Meine persönliche Arbeitstechnik (Version 2/2009)

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24 February 2009 - Meine Arbeitstechnik
In den folgenden Abschnitten beschreibe ich meine aktuelle Arbeitstechnik (Frühling 2009). tags:
Meine Arbeitstechnik unterliegt einem steten Wandel denn ich habe das perfekte System für journal
Arbeitstechnik
mich noch nicht gefunden und denke eher, dass sich die persönliche Arbeitsmethodik auch
über die Zeit ändert.
Zum Teil sind die Beschreibungen sehr detailliert. Aber in genau diesen Details liegt oft der Grund, warum man
eine an und für sich zweckdienliche Aktivität nicht konsequent durchhält. Wenn z.B. neue Ablagemappen nicht
sofort zur Verfügung steht, lege ich Dokumente zuerst auf einen Stapel um sie dann später abzulegen, was
natürlich einen Mehraufwand bedeutet.

Markus Aeschimann (markus.aeschimann@mindarea.ch)

1 Tools
Um meine Arbeitstechnik zu unterstützen verwende ich verschiedene Hilfsmittel. Dieses Kapitel kommt am
Anfang, da ich den folgenden Bereichen immer wieder darauf referenziere.

Hardware/Software

Notebook mit Win XP vom Geschäft mit MS Outlook, MindManager etc.
BlackBerry Bold vom Geschäft (synchronisiert Over-the-Air mit Exchange) ohne spezielle GTD-Software.
MS Outlook (Exchange) mit JelloDashboard 5 beta (http://www.jello-dashboard.net) zur Verwaltung von
Mails, Terminen, Notizen und Tasks. Outlook Personal Folder für die Ablage der Mails.
Ablagestruktur auf dem Server und der lokalen Festplatte.
Ein lokales TiddlyWiki-File (http://www.tiddlywiki.org) um meine spontanen Gedanken und Ideen
festzuhalten (seit Anfang Feb 2009).

Analog

Notizheft A4 für Notizen (kariert; Inhaltsverzeichnis auf erster Seite; für laufende Notizen nur immer rechte
Seite nutzen; auf linker Seite Tasks, Grafiken, Ideen, etc.).
PocketMod-Büchlein (http://www.pocketmod.com) für das Portemonnaie, in dem ich unterwegs spontane
Einfälle notiere.
Tintenroller PILOT V5 Hi-Techpoint 0.5, blau.
Eine Vorlagemappe (mit 31 Fächern für 31 Tage).
5 Ablagekörbe in unmittelbarer Reichweite (EINGANG, LESEN, REFERENZ, Notizpapier, Sichtmäpchen).
Vertikalmappen (Biella 255424.20); Archivschachteln für die Aufbewahrung der Vertikalmappen.
Brother P-Touch 65 Labeller um die Vertikalmappen anzuschreiben.

2 Mein System

Kontexte
Wie bei GTD üblich arbeite ich ebenfalls mit Kontexten um festzulegen, wo bzw. in welchem Umfeld ich einen
Task erledige:

@Agenda: Für Punkte, die ich mit jemandem diskutieren will. Am Anfang des Task-Namens steht das Kürzel
oder der Name der entsprechenden Person. Geht auch für (wiederkehrende) Meetings.
@Calls: Wenn ich jemanden anrufen muss/will.
@Lesen: Für Dokumente oder Websites die ich noch lesen bzw. anschauen will. Wenn es Online-Websites
sind, dann haben sie auch einen zusätzlichen Kontext wie @Office oder @Home.
@Home: Für alles, was ich Zuhause erledigen muss.

file://D:dataPrivatPersonal_Thoughts.htm 23.06.2009


@Office: Für alle Tasks die ich nur im Büro erledigen kann/will.
@Shopping: Für alle Dinge, die ich mir nächstens mal kaufen will oder mir wünsche, aber auch Listen mit
Geschenkideen für andere Personen.
NextActions: Das ist eigentlich kein Kontext, funktioniert aber so. Wenn ich ein einem Projekt verschiedene
Tasks erfasst habe, markiere ich alle Tasks, die ich sofort ausführen kann als "NextAction". Beim Abarbeiten
der Tasks schaue ich dann nur noch in diesen Kontext.
WaitingFor: Wenn ich von jemandem etwas erwarte oder ich jemandem etwas ausleihe. Der Eintrag sieht
dann z.B. so aus: "MM/9.2.09: Buch XY", wobei zuerst das Kürzel kommt, dann der Tag der Ausleihe. Ein
Due Date setze ich in der Regel auch.
Projects: Damit werden alle Projekt-Metatasks (siehe weiter unten) markiert.
Someday: Ideen, die vielleicht irgendwann mal umgesetzt werden könnten.

