Material de Apoyo en Gestión Documental. Ing. Harold Rodríguez Técnico de Archivo MINISTERIO DE SALUD PUBLICA - A.R.C.S.A.

1. CAPACITACIÓN EN GESTIÓN
DOCUMENTAL
MATERIAL DE APOYO
ELABORADO POR: ING. HAROLD RODRIGUEZ
JULIO 2013

2. Objetivo General:
 Formar y entrenar al personal encargado de
llevar archivos secretariales, departamentales
y sectoriales; con la finalidadde tecnificar los
archivos de la institución mediante la correcta
administraciónde documentos.

3. Objetivos Específicos:
 Administrar eficientemente el proceso de la
correspondencia en todas sus fases, previo el
proceso técnico-archivísticode selección,
evaluación y descarte de documentos.
 Promover y aplicar modernas técnicas de
archivo mediante la utilización de un sistema
unificadoy óptimo, de acuerdo a una
situación específica de trabajo.

4.  Identificar y utilizar los conceptos técnicos
archivísticos.
 Inducir a los participantes en el campo de la
archivología.

5.  Temario:
1. Administraciónde correspondencia
2. Reglas de clasificaciónpara el archivo
3. Posiciones básicas para un sistema de
archivo
4. Clasificaciónde los archivos
5. Principios básicos de la archivología
6. Conceptos técnicos archivísticos

6.  Temario:
7. Proceso técnico archivístico de selección,
evaluación y descarte de documentos.
8. Sistemas de archivo

7. INTRODUCCIÓN
 Empresa como una Organización:
La empresa es una actividad en la cual varias
personas cambian algo de valor, bien sean
mercancías o servicios, para obtener una
ganancia o utilidad recíproca.

8.  El Archivo como un Proceso:
PRODUCTOSINSUMOS
• Materiales
• Información
• Energía
• Capital
• Equipos
• Especificaciones
• Procedimientos
• Personal
• Controles
• Bienes
• Servicios
P
R
O
V
E
E
D
O
R
C
L
I
E
N
T
E
PROCESO
ENTRADAS SALIDASPROCESO

9.  El Triángulo de Servicio:
Estrategia de
Servicio
Cliente
Sistema Gente

10. TEMA No. 1
Administración de correspondencia
Concepto.-
Acción y efecto de corresponder (CO + Responder).
La correspondencia es el trato recíproco entre
dos (2) personas mediante el intercambio de
Cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos,
folletos, etc.

11. Clasificación.-
La correspondencia tiene muy variadas formas,
con característicasespeciales que las distinguen
según la fuente de emisión, la intención de sus
contenidos, estilos de mecanografiados y
tramitación de su envío o despacho; de acuerdo
a su clasificaciónse mencionan las siguientes:

12. 1. Por su destino
2. Por su contenido
3. Por su tramitación
4. Por su puntuación
5. Por su extensión
6. Por su forma

13. Beneficios de la organización de documentos
en archivos.-
1. Proporcionar una memoria corporativa
2. Formular políticas
3. Tomar decisiones apropiadas
4. Alcanzar más eficiencia, productividad y coherencia
5. Cumplir con los requisitos legales y las regulaciones
vigentes.

14. 6. Proteger los intereses de la organización y
aquellos de su personal y clientes.
7. Reducir los riesgos relacionadoscon la falta
de pruebas de decisiones y acciones.
8. Documentar acciones y logros.

15. El criterio de oportunidad.-
La administración de correspondencia ha de
lograr sus objetivos cuando aplique lo que se
conoce como Gestión de documentos, que es el
conjunto de tareas y procedimientos orientados
a lograr economía y eficiencia en la creación,
mantenimiento, uso y disposición de los
documentos de una organización durante todo su ciclo
de vida y de hacer que la información que contiene
esté disponible para la organización y el exterior.

16. Características esenciales de los documentos.-
 Son estáticos en su forma
 Tienen autoridad
 Son singulares en su contexto
 Son auténticos
De ello se desprende que los documentos deben
ser administradoscon sistemas de gestión que
Los controlan durante su ciclo de vida.

17. Ciclo de vida de un documento.-
1. Creación o recibo
2. Archivo y protección
3. Utilización
4. Transferencia
5. Eliminación

18. 1. Creación o recibo:
La mayor parte de estos documentos se
conservan con base en sistemas de archivo, de
tal manera que puedan ser consultadasen el
momento que se necesite.
2. Archivo y protección:
 Escoger bien el sistema que se va a usar
 Usar sistemas cruzados

19.  Utilizar colores como ayuda visual a la
clasificación.
3. Utilización:
 Los documentos se guardan por un motivo
principal: para su consulta.
 Se necesita conocer el giro de la empresa,
las leyes sobre su conservación y poseer un
buen sentido común.

20. 4. Transferencia:
Los documentos de poco empleo se extraen
periódicamente y se colocan en gavetas para
documentos inactivos o se transfieren al archivo
muerto.
5. Eliminación:
Todos los documentos que dejan de ser útiles se
deben destruirse, de acuerdo con la administración de
cada empresa y regidos por la ley.

