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Sistemas de dirección y control
1.
Sistemas de Dirección
y Control “Visión, Estrategia, Organización y Gobierno: Pilares de un Sistema de Dirección Estratégico” Patricio Guitart Socio-Director Tantum Argentina p.guitart@tantum.com © 2009 tantum Group
2.
Introducción
© 2009 tantum Group
3.
Una Empresa es….
Fases de crecimiento CREATIVIDAD DIRECCION DELEGACION COORDINACION COLABORACION grande Tamaño de la organización ¿? burocracia control autonomía pequeña Evolución: crecimiento liderazgo Revolución: crisis joven madura Edad de la organización © 2009 tantum Group
4.
Un Directivo es….
EMPRESARIO POLÍTICO TÉCNICO BURÓCRATA © 2009 tantum Group
5.
EMPRESARIO
promover entender la nuevos industria y las negocios promover la competencias relacionarse distribuir innovación con la renta stakeholders definir los desarrollar negocios la visión y las actividades resolver problemas TÉCNICO complejos establecer negociar planes y ges5onar la unidad de la con clientes y influir en las metas proveedores organización regulaciones organizar dirigir POLÍTICO personas y tareas y equipos de roles personas monitorear construir y performance mantener red de contactos operar asuntos de rutina BURÓCRATA © 2009 tantum Group
6.
Lo que no
debería pasar… FRENO A LA FLEXIBILIDAD DESMOTIVACION FALTA DE RUMBO E INNOVACION MALTRATO INEFICACIA INEFICIENCIA ENGAÑO FRAUDE © 2009 tantum Group
7.
Cuál es el
principal objetivo de un sistema directivo? © 2009 tantum Group
8.
Objetivos de un
Sistema de Dirección y Control Proveer información Enfocar y comunicar para la medición y Fijar metas y revisar los factores críticos de responsabilización de la desempeño cada gestión gestión Facilitar la asignación Aplicar políticas y de recursos a las normas para asegurar unidades eficiencia y coherencia organizacionales Contribuir a la congruencia de Balancear la tensión objetivos estratégicos, entre la estandarización y la flexibilidad e metas de performance e incentivos innovación © 2009 tantum Group
9.
Cómo diseñamos un
sistema directivo efectivo? © 2009 tantum Group
10.
Diseño organizacional como
base de un Sistema Directivo • Qué es Diseño de una estructura que define las posiciones claves de una organización y un sistema formal de responsabilidades que orienta cómo las personas deben hacer su trabajo y en qué deben focalizar su atención. proveer recursos asignar responsabilidades © 2009 tantum Group
11.
Diseño organizacional • Cómo Alineando
y ajustando las siguientes palancas: 1. Estructura: Agrupar a los individuos y asignar tareas para atender los clientes de la mejor manera. 2. Sistemas de Diagnóstico y Control: Usar indicadores e incentivos para gestionar las responsabilidades. 3. Redes Interactivas: Facilitar la interacción humana y el flujo de información. 4. Responsabilidades Compartidas: Asegurar que la gente correcta ocupe la posición correcta. © 2009 tantum Group
12.
El Sistema de
Dirección y Control: Las Palancas del Diseño Organizacional ESTRUCTURA ¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos puedo esperar Alcance del Apoyo Alcance del puedo cuando necesito Control controlar para ayuda? hacer mi trabajo? Cliente RESPONSABILIDAD Variables SISTEMAS DE ES COMPARTIDAS Compromiso ESTRATEGIA CríOcas DIAGNÓSTICO Y CONTROL Alcance de la Tensión Alcance de la Influencia CreaOva Responsabilidad ¿Qué ¿Con quién debo interactuar y a indicadores se quién influir, para usarán para evaluar mi cumplir con mis REDES desempeño? responsabilidades? INTERACTIVAS © 2009 tantum Group
13.
El Sistema de
Dirección y Control: Las Palancas del Diseño Organizacional ESTRUCTURA ¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos puedo esperar Alcance del Apoyo Alcance del puedo cuando necesito Control controlar para ayuda? hacer mi trabajo? Cliente RESPONSABILIDAD Variables SISTEMAS DE ES COMPARTIDAS Compromiso ESTRATEGIA CríOcas DIAGNÓSTICO Y CONTROL Alcance de la Tensión Alcance de la Influencia CreaOva Responsabilidad ¿Qué ¿Con quién debo interactuar y a indicadores se quién influir, para usarán para evaluar mi cumplir con mis REDES desempeño? responsabilidades? INTERACTIVAS © 2009 tantum Group
14.
