Eficiencia Operativa en Captura de Información

1. Eficiencia Operativa en Captura de
Información.
Cristina Martínez
Pre-Sales Specialist
FUJITSU
1 © Fujitsu Services 2009

2. ¿Qué es la Eficiencia?
¿ES UNA MODA?
2 © Fujitsu Services 2009

3. ¿Qué es la eficiencia?
“Intrínseco a la naturaleza, y su búsqueda en el caso del hombre nos
hace evolucionar”
3 © Fujitsu Services 2009

4. ¿Qué es la eficiencia?
“La eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos y
los recursos empleados”
Rev/cost
year
4 © Fujitsu Services 2009

5. ¿Qué es la eficiencia?
¿COMO MEDIR LA EFICIENCIA?
Hay que determinar cuales son los
¿Qué Camino es el elementos que quiero Maximizar
más eficiente? (ventajas ) y los elementos que
quiero Minimizar (costes,
tiempo,,.)
Longitud:
Longitud 4 Km
1Km Tiempo
Tiempo 2h
5h
Longitud
1Km
Tiempo
15min
5 © Fujitsu Services 2009

6. ¿Qué es la eficiencia?
¿SE PUEDE MEDIR LA EFICIENCIA?
La eficiencia de los procesos no cambia en concepto, cambia el conjunto
de elementos que se utilizan para determinar o medir la misma
(tecnología). Estos son dinámicos y deben estar en revisión continua.
“En transacciones económicas, la invención del papel moneda permitió portar
grandes cantidades de dinero en poco espacio”. Y ahora?...
(max: Cantidad dinero, min: espacio, riesgo)
6 © Fujitsu Services 2009

7. La eficiencia del papel
¿Y el Papel y del manejo de la información?
El objetivo es maximizar portabilidad, perdurabilidad, capacidad
transmisión, autenticidad información, y minimizar ocupación, coste..
Los elementos tecnológicos en el manejo de la información está la clave
para avanzar en la eficiencia (¿IT?).
7 © Fujitsu Services 2009

8. La eficiencia del papel
La tecnología documental
• El papel, ya no es un símbolo de
eficiencia en el manejo de información.
• El papel como formato para copia,
distribución de información dentro de
las organizaciones es MUY CARO
(comparado con 0)”
• Las organizaciones están avocadas a
buscar siempre los componentes que
les permitan maximizar la eficiencia.
“Hay que Capturar la información e integrarla en el negocio”
8 © Fujitsu Services 2009

9. Eficiencia Operativa y
la captura de
información en
formato papel.
9 © Fujitsu Services 2009

10. ¿Cuales son los elementos a
Maximizar/Minimizar?
¿TENEMOS CLAROS LOS ELEMENTOS TECNOLÓGICOS QUE NOS FACILITAN LA EFICIENCIA
Hay que determinar cuales son los elementos que quiero
Maximizar (beneficios) y los elementos que quiero Minimizar
(Componentes de coste)
+
Rev por oficina.
Por empleado. De Infraestructura.
De los procesos de negocio.
De material.
Criterios de Negocio De recursos.
Costes Totales
10 © Fujitsu Services 2009

11. Eficiencia y Costes
AMBOS CONCEPTOS DEBEN DE SER VISTOS DESDE UNA PERSPECTIVA GLOBAL
• Los costes son poligonales y tan complejos como los procesos de
negocio en si.
• Deben ser analizados por un comité multidisciplinar debido a sus
interrelaciones.
Comercial Compras
A B C D Operaciones
Organización
11 © Fujitsu Services 2009

12. Perspectiva Global del proceso de captura
PROCESOS DE CAPTURA DE INFORMACION
La captura de Información debe de estar alineada con Negocio y
debe ser analizada desde una perspectiva global.
Áreas de Negocio
Plataforma de Captura Hw + Sw
Front Office Near Front Back Office Servicios Centrales
+ rapidez + rapidez + rapidez
+ sencillez + robustez + servicio ininterrumpido
+ mejor servicio
- Manipulación - Coste - Coste
- Coste
- Tiempo proceso
12 © Fujitsu Services 2009

13. Perspectiva Global del proceso de captura
PROCESOS DE CAPTURA DE INFORMACION
Tecnologías de captura eficiente
• Fast Start System: Comienzo inmediato de la operación de escaneo, sin tiempo
de espera.:
• Ultrasonido dinámico: 100% eficaz, 100% eficiente.
• Detección automática del color: Sin preparar, sin clasificar, mínimo espacio.
• CardScanning: Admisión de documentos de bastante grueso.
• Straigth Paper Path: Permite el escaneo de documentos sin apenas torsión
permitiendo escanear documentos de gramaje variado.
• DeskewCropping: Documentos mezclados, correctamente orientados y
recortados, minimizando espacio y tiempo.
• Orientación Automática: Los documentos se orientan de forma automática, para
su correcta visualización.
• VRS: Ajuste dinámico de la calidad de imagen y mucho más….
• Mixed Batch Scanning: Diferentes, tamaños, grosores, todo junto….
13 © Fujitsu Services 2009

14. Perspectiva Global del proceso de captura
PROCESOS DE CAPTURA DE INFORMACION
Costes afectados o a tener en cuenta
• DoubleFeed: No detectar un double feed puede suponer incluso tener un
problema legal.
• T Indexación/T Verificación: Una calidad mala de imagen puede generar que los
procesos de indexación automática fallen e implique un coste elevado de operador.
• T Reescaneado: Una mala identificación, el colocar mal el documento, o una
pésima calidad puede ocasionar el tener que reescanear con el consiguiente
problema y perdida de recursos.
• Coste de Impresión: Las copias deben de ser minimizadas y/o limitadas a lo
mínimo, escanear es “gratis” imprimir no.
A B C D
14 © Fujitsu Services 2009

15. Estrategia Global de FUJITSU
ALINEACIÓN CON LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES
TECNOLOGIA
TENDENCIA
EFICIENCIA
ALIMENTACION MAXIMIZAR
EFICIENCIA
Gama
CALIDAD
IMAGENES Profesional MINIMIZAR
COSTE
AUTOMATISMO
15 © Fujitsu Services 2009

16. Resumen
• ¿Soy eficiente? ¿Criterios?
• ¿Tengo claros cuales son los costes
asociados al manejo de información
en papel?
• ¿En que medida mis procesos de
captura son eficientes?.
• ¿Cómo la tecnología podría
ayudarme a mejorarlos?.
16 © Fujitsu Services 2009

17. 17 © Fujitsu Services 2009