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  1. 1. Controles Internos e o Mercado Segurador SEMINÁRIO TÉCNICO FUNENSEG Rio de Janeiro, 16 de setembro de 2004 Singularis Consultores Associados
  2. 2. AGENDA <ul><li>Introdução </li></ul><ul><li>Origem dos Controles Internos    </li></ul><ul><li>Regulação </li></ul><ul><li>Circular SUSEP 249, de 20 de fevereiro de 2004   </li></ul><ul><li>Tipos de instituições enquadradas </li></ul><ul><li>Prazos para implementação                      </li></ul><ul><li>Demais normas editadas pela SUSEP </li></ul>
  3. 3. AGENDA <ul><li>Implantação de um sistema de Controles Internos </li></ul><ul><li>Objetivos </li></ul><ul><li>Atribuições </li></ul><ul><li>Sugestão de organograma para sistema de Controles Internos </li></ul><ul><li>Regulamentação interna da instituição </li></ul><ul><li>Gestão do sistema de Controles Internos </li></ul>
  4. 4. Origem dos Controles Internos
  5. 5. Origem dos Controles Internos <ul><li>Necessidade crescente de informações </li></ul><ul><li>1949 : 1ª definição/AICPA (Instituto Americano Contadores Públicos): </li></ul><ul><li>“ O Controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração.” </li></ul><ul><li>1958 : AICPA subdivide o sistema de Controles Internos em contábeis (C.I.C.) e administrativos (C.I.A.). </li></ul>
  6. 6. Origem dos Controles Internos <ul><li>C.I.C. : </li></ul><ul><li>“ plano de organização, métodos e procedimentos relacionados ao patrimônio e à fidedignidade dos registros contábeis.” </li></ul><ul><li>C.I.A. : </li></ul><ul><li>“ plano de organização, métodos e procedimentos vinculados, à eficiência operacional e à obediência às diretrizes administrativas relacionadas indiretamente com os registros contábeis.” </li></ul>
  7. 7. Origem dos Controles Internos <ul><li>Brasil : </li></ul><ul><li>1998 : Resolução CMN 2554 </li></ul><ul><li>“ determina às instituições financeiras, a implantação e a implementação de sistema de Controles Internos voltados para as atividades por elas desempenhadas, seus sistemas de informações financeiras, operacionais e gerenciais, devendo estes controles serem efetivos e consistentes com a natureza, complexidade e risco das operações por essas realizadas.” </li></ul>
  8. 8. Controles Internos <ul><li>Resolução CMN 2554/98 </li></ul><ul><li>Circular SUSEP 249/04 </li></ul>
  9. 9. Importância dos Controles Internos Estrutura de Controles Internos viga mestra para medir o alcance dos objetivos fixados pela organização fonte municiadora de informações necessárias ao processo decisório
  10. 10. Regulação
  11. 11. Regulação Instituições enquadradas Circular SUSEP 249/2004 Prazo para implementação Demais normas - SUSEP
  12. 12. Circular SUSEP 249/04 <ul><li>Objeto </li></ul><ul><li>implantação e implementação de sistema de Controles Internos para as entidades sob a surpervisão e a regulação da SUSEP </li></ul>
  13. 13. Circular SUSEP 249/04 As entidades devem ter Controles Internos para : as atividades desenvolvidas os sistemas de informações financeiras, operacionais e gerenciais o cumprimento das normas legais e regulamentares aplicáveis
  14. 14. Circular SUSEP 249/04 <ul><li>Responsabilidades objetivas da Diretoria : </li></ul><ul><li>definir as atividades e o nível de controle para os negócios; </li></ul><ul><li>estabelecer os mecanismos de controle e seus procedimentos; </li></ul><ul><li>verficar sistematicamente a adoção e o cumprimento dos procedimentos definidos; </li></ul>
  15. 15. Circular SUSEP 249/04 <ul><li>Responsabilidades objetivas da Diretoria : </li></ul><ul><li>avaliar continuamente os diversos tipos de risco associados às atividades da sociedade ou da entidade; </li></ul><ul><li>acompanhar e implementar política de conformidade de procedimentos, com base na legislação aplicável, revendo-a semestralmente; </li></ul><ul><li>implantar política de prevenção contra fraudes; e </li></ul><ul><li>implantar política de susbscrição de riscos. </li></ul>
  16. 16. Circular SUSEP 249/04 <ul><li>Responsabilidade subjetiva da Diretoria </li></ul><ul><li>“ promoção de elevados padrões éticos e de integridade e de cultura organizacional que demonstre e enfatize, a todos os funcionários, a importância dos Controles Internos e o papel de cada um deles no processo.” </li></ul>
  17. 17. Circular SUSEP 249/04 <ul><li>Responsabilidade dos Auditores Externos : </li></ul><ul><li>Relatório sobre a observância do cronograma e outros requisitos estabelecidos pela Circular no. 249/04 </li></ul>
