Ovidentia Guide Utilisateur

GUIDE
D’UTILISATION
DU SYSTEME OVIDENTIA

Conception et Réalisation de ce guide :
AGENCE L’ALTERNATIVE
27, le Bourg - 33580 COUTURES
Tél/fax 05 56 71 96 78

info@alternativecreation.com

www.alternativecreation.com

Sommaire
1. L’environnement de travail ................................................ 6

1.1. Coté Front office (internet) ........................................................6
1.2. Coté Back office (extranet) ........................................................6
1.3. Connexion au back office .........................................................7
1.3.1. Récupérer son mot de passe........................................7
1.3.2. Demander un accès à l’extranet ..................................7

2. L’architecture .................................................................... 8

2.1. Hiérarchie ................................................................................8
2.2. Créer une catégorie de thème d’article .....................................8
2.2.1. Modifier une catégorie de thème d’article ...................9
2.2.2. Supprimer une catégorie de thème d’article ................9
2.2.3. Activer ou désactiver une catégorie ............................9
2.2.4. Ordre d’affichage des catégorie
de thème d’article .......................................................9
2.3 Créer un thème d’article ..........................................................10
2.3.1. Modifier un thème d’article .......................................11
2.3.2. Supprimer un thème d’article ....................................11
2.3.3. Ordre des thèmes d’article ........................................11
2.3.4. Gestion des droits du thème ......................................11

3. La gestion des droits........................................................ 12

3.1. Les groupes d’utilisateurs ........................................................12
3.1.1. Liste des groupes .......................................................12
3.1.2. Créer un groupe d’utilisateurs....................................12
3.1.3. Modifier un groupe d’utilisateurs ...............................13
3.1.4. Supprimer un groupe d’utilisateurs ............................13
3.1.5. Voir les membres d’un groupe d’utilisateurs...............13
3.1.6. Ajouter un membre à un groupe d’utilisateurs ...........14
3.1.7. Supprimer un membre d’un groupe d’utilisateurs ......14
3.1.8. Créer un ensemble de groupes ..................................14
3.1.9. Les options de groupes ..............................................15
3.2. Les utilisateurs ........................................................................15
3.2.1. Liste des utilisateurs ...................................................15
3.2.2. Créer un utilisateur ....................................................15
3.2.3. Modifier un compte utilisateur...................................16
3.2.4. Modifier les données utilisateur .................................16
3.2.5. Supprimer un utilisateur ............................................17
3.2.6. Utilitaires...................................................................17
3.2.7. Affecter un utilisateur à un groupe .............................17
3.2.8. Indisponibilité ...........................................................18
3.3. Les interfaces de gestion .........................................................18
3.3.1. Les listes ....................................................................18
3.3.2. Les listes de groupes ..................................................18
3.3.3. Les droits ...................................................................19

4. L’agenda .......................................................................... 19

4.1. Côté administrateur ................................................................19
4.1.1. Les types d’agendas...................................................19
4.1.2. Créer un agenda........................................................20
4.1.3. Modifier un agenda ...................................................20
4.1.4. Supprimer un agenda ................................................21
4.1.5. Activer, désactiver un agenda ....................................21

2 OVIDENTIA - GUIDE UTILISATEUR

4.1.6. Gérer les droits d’un agenda .....................................21
4.1.7. Affecter les agendas personnels .................................21
4.2. Côté utilisateur .......................................................................22
4.2.1. L’interface..................................................................22
4.2.2. Afficher les agendas...................................................23
4.2.3. Gestion de disponibilité.............................................23
4.2.4. Options d’agenda .....................................................23
4.2.5. Accès à l’agenda personnel .......................................24
4.3. Les évènements ......................................................................24
4.3.1. Ajouter un évènement ...............................................24
4.3.2. Modifier un évènement .............................................25
4.3.3. Supprimer un évènement ..........................................25

5. Les annuaires .................................................................. 25

5.1.1. Créer un annuaire .....................................................25
5.1.2. Gérer les droits d’un annuaire ...................................26
5.1.3. Modifier un annuaire .................................................26
5.1.4. Affichage des champs d’un annuaire dans la liste ......26
5.1.5. Ordre des champs d’un annuaire dans la liste ...........26
5.1.6. Supprimer un annuaire ..............................................27
5.2.1. Liste des annuaires ....................................................27
5.2.2. Consulter un annuaire ...............................................27
5.2.3. Ajouter des données à un annuaire ...........................28
5.2.4. Modifier des données à un annuaire..........................28
5.2.5. Supprimer des données à un annuaire.......................28
5.2.6. Exporter un annuaire .................................................29
5.2.7. Importer une base dans un annuaire .........................29
5.2.8. Vider un annuaire ......................................................30

6. Les approbations ............................................................. 30

6.1. Créer un schéma d’approbations ............................................30
6.2. Modifier un schéma ...............................................................31
6.3. Supprimer un schéma .............................................................31

7. Les Faq .......................................................................... 31

7.1. Créer une Faq .........................................................................31
7.2. Gestion des droits d’une Faq .................................................32
7.3. Modifier une Faq ...................................................................32
7.4. Supprimer une Faq ................................................................32
7.5. Alimenter une Faq .................................................................33
7.5.1. Créer une contribution ..............................................33
7.5.2. Modifier une contribution..........................................33
7.5.3. Supprimer une contribution.......................................33

8. Les Forums ...................................................................... 34

8.1. Créer un forum .......................................................................34
8.2. Gestion des droits d’un forum ...............................................34
8.3. Modifier un forum .................................................................34
8.4. Supprimer un forum ..............................................................35
8.5. Alimenter un forum ...............................................................35
8.5.1. Alimenter un sujet .....................................................35
8.5.2. Clore, ouvrir un sujet .................................................36
8.5.3. Supprimer un sujet ....................................................36
8.5.4. Valider une contribution ............................................36