Visión La Visión ofrece
una guía respecto de la dirección futura de una organización. Responde a la pregunta: “Hacia dónde vamos?” Tiene tres importantes componentes: 1. Cuantificación del indicador del más alto nivel del éxito. “Estar en el cuartil superior de rentabilidad” 2. Definición del lugar en el cual compite/ opera. Punto B “Mercado doméstico” 3. Un marco temporal para la ejecución. Punto A “5 años” © 2009 tantum Group
15.
Ejemplos de Visión §
“Tener 1 millón de § “Llegar a ser la clientes on-line compañía #1 de para el 2000” América en soluciones de Documentación” “Llevar un hombre a la luna al final de la década” - John F. Kennedy (1961) © 2009 tantum Group
16.
Análisis Interno y
Externo para Formular la Estrategia Macroentorno Ambiente Tecnológico Ambiente Legal Competidores Competidores y Laboral y Político Potenciales Potenciales 1- ¿Qué variables clave impactarán significativamente Poder del Poder del en la Industria provenientes Poder del Proveedor Proveedor Rivalidad Rivalidad Poder del Comprador Comprador del Macro y Microentorno? Microentorno Substitutos Substitutos Ambiente Demográfico, Social Ambiente Macro- y Cultural Económico 2- ¿Cuáles serán los eslabones clave de mi cadena de valor para poder diferenciarme en el mercado? Diseño de Tecnología Manufactura Marketing Distribución Servicio Producto © 2009 tantum Group
17.
La Propuesta de
Valor: Corazón de la Estrategia MEJOR ü Wal Mart LIDERAZGO ü Apple COSTO ü Dell EN ü Mercedes ü McDonalds ü Intel PRODUCTO TOTAL INTIMIDAD ESTRATEGIA ü IBM ü Microsoft CON EL ü Goldman Sachs LOCKING ü eBay CLIENTE ü Mobil ü Mastercard © 2009 tantum Group
18.
El famoso Mapa
Estratégico Los Mapas Estratégicos son modelos lógicos y simples para explicar la manera en que las organizaciones crean valor para la comunidad, sus clientes y los accionistas La Estrategia Perspectiva Resultados Resultados Finales “Si tenemos éxito, ¿cómo nos verán nuestros accionistas?” Perspectiva del Cliente Beneficios al “Para lograr nuestra visión, Cliente ¿cómo debemos presentarnos frente nuestros clientes?” Perspectiva de Procesos Procesos “Para satisfacer a nuestros clientes, ¿en qué procesos de Eficientes negocios debemos ser excelentes?” Perspectiva de Aprendizaje Crecimiento “Para lograr nuestra visión, Conocimientos, Habilidades, Cultura ¿cómo debe aprender y mejorar nuestra organización?” © 2009 tantum Group
19.
Mapa Estratégico Genérico
Estrategia de Productividad Estrategia de Crecimiento Valor sustentable el Perspectiva accionista Financiera Mejorar Mejorar Nuevas Estructura de Utilización de Crecimiento de Oportunidades Ingresos Costos Activos de Negocios Propuesta de Valor al Cliente Perspectiv a de Precio Calidad Disponibilidad Selección Funcionalidad Servicio Alianzas Marca Clientes Atributos del Producto/Servicio Relación Imagen Procesos de Gestión Procesos Procesos de Gestión Procesos de Regulatorios y Perspectiva de de Operaciones de Clientes Innovación Procesos Sociales Internos Procesos que Procesos que Procesos que generan Procesos que mejoran producen y entregan aumentan el valor del nuevos productos y las comunidades y el productos y servicios" cliente" servicios" medio ambiente" Perspectiva de Capital de Capital Aprendizaje y Capital Humano + Información + Organizacional Crecimiento • Habilidades • Sistemas • Cultura • Alineamiento • Conocimiento • Bases de Datos • Liderazgo • Trabajo en • Valores • Redes Equipo © 2009 tantum Group
20.