  18. 18. Tipos de Instituições Enquadradas Entidades Abertas de Previdência Complementar Sociedades Seguradoras Sociedades de Capitalização
  19. 19. Prazos para Implementação <ul><li>Até 30/06/2004 - definir: </li></ul><ul><li>as atividades e o nível de controle para todos os negócios; </li></ul><ul><li>os objetivos dos mecanismos de controle e seus procedimentos; </li></ul><ul><li>as responsabilidades dentro da sociedade ou entidade; </li></ul><ul><li>a segregação das atividades atribuídas aos integrantes da sociedade. ntidade </li></ul>
  20. 20. Prazos para Implementação <ul><li>Até 31/12/2004 - definição e disponibilização dos procedimentos pertinentes : </li></ul><ul><li>verificação sistematica da adoção e do cumprimento dos procedimentos definidos; </li></ul><ul><li>avaliação contínua dos diversos tipos de riscos associados às atividades; </li></ul><ul><li>acompanhamento e implementação da política de conformidade de procedimentos, com base na legislação aplicável, revendo-a semestralmente; </li></ul><ul><li>entidade </li></ul>
  21. 21. Prazos para Implementação <ul><li>Até 31/12/2004 - verificação dos procedimentos pertinentes : </li></ul><ul><li>à política de prevenção contra fraudes; </li></ul><ul><li>à política de subscrição de riscos; </li></ul><ul><li>aos meios de monitoramento, de forma a identificar potenciais áreas de conflitos; </li></ul><ul><li>aos meios de identificação e avaliação dos fatores internos e externos que possam afetar a realização dos objetivos da entidade. </li></ul><ul><li>entidade </li></ul>
  22. 22. Prazos para Implementação <ul><li>Até 31/12/2004 - verificação dos procedimentos pertinentes : </li></ul><ul><li>ao acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a avaliar se os objetivos estão sendo alcançados, se os limites estabelecidos, as leis e os regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem como assegurar a pronta correção de eventuais desvios; </li></ul><ul><li>à existência de testes periódicos de segurança para os sistemas de informação mantidos em meio eletrônico ou não . </li></ul>
  23. 23. Prazos para implementação <ul><li>Até 31/12/2004 - verificação dos procedimentos pertinentes : </li></ul><ul><li>à existência de canais de comunicação que assegurem aos funcionários, segundo o correspondente nível de atuação, o acesso às informações consideradas relevantes para o desempenho de suas tarefas e responsabilidades; </li></ul><ul><li>à definição dos níveis hierárquicos e das respectivas responsabilidades em relação ao conteúdo das informações. </li></ul><ul><li>entidade </li></ul>
  24. 24. Demais Normas editadas pela SUSEP <ul><li>Minuta de Circular SUSEP que estabelece procedimentos mínimos para a elaboração de relatório sobre a adequação dos CI e descumprimento de dispositivos legais e regulamentares produzidos quando da auditoria das entidades. </li></ul>
  25. 25. Implantação de Sistema de Controles Internos <ul><li>Objetivos da implementação </li></ul><ul><li>Atribuições durante a implantação </li></ul><ul><li>Sugestão de organograma para sistema de Controles Internos </li></ul><ul><li>Regulamentação interna da instituição </li></ul><ul><li>Gestão do sistema de Controles Internos </li></ul><ul><li>entidade </li></ul>
  26. 26. Implantação de SCI - objetivos Proteção dos Ativos obtenção de informação adequada promoção da eficiência operacional estimular obediência e respeito às políticas da administração SCI
  27. 27. Implantação de SCI <ul><li>Proteção de ativos – Medidas: </li></ul><ul><li>segregação de funções; </li></ul><ul><li>determinação de funções e responsabilidades; </li></ul><ul><li>rotação de funcionários; </li></ul><ul><li>carta de fiança; </li></ul><ul><li>manutenção de contas de controle; </li></ul><ul><li>seguro; </li></ul><ul><li>legislação; </li></ul><ul><li>diminuição de erros e desperdícios; </li></ul><ul><li>contagens físicas independentes; </li></ul><ul><li>limites de alçada progressivos. </li></ul>
  28. 28. Implantação de SCI <ul><li>Obtenção de informação adequada - Medidas: </li></ul><ul><li>documentação confiável; </li></ul><ul><li>conciliação; </li></ul><ul><li>análise; </li></ul><ul><li>plano de contas; </li></ul><ul><li>tempo hábil; </li></ul><ul><li>equipamento eletrônico. </li></ul>
  29. 29. Implantação de SCI <ul><li>Promoção da eficiência – critérios/identificadores : </li></ul><ul><li>seleção de pessoal; </li></ul><ul><li>treinamento; </li></ul><ul><li>plano de carreira; </li></ul><ul><li>relatórios de desempenho; </li></ul><ul><li>relatórios de horas trabalhadas; </li></ul><ul><li>tempos e métodos; </li></ul><ul><li>custo-padrão; </li></ul><ul><li>manuais internos; </li></ul><ul><li>instruções formais. </li></ul>