9. Gestionnaire de fichiers .................................................. 37

9.1.1. Créer un répertoire ....................................................37
9.1.2. Gérer les droits d’un répertoire..................................38
9.1.3. Modifier un répertoire ...............................................38
9.1.4. Supprimer un répertoire ............................................38
9.2.1. Liste et navigation ......................................................39
9.2.2. Déposer un fichier.....................................................39
9.2.3. Télécharger un fichier................................................40
9.2.4. Supprimer un fichier ..................................................40
9.2.5. La corbeille................................................................40

10. Sections......................................................................... 41

10.1. Liste des sections ..................................................................41
10.2. Ordre des sections ................................................................41
10.3. Activer, désactiver des sections .............................................42
10.4. Sections optionnelles ............................................................42
10.5. Sections spécifiques .............................................................42
10.5.1. Créer une section spécifique ...................................43
10.5.2. Modifier une section spécifique ...............................43
10.5.3. Gérer les droits d’une section spécifique .................43
10.5.4. Supprimer une section spécifique ............................44

11. Articles .......................................................................... 45

11.1. Créer un article ....................................................................45
11.2. Modifier un article ................................................................45
11.3. L’éditeur ...............................................................................46
11.3.1. Les outils de traitement du texte ..............................47
11.3.2. Liens hypertextes .....................................................47
11.3.3. Outil tableau ...........................................................48
11.3.4. Outil formatage .......................................................48
11.3.5. Affichage plein écran / code....................................49
11.3.6. Insérer une image ....................................................49
11.3.7. Lien vers un fichier ..................................................50
11.3.8. Lien vers un article ..................................................51
11.3.9. Lien vers une Faq ....................................................52
11.3.10. Lien vers un contact ..............................................52
11.4. Gestion de l’article en édition ..............................................53
11.4.1. Affecter un thème....................................................53
11.4.2. Prévisualisation........................................................53
11.4.3. Brouillons ................................................................53
11.4.4. Publication ..............................................................54
11.5. Gestion des brouillons ..........................................................54
11.6. Gestion des articles ..............................................................54
11.6.1. Liste et outils de gestion...........................................54
11.6.2. Ordre des articles ....................................................55
11.6.3. Supprimer un article ................................................55
11.6.4. Archiver un article ...................................................55
11.6.5. Désarchiver un article .............................................56
11.6.6. Proposer un article en page d’accueil ......................56
11.6.7. Gérer les pages d’accueil ........................................56


12. Les outils utilisateurs ..................................................... 57

12.1. Notes ...................................................................................57
12.1.1. Créer une note ........................................................57
12.1.2. Modifier une note....................................................57
12.1.3. Supprimer une note.................................................57
12.2. Résumé ................................................................................57
12.3. Options d’utilisateur .............................................................58

13. Gestion générale du site ................................................ 59

13.1. Configuration générale .........................................................59
13.1.1. Configuration du site ...............................................59
13.1.2. Paramètre de messagerie .........................................59
13.1.3. Options de l’utilisateur ............................................59
13.1.4. Configuration des téléchargements ..........................59
13.1.5. Formats de date ......................................................59
13.1.6. Options de l’agenda ................................................59
13.1.7. Gestionnaires des pages d’accueil ..........................60
13.1.8. Configuration de l’authentification...........................60
13.1.9. Configuration de l’inscription ..................................60
13.1.10. Paramètres de l’éditeur ..........................................60
13.2. Statistiques internes ..............................................................60
13.2.1. Gestionnaires des stats ............................................60
13.2.2. Consulter les stats ....................................................60
13.3. Délégation ...........................................................................61
13.3.1. Créer une délégation ...............................................61
13.3.2. Modifier une délégation ..........................................62
13.3.3. Supprimer une délégation .......................................62
13.3.4. Ajouter un utilisateur à une délégation ....................62
13.3.5. Supprimer un utilisateur à une délégation................63
13.4. Modules ...............................................................................63
13.5. L’Outil de recherche .............................................................63


1. l’environnement de travail
1.1. Coté Front office (internet)
Le Front office définit l’espace visible par l’ensemble des
internautes.
Accès
extranet

Thème
Outil
rechercher
Titre
d’article

Section
Section spécifique

Titre de
catégorie

Section
Thème
utilisateur

Contenu

1.2. Coté Back office (extranet)
Le Back office définit l’espace visible par les «utilisateurs»
ayant accès à cette partie du site par une connexion (pseudo
et mot de passe).

Identification de
l’utilisateur connecté

Section
administrateur

Bouton de réduction
et d’agrandissement de
section

Section
utilisateur


1.3. Connexion au back office
Sur la page, clic sur «CONNEXION»

Entrer le pseudo et mot de passe.

Une option vous permet de garder en mémoire vos codes
d’accès pour une durée fixée, sur votre ordinateur de
travail.
Note : ne pas garder en mémoire les codes lorsque vous
vous connectez sur un ordinateur autre que le vôtre.

1.3.1. Récupérer son mot de passe

Aller à l’écran de connexion.

Clic sur l’onglet «J’AI PERDU MON MOT DE PASSE»

Entrer votre pseudo et valider. Votre mot de passe vous
parviendra par mail instantanément.

1.3.2. Demander un accès à l’extranet

Aller à l’écran de connexion

Clic sur l’onglet «JE VEUX M’ENREGISTRER»

Entrer les informations et valider.
Note : les informations demandées sont définies par
l’administrateur dans le back office.


