De juridische kant van het archiefbeheer is voor vele erfgoedvrijwilligers een grote onbekende. Over archieven en documentatie bestaat een web aan wettelijke regels en specifieke reglementen. Welke documenten mag of moet je bijhouden? Wat is er zo belangrijk aan de nieuwe archiefwet? In deze cursus is er ook aandacht voor subsidieregelingen en mogelijke subsidiekanalen met concrete tips over het aanvragen van subsidies. - See more at: http://www.heemkunde-vlaanderen.be/aan-de-slag-met-archief-en-documentatie-nieuwe-reeks-5/

1. http://user.online.be/fschram/
http://www.archiefbank.be/?q=node/22
http://www.privacycommission.be/nl/
node/3544

2. Archiefbescheiden
Archiefbescheiden (archiefstukken) zijn al die
documenten/bescheiden die ongeacht hun datum,
vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te
berusten onder de instelling, persoon of groep
personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit
hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn
of haar taken of ter handhaving van zijn of haar
rechten.

3. Archiefzorg
Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het
archiefbeheer.

4. Archiefzorg
• Provincie: Bestendige Deputatie
• Gemeente: College van Burgemeester en
schepenen
• OCMW: Voorzitter van de Raad
• Kerkbesturen: Voorzitter
• Polders en wateringen: Ontvanger-griffier
• Vlaamse administratie: Vlaamse regering

5. Archiefbeheer
Geheel van normen, plannen, procedures en
activiteiten gericht op de archiefvorming, de
archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de
daarin berustende archiefbescheiden en het
beschikbaar stellen daarvan.
Decreet Vlaamse regering 9 juli 2010:
“Het organiseren en uitvoeren van de archiefvorming,
het ontsluiten, het toegankelijk maken, het selecteren,
het vernietigen of bewaren en het beschikbaar stellen
van de archiefstukken”

6. Archiefbeheer
• http://www.bestuurszaken.be/sites/default/files/doc
umenten/ict-
egov/Juridische_casussen_moo_operationalisering
_Archiefdecreet_DEF_3.pdf
• Administratieve rechtscolleges: griffier
• Provincie: griffier
• Gemeente: secretaris
• OCMW: Voorzitter
• Kerkbesturen: secretaris. Voorzitter geeft toelating.
• Polders en wateringen: ontvanger-griffier. Vlaamse
administratie: ambtenaar-generaal van
beleidsdomein

7. Openbaar domein - publiek domein
Volgens het Hof van Cassatie vallen “alle
overheidsgoederen die hetzij door een uitdrukkelijke,
hetzij door een impliciete beslissing van de bevoegde
overheid bestemd worden voor het gebruik door allen,
zonder onderscheid des persoons” binnen het
openbaar domein.
Best gekend als:
- de openbare ruimte
- auteursrechten
… maar ook archieven van publiekrechtelijke
archiefvormers

8. Gevolgen van het behoren tot het openbaar domein:
- - zijn buiten de handel,
- - kunnen niet vervreemd worden,
- - niet vatbaar voor verjaring (onverjaarbaarheid)
- - verkrijger “te goeder trouw” van goed dat tot
het openbaar domein behoort kan zich niet beroepen
op de regel dat het bezit als titel geldt.

9. Aanpassing archiefwet van 1955 op 6 mei 2009 (art. 126-132,
verschenen in het Belgische Staatsblad op 19 mei 2009)
Art. 1. Archiefdocumenten meer dan dertig jaar oud,
bewaard door de rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad
van State, de Rijksbesturen, de provincies en de openbare
instellingen die aan hun controle of administratief toezicht
zijn onderworpen worden, behoudens regelmatige
vrijstelling, in goede, geordende en toegankelijke staat
naar het Rijksarchief overgebracht.
Archiefdocumenten meer dan dertig jaar oud, bewaard door
de gemeenten en de openbare instellingen die aan hun
controle of administratief toezicht zijn onderworpen,
kunnen naar het Rijksarchief worden overgebracht.

10. Archiefdocumenten minder dan dertig jaar oud, die geen nut
meer hebben voor de administratie, kunnen naar het
Rijksarchief worden overgebracht op verzoek van de
openbare overheden aan wie ze toebehoren.
Archieven van personen en privaatrechtelijke
vennootschappen of verenigingen kunnen, op verzoek van de
betrokkenen, insgelijks naar het Rijksarchief worden
overgebracht.
De Koning bepaalt de modaliteiten van overbrenging en de
voorwaarden waaronder de in lid 1 van dit artikel bedoelde
overheden van overbrenging van hun archieven worden
vrijgesteld.

11. Art. 2.De in het Rijksarchief berustende
archiefstukken mogen niet worden vernietigd zonder
toestemming van de verantwoordelijke overheid of
van de private persoon of privaatrechtelijke
vennootschap of vereniging die de overbrenging
verricht heeft.

