
1. Fallas en diversos aspectos del Manual de Compras.
2. Falta de Control en la aplicación de los manuales de normas
y procedimientos para el correcto cumplimiento de los
mismos.
Es importante resaltar, que las necesidades antes
mencionadas se han considerado de acuerdo al orden de
importancia y según su prioridad.
1.2.3. Selección del Problema o Necesidades
Es importante destacar, que la selección de las
necesidades se ha realizado atendiendo a la importancia que
9

16. tiene para el Centro Latinoamericano de Formación en
Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, el Manual de normas
y Procedimientos, para la correcta realización de las
transacciones correspondientes a las compras, proceso este
fundamental dentro del Centro.
En ese sentido, se selecciona como único problema a
tratar en este proyecto socio integrador, el que corresponde a
las Fallas en diversos aspectos del Manual de Compras, esto
debido a la relevancia de establecer claridad y precisión en toda
la información contenida en el Manual, y que es primordial para
el desarrollo de las transacciones mencionadas anteriormente.
Además de lo expuesto anteriormente, se decide abordar
el problema, pues, está directamente relacionado con nuestra
área de competencia como participantes del Programa Nacional
de Formación en Administración.
1.2.4. Alternativas de Solución
Para efectos de este proyecto socio integrador,
considerando la necesidad seleccionada, se propone como
alternativa de solución la Evaluación del Manual del
Procedimiento de Compras para el Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”
(CLFMA). Dicho Manual de Procedimiento se basa en los
distintos aspectos legales y administrativos establecidos en las
leyes de la República Bolivariana de Venezuela y en las
normativas establecidas por la empresa.
En cuanto al aspecto legal, para este manual, son
especiales las leyes referentes a los procedimientos
administrativos en las empresas públicas o empresas del
10

17. Estado, la Ley de contrataciones y la Ley sobre Simplificación
de Tramites Administrativos.
En tal sentido, el desarrollo de la Evaluación del Manual
del procedimiento de compras del Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”,
permitirá realizar ajustes en el diseño del mismo, permitiendo el
adecuado cumplimiento de las actividades programadas y el
logro de los objetivos, trayendo como consecuencia la
efectividad y eficiencia para el procedimiento de referencia, y
por ende para el Centro.
2. Justificación e Impacto Social
2.1. Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto
En lo que respecta a las razones que conllevan a realizar el
Proyecto Socio Integrador, se debe mencionar, que evaluar el
Manual de Normas y Procedimientos para el proceso de compras
permite al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización
agrícola “Manuela Sáenz”, obtener información relevante para la
toma de decisiones, y determinar de la manera más significativa y
objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de las
actividades implicadas en el Manual, a la luz de los objetivos.
De este modo, la evaluación del Manual es fundamental,
porque sirve como un instrumento que provee información para la
toma de decisiones, además que permite emitir un juicio sobre la
bondad o conveniencia del diseño del mismo, ayudando a estudiar
objetivamente e identificar los aspectos que fallan o no en dicho
diseño, y si estuvieron a la altura de las expectativas.
11

18. Ahora bien, a continuación se presentan algunas razones que
justifican la realización de este proyecto:
a. Teórico-Conocimiento: la presente investigación se desarrolla en
el marco del Programa Nacional de Formación en Administración,
el cual busca formar el nuevo administrador y la nueva
administradora cónsono con el nuevo Modelo Productivo Socialista
establecido en el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social
de la Nación Simón Bolívar 2007-2013. Al respecto, este
Administrador debe conocer a fondo todos los procesos
administrativos llevados a cabo dentro de una organización, y los
procedimientos desarrollados para el buen desempeño de
actividades dentro de la empresa.
Cabe mencionar, que uno de los procedimientos más
importantes que se realiza en la organización en estudio es el de
compra, según Bassi (2001) las compras se definen como
“actividades que atañen a un negocio en lo que respecta a costo,
calidad y disponibilidad física de materiales, pues deben asegurar
las materias primas para la fabricación de los productos o la
prestación de los servicios y su comercialización” (p. 301). Para
este procedimiento se toman en cuenta diversas variables como:
abastecimiento, precios, existencia, alternativas, costos.
Por otro lado, es importante resaltar que evaluar el
procedimiento de compras pasa por un análisis de gestión de
compras que Mecinas (1999) define como “un proceso que
contribuye a los objetivos comunes de la empresa mediante la
adquisición de material necesario para obtener el producto” (p. 65).
Por lo antes expuesto, se nota la importancia de la realización de
un manual de procedimientos para la compra que permita
garantizar un proceso limpio y justo, además de legal según las
12

