1. International
Telecommunication
Union
La participation à distance
aux réunions de l’UIT
Guy Girardet, ITU, IS Dept
guy.girardet@itu.int
Présentation aux Missions
Permanentes auprès des Nations
Unies à Genève
26 novembre 2012

2. November 2012November 2012
Ordre du jour
 A propos des services de participation à
distance aux réunions
 Comment utiliser ce service ?

3. November 2012November 2012
Réunions de l’UIT
novembre 2012

4. November 2012November 2012
Règles protocolaires
aux réunions de l’UIT
 Ouvert aux Etats Membres ou
Membres de Secteur
 Les délégués sont accrédités par le
point de contact de leur
Administration
 Règles formelles de procédure:
Président élu par les délégués
 Secrétaire élu généralement par le
personnel de l’UIT

5. November 2012November 2012
Types of e-participation in ITU
 Diffusion sur le Web – passif (depuis
1998)
 Réunion web Ad-hoc /libre-service –
interactif
 Réunion web gérée - interactif

6. November 2012November 2012
La participation à distance
Interactive gérée

7. November 2012November 2012
Soutien des Etats Membres
 Projet pilote à la demande des
groupes de travail du Conseil de
l’UIT (2009)
 Résolution à la Conférence des
plénipotentiaires de l’UIT
(Guadalajara 2010)
 Soutien du Conseil 2010 / 2011 de
l’UIT

8. November 2012November 2012
Principaux acteurs et défis
Meeting
Organizer
Conference
Chairman
Conference
Secretary
Physical
Delegates
Remote
Delegates
Remote
Participation
Moderator
Interpreters
I’ve got
enough on my
plate…
Got to keep the
agenda on
track…
Got to help the
Chair..
Don’t distract
our meeting..
More
complexity and
headaches..
Don’t forget
me…
Got to help the
remote
participants

9. November 2012November 2012
Objectifs: Equipe en charge de la
participation à distance
 Préserver la sécurité, l’intégrité, la
flexibilité des réunions face à face de
l’UIT
 Respecter les règles de procédure
existantes
 Permettre aux participants à distance
d’apporter un complément d’information
sans déconcentrer la réunion physique.

10. November 2012November 2012
Rôle du Modérateur en charge de
la participation à distance
 Représentant physique des participants à
distance
 S’assure que les participants à distance ont
accès à tous les composants
(video, audio, documents, présentations)
 Négocie avec le Président les interventions à
distance
 Intervient au nom des participants à distance
 Met en sourdine/rétablit le son des participants
à distance
 Protège la réunion physique

11. November 2012November 2012
Une réunion typique de l’UIT

12. November 2012November 2012
L’équipe en charge de la
participation à distance

13. November 2012November 2012
Le Modérateur en charge de la
participation à distance

14. November 2012November 2012
Planification des réunions

15. November 2012November 2012
Mesures de sécurité
 Inscription
 Accréditation
 Authentification
 Accès aux réunions
 Identifiants de connexion
 Enregistrements

16. November 2012November 2012
S’identifier à une réunion Web

17. November 2012November 2012
Les étapes à suivre lors des
réunions à distance

18. November 2012November 2012
L’accueil

19. November 2012November 2012
Information sur les orateurs
If possible, provide
details when
participants request
the floor

20. November 2012November 2012
Prendre la parole
Remote participants
can use the raise
hand function to
request the floor.

21. November 2012November 2012
Partager des documents
Upload presentations
and other documents
to server in advance
of meeting

22. November 2012November 2012
Economiser l’émission
de carbone

23. November 2012November 2012
Carbon savings - one
delegate from Argentina:
3,299 Kg (Co2)
Total Savings for meeting:
20,000 kg of CO2
emissions.
Travel costs $35,000

24. November 2012November 2012
La meilleure pratique
 Gérer le changement: changement de culture
requière temps, patience, aide
juridique, formation, propagation. Ceci s’applique
au personnel de l’UIT ainsi qu’aux délégués
 Choisir le modèle d’intervention le mieux
approprié à votre réunion
 Adapter les règles existantes de procédure
relatives à la participation à distance
 Structurer votre réunion en intégrant les
participants à distance
 Choisir l’option audio la mieux appropriée à
votre réunion
 Ne pas déconcentrer la réunion physique.