2. l’architecture

2.1. Hiérarchie
Le système ovidentia utilise une terminologie précise à
laquelle on s’habitue rapidement.
Les contenus sont classé par catégorie de thème d’article,
thème d’article et article, comme suit :

catégorie de thème d’article

thème d’article thème d’article thème d’article

article article article article article article article

2.2. Créer une catégorie
de thème d’article
Dans la section administrateur > Articles

La page afﬁche la liste des catégories du site.

Onglet Créer >

Remplir les champs.

Ajouter >

Ne pas remplir


2.2.1. Modifier une catégorie de thème d’article


Clic sur le nom de la catégorie >

Modifier les données

Modifier >

2.2.2. Supprimer une catégorie de thème d’article


Clic sur le nom de la catégorie >

Supprimer >

Note : Vous ne pouvez supprimer une catégorie si elle
contient encore des thèmes ou des articles.

2.2.3. Activer ou désactiver une
catégorie de thème d’article


Cocher ou décocher la case.

Cela vous permet de faire disparaître des morceaux du site
sans les supprimer.

2.2.4. Ordre d’affichage des catégorie
de thème d’article


Onglet Ordre >

Ce classement n’influe que sur l’affichage dans la page
«articles» et pas sur l’ordre des sections du site.

Sélectionner la catégorie dans la liste et la manipuler
avec les boutons haut, bas ou alphabétique.

Modifier >


2.3 Créer un thème d’article

Clic sur le nombre de thèmes de la catégorie concernée.

La page affiche la liste des thèmes de la catégorie.

Onglet Créer >

Renseigner les champs.

Ajouter >

Catégorie
Titre parent

Langue de Choix du modèle à
navigation. appliquer aux articles
Ce n’est pas un de ce thème
traducteur

Description du thème
afficher pour l’affichage
en liste Approbations (voir rubrique
dédiée)

Envoyer un mail aux
utilisateurs du groupe pour
les avertir de la publication
d’un nouvel article


2.3.1. Modifier un thème d’article

Dans la liste des thèmes, clic sur le nom du thème

Modifier les champs

Mettre à jour >

2.3.2. Supprimer un thème d’article

Dans la liste des thèmes, clic sur le nom du thème

Supprimer >

Note : Attention, la suppression d’un thème entraîne
la suppression de tous les articles qu’il contient.

2.3.3. Ordre des thèmes d’article

Dans la liste des catégories, clic sur le nom de la catégorie

Onglet Ordre >

Sélectionner la catégorie dans la liste et la manipuler
avec les boutons haut, bas ou alphabétique.

Modifier >

2.3.4. Gestion des droits du thème

Dans la liste des thèmes, clic sur Droits, sous le thème
correspondant.

Gérer les droits (voir rubrique dédiée).

Enregistrer >


3. La gestion des droits

La base du système Ovidentia repose sur la possibilité de
créer des utilisateurs, des groupes d’utilisateurs et de gérer
sur l’ensemble du site les droits de création, modiﬁcation,
visibilité, ... ce qui de fait permet de créer des espaces publics
(internet) et des espaces privés (extranet).

3.1. Les groupes d’utilisateurs
Tous les droits du site sont gérer en fonction des groupes
d’utilisateurs et non pas en fonctions des utilisateurs (personne
physique). Un contenu s’adresse toujours à un groupe de
personnes et jamais à une personne seule (dans ce cas là, on
envoie un mail ...).

3.1.1. Liste des groupes

Dans la section Administrateur, clic sur Groupes >

La page afﬁche la liste des groupes.

3.1.2. Créer un groupe d’utilisateurs



Au bas de la page, remplir les champs.

Enregistrer >


3.1.3. Modifier un groupe d’utilisateurs



Clic sur le nom du groupe à modifier.

Au bas de la page, modifier les champs.

Enregistrer >

3.1.4. Supprimer un groupe d’utilisateurs



Clic sur le nom du groupe à supprimer.

Au bas de la page, Supprimer >

3.1.5. Voir les membres d’un groupe d’utilisateurs



En face du nom du groupe, clic sur Membres >

La page affiche la liste des membres du groupe.


3.1.6. Ajouter un membre à un groupe d’utilisateurs





Onglet Ajouter >

La page afﬁche la liste de tous les utilisateurs.

Cocher la case.

Mettre à jour >

3.1.7. Supprimer un membre d’un groupe d’utilisateurs





Cocher la case.

Mettre à jour >

3.1.8. Créer un ensemble de groupes


Onglet Ensembles de groupes >

Remplir le champs.

Enregistrer >


3.1.9. Les options de groupes

Cette page vous permet d’attribuer des fonctionnalités aux
extranets des utilisateurs en fonction de leur(s) groupe(s) de
travail : messagerie intégrée, note, contact, annuaire, espace
disque personnel.


Onglet Options >

Cocher les cases.

Mettre à jour >

3.2. Les utilisateurs
Les utilisateurs (personne physique) sont les utilisateurs du
site qui ont un accès à l’espace extranet par un pseudo et un
mot de passe.

3.2.1. Liste des utilisateurs

Dans la section Administrateur, clic sur Utilisateurs >

La page afﬁche la liste des utilisateurs.

3.2.2. Créer un utilisateur



Onglet créer >

Remplir les champs.

Conﬁrmer >


3.2.3. Modifier un compte utilisateur



Clic sur le nom de l’utilisateur.

Modifier les champs.

Modifier >

3.2.4. Modifier les données utilisateur



Clic sur l’icone à gauche du nom de l’utilisateur.

Clic sur Modifier >

Modifier ou remplir les champs.

Mettre à jour >


3.2.5. Supprimer un utilisateur




Supprimer >

3.2.6. Utilitaires

Cette page permet de voir le nombre d’utilisateurs du site,
les utilisateurs en attente de conﬁrmation et de régler les
suppressions automatiques de demandes d’enregistrement.