12. Art. 3. De ingevolge het eerste artikel, lid 1, in het
Rijksarchief overgebrachte stukken zijn openbaar.
De Koning bepaalt de regelen volgens welke zij aan
het publiek ter inzage kunnen gegeven worden, met
name de toegang tot en de werking van de leeszaal,
de materiële voorwaarden die de toegang tot de
documenten beperken en de voorwaarden voor
reproductie.
De expedities of uittreksels worden door de
archiefbewaarders uitgereikt, door hen ondertekend en
met het zegel van de bewaarplaats bekleed; zij zijn
aldus bewijskrachtig in rechtszaken.

13. Art. 4. De Koning bepaalt eveneens de voorwaarden
waaronder krachtens artikel 1, derde en vierde lid,
in het Rijksarchief berustende stukken kunnen
geraadpleegd worden, met name de toegang tot en
de werking van de leeszaal, de materiële
voorwaarden die de toegang tot documenten
beperken en de voorwaarden voor reproductie.
Art. 5. De overheden, bedoeld in het eerste artikel,
leden 1 en 2, mogen geen archiefdocumenten
vernietigen zonder toestemming van de algemene
rijksarchivaris of van diens gemachtigden.

14. Art. 6. De stukken, die bewaard worden door de in
het eerste artikel, leden 1 en 2 bedoelde overheden,
staan onder het toezicht van de algemene
rijksarchivaris of van diens gemachtigden. De
Koning bepaalt de wijze waarop dit toezicht
dient te worden uitgeoefend.
Art. 6bis. De Koning bepaalt de duur van de
overgangsperiode en de voorwaarden waaronder
de overbrenging van documenten bedoeld in
artikel 1, eerste lid, bij het in werking treden van
deze wet in de tijd kan worden gespreid.

15. Art. 7. Deze wet treedt in werking de
dag waarop zij in het Belgisch
Staatsblad is bekendgemaakt.

16. Staatsblad 3 december 2009
• Koninklijk besluit tot vaststelling van de
opdrachten van het Algemeen Rijksarchief en
Rijksarchief in de Provinciën
• Art. 2: is belast met het toezicht op de goede
bewaring en het beheer van archieven gevormd en
beheerd door overheidsinstanties… De besturen
en andere overheidsdiensten waarop de wet van
toepassing is zijn gehouden de richtlijnen van het
Rijksarchief na te leven…

17. Decreet van 6 december 2001 betreffende de openbare archieven
De Waalse Gewestraad heeft aangenomen
Art. 2. De Regering zorgt ervoor dat het definitief archief van:
1 haar diensten;
2 de ministeriële kabinetten;
3 de instellingen van openbaar nut,
in goede staat en orde bewaard, op geschikte wijze beheerd worden en
organiseert de bewaringsplaats ervan.
Met instemming van de Regering kunnen de instellingen van openbaar
nut hun eigen bewaringsplaatsen voor archieven inrichten.
De stukken die, hoewel ze uit een administratief of rechtskundig oogpunt
geen belang meer vertonen, doch een historische waarde behouden als
administratieve, wetenschappelijke of culturele informatiebron waarvoor
de bewaring zonder tijdsbeperking gerechtvaardigd is, worden als
definitief archief beschouwd.

18. B. Stbl. van 26 maart 2009 ‘Ordonnantie betreffende de archieven van
het Brussels Hoofdstedelijk Gewest' van 19 maart 2009.
Het archiefbeheer wordt toegewezen aan de Archiefdienst van het
Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest:
-de Archiefdienst bewaart zelf het ‘definitief' archief in goede staat en
orde, en regelt de neerleggingen vanuit de diensten, de kabinetten, de
instellingen van openbaar nut en andere diensten die onder het toezicht
staan van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering; instellingen van
openbaar nut kunnen, mits instemming van de Regering, hun eigen
archief organiseren;
-archieven van natuurlijke personen, rechtspersonen en feitelijke
verenigingen die verband houden met de geschiedenis van de openbare
instellingen kunnen als schenking of in bewaring opgenomen worden

19. Decreet betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking 9 juli 2010
staatsblad 17 augustus 2010
art. 4: van toepassing op
1. De door de decreetgever opgerichte administratieve rechtscolleges;
2. De diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse
Gemeenschap of het Vlaamse Gewest;
3. De gemeenten en de districten;
4. De provincies;
5. De intergemeentelijke samenwerkingsverbanden;
6. De O.C.M.W’s en de verenigingen vermeld in titel 7 en 8 van het decreet van
19.12.2008
7. De kerkfabrieken en de instellingen belast met het beheer van de temporaliën
van de erkende erediensten
8. De polders en wateringen
9. De andere gemeentelijke en provinciale instellingen met inbegrip van de
verenigingen zonder winstoogmerk waarin één of meer gemeenten of de
provincies minstens de helft van de stemmen in één van de bestuursorganen
hebben.
Zij worden elk hierna zorgdragers genoemd.