25. November 2012November 2012
Les prochaines étapes pour l’UIT
 Amélioration de l’infrastructure dans les salles
de rénion de l’UIT – caméras / système audio
multilingue
 Intégration de l’inscription et de
l’authentification
 Usage amélioré du son internet lors des
contributions
 Amélioration du système audio lors des réunions
multilingues
 Formation des Modérateurs en charge de la
participation à distance

26. November 2012November 2012
Utiliser le service de
participation à distance

27. November 2012November 2012
Qui peut utiliser le service?
 Il peut être utilisé par les délégués
inscrits (Etats Membres et Membres
de Secteur) qui ne peuvent pas se
déplacer à Genève
 Il peut être utilisé pour apporter
l’expertise de la participation à
distance aux Missions des Nations
Unies.

28. November 2012November 2012
Quel équipement avez-vous
besoin ?
 Un ordinateur PC ou portable (fonctionne
sur PC / Mac / Linux)
 Flash player (gratuit)
 Application Adobe Connect pour
iPad, iPhone, Android (gratuit)
 Connexion Internet > 200 kbit/s
 Lignes téléphoniques fixes pour les
interventions orales (l’UIT appelle les
participants)

29. November 2012November 2012
Comment s’identifier ?
 S’inscrire à la réunion sur le site web de
l’UIT
 Sélectionner l’option Participation à
distance
 Vous recevrez vos identifiants pour vous
connecter à la réunion ainsi que le lien de
la réunion
 Cliquer sur le lien de la réunion
 Entrer votre nom d’utilisateur et votre
mot de passe

30. November 2012November 2012
S’identifier pour accéder à la
réunion

31. November 2012November 2012
Comment écouter la réunion ?
 Le système audio de la réunion est
automatiquement envoyé sur votre
ordinateur
 Assurez-vous que les haut-parleurs
de votre ordinateur sont en marche

32. November 2012November 2012
Devez-vous vous joindre
obligatoirement à la réunion?
 Vous devez vous joindre à la
réunion seulement si:
vous souhaitez faire une intervention
orale
vous souhaitez écouter l’interprétation
(dans le cas de réunions multilingues
seulement)

33. November 2012November 2012
Comment joindre une
téléconférence ?

34. November 2012November 2012
Comment procéder si vous
souhaitez prendre la parole ?

35. November 2012November 2012
Comment faire une intervention ?
 Utiliser un téléphone fixe situé dans un lieu
silencieux
 Joindre la téléconférence
 Entrer en contact avec le Modérateur via la
fonctionnalité du chat
 “Lever votre main” pour la prise de parole
 Une fois en mode “son coupé”, vous entendrez
le message suivant : “Vous êtes appelé par le
Président, veuillez commencer à parler”

36. November 2012November 2012
Comment partager
ma webcaméra ?

37. November 2012November 2012
Qui contacter en cas
de problèmes ?
 Utiliser la fonctionnalité du Chat
pour envoyer un message privé au
Modérateur
 Le Modérateur est ici pour aider les
participants en participation à
distance

38. November 2012November 2012
Quels conseils vous donner ?
 Si possible, tester votre équipement avant la
réunion pour s’assurer de son bon
fonctionnement
 Une fois identifié, devenez ami avec le
Modérateur
 Assurer que vous êtes dans une pièce silencieux
en possession d’un téléphone fixe
 Fournir présentations / documents à l’avance
 Parler clairement et lentement de sorte que
votre discours puisse être interprété

39. November 2012November 2012
Pouvez-vous avoir un petit
entrainement ?
 Oui. L’UIT va mettre en place un
programme de formations virtuelles
pour les Missions des Nations
Unies, les Etats Membres et les
Membres de Secteur
 Si vous êtes intéressé, veuillez nous
remettre votre carte de visite afin
que nous puissions vous contacter.

40. November 2012November 2012
Questions & Réponses