Onglet Utilitaires >

Remplir le champs.

OK >

3.2.7. Affecter un utilisateur à un groupe




Onglet Groupes >

Cocher la ou les cases.

Enregistrer >


3.2.8. Indisponibilité

Permet à un utilisateur de donner, pendant une durée déﬁnie,
ses droits à autre utilisateur (congés, maladie, ...)




Onglet Indisponibilité >

Remplir les champs.

Mettre à jour >

3.3. Les interfaces de gestion
3.3.1. Les listes
Classement
alphabétique

Tout afﬁcher

Nom de
l’utilisateur Envoyer un mail
à l’utilisateur

Fiche de
l’utilisateur

3.3.2. Les listes de groupes

Déployer tous
les dossiers

Réduire tous
les dossiers

Réduire
ce dossier

Déployer
ce dossier


3.3.3. Les droits

Choix de l’action

Utilisateurs de
l’internet + extranet

Choix du groupe Utilisateurs de
l’extranet uniquement

Groupes déﬁnis
par l’administarteur

Utilisateurs de
l’internet uniquement

4. L’agenda

4.1. Côté administrateur
Côté administration, vous pouvez créer des agendas, gérer
les droits, supprimer, activer et désactiver.

4.1.1. Les types d’agendas

Agendas collectifs : agendas manifestations, activités, ...
Agendas ressources : matériel, salle, véhicule, ...
Agendas personnels : agenda utilisateur personnel.


Pour afficher les agendas :

Dans la section Administrateur, clic sur Agendas >

Clic sur l’onglet Collectifs, Ressources ou personnels.

4.1.2. Créer un agenda


Clic sur l’onglet Collectifs ou Ressources selon le type
d’agenda à créer.

Onglet Ajouter >

Remplir les champs.

Ajouter >

4.1.3. Modifier un agenda



Clic sur le nom de l’agenda >


Modifier >


4.1.4. Supprimer un agenda



Clic sur l’icone corbeille en face du nom de l’agenda >

4.1.5. Activer, désactiver un agenda


Cocher ou décocher la case en face du nom de l’agenda.

Mettre à jour >

4.1.6. Gérer les droits d’un agenda


Clic sur Droits en face du nom de l’agenda.

Gérer les droits.

Enregistrer >

4.1.7. Affecter les agendas personnels


Onglet Personnel >

Cocher les cases pour affecter des agendas personnels aux
utilisateurs des groupes.

Mettre à jour >


4.2. Côté utilisateur
Côté administration, vous pouvez visualiser les agendas et
les remplir.

4.2.1. L’interface

Pour afﬁche la page agenda :

Dans la section utilisateur, Agenda >

Imprimer Vue détaillée Voir les évènements Afﬁchage par mois,
l’agenda liés à une alarme semaine, jour, date
précise
Sélectionner les
agendas

Année précédente Année suivante

Mois précédent Mois suivant

Evènement. Survoler Jour en cours
pour avoir les détails

Vue détaillée Vue par semaine Vue par jour


4.2.2. Afficher les agendas


Icone Agendas >

La page affiche les agendas disponibles (en fonction des droits
du groupe de travail) et les agendas sélectionnés (à afficher).

Choisir les agendas.

Enregistrer.

La page affiche l’agenda en superposant les agendas
sélectionnés.

4.2.3. Gestion de disponibilité


Onglet Disponibilité >

La page affiche les plages disponibles (en vert) et les plages
indisponibles (en gris rayé), en fonction des agendas
sélectionnés.

C’est l’outil idéal pour fixer des réunions, choisir les horaires
d’une activité, voir les disponibilités d’un véhicule ...

4.2.4. Options d’agenda

Permet de paramétrer la visualisation de l’agenda en fonction
de son rythme de travail. Cette option ne transforme l’affichage
de l’agenda uniquement pour l’utilisateur qui le règle.


Onglet Options de l’agenda >

Régler les champs.

Modifier >


4.2.5. Accès à l’agenda personnel

Permet de donner des droits d’accès à son agenda personnel
à d’autres utilisateurs (qui peut le consulter, le modifier, ...).


Onglet Accès à l’agenda >

Régler les champs, ajouter ou supprimer un utilisateur.

Modifier >

4.3. Les évènements
4.3.1. Ajouter un évènement


Clic sur l’icone Ajouter, sur la date souhaitée (ou la date de
début d’un évènement récurrent).

Remplir les champs >

Ajouter un évènement >

Début et fin de l’évènement Récurrent (ouvre des
options spéciales)

Couleur de fond du
bloc évènement
Alarme sur l’évènement
Disponible ou pas durant
cet évènement (gestion des
conflits de dates)

Description

Agenda(s) à remplir
avec cet évènement


4.3.2. Modifier un évènement


Clic sur l’icone Modifier, sur la date souhaitée (ou la date de

Modifier les champs >

Modifier l’évènement >

4.3.3. Supprimer un évènement


Clic sur l’icone Modifier, sur la date souhaitée (ou la date de

Supprimer >

5. Les annuaires

Les annuaires sont des bases de données paramétrables et
administrables.

Côté administration, vous pouvez créer des annuaires, gérer
les droits, modifier, supprimer.

5.1.1. Créer un annuaire

Dans la section administrateur, Annuaires >

La page affiche la liste des annuaires.

Sous le type de base, Ajouter >

Remplir les champs et cocher les cases.

Ajouter >


5.1.2. Gérer les droits d’un annuaire



Clic sur Droits en face du nom de l’annuaire >

Gérer les droits.

Enregistrer >

5.1.3. Modifier un annuaire



Clic sur le nom de l’annuaire >

Modifier les champs et cocher les cases.

Modifier >

5.1.4. Affichage des champs d’un annuaire dans la liste




Onglet Affichage >

Modifier.