El Sistema de
Dirección y Control: Las Palancas del Diseño Organizacional ESTRUCTURA ¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos puedo esperar Alcance del Apoyo Alcance del puedo cuando necesito Control controlar para ayuda? hacer mi trabajo? Cliente RESPONSABILIDAD Variables SISTEMAS DE ES COMPARTIDAS Compromiso ESTRATEGIA CríOcas DIAGNÓSTICO Y CONTROL Alcance de la Tensión Alcance de la Influencia CreaOva Responsabilidad ¿Qué ¿Con quién debo interactuar y a indicadores se quién influir, para usarán para evaluar mi cumplir con mis REDES desempeño? responsabilidades? INTERACTIVAS © 2009 tantum Group
21.
Quién es nuestro
cliente? Ejemplo: Mapa del sector Automóvil Talleres Fabricante de partes I Tiendas de repuestos Fabricante de partes II Concesionarios Fabricante de autos Personas Fabricante de chapa Generadores de demanda Gomerías Fabricante de cubiertas © 2009 tantum Group
22.
El Sistema de
Dirección y Control: Las Palancas del Diseño Organizacional ESTRUCTURA ¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos puedo esperar Alcance del Apoyo Alcance del puedo cuando necesito Control controlar para ayuda? hacer mi trabajo? Cliente RESPONSABILIDAD Variables SISTEMAS DE ES COMPARTIDAS Compromiso ESTRATEGIA CríOcas DIAGNÓSTICO Y CONTROL Alcance de la Tensión Alcance de la Influencia CreaOva Responsabilidad ¿Qué ¿Con quién debo interactuar y a indicadores se quién influir, para usarán para evaluar mi cumplir con mis REDES desempeño? responsabilidades? INTERACTIVAS © 2009 tantum Group
23.
Tipos de Estructura
para cada Propuesta de Valor • Mejor costo total • Creación de valor local • Estandar global de execelencia • Servicio de relacionamiento • Experto en conocimiento © 2009 tantum Group
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El Sistema de
Dirección y Control: Las Palancas del Diseño Organizacional ESTRUCTURA ¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos puedo esperar Alcance del Apoyo Alcance del puedo cuando necesito Control controlar para ayuda? hacer mi trabajo? Cliente RESPONSABILIDAD Variables SISTEMAS DE ES COMPARTIDAS Compromiso ESTRATEGIA CríOcas DIAGNÓSTICO Y CONTROL Alcance de la Tensión Alcance de la Influencia CreaOva Responsabilidad ¿Qué ¿Con quién debo interactuar y a indicadores se quién influir, para usarán para evaluar mi cumplir con mis REDES desempeño? responsabilidades? INTERACTIVAS © 2009 tantum Group
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1. Alcance del
Control Qué recursos voy a controlar para hacer mi trabajo? Alcance del Control Pocos Recursos Muchos Recursos Recursos: - Personas - Presupuesto - Activos Fijos - Stocks - Edificios y Equipamiento - Patentes, Marcas - Cartera de clientes - Canales de distribución - Etc © 2009 tantum Group
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El Sistema de
Dirección y Control: Las Palancas del Diseño Organizacional ESTRUCTURA ¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos puedo esperar Alcance del Apoyo Alcance del puedo cuando necesito Control controlar para ayuda? hacer mi trabajo? Cliente RESPONSABILIDAD Variables SISTEMAS DE ES COMPARTIDAS Compromiso ESTRATEGIA CríOcas DIAGNÓSTICO Y CONTROL Alcance de la Tensión Alcance de la Influencia CreaOva Responsabilidad ¿Qué ¿Con quién debo interactuar y a indicadores se quién influir, para usarán para evaluar mi cumplir con mis REDES desempeño? responsabilidades? INTERACTIVAS © 2009 tantum Group
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2. Alcance de
Responsabilidad Qué indicadores serán usados para evaluar mi desempeño? Alcance de Responsabilidad Indicadores poco abarcativos Indicadores muy abarcativos Involucran pocos procesos y recursos. Ej: Costos línea de Involucran muchos procesos producción. Errores de y recursos. Ej:Ventas, información, etc Resultado, Rentabilidad, etc Responsabilidad: - Indicadores Compañía - Indicadores de Área - Indicadores personales © 2009 tantum Group
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El Sistema de