19. normas y leyes de Venezuela y que a su vez garantice el
cumplimiento de los objetivos de la organización.
b. Técnico – ámbito de acción: el desarrollo de un nuevo modelo
productivo, capaz de incentivar el desarrollo humano sostenible y
no subordinado al capital como único motor de la humanidad,
requiere de profesionales de la administración capaces de afrontar
nuevos retos que se adecuen a las necesidades del país y de las
organizaciones bajo un modelo más humanista de desarrollo.
En tal sentido, durante la realización de esta investigación, los
participantes desarrollan una herramienta de evaluación que
permite verificar si se están cumpliendo los objetivos en el proceso
de compras para mejorar la transparencia y uso de los recursos en
el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz”, trayendo como consecuencia el desarrollo eficaz
y eficiente de dicho procedimiento.
Por último, se puede decir, que con este ámbito se busca
consolidar la integración de los diversos procesos y áreas
operativas, para que exista el crecimiento de la organización y del
colectivo. En se sentido, los participantes del proyecto Socio
Integrador proporcionaran alternativas de solución para las
necesidades plasmadas de los resultados obtenidos, lo cual,
ayudara al progreso de esta organización y mejorar los servicios
que le ofrecen a las comunidades.
c. Legal: el presente proyecto Socio Integrador tiene su fundamento
legal en las siguientes leyes y decretos: como principal base legal,
se tiene la “Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Otra base legal corresponde a la Ley Orgánica de la
Administración Pública, la cual rige los procedimientos
administrativos a seguir, que se deben considerar al momento de
analizar y proponer procedimientos administrativos innovadores.
13

20. Vale resaltar, que la Ley Orgánica de la Administración pública
comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y
procedimientos que intervienen en la captación de ingresos
públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines del
Estado, y estará regida por los principios Constitucionales de
legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad,
equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica”.
Además de las anteriores, se tiene como base la Ley Orgánica
de la Administración Financiera del Sector Publico, esta establece
en su artículo 2, qué comprende la administración financiera del
sector y qué principios los rige. Así mismo, el Reglamento Nº 4 de
la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico,
establece las disposiciones básicas para el funcionamiento del
sistema de contabilidad pública, el cual será único, integrado y
aplicable a todos los órganos de la República.
Por otro lado, encontramos la Ley Orgánica de las
Contrataciones Públicas y la Ley de Licitaciones. También, se
fundamenta en la Ley de Contrataciones y la Ley de simplificación
de Trámites Administrativas, esta última encargada de establecer
lineamientos bajo los cuales los órganos y entes de la
Administración Pública realizarán la simplificación de los
trámites administrativos que se efectúan ante los mismos.
d. Participante-Comunidad: El proyecto favorece a la búsqueda del
perfeccionamiento de las actividades ejecutadas por los
integrantes de esta organización, y a las mejoras sistemáticas de
cada uno de los departamentos, para que ello genere un
mejoramiento en las compras del Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.
Así mismo, los participantes proporcionaran las herramientas
para la ejecución de dichas propuestas, y cumplirlas a cabalidad,
14