Mettre à jour >

5.1.5. Ordre des champs d’un annuaire dans la liste




Onglet Ordre > Modifier.

Mettre à jour >


5.1.6. Supprimer un annuaire




Supprimer >

Côté administration, vous pouvez visualiser les annuaires et
les remplir, exporter, importer.

5.2.1. Liste des annuaires

Dans la section Utilisateur, clic sur Annuaires >


5.2.2. Consulter un annuaire



Clic sur le nom de la base >

La page affiche la liste des données de la base (en fonction
des champs d’affichage réglés en administration).

Clic sur l’icone à gauche du nom pour afficher la fiche.

Clic sur l’enveloppe à gauche du nom pour envoyer un mail
à la structure.


5.2.3. Ajouter des données à un annuaire



Clic sur Gestion en face du nom de l’annuaire >

La page affiche la liste des données de la base (en fonction

Clic sur Ajouter >


Mettre à jour >

5.2.4. Modifier des données à un annuaire




La page affiche la liste des données de l’annuaire (en fonction

Clic sur l’icone à gauche du nom >

Un pop-up affiche la fiche.

Clic sur Modifier >


Mettre à jour >

5.2.5. Supprimer des données à un annuaire







Un pop-up affiche la fiche.

Clic sur Supprimer >

5.2.6. Exporter un annuaire

Vous pouvez exporter un annuaire afin de l’intégrer à un
logiciel type Acces, Word, Excel, ...





Onglet Exporter >

Remplir les champs

Exporter >

Note : pour un export ou un import de base, faites vous
accompagner par un professionnel habitué par ces
manipulations.

5.2.7. Importer une base dans un annuaire





Onglet Importer >

Remplir les champs

Importer >

Note : pour un export ou un import de base, faites vous
accompagner par un professionnel habitué par ces
manipulations.


5.2.8. Vider un annuaire





Onglet Vider >

Note : Attention, toutes les données de l’annuaire seront
effacées.

6. Les approbations

Les approbations permettent de mettre en place des systèmes
de validation pour les contenus du site.

6.1. Créer un schéma d’approbations
Dans la section Administration, clic sur Approbation >

La page afﬁche la liste des schémas.

On ne va s’intéresser ici qu’aux schémas nominatifs
(liés à des utilisateurs).

Onglet Schéma nominatif >


Ajouter >

Ordre de traitement
Nom du schéma

Utilisateur

Traiter dans l’ordre ou non Choix de l’utilisateur
Supprimer l’utilisateur


6.2. Modifier un schéma


Clic sur le nom du schéma.


Modifier >

6.3. Supprimer un schéma


Clic sur le nom du schéma.

Supprimer >

7. Les Faq

Foire Aux Questions (en français) ou à l’origine Frequently
Asked Questions.

7.1. Créer une Faq
Dans la section Administration, clic sur Faq >

La page affiche la liste des Faq.

Onglet Ajouter >

Remplir les champs.

Ajouter >


7.2. Gestion des droits d’une Faq


Clic sur Accès de la Faq concernée.

Gérer les droits.

Enregistrer >

7.3. Modiﬁer une Faq


Clic sur Le nom de la Faq.


Mettre à jour >

7.4. Supprimer une Faq



Supprimer >


7.5. Alimenter une Faq
7.5.1. Créer une contribution

Dans la section Utilisateur, clic sur Faq >



Onglet Ajouter une question >

Remplir les champs.

Ajouter >

7.5.2. Modiﬁer une contribution






Mettre à jour >

7.5.3. Supprimer une contribution





Onglet Supprimer >


8. Les Forums

Espace de dialogue, modéré ou non (filtrage des contributions
avec validation ou non des contenus proposés).

8.1. Créer un forum
Dans la section Administration, clic sur Forum >

La page affiche la liste des Forums.

Onglet Ajouter >

Remplir les champs.

Ajouter >

8.2. Gestion des droits d’un forum


Clic sur Droits du forum concerné.

Gérer les droits.

Enregistrer >

8.3. Modifier un forum


Clic sur Le nom du forum.


Modifier >


8.4. Supprimer un forum


Clic sur Le nom du forum.

Supprimer >

8.5. Alimenter un forum
8.5.1. Alimenter un sujet

Dans la section Forums, clic sur le forum concerné.

La page afﬁche la liste des sujets.

Clic sur le sujet choisi.

Onglet Répondre >

Remplir les champs.

Nouvelle contribution >

Mode liste ou
arborescence


8.5.2. Clore, ouvrir un sujet

Permet de clore un sujet (interdire toute nouvelle
contribution) ou d’ouvrir un sujet clos.



Clic sur Le nom du Forum.

Onglet clore (si sujet ouvert) ou Ouvrir (si sujet clos) >

8.5.3. Supprimer un sujet



Clic sur Le nom du Forum.

Onglet Supprimer >

8.5.4. Valider une contribution



Un icone spécial est affiche à côté des sujets qui ont une
contribution en attente de validation.

Clic sur l’icone >

Clic sur l’icone face à la contribution >

Clic sur confirmer, refuser ou éditer (modifier).


9. Gestionnaire de fichiers

C’est un bureau qui permet de déposer des fichiers de tous
les formats, de les télécharger ou d’y faire appel depuis les
articles.

Côté administration, vous pouvez créer des dossiers, gérer les
droits, modifier, supprimer

9.1.1. Créer un répertoire

Dans la section administrateur, Gestion de fichier >

La page affiche la liste des dossiers.

Onglet Ajouter >

Remplir les champs.