Dirección y Control: Las Palancas del Diseño Organizacional ESTRUCTURA ¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos puedo esperar Alcance del Apoyo Alcance del puedo cuando necesito Control controlar para ayuda? hacer mi trabajo? Cliente RESPONSABILIDAD Variables SISTEMAS DE ES COMPARTIDAS Compromiso ESTRATEGIA CríOcas DIAGNÓSTICO Y CONTROL Alcance de la Tensión Alcance de la Influencia CreaOva Responsabilidad ¿Qué ¿Con quién debo interactuar y a indicadores se quién influir, para usarán para evaluar mi cumplir con mis REDES desempeño? responsabilidades? INTERACTIVAS © 2009 tantum Group
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3. Alcance de
Influencia Con quién necesito interactuar e influenciar para lograr mis objetivos? Alcance de Influencia Interacciones e influencia Interacciones cruzadas dentro del área entre áreas Influencia: - Dentro del área - Fuera del área - Redes de influencia © 2009 tantum Group
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El Sistema de
Dirección y Control: Las Palancas del Diseño Organizacional ESTRUCTURA ¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos puedo esperar Alcance del Apoyo Alcance del puedo cuando necesito Control controlar para ayuda? hacer mi trabajo? Cliente RESPONSABILIDAD Variables SISTEMAS DE ES COMPARTIDAS Compromiso ESTRATEGIA CríOcas DIAGNÓSTICO Y CONTROL Alcance de la Tensión Alcance de la Influencia CreaOva Responsabilidad ¿Qué ¿Con quién debo interactuar y a indicadores se quién influir, para usarán para evaluar mi cumplir con mis REDES desempeño? responsabilidades? INTERACTIVAS © 2009 tantum Group
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4. Alcance de
Apoyo Cuánto apoyo puedo esperar cuando pido ayuda a otros? Alcance de Apoyo Sin compromiso Fuerte compromiso a para ayudar a ayudar a otros otros Apoyo: - Ventas cruzadas - Compartir prácticas - Servicio al cliente - Mejora de procesos © 2009 tantum Group
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Matriz 1: Recursos
& Apoyo Poca Apoyo Mucha Muchos 1 2 Muchos Recursos y Poco Recursos y Apoyo Alineados Apoyo Recursos 3 4 Recursos y Apoyo Alineados Pocos Recursos y Mucho Apoyo Pocos Nota: A mayor asignación de recursos, se necesita mayor apoyo. Ejemplo: Directores deberían estar en cuadrante 2, Supervisores en cuadrante 3 © 2009 tantum Group
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Matriz II: Responsabilidad
& Influencia Poca Influencia Mucha Muchos 1 2 Mucha Responsabilidad y Influencia y Responsabilidad Responsabilidad Poca Influencia Alineados 3 4 Influencia y Responsabilidad Poca Responsabilidad y Alineados Mucha Influencia Pocos Nota: A mayor asignación de responsabilidad, se necesita más influencia. Ejemplo: Directores deberían estar en cuadrante 2, Supervisores en cuadrante 3 © 2009 tantum Group
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Ejemplo: Matriz 1:
Recursos & Apoyo Poca Apoyo Mucha Muchos 1 2 Director 4 Director 2 Director I Recursos Director 3 3 4 Director 6 Director 5 Pocos Nota: Directores 1, 6 y 5 deben pasar al cuadrante 2 ajustando las 4 palancas © 2009 tantum Group
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Ajustando las palancas
del diseño organizacional © 2009 tantum Group
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Ejemplo Director X Alcance
del Control Pocos Recursos Muchos Recursos Alcance de Responsabilidad Indicadores poco abarcativos Indicadores muy abarcativos Alcance de Influencia Interacciones e influencia Interacciones cruzadas dentro del área entre áreas Alcance de Apoyo Sin compromiso Fuerte compromiso a para ayudar a ayudar a otros otros © 2009 tantum Group
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Ejemplo Director X:
Cómo Debería ser? Alcance del Control Pocos Recursos Muchos Recursos Alcance de Responsabilidad Indicadores poco abarcativos Indicadores muy abarcativos Alcance de Influencia Interacciones e influencia Interacciones cruzadas dentro del área entre áreas Alcance de Apoyo Sin compromiso Fuerte compromiso a para ayudar a ayudar a otros otros © 2009 tantum Group