21. es lo esperado. La iniciativa de los participantes de abordar esta
empresa socialista, permitirá hacer seguimiento a todos los
procedimientos que allí se ejecutan, para posteriormente realizar
propuestas y recomendaciones según las necesidades
observadas.
En virtud de lo expuesto, el proyecto contribuye al
mantenimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, a través
del desarrollo del proceso de evaluación, lo que permitirá la
determinación de estrategias que repercutirán en el logro de los
objetivos, y en lo enmarcado en su misión y visión.
e. Vinculación del proyecto con el Plan de desarrollo Económico
y social de la Nación 2007-2013, Líneas de investigación del
PNFA y transversalidad con el eje proyecto, socio crítico y
profesional: Este proyecto Socio Integrador, se encuentra
relacionado con las Líneas Generales del “Plan de Desarrollo
Económico y Social de la Nación 2007-2013” la línea número 3:
Modelo Productivo Socialista, que tiene como finalidad desarrollar
el nuevo modelo productivo endógeno como base económica del
Socialismo del Siglo XXI, incrementar la soberanía alimentaria y
consolidar la seguridad alimentaria, lográndose esto a través del
fortalecimiento de los mecanismos de creación y desarrollo de
Empresas Socialista y de redes en la economía social, al igual
que mantener la sostenibilidad de la economía social.
Ahora bien, el Centro Latinoamericano de Formación en
mecanización Agrícola “Manuela Sáenz” surge como un modelo
mediante la participación comunitaria, contribuyendo a incrementar
la calidad de vida de la población bajo principios de justicia y
equidad. Asimismo, se vincula con la Línea de Investigación N° 2
del Programa Nacional de Formación en Administración (PNFA), la
cual establece la “Producción Sostenible en los Modelos
15

22. Productivos”, específicamente en el objetivo de “Planificar,
controlar y evaluar los procesos de compras de insumos y bienes
de servicios, dirigidos al desarrollo endógeno y al crecimiento
sostenido de las comunidades”.
Además de lo anterior, se encuentra vinculado con la
estructura curricular, ya que cumple en ser un proyecto de carácter
socio integrador teniendo como finalidad la resolución de un
problema colectivo, en este caso, la Evaluación de procedimientos
administrativos, permitiendo así, el correcto funcionamiento del
Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz”.
Es necesario destacar, que el perfil del egresado en
administración bajo la modalidad del PNF claramente explica que,
es un ciudadano que detecta y soluciona problemas propios de su
ámbito de actuación mediante la creatividad, análisis y
comprensión organizacional dentro del marco legal vigente, que le
permite integrarse con conciencia al desarrollo socioeconómico,
político, sustentable y sostenible, acompañado por una alta
motivación, además de ser un ciudadano integral activo, critico,
innovador, emprendedor y solidario, que practique y respete los
valores humanísticos, con aptitudes para desempeñarse
operativamente en todas las fases del proceso administrativo.
En tal sentido, se demuestra la Transversalidad de los ejes del
PNFA con el proyecto, puesto que se han tomado de los tres ejes,
información importante para poner en ejecución el mismo. En el eje
socio-critico se hace profundizar lo que en Venezuela se viene
desarrollando, un proceso de transformación en lo político, social,
educativo, económico y cultural, donde obligatoriamente se
necesita de cuadros profesionales capaces de diseñar y de
administrar nuevas formas de producción y nuevas formas de
16

23. propiedad de medios de producción, al servicio de la satisfacción
de las necesidades fundamentales de la población, y con
capacidad para generar y conducir nuevas organizaciones con
conciencia ética y ecológica y orientadas hacia el desarrollo
sustentable.
Para ello es necesaria la participación de todos los actores
involucrados en el hecho educativo (Facilitadores, Participantes,
Comunidades). Así, los egresados se forman con una tendencia
diferente, donde debe prevalecer como administradores, valores
humanistas que van más allá de un interés individual y de lucro, a
la vez de estar obligados a llevar esta propuesta a cada comunidad
que abra sus puertas, y den la oportunidad de ofrecerles un nuevo
modelo de administrar sus negocios, como es el caso del Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela
Sáenz”, quienes confiaron en esta propuesta de estudio, y
brindaron el apoyo institucional solicitado.
En cuanto al Eje Profesional, se han impartido diferentes
unidades curriculares a lo largo del trayecto IV , lo cual ha
desarrollado en cada uno, como participantes, destrezas y
habilidades, conocimientos y eficiencia, en lo que respecta al área
Administrativa, Contable-Financiera, Talento Humano y
Comercialización lo que ha permitido la formación como seres,
humanistas, integradores, socialistas, capaces de resolver o
detectar problemas, y estar abiertos a los cambios internos y
externos, de manera que permite una integración en la
metodología de proyectos de participación comunitaria,
actualmente difundida y ejecutada dentro de los nuevos planes de
carrera universitaria en el marco de la Misión Alma Mater.
17