  30. 30. Implantação de SCI <ul><li>Estimular a obediência e o respeito às políticas da administração - Medidas : </li></ul><ul><li>supervisão; </li></ul><ul><li>sistema de revisão e aprovação; </li></ul><ul><li>auditoria interna. </li></ul>
  31. 31. SCI e sistema de processamento eletrônico de dados <ul><li>Avaliação - Medidas : </li></ul><ul><li>sistemas em desenvolvimento; </li></ul><ul><li>softwares de apoio; </li></ul><ul><li>custo e produtividade do ambiente de informática; </li></ul><ul><li>sistemas em produção; </li></ul><ul><li>planos de contingência; </li></ul><ul><li>segurança da informação; </li></ul><ul><li>extração e análise de dados; </li></ul><ul><li>software de controle de acesso; </li></ul><ul><li>redes de computadores; </li></ul><ul><li>telecomunicações. </li></ul>
  32. 32. Atribuições durante a implantação
  33. 33. Implantação de SCI - Atribuições Diretoria Diretor responsável Auditoria Interna Auditoria Externa
  34. 34. SCI - Atribuições <ul><li>Responsabilidade pela implantação dos Controles Internos : </li></ul><ul><li>Diretoria da Sociedade Seguradora/Sociedade de Capitalização ou Entidade Aberta de Previdência Complementar </li></ul>Art. 2 o – Circular SUSEP 249/04
  35. 35. SCI - Atribuições <ul><li>Responsabilidade pelos Controles Internos : </li></ul><ul><li>Diretor da Sociedade Seguradora/Sociedade de Capitalização ou Entidade Aberta de Previdência Complementar, indicado em assembléia geral, reunião do conselho de administração ou reunião do conselho deliberativo que se seguir à publicação da Circular SUSEP </li></ul>Art. 9 o – Circular SUSEP 249/04
  36. 36. SCI - Atribuições <ul><li>Auditoria Interna : </li></ul><ul><li>acompanhamento sistemático das atividades relacionadas com o sistema de Controles Internos </li></ul><ul><li>unidade especifica da própria sociedade ou entidade integrante do mesmo conglomerado financeiro ; ou </li></ul><ul><li>auditoria independente, desde que não seja aquela responsável pela auditoria das demonstrações financeiras; </li></ul><ul><li>subordinada ao conselho de administração ou, na falta deste, à diretoria da sociedade ou entidade. </li></ul>
  37. 37. SCI - Atribuições <ul><li>Auditoria Interna - relatórios : </li></ul><ul><li>periodicidade mínima de 6 meses, devem ser submetidos ao conselho de administração ou, na falta deste, à diretoria, bem como à auditoria externa, seus registros devem ser mantidos à disposição da SUSEP pelo prazo de 5 anos. </li></ul><ul><li>Devem conter: </li></ul><ul><li>I - as conclusões dos exames efetuados; </li></ul><ul><li>II - as recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento do respectivo cronograma de saneamento; </li></ul><ul><li>III - a manifestação dos responsáveis pela áreas onde foram, anteriormente, verificadas as deficiências e indicação das medidas efetivamente adotadas para saná-las. </li></ul>
  38. 38. SCI - Atribuições <ul><li>Auditores Externos : </li></ul><ul><li>Menção específica em seu relatório sobre a observância, pelas entidades, do cronograma da implantação dos controles internos; </li></ul><ul><li>Auditoria das demonstrações financeiras das entidades. </li></ul>
  39. 39. Sugestão de organograma para um sistema de Controles internos
  40. 40. SCI - Organograma Conselho de Administração Diretor Geral Diretoria Auditoria Interna Diretor de Controles Internos Comitê de Controles Internos
  41. 41. MCI – Manual de Controles Internos (divisão por áreas/departamentos e atribuição de responsabilidade)
  42. 42. Regulação interna da instituição
  43. 43. Gestão do sistema de Controles Internos
  44. 44. Controles Internos <ul><li>Relação Custo x Benefício (Instituição tem que ponderar) </li></ul><ul><li>valor do risco ou da perda potencial </li></ul><ul><li>custo do controle </li></ul><ul><li>respectivo </li></ul>
  45. 45. Controles Internos e o Mercado Segurador <ul><li>Elizabeth Garbayo (egarbayo@superig.com.br) </li></ul><ul><li>Armando Martins (armandojr@openlink.com.br) </li></ul><ul><li>Luiz Felipe Lins (felipe@prolink.com.br) </li></ul><ul><li>Singularis Consultores Associados </li></ul><ul><li>Tel : (021) 9768 0263 / 9969 7007 / 9222 4711 </li></ul><ul><li>SEMINÁRIO TÉCNICO FUNENSEG </li></ul><ul><li>Rio de Janeiro, 16 de setembro de 2004 </li></ul>

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