Ajouter >
Averti par mail les membres du groupe
du dépôt d’un nouveau fichier

système de versionnage des
fichiers

Masquer le répertoire aux
utilisateurs

Cocher ou décocher tout
Activer / désactiver


9.1.2. Gérer les droits d’un répertoire



Clic sur Droits, face au dossier concerné.

Gérer les droits.

Enregistrer >

9.1.3. Modiﬁer un répertoire



Clic sur le nom du dossier >


Mettre à jour >

9.1.4. Supprimer un répertoire



Clic sur le nom du dossier >

Supprimer >

Note : le fait de supprimer un répertoire supprime tous les
ﬁchiers qu’il contient.


Côté utilisateur, vous pouvez créer des sous-dossiers, déposer
des fichier, télécharger.

9.2.1. Liste et navigation

Dans la section utilisateur, Gestion de fichiers >


Nom du fichier Taille du fichier Date de dépôt ou Déposé par
de modification

Nombre de
téléchargements

Créer un sous-dossier Voir l’espace disque Télécharger Supprimer (outil de
utilisé Couper (outil de l’administarteur)
l’administarteur)

9.2.2. Déposer un fichier



Clic sur le dossier (et sous-dossier) à ouvrir >

Onglet Déposer >

Remplir les champs.

Ajouter >


9.2.3. Télécharger un fichier




Clic sur l’icone Charger en face du fichier >

9.2.4. Supprimer un fichier




Clic sur l’icone Corbeille en face du fichier >

Note : le fichier supprimé se place dans la corbeille.

9.2.5. La corbeille




Onglet Corbeille >

Cocher le fichier et choisir l’action (Supprimer définitivement
ou Restaurer)

Note : Le fichier est restauré à l’endroit ou il était avant sa
mise en corbeille.


10. Sections

Les sections liées à l’architecture du site sont générées
automatiquement par le système en fonction des droits
attribués aux thèmes.
Vous avez la possibilité de modifier l’ordre des sections, la
disposition dans la page, les activer ou désactiver ... et créer
des sections spécifiques non-liées à un thème.

10.1. Liste des sections
Dans la section administrateur, Sections >

La page affiche la liste des sections.

10.2. Ordre des sections


Onglet Ordre >

Gérer l’ordre et la disposition droite / gauche.

Mettre à jour >

Ordre de la section dans le
menu de gauche
Menu de gauche

Passer une section Passer une section
de gauche à droite de droite à gauche

Menu de droite
Ordre de la section dans le
menu de droite


10.3. Activer, désactiver des sections


Cocher ou décocher la case

Mettre à jour >

10.4. Sections optionnelles


Cocher ou décocher la case

Mettre à jour >

La section optionnelle est activée ou désactivée par l’utilisateur
dans son menu Options :

Dans la section Utilisateur, Options

Onglet Sections >

Activer ou désactiver les sections optionnelles.

10.5. Sections spécifiques
Ces sections permettent de générer du contenu directement
dans une section.

Exemple de section Exemple de section
spécifique avec texte spécifique avec programme


10.5.1. Créer une section spécifique



Onglet Créer (HTML) >

Note : Les sections (Scripts) sont réservées à la programmation
de sections spécifiques en code. Faites vous accompagner
d’un professionnel pour mettre en place une section en
code.

Remplir les champs.

Créer >

10.5.2. Modifier une section spécifique



Clic sur le nom de la section >


Modifier >

10.5.3. Gérer les droits d’une section spécifique



Clic sur Accès, en face du nom de la section >

Gérer les droits.

Enregistrer >

Note : Vous remarquerez que seules les sections spécifiques
ont un menu «Accès» pour gérer leurs droits. Les droits des
sections automatiques sont gérés par le menu Administration,
Architecture et Thèmes.


10.5.4. Supprimer une section spécifique



Clic sur le nom de la section >

Supprimer >

Note : Attention, lorsque vous programmez une section en
code avec des formulaires, le code risque de bouger si vous
passez de la preview code à la preview éditeur. Dans ce cas,
travailler et valider toujours en mode code.
Lorsque vous voulez modifier une section avec un formulaire,
la fenêtre est par défaut en mode éditeur et le code va bouger
lors de la réédition. Je vous conseille de sauvegarder votre
code source (lors de sa création) sur un éditeur de texte et de
le recoller intégralement si vous avez besoin de modifier une
section.


11. Articles

Les articles sont les contenus créés dans la section centrale
de la page. Les articles sont contenus dans les thèmes.

11.1. Créer un article
Clic sur le thème souhaité dans la section correspondante >

La page affiche la liste des articles du thème.

Clic sur Soumettre >

La page ouvre l’éditeur.

11.2. Modifier un article
Clic sur le thème souhaité dans la section correspondante >

La page affiche la liste des articles du thème.

En bas de l’article concerné, clic sur Modifier >

Une page (option) vous permet de transmettre les raisons de
la modification à l’auteur et de voir l’historique de travail de
cet article.
Clic sur Suivant pour passer cette étape.

La page ouvre l’éditeur.
Historique de l’article

Raison de la modification


11.3. L’éditeur
L’éditeur se présente en deux parties, Introduction et corps. Si
vous remplissez les deux parties, l’article afﬁche l’introduction
et génère un bouton «lire la suite» qui renvoie vers le corps
(idéal pour les articles longs).
Pour un article court, remplissez uniquement l’introduction.

Chemin de l’article Titre de l’article Introduction de l’article

Outils de conception
de l’introduction

Corps
de l’article

Outils de conception
du corps

Langue de navigation
(ce n’est pas un
traducteur)
Navigation dans les
outils articles (détail
plus bas)


11.3.1. Les outils de traitement du texte

Ce sont les outils classiques que vous pouvez retrouver dans
n’importe quel éditeur de texte (Word, Excel, ...)

11.3.2. Liens hypertextes

Sélectionner le texte.