Projekte
Fast alle Tasks kann man auch einem Projekt zuordnen, oder umgekehrt, wenn eine Aufgabe mehr wie einen
Schritt (=Task) umfasst, ist es ein Projekt. Ich mache zur Zeit nicht für alles ein Projekt (wäre aber gut), sondern
nur für grössere Übungen.
Wenn es einen offiziellen Projektnamen (und/oder Projektnummer) gibt, verwende ich diesen. Auch der
entsprechende Archivordner in Outlook hat den exakt gleichen Namen. Selbstverständlich gilt das auch für den
Ordner auf der Festplatte und wenn möglich auf dem Server.
Für die (grösseren) Projekte erstelle ich auch einen separaten Task, in dem ich die Projekt-Metadaten
dokumentiere, also WARUM, ERGEBNIS, BRAINSTORMING und PLANUNG. Markiert mit dem Kontext
"Projects" und dem entsprechenden Projekt-Tag habe ich schnell eine Übersicht über die laufenden Projekte.

3 Ablauf

Den "Eingang" füllen (Collect)
In den phyischen Eingangskorb kommt einfach alles, was irgendwie verarbeitet oder abgelegt werden muss.
Abends muss der Eingangskorb leer sein.
Den elektronischen Eingangskorb, also die Outlook Inbox fülle ich mittels JelloDashboard bzw. füllt sich von
alleine.

Die Arbeit mit Outlook/JelloDashboard

Umgang mit Mails
Mails, welche ich verschicke, lasse ich mir durch eine Outlook-Regel automatisch nochmals in die Inbox
kopieren. Damit erreiche ich, dass ich wichtige ausgehende Mails nicht im Postausgang vergesse sondern direkt
in der Inbox nochmals bearbeiten bzw. in den entsprechenden Projektordner verschieben kann.
Den Ordner "Gesendete Objekte" (wie auch "Gelöschte Objekte") leere ich mehr oder weniger regelmässig alle
zwei Wochen und lasse jeweils nur die Mails der letzten Woche liegen, falls ich nächstens etwas haben muss,
das ich bereits gelöscht habe.

Archivieren von Mails
Mails in der Inbox, welche zu archivieren sind, markiere ich entweder mit dem entsprechenden Projekt-Kontext
bzw. -Tag oder verschiebe es von Hand in die Persönlichen Ordner an den entsprechenden Ort. Im ersten Fall
wird das Mail dann automatisch in den entsprechenden Ordner verschoben.

Täglich/Laufend
Täglich bzw. nach Bedarf laufen folgende Aktivitäten ab:

Immer morgens (oder am Vorabend) Planung des Tages (Vorbereitung von Meetings, Review der heute zu
erledigenden Aufgaben, etc.).
Durchsicht der Vorlagemappe ob für den entsprechenden Tag etwas vorhanden ist. Falls ja, nehme ich es



auf meinen Schreibtisch.
Ebenfalls am morgen Review einzelner Informations-/News Websites (Tagi, NZZ, Cash, etc.).

Weekly Review
Mindestens einmal wöchentlich, meist am Freitag nachmittag (ich habe mir dazu im Outlook den Freitag
nachmittag für Meetings blockiert) mache ich den Weekly Review:

EINGANG füllen mit allem, was rumliegt
Notizheft durchgehen (alle Einträge seit letztem Review):
Ist noch etwas offen?
Ist Follow-up nötig?
Kalender bzw. vergangene Termine durchgehen:
Ist noch etwas offen?
Ist Follow-up nötig?
Planung nächste Woche (und evtl. übernächste):
Was liegt an? Was muss umgeplant werden?
Was muss noch vorbereitet werden?
Kopf leeren und alles aufschreiben
"Projects" durchgehen und updaten
"NextActions" durchgehen und updaten
"WaitingFor" durchgehen und updaten
"Someday" durchgehen und updaten

Yearly Review
Mindestens einmal im Jahr, meist an Weihnachten/Neujahr mache ich einen grossen Review:

Weekly Review durchführen
Review und Überarbeitung der GTD-Leitebenen.
Physische Ablage durchgehen (d.h. alle Vertikalmappen, Ordner, Bücher, Artikel, Kästen etc.):
Was kann man vernichten? -> Papierkorb/Shredder
Was will ich behalten? -> EINGANG (falls nicht bereits richtig abgelegt)
Was muss ich anders einordnen/ablegen? -> Richtig einordnen bzw. EINGANG
Elektronische Ablage durchgehen (Outlook, lokale Festplatte, Server):
Uralte File-Versionen löschen oder allenfalls Zippen.
Was soll in ein Jahresarchiv?
Review gesamter Arbeitsplatz:
Fühle ich mich wohl? Habe ich alles, was ich brauche? Was will ich verbessern?
Nochmals einen Weekly Review zum Schluss durchführen.

4 Ablage (physisch und elektronisch)

Physische Ablage
Bücher und andere gebundene Dokumente stehen im Bücherregal im Büro oder im abgeschlossenen Schrank,
wenn es vertrauliche Dokumente sind.

