SlideShare uma empresa Scribd logo
1 de 28
Baixar para ler offline
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
اول -  اسناد حیاتی ( Vital Records  ) :  مدارک و سوابقی که نگهداری آنها برای ادامه حیات هر سازمان ضروری میباشد مانند قانون تاًسیس، قراردادهای مهم، اسناد مالکیت و سایر مدارکی که به منظور دفاع از حقوق مادی و معنوی سازمان ممکن است مورد استفاده قرار گیرد .  این گونه اسناد دارای عمر بسیار طولانی هستند و هر سازمان باید اسناد در صورت راکد شدن سریعاً به آرشیو منتقل شوند . دوم -  اسناد مهم  ( Important Records  ):  اسناد و مدارکی که برای ادامه منظم فعالیتها مورد نیاز هستند مانند دستورالعملها و بخشنامه ها، اعلامیه ها و اظهارنامه های مالی، اسناد خرید اموال سرمایه ای و  ...  ارزش اولیه اسناد درحد اسناد دسته ی اول نمی باشد اما فقدان آنها لطمه های جبران ناپذیری در اجرای وظایف سازمانی به وجود می آورد و حتی ممکن است آن را با بحران مواجه سازد .  این دسته اسناد ارزش نگهداری دائمی در دستگاه مربوطه را ندارد اما عمر نگهداری آنها طولانی خواهد بود و درنگهداری آنها باید دقت کافی صورت بگیرد و نظام بایگانی متناسب با آنها طراحی شود .  سوم -  اسناد مفید (  Records Useful  )  مدارک و سوابقی که برای افزایش کارایی و اثربخشی سازمان ایجاد میشود، مانند پرونده های مؤدیان مالیاتی در دارایی، پرونده های کارکنان در کارگزینی، پرونده های دعاوی در دادگستری و ...  تنوع اینگونه مدارک از دو دسته قبل بیشتر است و ارزش اولیه این اسناد موقت است و بستگی به هدف از ایجاد آنها و نیز وظیفه و تأثیر در تصمیم گیریهای سازمان دارد .  ارزشهای ثانویه اینگونه اسناد متفاوت وبستگی به دیدگاه افراد و آرشیویستها دارد چهارم -  اسناد غیر ضروری ( Records non essential  )  سوابقی هستند که نقشی در تصمیم گیریها یا انجام وظایف اصلی دستگاه ایفا نمیکنند و فقط برای انجام عملیات روزانه و امور فرعی ایجاد میشوند و یا تابعی از سوابق دسته سوم میباشند .  ارزش اولیه آنها بسیار اندک و  در حد صفر و پس از مدتی فاقد ارزش خواهند بود  .  همچنین فاقد ارزش ثانویه خواهند بود و اجازه امحای آنها به سرعت صادر میشود .
در شکل زیر انتقال انواع اسناد به آرشیو مقایسه شده است .
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Mais conteúdo relacionado

Destaque

Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Search Engine Journal
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summarySpeakerHub
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Tessa Mero
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentLily Ray
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesVit Horky
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementMindGenius
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...RachelPearson36
 
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Applitools
 
12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at WorkGetSmarter
 
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...DevGAMM Conference
 
Barbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy PresentationBarbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy PresentationErica Santiago
 
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them wellGood Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them wellSaba Software
 
Introduction to C Programming Language
Introduction to C Programming LanguageIntroduction to C Programming Language
Introduction to C Programming LanguageSimplilearn
 
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...Palo Alto Software
 
9 Tips for a Work-free Vacation
9 Tips for a Work-free Vacation9 Tips for a Work-free Vacation
9 Tips for a Work-free VacationWeekdone.com
 

Destaque (20)

Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
 
How to have difficult conversations
How to have difficult conversations How to have difficult conversations
How to have difficult conversations
 
Introduction to Data Science
Introduction to Data ScienceIntroduction to Data Science
Introduction to Data Science
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best Practices
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project management
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
 
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
 
12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work
 
ChatGPT webinar slides
ChatGPT webinar slidesChatGPT webinar slides
ChatGPT webinar slides
 
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike RoutesMore than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
 
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
 
Barbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy PresentationBarbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy Presentation
 
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them wellGood Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
 
Introduction to C Programming Language
Introduction to C Programming LanguageIntroduction to C Programming Language
Introduction to C Programming Language
 
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
 
9 Tips for a Work-free Vacation
9 Tips for a Work-free Vacation9 Tips for a Work-free Vacation
9 Tips for a Work-free Vacation
 

ارزشیابی اسناد آرشیوی

  • 1.
  • 2.
  • 3.
  • 4.
  • 5.
  • 6.
  • 7.
  • 8. اول - اسناد حیاتی ( Vital Records ) : مدارک و سوابقی که نگهداری آنها برای ادامه حیات هر سازمان ضروری میباشد مانند قانون تاًسیس، قراردادهای مهم، اسناد مالکیت و سایر مدارکی که به منظور دفاع از حقوق مادی و معنوی سازمان ممکن است مورد استفاده قرار گیرد . این گونه اسناد دارای عمر بسیار طولانی هستند و هر سازمان باید اسناد در صورت راکد شدن سریعاً به آرشیو منتقل شوند . دوم - اسناد مهم ( Important Records ): اسناد و مدارکی که برای ادامه منظم فعالیتها مورد نیاز هستند مانند دستورالعملها و بخشنامه ها، اعلامیه ها و اظهارنامه های مالی، اسناد خرید اموال سرمایه ای و ... ارزش اولیه اسناد درحد اسناد دسته ی اول نمی باشد اما فقدان آنها لطمه های جبران ناپذیری در اجرای وظایف سازمانی به وجود می آورد و حتی ممکن است آن را با بحران مواجه سازد . این دسته اسناد ارزش نگهداری دائمی در دستگاه مربوطه را ندارد اما عمر نگهداری آنها طولانی خواهد بود و درنگهداری آنها باید دقت کافی صورت بگیرد و نظام بایگانی متناسب با آنها طراحی شود . سوم - اسناد مفید ( Records Useful ) مدارک و سوابقی که برای افزایش کارایی و اثربخشی سازمان ایجاد میشود، مانند پرونده های مؤدیان مالیاتی در دارایی، پرونده های کارکنان در کارگزینی، پرونده های دعاوی در دادگستری و ... تنوع اینگونه مدارک از دو دسته قبل بیشتر است و ارزش اولیه این اسناد موقت است و بستگی به هدف از ایجاد آنها و نیز وظیفه و تأثیر در تصمیم گیریهای سازمان دارد . ارزشهای ثانویه اینگونه اسناد متفاوت وبستگی به دیدگاه افراد و آرشیویستها دارد چهارم - اسناد غیر ضروری ( Records non essential ) سوابقی هستند که نقشی در تصمیم گیریها یا انجام وظایف اصلی دستگاه ایفا نمیکنند و فقط برای انجام عملیات روزانه و امور فرعی ایجاد میشوند و یا تابعی از سوابق دسته سوم میباشند . ارزش اولیه آنها بسیار اندک و در حد صفر و پس از مدتی فاقد ارزش خواهند بود . همچنین فاقد ارزش ثانویه خواهند بود و اجازه امحای آنها به سرعت صادر میشود .
  • 9. در شکل زیر انتقال انواع اسناد به آرشیو مقایسه شده است .
  • 10.
  • 11.
  • 12.
  • 13.
  • 14.
  • 15.
  • 16.
  • 17.
  • 18.
  • 19.
  • 20.
  • 21.
  • 22.
  • 23.
  • 24.
  • 25.
  • 26.
  • 27.
  • 28.