21. Importancia del proceso de archivar.-
 Guardar documentospara evitar que se
pierdan es una parte vital del procedimiento
de archivar.
 Los documentos conservados deben ser
protegidos contra riesgos de extravío, para
evitar pérdidas y económicasa la empresa.

22. TEMA No. 2
Reglas de clasificación para el archivo
Manejo de la documentación y conformación
de expedientes.-
La documentacióny/o correspondencia, de acuerdo
con su fuente existen diferentes clasificaciones; por
esto, la clasificación de la correspondenciadepende de
la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que
se le da, con base en el procedimiento de archivo
(inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar) de todos
los documentosque se reciben o generan en una oficina.

23. Tipología de documentación-correspondencia.-
 Correspondencia recibida es la que llega de
empresas externas.
 Correspondencia enviada es aquella que se
remite a individuos o compañías externas.
 Correspondencia interna es la que se incluye
entre departamentos de la misma empresa.

24. Clasificación de documentos.-
 Es el proceso de asignar un documento a su lugar
físico en un esquema de clasificación.
 Es ordenar los objetos y documentos designando a
cada uno un lugar respectivo.
 Consiste en distribuir la correspondencia y la
documentación de interés para la empresa, dando
a cada especie distinta situación mediante la
aplicación de un orden correlativo.

25.  El proceso al archivar conlleva los siguientes pasos:
1. Clasificar.- Se trata de decidir el nombre bajo el
cual se archivará un documento. Es establecer un
orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio
definido.
2. Ordenar.- Separar los documentos en aquellos
grupos en que la clasificación ha señalado.
3. Archivar.- Colocar los documentos en un lugar
determinado.

26. TEMA No. 3
Posiciones básicas para un sistema de archivo
Se refiere a la ubicación, nivel o clase para la
colocación de los documentos para el archivo
Para el proceso de Gestión Documental se
utiliza las siglas de identificacióny numeración
del documento. Las siglas estarán en función del
orgánico funcional.

27. 1. Sección Mayor.- Se define las instancias, dentro del
orgánico funcional, en que una institución se está
estructurando. En esta sección comprenderán los
niveles superiores de gestión de la organización.
2. División.- Cada nivel superior a su vez se halla
compuesto por dependencias.
3. Subdivisión.- La dependencia a su vez está
integrada por unidades administrativas.
4. Primera Sub-división
5. Segunda Sub-división

28. TEMA No. 4
Clasificación de los archivos
Archivo Activo.-
Comprende todos los documentos cuya
frecuencia de consulta es bastante alta. Este
primer sector del archivo es a nivel del puesto
de trabajo, en que se conservan los documentos
y las cartas que acaban de entrar a la empresa y que
requieren el inicio o la continuación de acciones
particulares y urgentes.

29. Archivo Semiactivo.-
Está vinculado al nivel de las direcciones
operativas y tiene todos los documentos que los
archivos descargan en él, apenas han terminado
todas las operaciones que éstas exigen. Por
ende recoge todos los papeles que han perdido
casi todo su valor operativo para pasar a tener
uno puramente documental.

30. Archivo Inactivo o Pasivo.-
El cual se caracteriza por una frecuencia de
consulta medianamente baja. En él se conservan
todos los documentos que tienen un valor
permanentemente documental hasta que llega
el momento de proceder a su destrucción.

31. Transferencia y eliminación de documentos.-
Para determinar el valor de los documentos
muchas empresas lo analizan y clasifican, de
acuerdo con las leyes existentes, de la siguiente
manera:
1. Documentos vitales
2. Documentos importantes
3. Documentos útiles
4. Documentos no esenciales

32. TEMA No. 5
Principios básicos de la archivología
La archivología es la disciplinaque estudia los
archivos en todos sus aspectos. Por ello hemos
de considerar que hay principios o sustentos en
que debemos apoyar la Gestión de la
Documentación, para que sus objetivos sean
alcanzables.

33. 1. Orden.- Implica la regularidad en su
funcionamiento, clasificación,
estructuración,sistema y disposición de los
documentos que el usuario lo requiera. Se
caracteriza por:
a. Organización tanto en la clasificación
como en la localización.
b. Principio de orden original
c. Principio de procedencia

34. 2. Arreglo.- Expresa que los documentos, en cuanto
se refiere a su acomodo se lo haga en base al
sistema de administración de la documentación y
que esté en relación con la estructura orgánica
institucional y el sistema de posiciones del archivo.
3. Referencia.- Que los documentos sean la fuente de
narración de hechos anteriores y/o de
acontecimiento reciente y que éstos se constituyan
a su vez en pilar o fuente de reseña, crónica,
dependencia y testimonio que certifica la
“memoria institucional.”

35. TEMA No. 6
Conceptos técnicos archivísticos
Archivo.-
Sitio donde se custodian o guardan documentos.
Archivalía.-
Todo material escrito, gráfico proveniente de
una entidad, producido o recibido en función de
sus actividades, desde el momento en que cumplió su
objetivo inmediato que originó su creación y se
conserva con fines administrativos, jurídicos, científicos o
culturales.

