Automatización compras BPMS

Prueba de concepto BPMS
Automatización del
proceso de compra

Acerca del proceso de compras
 Se busca eliminar el uso del papel para realizar solicitud de compras. El proceso
requería de la aprobación de un supervisor y posterior envió al proveedor.

Solicitante

Formulario

Supervisor

Proveedor

 El proceso de compras sin sistema presenta las siguiente falencias:
 Requiere la presencia física de los aprobadores para firmar las solicitudes
 Las devoluciones de peticiones para rectificación llevan en algunos casos
al extravío del caso
 Los niveles de aprobación según el monto requieren que los participantes
del proceso conocieran las reglas / normas del proceso para poder derivar
a aprobadores adicionales
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Valor Aportado por el uso de un BPMS para coordinar el
Arquitectura Implementada
proceso de compras

 Reducción de tiempos total requerido para procesar una compra
 Interacción rápida e iterativa entre el solicitante y el supervisor
 Reduce las probabilidades de errores cometidos por el solicitante o
supervisores en formularios requeridos
 Genera un repositorio centralizado de cada orden de compra
realizada


Flujo de procesos de Orden de compra


Flujo de procesos de Orden de compra
1. Inicio: Comienzo de flujo de Proceso de Orden de compra.
2. Decisión N° 1: Validación iniciada para que continúe “SI y SOLO SI” la actividad “Envío de
Correos”.
3. Envío de correos: Notifica al supervisor que posee una tarea pendiente.
4. Revisar Solicitud: Formulario del supervisor donde visualiza los datos ingresados por el
solicitante donde puede aceptar, rechazar o solicitar más información.
5. Decisión N°2: verifica la decisión tomada por el supervisor conduciendo el flujo a la
actividad correspondiente.
6. Decisión N°3: Valida si el monto de la orden de compra sobrepasa el monto asignado al
Supervisor.
7. Revisar Nivel 2: Formulario del supervisor 2° Nivel, donde visualiza los datos ingresados por
el solicitante donde puede aceptar, rechazar o solicitar más información.
8. Decisión N°4: verifica la decisión tomada por el supervisor 2° Nivel conduciendo el flujo a la
actividad correspondiente.
9. Generar OC: Se genera la orden de compra y ésta es subida a Alfresco.
10. Fin: Da fin al flujo del proyecto.
11. Generar Solicitud*: El formulario que una vez fue enviado, es reenviado al solicitante para su
edición.
12. Actualizar estado Rechazado*: Actualiza el estado del formulario de “En curso” a
“Rechazado”.

Pantalla de inicioArquitectura Implementada


Formulario electrónico de solicitud de compra


Ingreso de items Arquitectura Implementada
a comprar


Selección de proveedores


Plan de trabajo para prueba de concepto
#sem

Semana
1

Semana
2

Semana
3

Semana
4

Semana
5

Semana
6

Semana
7

Piloto
Análisis de proceso

10 días

Modelamiento

11 días

Instalación

4 días

Pruesta en marcha

5 días
30 días

Inicio


Fin

Modelo de mejoramiento progresivo post pilito

Certificación

Reuniones bimensuales con
usuarios para identificación y
priorización de requerimientos

Desarrollo
Requerimientos

Modelamiento

Nueva versión
Nuevas funcionalidades


11 I

Arquitectura 1


Arquitectura 2


Arquitectura: Opciones


MISIÓN

HISTORIA

CAPACIDAD

Potenciar las capacidades de
ejecución de nuestros clientes a
través de la correcta aplicación
de la tecnología

Somos una empresa de origen
mexicano con 11 años de exitosa
trayectoria

Más de 450 consultores
capacitados en diversas
metodologías y tecnologías
líderes en el mercado

La compañía

Diferenciadores

LIDERAZGO

OBJETIVIDAD

EXPERIENCIA

Número 1 en servicios de
Information Management y
Business Intelligence en México IDC. México IT Services Tracker,
Intellego Markets 2009 y 2010

Somos agnósticos a la tecnología;
nuestro objetivo es crear
soluciones

Hemos trabajado en más de 400
proyectos con más de 200
clientes, en todos los sectores


Alianzas Corporativas de Nivel Mundial


¿ Qué hacemos?
Ayudamos a nuestros clientes a optimizar el desempeño de sus capacidades a través de la correcta aplicación de la tecnología,
maximizando el valor de las inversiones realizadas en información, procesos de negocio y TI, generando beneficios en sus
resultados operacionales y estratégicos.

Management
Consulting

Creamos fuentes de ventajas competitivas a través de potenciar la Estrategia de Negocio, Procesos,
Tecnologías de la Información y el Capital Humano de las organizaciones.
Diseñamos las estrategias de negocio, gestionamos y optimizamos los procesos claves de la organización y fortalecemos las
capacidades del Capital Humano. Nuestra misión es lograr que nuestros Clientes cumplan la suya.

Information
Management

Obtenemos el máximo partido de las tecnologías de la información

Business
Solutions

Incorporamos tecnología de apoyo a los modelos organizacionales

Technology
Projects

Ayudamos a nuestros clientes a potenciar sus cadenas de servicios con tecnología a su medida.

Managed
Services

Gestionamos servicios o soluciones para nuestros clientes

Ayudamos a nuestros clientes a administrar los procesos, la tecnología y las metodologías necesarias para que los líderes de
las empresas respondan a preguntas de negocio, y tomen decisiones utilizando información relevante, consistente y
oportuna.

Ayudamos a las empresas a dar respuesta oportuna a las exigencias del mercado y a los requerimientos de sus clientes,
logrando un significativo salto en la dimensión de sus negocios, con una mayor ventaja competitiva y liderazgo.

Diseñamos e implementamos soluciones de software para que los procesos de negocios sean mas eficientes. Facilitamos el
acceso a la información, agilizamos los procesos de toma de decisiones y controlamos los tiempos de ejecución de procesos.

Gestionamos para nuestros clientes, servicios o soluciones de TI basadas en nuestro conocimiento profundo de gestión de
servicios, aplicaciones y tecnologías, a través de niveles de servicios establecidos y claros que se incorporen a la cadena de
servicio de nuestros clientes, y así apoyarlos en el cumplimiento de sus desafíos de negocio.

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