Enterprise Content Management Le tematiche aziendali affrontate, la mappatura dei servizi, il posizionamento di ESKER nelle soluzioni ECM

1. ECM
Enterprise Content Management
Le tematiche aziendali affrontate, la mappatura dei servizi,
il posizionamento di ESKER nelle soluzioni ECM
Dicembre 2009

3. Alcuni dati
90% dei contenuti all’interno di una organizzazione sono non strutturati [Ovum]
Per ogni $ speso nel creare un documento, vengono spesi 18$ per la sua gestione
[Independent studies by IBM, Coopers, GSA, ARMA International & Information Week]
Il costo della gestione dei documenti può rappresentare dal 3% al 12% delle revenue
annuali [idem]
90% delle aziende non conosce i costi sostenuti per il DM [idem]
2 ore al giorno: tempo medio speso dai manager per la ricerca di informazioni (oltre
la metà delle quali risulta inutile) [Accenture]
Si stima che dati aziendali ed e-mail crescono del 25-30% annualmente [varie]
200% per anno: previsione di crescita del contenuto non strutturato [Forrester Research]
Ogni secondo è creato un nuovo blog [BBC News]
3

4. Perché le aziende introducono l’ECM
Portare ordine al costante aumento del volume di documenti elettronici
Rispondere a nuovi requisiti normativi previsti in termini di gestione delle informazioni
Ridurre il volume di documentazione cartacea all’interno dell’organizzazione
Fornire un ambiente standardizzato per la raccolta e distribuzione dei dati attraverso form definiti
Re-ingegnerizzare i processi di business e aumentare l’efficienza organizzativa
Supportare i requisiti di continuità aziendale
Ottenere maggiore valore dagli investimenti
Migliorare la comunicazione con i dipendenti, i partner e i clienti
Fonte: CMS Watch – The ECM Suites Report 2009

6. ECM: Cos'è ?
Enterprise Content Management
Enterprise = unico e trasversale a tutta l’organizzazione
Content = i “dati” a definizione e supporto del business
“ECM is defined as the strategies, methods and tools used to capture,
manage, store, preserve, and deliver content and documents related to
organizational processes.”
- The Enterprise Content Management Association
Altri termini per ECM
ECM – Electronic Content Management
DMS – Document Management System
DAM – Digital Asset Management

7. Contenuti: Cosa sono ?
Contenuti Strutturati
Processati dai sistemi
Databases
File dati generici
…tutti i dati che possono essere immagazzinati in un DB
Contenuti Non-Strutturati
Utilizzati dalle persone
Documenti in “formato immagine”, es. fax (tiff/pdf/…)
Office documents (es. Documenti legali, Contratti)
Print streams
E-Mail
Immagini, Grafici e Disegni
Presentazioni, Video, Rich media assets
Web pages and contents

8. ECM - la genesi

9. ECM – le componenti
Per la condivisione di Per il check-in/check-
documenti ed il out, il versioning, la
supporto ai team di Document-Centric security e in genere la
progetto collaboration Document libreria di servizi per la
gestione dei documenti
Management di business
Per il controllo e la
gestione dei contenuti di Per la gestione dei
uno o più siti WEB. Include Digital Asset
contenuti multimediali
le funzioni di creazione dei WEB Content Management (streaming,
contenuti, dei template, Management conversione formati,
degli work-flow e del video story-board)
change-management, della
pubblicazione dei ECM
contenuti, che permettono
il delivery sui server Web
Enterprise Content Per la “cattura” la
di contenuti pre- Managementt trasformazione e la
pacchettizati o su richiesta gestione dei
documenti in “formato
Document immagine” (es. fax)
Imaging
Per il supporto ai
processi business, Per la gestione degli archivi “lungo-
indirizzare i contenuti, Work Flow termine”, l’automazione della
assegnare task di lavoro conservazione dei documenti in
e stati, creare audit Record
accordo a policy e normative e
trails Management
assicurare la compliance legale e
con le authority.
Fonte: Gartner – Elaborazione Altea