Unterlagen zu Projekten werden in den Vertikalmappen abgelegt. Die Vertikalmappen stehen alphabetisch
geordnet in Archivschachteln in der verschliessbaren Schublade des Rollkorpus bei meinem Arbeitsplatz. Wichtig
ist der schnelle und einfache Zugriff.
Will ich ein neues Dokument ablegen, schaue ich zuerst, ob bereits eine entsprechende Vertikalmappe besteht.
Falls ja, werfe ich das Dokument ohne gross zu schauen dort rein. Falls ich noch keine Mappe habe, nehme ich
eine neue, schreibe ich sie mit dem Brother P-Touch an, lege das Dokument rein und ordne sie alphabetisch ein.



Gelesene Artikel ordne ich nur so ein, wenn sie wirklich zu einem Projekt gehören. Allgemeine Artikel lege ich auf
einen Stapel im Schrank und wenn der Stapel zu hoch wird, schaue ich ihn durch und werfe weg, was ich nicht
mehr brauche.
Ausserdem versuche ich alle Artikel auch elektronisch abzulegen. Dazu weiter unten mehr.

Elektronische Ablage
...

5 Grundsätze/Key Success Factors
Folgende Grundsätze sind meines Erachtens wichtig, damit ich meine persönliche Arbeitstechnik einigermassen
konsequent durchhalte:

Konsequenz und Disziplin sind entscheidend.
Inbox muss immer möglichst leer sein.
Keine Papierberge anwachsen lassen (Clean Desk!).
Für die Planung und den Review MUSS man sich Zeit nehmen, auch wenn man im Stress ist!
Geschäftliche Dokumente werden immer und ausschliesslich auf dem Server abgelegt und nie lokal auf der
Festplatte.
Die "Hardware" für die Erfassung von Notizen, also Notizheft und Stift, müssen einen zum Schreiben
animieren. Wenn der Kugelschreiber schlecht rollt oder der Bleistift immer wieder abbricht, macht man sich
auch keine Notizen.

6 Offene Punkte bzw. Herausforderungen
Einige Aspekte habe ich noch nicht im Griff bzw. bin nicht nicht zufrieden damit:

Ablage:
Ich habe fast keine Bundesordner mehr, aber halt immer noch ein paar mit Artikeln und anderen
Dokumenten (z.B. Ausbildung), die ich behalten möchte. Diese müssten mal entsorgt, in
Vertikalmappen verschoben oder gescannt werden.
Damit man in der Ablage wirklich wieder alles findet, muss man in der Beschriftung konsequent sein
(und ich bin es (noch) nicht): Die physische Ablage (Vertikalmappen (und allenfalls Bundesordner)
müssen exakt gleich beschriftet sein wie die Outlook-Ablage und die Ablage auf dem Server (für Team-
Dokumente) oder der Festplatte (persönliche Dokumente). Die Beschriftung muss dem Projektnamen
entsprechen.
Ich habe die Ablage mit den Vertikalmappen an einem Ort mit den Vorteil, dass ich nur an einem Ort
suchen muss. Auf der anderen Seite benötige ich in den meisten Fällen (80%) nur Dokumente aus ganz
wenigen Projekten (=Mappen) (20%). Soll ich diese aktuellen Projektmappen separat halten, mit noch
einfacherem Zugriff?
Am liebsten hätte ich möglichst wenig physische Dokumente und das meiste ist auch elektronisch
vorhanden. Ich habe aber den Eindruck, dass ich einen bessern Überblick habe, wenn die Dokumente
(oder Artikel, Bücher, Ausbildungsunterlagen etc.) physisch vorhanden sind. Sobald sie auf einem
Fileserver liegen geht die Übersicht verloren. Ausserdem sollte man die Dokumente taggen können,
weil eine eindimensionale Ablage in Ordnern nicht gut ist.
Projekte sind bei mir eher die grösseren "Übungen" und ich mache eigentlich nie Unterprojekte. Das hat den
Vorteil, dass ich relativ wenige Projekt-Kontexte habe, dafür z.T. lange Task-Listen. Wann lohnt es sich, ein
eigenes Projekt zu machen und wann nicht?
GTD im Team: Wie kann man eine bestimmte Arbeitsmethodik (z.B. GTD) im Team umsetzen? Insb. bei der
gemeinsemanen Ablage?

7 Methodische Grundlagen



Folgende Bücher finde ich lesenswert im Zusammenhang mit persönlicher Arbeitstechnik:

David Allen: Getting Things Done (GTD).
Stephen R. Covey: Die 7 Wege zur Effektivität.
Verena Steiner: Energiekompetenz; Exploratives Lernen; Sich besser konzentrieren heisst.

8 Internet-Links
Nützliche Internet-Links:

Website David Allen: http://www.davidco.com
Aktuelle Beiträge zu GTD in der Übersicht: http://gtd.alltop.com
GTD kurz erläutert: http://tautoko.info/2005/06/13/gtd-in-einer-nusschale
Deutsches GTD Forum: http://www.gtd-forum.de
Zen-to-Done: http://imgriff.com/serien/zen-to-done
Deutschsprachiges Productivity-Blog: http://imgriff.com
Englischsprachiges Productivity-Blog: http://www.43folders.com
Englischsprachiges Productivity-Blog: http://lifehacker.com
Englischsprachiges Productivity-Blog: http://zenhabits.net


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