24. 2.2. Población Beneficiada
Dentro de los beneficiados directos tenemos a los
trabajadores del Centro Latinoamericano de Formación en
Mecanización Agrícola.
Cuadro 2
Población Beneficiada Directamente
CARGO CANTIDAD
Administrador 1
Talento Humano 1
Planificador 1
Coordinador 1
Obreros 11
Conductor 1
Docentes 4
TOTAL 20
Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González
(2012)
En cuanto a la población beneficiada indirectamente, tenemos
a los trabajadores y trabajadoras de la empresa Socialista “Pedro
Camejo” miembros de Consejos Comunales, y compañeros y
compañeras de los países que integran la Alternativa Bolivariana
para los pueblos de nuestra América (A.L.B.A).
3. Objetivos del Proyecto
General
18

25. Evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso de
Gestión de Compras de la coordinación de Administración del Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela
Sáenz” en Urachiche, estado Yaracuy.
Específicos
1. Diagnosticar la situación actual del Manual de Normas y
Procedimientos del Proceso de Compras del Centro Latinoamericano
de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.
2. Analizar las mejoras al Manual de Normas y Procedimientos del
Proceso de compras del Centro Latinoamericano de Formación en
mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.
3. Sugerir las estrategias para desarrollar y mejorar la aplicación del
Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de compras.
19

26. II PARTE
PLANIFICACION DEL PROYECTO
20

27. 1. Plan de Acción
Cuadro 3
Plan de Acción
QUE COMO CUANDO DONDE QUIENES CON QUE
RECURSOS FÍSICOS:
Cámara fotográfica, celulares.
Reunión con los miembros del Centro
Centro Latinoamericano de Latinoamericano de RECURSOS FINANCIEROS:
Oscaida Vargas
Formación en Mecanización Formación en Viáticos
Visita programada al Centro Moisés Leal
Agrícola “Manuela Sáenz” Mecanización Barquisimeto-Urachiche
Latinoamericano de Helbis Nunes
donde se dio información de 06/09/11 Agrícola “Manuela (Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización Daniel Rodríguez
parte de los integrantes del Sáenz. Urachiche, Formación en Mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz. Herver Castillo
proyecto, sobre la evaluación Municipio Agrícola “Manuela Sáenz) y
Carlos Gonzales
del manual de normas y Urachiche, Urachiche – Barquisimeto
procedimientos. Estado Yaracuy. 5 x 30 = 150 Bs.
23
Alimentos y Bebidas
5 x 50 = 250
Discusiones Grupales.
Oscaida Vargas
Lluvia de ideas.
Reunión con el Tutor Moisés Leal RECURSOS FÍSICOS: Lápiz,
Análisis del contenido del Aula de Clase del
Asesor Prof. William 13/09/11 Helbis Nunes paginas blancas, programa del
Proyecto Socio Integrador y UPTAEB.
Rodríguez. Daniel Rodríguez PNFA.
del Programa del PNF en
Herver Castillo
Administración.
Carlos Gonzales
Entrega de Informe de
Se acordó la evaluación del
Avance del Proyecto Socio Oscaida Vargas
manual de compras, en el
Integrador del Trayecto IV Aula de Clase del Moisés Leal
Centro Latinoamericano de 07/10/11 RECURSOS FÍSICOS: Lápiz,
para su revisión por parte UPTAEB. Helbis Nunes
Formación en Mecanización paginas blancas, programa del
del Tutor Asesor Prof. Daniel Rodríguez
Agrícola “Manuela Sáenz. PNFA., cámara fotográfica, y
William Rodríguez. Herver Castillo
grabadora.
Carlos Gonzales