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Ejemplo Gerente de
Negocio X Alcance del Control Pocos Recursos Muchos Recursos Alcance de Responsabilidad Indicadores poco abarcativos Indicadores muy abarcativos Alcance de Influencia Interacciones e influencia Interacciones cruzadas dentro del área entre áreas Alcance de Apoyo Sin compromiso Fuerte compromiso a para ayudar a ayudar a otros otros © 2009 tantum Group
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Ejemplo Gerente de
Negocio X: Cómo debería ser? Alcance del Control Pocos Recursos Muchos Recursos Alcance de Responsabilidad Indicadores poco abarcativos Indicadores muy abarcativos Alcance de Influencia Interacciones e influencia Interacciones cruzadas dentro del área entre áreas Alcance de apoyo Sin compromiso Fuerte compromiso a para ayudar a ayudar a otros otros © 2009 tantum Group
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El Sistema de
Dirección y Control: Seguimiento y Gobierno ESTRUCTURA ¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos puedo esperar Alcance del Apoyo Alcance del puedo cuando necesito Control controlar para ayuda? hacer mi trabajo? Cliente RESPONSABILIDAD Variables SISTEMAS DE ES COMPARTIDAS Compromiso ESTRATEGIA CríOcas DIAGNÓSTICO Y CONTROL Alcance de la Tensión Alcance de la Influencia CreaOva Responsabilidad ¿Qué ¿Con quién debo interactuar y a indicadores se quién influir, para usarán para evaluar mi cumplir con mis REDES desempeño? responsabilidades? INTERACTIVAS © 2009 tantum Group
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Definición de Gobierno
Corporativo Gobierno corporativo es el conjunto de principios y normas que regulan el diseño, integración y funcionamiento de los órganos de gobierno de la empresa. Las condiciones que debiera garantizar son: 1. Proveer los incentivos necesarios para proteger los intereses de la compañía y los accionistas 2. Asegurar la guía estratégica de la compañía 3. Monitorizar la creación de valor y uso eficiente de los recursos 4. Regular efectivamente la relación entre el equipo de dirección y el consejo de administración y las responsabilidades del Consejo de Administración con sus accionistas. © 2009 tantum Group
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Que nos interesa
a nosotros? Cómo el Modelo de Gobierno Corporativo de las organizaciones • Asegura la guía Estratégica de la Organización • Monitorea la creación de Valor y el uso Eficiente de los recursos © 2009 tantum Group
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Que hay que
hacer? Crear un sistema de gestión integrado que defina: 1. Roles y responsabilidades esperados de los distintos stakeholders con respecto a la definición de la estrategia 2. Cómo se monitorea la ejecución de la estrategia (reuniones, agenda, alineamiento Organizacional) 3. Cómo se integran las distintas prácticas de la organización en función de la estrategia 4. Cómo se gestiona la operación del día a día (tipo de reuniones, quienes participan en cada etapa, la frecuencia de realización y el alcance de la agenda, que herramientas dan soporte) © 2009 tantum Group
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Sistema de Gestión
Integrado 2 TRADUCIR LA ESTRATEGIA DESARROLLAR LA ESTRATEGIA 1 • Mapa Estratégico / Temas • Misión, Valores, Visión • Indicadores / Metas • Análisis Estratégico • Iniciativa/ Portfolios • Formulación de la Estrategia • Fondeo / Stratex TESTEAR & ADAPTAR 6 3 ALINEAR LA ORGANIZACIÓN • Análisis de Rentabilidad • Unidades de Negocio Plan Estratégico indicadores de desempeño • Correlaciones Estratégicas • Unidades de Soporte • Mapa Estratégico • Estrategias Emergentes • Empleados • Balanced Scorecard • Stratex resultados Plan Operativo MONITOREAR & APRENDER 5 4 PLANEAR LAS OPERACIONES • Dashboards indicadores de desempeño • Revisión de la Estrategia • Previsión de Ventas • Mejora de procesos claves • Revisión Operativa • Requerimientos de Recursos • Planeamiento de Ventas • Presupuestos • Plan de Capacidad de Recursos • Presupuestación resultados EJECUCIÓN Proceso Iniciativa © 2009 tantum Group