36. Archivología.-
Es una ciencia de carácter social que forma
parte de las Ciencias de la Documentación-
Información,que mantiene un vínculo con la
Bibliotecologíay con otras disciplinas y ciencias
en las cuales se apoya.

37. TEMA No. 7
Proceso técnico archivístico de selección,
evaluación y descarte de documentos
1. Valores de los documentos.-
Es la actividad archivística que consiste en el
análisis y establecimiento de los documentos
que permite establecer criterios de disposicióny
acciones de transferencia.

38. a. Valor primario.-
Aquel que tiene el documento a partir de su
creación o recepción. Puede tener carácter
jurídico, fiscal, administrativoy contable.
b. Valor secundario.-
Es aquel que adquiere el documento una vez
que pierde sus valores primarios y pasa a tener
utilidad histórica y social.

39. c. Valor documental.-
Período durante el cual un documento de
archivo mantiene sus valores administrativos,
legales, fiscales o contables de conformidadcon
las disposicionesjurídicas vigentes y aplicables.

40. 2. Tablas de valoración (TPCD).-
 Para la elaboración de éstas tablas se observará la
parte legal, el valor que tienen los documentos
administrativos, financieros, técnicos y legales;
documentos históricos y demás documentos
beneficiosos para futuras investigaciones.
 Los plazos de conservación señalados deberán
contarse a partir del último día al que corresponde
el expediente. Los plazos se aplicarán siempre y
cuando los documentos correspondan a trámites
concluidos.

41.  Previa a la eliminación de los documentos que han
cumplido los plazos de conservación, las
instituciones solicitarán la autorización al Consejo
Nacional de Archivos. Los documentos que esta
institución considere con valor permanente o
histórico, podrán transferirse al archivo intermedio
de la Administración Pública y aquellos que no
sean calificados como tales se dispondrá su
eliminación, previo informe escrito.

42. TEMA No. 8
Sistemas de archivo
1. Alfabético por asunto.-
 En este sistema con frecuencia se establece la
referencia cruzada porque hay correspondencia
que trata dos o más asuntos en un mismo
documento. Además el sistema por asunto es la
clasificación de los documentos por el tema que
tratan y no por nombres de personas.

43.  La ordenación puede hacerse de la siguiente
manera:
- Alfabético por asuntoscombinados
- Alfabético por asuntoscon lineamientos
enciclopédico y de diccionario

44. 2. Numérico por asunto.-
 Tiene la ventaja del archivo numérico. La
codificación es mucha más sencilla porque sólo se
anota un número y no un encabezamiento largo
por tema en el expediente del documento.
 Son más fáciles de ampliar porque se pueden
colocar nuevos temas al final de éstos, debido a
que todos los temas tienen un número de código.

45. 3. Alfanumérico por asunto.-
 Estos códigos colocan los documentos en su lugar
apropiado y proporcionan una serie concisa y
singular; así como sus identificaciones.
 Los sistemas de clasificación también pueden
indicar relaciones lógicas entre series y entre
documentos dentro de una serie.
 La codificación se mantendrá lo más simple
posible; los códigos no consistirán en más de
cuatro elementos.

46. 4. Orgánico alfabético.-
Se refiere a la aplicacióndel organigrama a pero
a partir del orden alfabético
5. Orgánico funcional.-
Es una variación del anterior pero el punto de
partida son las funciones del puesto (nombre del
puesto)

47. 6. Alfabético simple.-
 La ordenación alfabética de los documentos y
expedientes es la base del sistema alfabético, que
es el más utilizado.
 El uso adecuado de este sistema es fundamental
para la localización rápida de los documentos.
 Se basa en una secuencia con la cual todos
estamos familiarizados (el alfabeto).
 Es flexible para sistemas grandes o pequeños,
porque se puede crear cualquier número de
divisiones.

48. 7. Alfabético subdividido.-
Es una variante del esquema anterior
8. Cronológico simple.-
 En este sistema, la base de ordenación es la fecha
del documento.
 Se organiza con guías principales (meses) y guías
secundarias (días).
 Se establece un archivo principal cronológico y un
catálogo auxiliar alfabético.

49. 9. Toponómico o Geográfico.-
 La base de ordenación de este sistema es la
división geográfica (país, provincia, ciudad,
localidad,barrio, sector).
 Como es indirecto, requiere de un catálogo
auxiliar y en casos especiales, se tendrá que
manejar la referencia cruzada.

50.  Los archivos en este sistema pueden organizarse de
la siguiente manera:
- Sistema geográfico simple
- Sistema geográfico alfabético
 Los factores que determinan la forma en que se va
a establecer el archivo son: tipo de negocio, la
forma en que se van a utilizar los documentos y las
áreas geográficas en las cuales tiene negocios la
compañía.

51.  Todo archivo geográfico constade dos elementos
importantes:
- Un archivo principal
- Un catálogo auxiliar o índice de tarjetas
 El proceso de archivo en este sistemaes el siguiente:
- Inspección
- Clasificación
- Codificación
- Distribución
- Archivo