28. Se acordaron las siguientes
Reunión de equipo donde estrategias: Guion de
Oscaida Vargas
se establecieron las entrevistas al personal de
Moisés Leal
estrategias innovadoras a Centro Latinoamericano de RECURSOS FÍSICOS: Lápiz,
Casa de Helbis Helbis Nunes
implementar en el Centro Formación en Mecanización 17/01/12 paginas blancas, programa del
Nunes Daniel Rodríguez
Latinoamericano de “Manuela Sáenz”, destacando PNFA.
Herver Castillo
Formación en Mecanización la Evaluación del Manual de
Carlos Gonzales
Agrícola “Manuela Sáenz. Compras para la empresa.
RECURSOS FÍSICOS:
Cámara fotográfica, celulares.
Reunión con el nuevo Tutor Centro
Externo Carlos Lázaro Se obtuvo información de las Latinoamericano de RECURSOS FINANCIEROS:
Oscaida Vargas
asignado en el Centro acciones ejecutadas por el Formación en Viáticos
Moisés Leal
Latinoamericano de Centro Latinoamericano de Mecanización Barquisimeto-Urachiche
Helbis Nunes
Formación en Mecanización Formación en Mecanización 07/02/12 Agrícola “Manuela (Centro Latinoamericano de
Daniel Rodríguez
Agrícola “Manuela Sáenz, Agrícola “Manuela Sáenz, la Sáenz. Urachiche, Formación en Mecanización
Herver Castillo
en compañía del Tutor cual fue muy lucrativa para Municipio Agrícola “Manuela Sáenz) y
Carlos Gonzales
Asesor Prof. William ambas partes. Urachiche, Urachiche – Barquisimeto
Rodríguez. Estado Yaracuy. 5 x 35 = 175 Bs.
23
Alimentos y Bebidas
5 x 60 = 300
RECURSOS FÍSICOS:
Cámara fotográfica, celulares.
Centro
Latinoamericano de RECURSOS FINANCIEROS:
Se idearon propuestas para Oscaida Vargas
Formación en Viáticos
Visita programada al Centro que el manual, sea aceptado Moisés Leal
Mecanización Barquisimeto-Urachiche
Latinoamericano de por todos los miembros del Helbis Nunes
22/02/12 Agrícola “Manuela (Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización Centro Latinoamericano de Daniel Rodríguez
Sáenz. Urachiche, Formación en Mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz. Formación en Mecanización Herver Castillo
Municipio Agrícola “Manuela Sáenz) y
Agrícola “Manuela Sáenz. Carlos Gonzales
Urachiche, Urachiche – Barquisimeto
.
Estado Yaracuy. 5 x 35 = 175 Bs.
Alimentos y Bebidas
5 x 60 = 300

29. Oscaida Vargas
Se realizo la Revisión de
Moisés Leal
formatos, la Requisición, las RECURSOS FISICOS:
Reunión con el Tutor Aula de Clase del Helbis Nunes
Notas de entrega y el Acta de 06/03/12 Manual de compras.,
Asesor Prof. William UPTAEB. Daniel Rodríguez
recibido. Se nos sugirió la Programa del PNFA, Hojas
Rodríguez. Herver Castillo
mejora de los formularios y Tamaño Carta.
Carlos Gonzales
agregarle algunos tips.
Oscaida Vargas
Entrega del Proyecto Socio Entrega del proyecto para
Moisés Leal RECURSOS FÍSICOS: Lápiz,
Integrador del Trayecto IV corroborar trabajo realizado en
Aula de Clase del Helbis Nunes paginas blancas, programa del
para su revisión por parte el Centro Latinoamericano de 19/03/12
UPTAEB. Daniel Rodríguez PNFA, Borrador del Proyecto
del UPTAEB. Formación en Mecanización
Herver Castillo Socio Integrador.
Agrícola “Manuela Sáenz”,
Carlos Gonzales
Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)
23

30. 2. Cronograma de Actividades
Cuadro 4
Cronograma de Actividades
SEPTIEMBRE OCTUBRE ENERO FEBRERO MARZO
No. ACTIVIDAD
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 Visita programada al Centro Latinoamericano
de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz.
2 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William
Rodríguez.
3 Entrega de Informe de Avance del Proyecto
Socio Integrador del Trayecto IV para su
revisión por parte del Tutor Asesor Prof.
23
William Rodríguez.
4 Reunión de equipo donde se establecieron las
estrategias innovadoras a implementar en el
Centro Latinoamericano de Formación en
Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.
5 Reunión con el nuevo Tutor Externo Carlos
Lázaro asignado en el Centro
Latinoamericano de Formación en
Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz, en
compañía del Tutor Asesor Prof. William
Rodríguez.
6 Visita programada al Centro Latinoamericano
de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz.
7 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William
Rodríguez.
8 Entrega del Proyecto Socio Integrador del
Trayecto IV para su revisión por parte del
UPTAEB.
Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012).