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Sistema de Gestión
Integrado Unidades de Apoyo Corporativas Finanzas Mapa Mapa TI estratégico estratégico Corporativo 1 Corporativo RRHH Proceso de Actualización de Actualización de Planeamiento Directorio 2 la Estrategia 3 la Estrategia Corporativo Corporativa Funcional Mapa Mapa Estratégico del Estratégico Directorio Funcional Mapa Mapa Mapa Mapa Estratégico Estratégico Estratégico estratégico 4 Corporativo 8 de la Unidad de Corporativo de la UEN Negocios Funcional Funcional Finanzas Mapa Estratégico TI Proceso de 6 de la UEN Clientes ActualizaciónRRHH Planeamiento Actualización de de Negocios de la Estrategia la Estrategia de 5 Integrado Proveedores y de la Unidad de Alianzas la UEN Servicios de la Apoyo 7 Unidad de Unidades de Apoyo Apoyo X = Punto de Control de Alineamiento © 2009 tantum Group
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Tipos de Modelos
de Gobierno • Por Funciones – Directorio – Comité Ejecutivo – Gerencias – Equipos de Trabajo • Por Procesos • Modelo Mixto – Directorio – Directorio – Comité Ejecutivo – Comité Ejecutivo – Procesos Claves – Gerencias de UN – Procesos de Apoyo – Comité de Proyectos, Capital Humano, Calidad, etc © 2009 tantum Group
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Ejemplo de Modelo
de Gobierno Ambito ParOcipan Frecuencia Agenda Herramienta Directorio Presidente Anual Revisión lineamientos Estratégicos Mapa Estratégico de la Directores Accionistas Compensación CEO Organización Directores Independientes CEO Comité Ejecutivo CEO – Gerentes de División Semanal Avance de Iniciativas Estratégicas Matriz de Iniciativas CEO – Gerentes de División Trimestral Avance de la Estrategia Mapa Estratégico Indicadores CEO – Gerentes de División Anual Revisión de la Estrategia Análisis FODA – + Jefes Escenarios - Analytics Gerencias Gerente – Jefes de Area Semanal Avance de Operación Presupuesto PDCA Gerente – Jefes de Area Mensual Revisión Objetivos del Area Panel de Contribución del Area Comité de Mejora Gerente Calidad – Jefes de Mensual Revisión de Procesos PDCA Continua Area + Coordinadores Análisis de No conformidades ISO 9000 © 2009 tantum Group
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Cómo es el
sistema directivo de tu empresa? Qué oportundiades de mejora tiene? © 2009 tantum Group
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Trabajo en Grupo 1.
Reflexione sobre como aplica su organización cada parte del sistema directivo. 2. Utilice la plantilla de Palancas de Control y revise las palancas para cada un gerente de negocio, un gerente de servicio y un jefe en su organización. 3. Comparta con su equipo las conclusiones del ejercicio. © 2009 tantum Group
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Firma de consultoría
internacional líder en Gestión de la Estratégica, Innovación y Liderazgo Qué es lo que hacemos Cómo lo hacemos Con qué contamos • Ayudamos a las organizaciones a • Planeamiento Estratégico • 20 años de experiencia ser líderes en sus industrias: • Blue Ocean Strategy • 14 oficinas en América Latina, • creciendo en mercados actuales y • Co-Creación de Experiencias Europa y África y Medio nuevos • Balanced Scorecard (BSC) Oriente. • siendo eficientes en la gestión • Gestión de Iniciativas • 500 proyectos en la región • alineando y movilizando a las • Alineamiento de áreas y personas • Robert Kaplan, David Norton, personas Venkat Ramaswamy y Francis • Modelo de Gobierno • manteniendo y ajustando el rumbo Gouillart, expertos de tantum. para el logro de los objetivos • Desarrollo de Líderes propuestos Para mayor información: Patricio Guitart Director Ejecutivo Tantum Argentina p.guitart@tantum.com www.tantum.com © 2009 tantum Group
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