Clic sur créer lien hypertexte >

Remplir les champs.
Lien.
Ne pas oublier de
mettre http:// avant le
nom du site.
Pou envoyer vers un
Fenêtre dans laquelle
mail, faire :
afﬁcher la cible du
mailto:adressemail
lien

L’infobulle est la
petite note afﬁchée
au survol du lien

OK >

Pour casser un lien, sélectionner le texte et clic sur «casser
lien hypertexte» >


11.3.3. Outil tableau

Clic sur «tableau»

Remplir les champs.

OK >
Largeur proportionnelle (%)
ou figée (pixel)

Pour manipuler le tableau une fois créé, clic à l’intérieur du
tableau et se servir des outils.
Ajouter colonne à gauche
Ajouter ligne au dessus Supprimer colonne

Ajouter colonne à droite
Supprimer ligne Ajouter ligne en dessous
Agrandir / Réduire

11.3.4. Outil formatage

Sélectionner le texte à formater

Clic sur «formatage» pour enlever toutes les mises en forme
du texte (utile pour le copier-coller depuis un autre logiciel).

Clic sur «enlever les tags office» pour supprimer le code
généré par les logiciels Office de Windows (qui génèrent
beaucoup de code inutile et alourdi vos pages).


11.3.5. Afﬁchage plein écran / code

Clic «plein écran» pour travailler plus confortablement lors
de la création d’un contenu.

Clic «code» pour modiﬁer directement le code généré par
l’éditeur (réservé aux utilisateurs expérimentés).

11.3.6. Insérer une image

Clic «insérer image» >

Remplir les champs.

Clic sur l’image dans la bibliothèque en bas pour l’insérer >

Utiliser l’image uniquement dans cet Rechercher l’image
article (Non) ou dans tout le site (Oui) sur votre disque

Ajouter à la Bibliothèque

Supprimer de la bibliothèque
Bibliothèque (clic sur l’image pour
l’insérer dans l’article)

Créer un répertoire dans la bibliothèque

Une fois l’image intégrée, vous pouvez la manipuler en
cliquant dessus et en utilisant les outils qui apparaissent.


11.3.7. Lien vers un fichier

Permet de faire un lien vers un fichier présent dans le
gestionnaire de fichier.


Clic «insérer lien vers fichier» >

Choisir le dossier et le fichier en cliquant
sur le nom du fichier >

Chemin du fichier
Répertoire racine

Choisir le fichier

L’éditeur génère un code type $FILE(68, texte sélectionné)
qui est normal, ne l’enlevez pas, il disparaîtra lorsque l’article
sera publié.

Dans cet exemple, le lien
est sur le mot «association»

Supprimer le code pour casser le lien.


11.3.8. Lien vers un article

Permet de faire un lien vers un article du site.


Clic «insérer lien vers article >

Parcourir les catégories et thèmes et choisissez le fichier en
cliquant sur la flèche à côté du titre de l’article >

Chemin du thème
Clic pour créer le lien

Liste des articles
du thème Lien dans une nouvelle fenêtre
(coché) ou dans la fenêtre
courante (décoché)

L’éditeur génère un code type $ARTICLEID(24,texte
sélectionné,0) qui est normal, ne l’enlevez pas, il disparaîtra
lorsque l’article sera publié.

Dans cet exemple, le lien est sur le
mot «public». Le chiffre après signifie
pop-up (1) ou fenêtre courante (0)



11.3.9. Lien vers une Faq

Permet de faire un lien vers une faq.

Clic «insérer lien vers faq >

Parcourir les listes et choisissez la faq en cliquant sur la ﬂèche
à côté du titre de la faq >

Clic pour créer le lien
Thème parent

Lien dans une nouvelle fenêtre
Liste des questions
(coché) ou dans la fenêtre
courante (décoché)

L’éditeur génère un code qui est normal, ne l’enlevez pas, il
disparaîtra lorsque l’article sera publié.


11.3.10. Lien vers un contact

Permet de faire un lien vers un contact.

Clic «insérer lien vers contact» >

Parcourir les annuaires et la liste des contacts et clic sur
l’icône à gauche du nom du contact pour l’intégrer >

L’éditeur génère un code qui est normal, ne l’enlevez pas, il
disparaîtra lorsque l’article sera publié.



11.4. Gestion de l’article en édition
L’éditeur vous permet de gérer l’ensemble des paramètres de
l’article.

11.4.1. Affecter un thème

Dans l’éditeur, bouton Précédent >

Cocher le thème dans lequel l’article doit paraître.

Suivant >

11.4.2. Prévisualisation

Dans l’éditeur, bouton Suivant >

La page afﬁche une préview de l’article comme il sera une
fois publié.

Précédent >

11.4.3. Brouillons

Dans l’éditeur, bouton Enregistrer et fermer >

L’article est enregistré comme brouillon.


11.4.4. Publication

Dans l’éditeur, bouton Terminer >

L’article est publié (ou mis en attente de validation si le
thème est attaché à un schéma d’approbation).

11.5. Gestion des brouillons
Dans la section utilisateur, Publication >

Gérer les articles.

Articles (clic pour
voir la preview)

Propriétés

Soumettre
Supprimer

Editer

Thème à affecter

11.6. Gestion des articles
11.6.1. Liste et outils de gestion

Dans la section utilisateur, Gestion des articles >

Clic sur le thème à gérer >

Gérer.

Cocher l’article à gérer
et suivre les instructions


11.6.2. Ordre des articles



Onglet Ordre >

Gérer l’ordre.

Modiﬁer >

11.6.3. Supprimer un article



Cocher les cases et clic sur l’icone correspondant >

11.6.4. Archiver un article

Vous permet de conserver un article qui disparaîtra dans la
section contenu, sans le supprimer.