31. III PARTE
RESULTADOS Y LOGROS
1. Conclusiones y Recomendaciones
1.1. Conclusiones
La consulta de fuentes bibliográficas y documentales, así como
el análisis e interpretación de la evidencia recabada en el estudio,
permitieron llegar a las siguientes conclusiones, de acuerdo con los
objetivos del estudio referidos al plan de acción:
1. Con respecto al primer objetivo, Diagnosticar la situación actual del
Manual de Normas y Procedimientos del proceso de Compras, se
determinó, según la evidencia recabada, que el mismo presenta los
siguiente requerimientos:
a. La portada no tiene identificada el Centro Latinoamericano de
Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, por lo que
se desconoce a quien pertenece, pudiendo esto generar dudas
entre el personal que debe aplicar sus normas y procedimientos.
b. Existe una falta información con respecto a la unidad encargada de
la elaboración y aprobación del manual, por lo que hay un
desconocimiento total del área encargada de dar el visto bueno del
mismo, generando esto, al igual que el caso anterior, dudas en el
personal que debe aplicar sus normas y procedimientos.
c. El objetivo del manual está presente en el mismo, sin embargo,
falta describir el alcance y las unidades involucradas están mal
ubicadas dentro del mismo.
d. Los flujogramas de procesos están mal ubicados dentro del
manual.
25

32. e. No presenta un glosario de términos.
f. Las normas generales y específicas no están delimitadas de
manera clara y precisa.
g. Los formatos que se muestran en el manual de normas y
procedimientos no poseen información referente al modo de uso
de los mismos.
De lo expuesto se deduce, que el manual no cumple con todos los
requisitos del Manual de Normas y Procedimientos, puesto que, no
contempla todos los aspectos relacionados con su elaboración,
filosofía y objetivos del centro.
2. En cuanto al siguiente objetivo; Analizar las mejoras del Manual de
Normas y Procedimientos del proceso de Compras del Centro
Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela
Sáenz”, se pudo establecer que se deben hacer mejoras a la portada
identificando en ella a la empresa, además se debe ofrecer
información sobre la unidad encargada de la elaboración y aprobación
del Manual, se deben reestructurar las normas generales y
específicas, asimismo, se deben reubicar los flujogramas de los
procesos, entre otras mejoras; de tal forma de garantizar la calidad del
Manual y así posibilitar la aplicación de una variedad apropiada de
actividades y de habilidades, asegurar que las tareas sean
identificables como una unidad significativa de trabajo y no como algo
fragmentado y sin contenido, además de mantener un clima de
seguridad para todo el personal, al tener una fuente de referencias
única y fiable para sus actuaciones.
3. En lo referente al tercer objetivo; se concluyó, que es fundamental la
puesta en práctica de un conjunto de estrategias dirigidas a mejorar la
aplicación del Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de
compras, así pues, se plantean las siguientes:
a. Identificar la empresa en la portada del Manual.
26

33. b. Se recomienda ubicar al pie de página de todo el manual la
información de la unidad responsable del Manual, así como las
firmas y sellos en señal de aprobación.
c. Se debe colocar la información de las unidades involucradas.
d. Las paginas 3, 4, 5 y 6 del manual donde se detallan los
flujogramas de proceso deben ir al final de cada proceso
respectivamente.
e. Colocar el glosario de términos.
f. Identificar y ubicar de manera correcta las normas generales y las
normas especificas, separadas unas de las otras, con sus
respectivos títulos
g. Incluir la información correspondiente de cargos y funciones en el
manual existente correspondiente.
h. Diseñar manual de uso de los formatos utilizados.
1.2. Recomendaciones
En relación con lo planteado anteriormente, se sugiere lo
siguiente:
1. Tener un modelo unificado para todo el Centro.
2. Tener un formato que permita su constante revisión y actualización,
ya que debe revisarse periódicamente.
3. Tener en cuenta y ser consecuente con la filosofía y objetivos del
Centro y el Departamento de Compras.
4. Que hayan manuales disponibles en todas las unidades, de manera
que todo el personal tenga acceso a ellos.
5. Que sea aceptado par todo el personal al que va dirigido.
6. Capacitar y divulgar a todo el personal, la importancia del uso del
manual de normas y procedimientos de la empresa.
27