10. ECM – Le diverse prospettive
Il mercato di riferimento dell’ECM può essere rappresentato in tre differenti tipologie di impiego: transactional, business
content, and persuasive. Queste possono essere immaginate come silos di tipologie di contenuti abbinati a specifiche
esigenze di business. Va comunque considerato che mentre molti requisiti di business rientrano in pieno nelle singole
tipologie di contenuto, altri possono anche passare da una categoria di utilizzo ad un’altra.
Transactional content ECM: Le applicazioni in quest’area
supportano i processi people-centric allineando contenuti
informativi con i processi aziendali in corso. Permettono di
“catturare” i “transactional content” - che includono non solo
immagini da scanner ma anche tutte le informazioni
originate da e_forms e fax, stampe generate dai sistemi
applicativi di back-office, immagini digitali, e-mail - e di
integrarli con le funzioni di business process management
(BPM) e gli strumenti di workflow.
Business content ECM: includono applicazioni che si
focalizzano sulla fornitura di informazioni e contenuti a
sostegno della collaborazione tra i dipendenti ed al processo
decisionale.
Persuasive content ECM: applicazioni che indirizzano i
contenuti al fine di meglio supportare i servizi offerti ai
propri clienti, rendendo disponibili le informazioni su larga
scala a prescindere dalla loro locazione o formato. Elaborazione Altea

11. ECM – Le diverse prospettive
Le diverse tipologie di “Enterprise Content”
Transactional Content Business Content Persuasive Content
Tipo di contenuti Tipo di contenuti Tipo di contenuti
• Immagini da scanner • Documenti Office • Contenuti WEB
• Computer Reports • Contenuti WEB • Cataloghi Prodotto
• Forms • Corporate Records • Media (immagini e video)
• FAX • Messaggi (blog/discussion) • Garanzie
• Corporate Records • Blogs (anche esterni)
Esempi Esempi Esempi
• Fatture • Offerte • Self-Service Clienti
• Prestiti • Documentazione tecnica • eCommerce
• Crediti • Materiale per Training • Marketing multi canale
• Dichiarazioni fiscali • Business Plan • Comunicazioni aziendali
• Contratti • Extranet
Tecnologie Tecnologie Tecnologie
• Imaging • Document Management • Web Content Management
• E-forms • Records Management • Personalization
• Document output mngt • Web Content Management • Campaign Management
• Workflow / BPM • Team Collaboration • Digital Asset Management
• Workflow • Document output mngt
• Web Analytics
Fonte: Ferrester – Elaborazione Altea • Portal

13. Posizionamento di ESKER DeliveryWare
Le diverse tipologie di “Enterprise Content”
Transactional Content Business Content Persuasive Content
Tipo di contenuti Tipo di contenuti Tipo di contenuti
•Immagini da scanner •Documenti Office • Contenuti WEB
•Computer Reports •Contenuti WEB • Cataloghi Prodotto
•Forms •Corporate Records • Media (immagini e video)
•FAX •Messaggi (blog/discussion) • Garanzie
•Corporate Records • Blogs (anche esterni)
Esempi Esempi Esempi
•Fatture •Offerte • Self-Service Clienti
•Prestiti •Documentazione tecnica • eCommerce
•Crediti •Materiale per Training • Marketing multi canale
•Dichiarazioni fiscali •Business Plan • Comunicazioni aziendali
•Contratti • Extranet
Tecnologie Tecnologie Tecnologie
•Imaging •Document Management • Web Content Management
•E-forms •Records Management • Personalization
•Document output •Web Content Management • Campaign Management
mngt •Team Collaboration • Digital Asset Management
•Workflow / BPM •Workflow • Document output mngt
• Web Analytics
• Portal

14. Posizionamento di ESKER DeliveryWare
Template Content
Tipologie Documenti Servizi / Applicazioni
documenti
+ Metadati
+ Work Flow
+….
Metadati