11.6.5. Désarchiver un article

Vous permet de réintégrer un article archivé.



Onglet Archives >


11.6.6. Proposer un article en page d’accueil



Cocher les cases et clic sur l’icone correspondant (privé :
extranet, ou public : internet) >

11.6.7. Gérer les pages d’accueil


Onglet Les pages d’accueil >

Onglet Privé (extranet) ou Public (internet) >

Gérer.

Modiﬁer > Public (internet)
Privé (extranet)

Articles proposés

Transférer

Articles afﬁchés en
pages d’accueil Ordonner


12. Les outils utilisateurs

12.1. Notes
Système du post-it.

12.1.1. Créer une note

Dans la section utilisateur, Notes >

Onglet Créer >

Remplir les champs.

Créer >

12.1.2. Modiﬁer une note


Clic sur Editer, dans la note correspondante.


Mettre à jour >

12.1.3. Supprimer une note


Clic sur Supprimer, dans la note correspondante.

12.2. Résumé
Système qui permet de voir ce qui s’est passé sur l’extranet
depuis sa dernière connexion.

La section utilisateur afﬁche un bref résumé.

Pour un résumé complet, dans la section utilisateur, clic sur
Résumé >


12.3. Options d’utilisateur
Chaque utilisateur peut régler des paramètres qui lui sont
propres. Ces réglages sont propres à chaque utilisateur et
n’altèrent ni ne modifient le site internet et les extranets des
autres utilisateurs.

Dans la section utilisateur, Options >

Options de l’Agenda Sections Indisponibilité

Informations Skin (look du site)
personnelles

Mot de passe
Langue de navigation (ce n’est
pas un traducteurs)

Paramètre d’affichage de temps

Options de l’Agenda Sections Indisponibilité

Paramètres d’affichage de l’agenda Activation des sections Indisponibilité et désignation du
optionnelles remplaçant

Réglage des accès à l’agenda
personnel


13. Gestion générale du site

13.1. Configuration générale
Attention, cette rubrique s’adresse aux utilisateurs
expérimentés. Le fait de modifier cette partie influe sur le
fonctionnement général du site.

Dans le menu administration, Sites >

La page affiche la liste des sites gérés (normalement 1 seul).
Si vous souhaitez créer plusieurs sites, adressez-vous à votre
support technique pour la mise en place.

Clic sur le nom du site pour afficher le menu de gestion >

Les outils Créer, Versions, Mettre à jour et Base de données
doivent être utilisés uniquement accompagné d’un
professionnel.

Cette rubrique s’adressant à des professionnels ou des
utilisateurs avertis, nous ne détaillerons pas cette rubrique.

13.1.1. Configuration du site

Permet de gérer les messages automatiques du site,
la langue et le look (skin).

13.1.2. Paramètre de messagerie

Paramètre de la messagerie intégrée (webmail).

13.1.3. Options de l’utilisateur

Paramètre le menu option de l’utilisateur.

13.1.4. Configuration des téléchargements

Gère les chargement vers le serveur.

13.1.5. Formats de date

Gère les formats du temps dans le site.

13.1.6. Options de l’agenda

Gère les paramètres d’affichage des agendas.


13.1.7. Gestionnaires des pages d’accueil

Gère les groupes qui ont le droit de manipuler les pages
d’accueil.

13.1.8. Configuration de l’authentification

Gère l’authentification des utilisateurs.

13.1.9. Configuration de l’inscription

Gère la partie «Je veux m’enregistrer» et le mode de validation
des comptes utilisateurs.

13.1.10. Paramètres de l’éditeur

Gère l’éditeur.

13.2. Statistiques internes
13.2.1. Gestionnaires des stats

Dans le menu administration, Statistiques >

Choisir les groupes qui ont accès aux statistiques.

Enregistrer >

13.2.2. Consulter les stats

Dans le menu utilisateur, Statistiques >

Consulter.


13.3. Délégation

Cette rubrique permet de déléguer des parties du site à des
utilisateurs, qui deviennent de fait des Administrateurs
délégués.

13.3.1. Créer une délégation

Dans le menu administration, Délégation >

La page afﬁche la liste des délagations.

Onglet Créer >

Remplir les champs.

Créer >

Ajouter un ou des utilisateurs.

Nom de la délégation

Description

Parties déléguées

Groupes à qui déléguer


13.3.2. Modiﬁer une délégation


Clic sur le nom de la délégation >


Enregistrer >

13.3.3. Supprimer une délégation


Clic sur le nom de la délégation >

Supprimer >

13.3.4. Ajouter un utilisateur à une délégation



Remplir le champs utilisateur >

Ajouter >

Membres de la délégation Supprimer ce membre

Ajouter un membre


13.3.5. Supprimer un utilisateur à une délégation



Cocher la ou les cases >

Supprimer >

13.4. Modules
Le système peut être amélioré par l’ajout de modules
(sondages, météo, quizz, recherches, chat, diaporama, ...)
disponibles sur le site www.ovidentia.org

Dans le menu administration, Modules >

Pour l’installation ou la suppression de modules, faites vous
accompagner par un professionnel. La mauvaise installation
d’un module peut inﬂuer sur le fonctionnement général du
site.

13.5. L’Outil de recherche
Ovidentia dispose d‘un puissant outil de recherche

Clic sur Recherche >

Entrer votre requête, OK >

Le système afﬁche de manière claire et ordonnée les
résultats.


Système OVIDENTIA conçu par

CANTICO
www.cantico.fr

Toutes les informations sur

OVIDENTIA
(forum, modules, contributions, ...)
www.ovidentia.org

Conception et Réalisation de ce guide :

AGENCE L’ALTERNATIVE
www.alternativecreation.com

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