34. 7. Separar el manual de normas y procedimientos del manual de cargos
y funciones, ya que, de esta manera, se delimitara de forma más
detallada las funciones que deben ejecutar cada área específica, y
cada colaborador de las mismas. Esto es importante al momento de
inquirir responsabilidades.
28

35. FASE IV
ANÁLISIS DE RESULTADOS
Se determinó la necesidad de evaluar los procesos existentes en el
Manual de Nomas y Procedimientos del proceso de Compras del Centro
Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,
buscando el mejoramiento de los mismos. Los participantes establecieron
como prioridad el cumplimiento del manual tal y como está establecido, por
encima de los procesos realizados empíricamente.
De esta manera se realizaron visitas programadas, y se efectuaron
entrevistas a cada uno de los miembros de la población beneficiada
directamente dentro de la organización, para visualizar las fallas que poseen
en la ejecución de sus procedimientos, además se les hizo entrega de una
hoja para la evaluación del Manual, de tal forma de que se pudiera ampliar la
información recabada; esta también le fue entregada al personal del
Departamento de Organización y Métodos, por ser este el área encargada de
la elaboración y aprobación de los Manuales del Centro.
Al tener toda la información redactada y acorde a lo previamente
trazado, se diseño la matriz de análisis del manual de normas y
procedimientos, destacando la situación actual, el análisis crítico y las
sugerencias con respecto a diversos aspectos en el área de compras, así
como de los formatos que deben utilizarse en dicha área.
Dichos resultados sirvieron de base para el mejoramiento de los
procesos donde fueron detectadas las fallas, a la vez de permitir la
modificación y actualización del manual de normas y procedimientos, de
aquellos procesos que estén obsoletos y no estén acordes con la realidad de
la organización.
29

36. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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roles para crear una organización de alto rendimiento. Ed. Gestión
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"Preparación y Evaluación de Proyectos"
Nassir Sapag Chain
Reinaldo Sapag Chain
Cuarta Edición..........Pág. 4, 6, 11
32

39. ANEXOS
33

40. ANEXO A
GUIÓN DE LA ENTREVISTA
34

41. GUIÓN DE LA ENTREVISTA
1. ¿Está Ud. involucrado con algunos de los procedimientos que se
encuentran descritos en el Manual de Normas y Procedimientos?, si la
respuesta es afirmativa, ¿En cuál y de qué forma?
2. ¿Ha tenido oportunidad de leer el Manual completamente o solo una
parte de él?
3. ¿Considera Usted que el proceso donde se encuentra involucrado está
descrito de forma clara y precisa?
4. ¿Considera Usted que en el proceso donde se encuentra involucrado
están descritos todos los pasos y unidades que lo conforman? Por
ejemplo:
• Debe ser un modelo unificado para toda la organización.
• Las normas y procedimientos que se incluyan han de ser los
necesarios y no más.
• Hay que tener en cuenta que al seleccionar los aspectos de trabajo
que se deben normalizar, habitualmente caemos en el error de incluir
en el manual fundamentalmente, normas y procedimientos complejos
y de utilidad muy específica y poco frecuente. Sin embargo, pensamos
que, precisamente aquellos aspectos del trabajo habitual que pueden
parecer simples y muy conocidos por su frecuente utilidad, es donde
más fácilmente se puede caer en defectos por la rutina, lo que puede
ser un factor decisivo de deterioro de la calidad.
• El manual tendrá un formato que permita su constante revisión y
actualización, ya que debe revisarse periódicamente.
35

42. • Todo su contenido ha de tener en cuenta y ser consecuente con la
filosofía y objetivos de la institución y el Departamento que
corresponda.
• Habrá manuales disponibles en todas las unidades, de manera que
todo el personal tenga acceso a ellos.
• El manual deberá ser aprobado y respaldado por los órganos de
gobierno de la organización.
• Deberá ser conocido y aceptado par todo el personal al que va
dirigido.
5. ¿En relación a la pregunta anterior, considera Usted que el Manual
requiere algún ajuste o a su parecer cumple con los requisitos expuestos?
36

43. ANEXO B
HOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL
37

44. HOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL
38