Proposta per un sistema documentale 1. Lo scenario di riferimento 2. Sistema Documentale in YCo - Il disegno «a tendere» - La soluzione proposta 3. L’approccio ad un «Progetto Pilota»

1. Document Management in YCo
Proposta per un sistema documentale
Giovanni Rota| CTO| Chief Technology Officer Altea
www.alteanet.it | altea@alteanet.it | grota@alteanet.it

2. Sommario
• Lo scenario di riferimento
• Sistema Documentale in YCo
– Il disegno «a tendere»
– La soluzione proposta
• L’approccio ad un «Progetto Pilota»
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PAG

3. Sistema Documentale - Perchè
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• Garantire la disponibilità del documento richiesto, e questo ovunque voi siate
• Garantire rapidità e efficienza nell’individuazione e reperimento del documento di
interesse nell’ambito dell’attività di processo
• Diminuire drasticamente il numero e la movimentazione dei documenti cartacei e
ridurre il tempo perso nella ricerca manuale di un documento
• Ridurre i rischi connessi alla perdita di documenti, assicurando adeguata sicurezza e
privacy
• Migliorare la comunicazione con i dipendenti, i partner e i clienti/fornitori
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4. Sistema Documentale - Perchè
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• Assicurare il governo e tracciabilità dei passi di redazione di un documento: Check-
In/Out - controllo della versione principale e minore
• Eliminare le difficoltà operative che derivano dal fatto che uno stesso documento
cartaceo non può essere consultato da più persone contemporaneamente
• Disporre delle informazioni su chi ha creato, chi ha aggiornato un documento,
quando la versione è stata creata, quando è stata aggiornata
• Assicurare la trasmissione e la conservazione di documenti autentici, cioè integri e di
provenienza certa e identificata
• Assicurare conformità a legislazioni e normative vigenti, come a procedure aziendali
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5. CM – Le due prospettive esaminate
Aspetti caratterizzanti i sistemi di Content Management “Transactional” e i sistemi “Active”
Transactional Content Active Content
Caratteristiche  Capture  Document Management
 Imaging & Workflow  WEB Content Management
Reale Valore  È nella «transazione»  È nel contenuto
Scopo  Supportare, registrare o verificare  Creazione di contenuti
una «transazione»  Condivisione della conoscenza
Dati  Disponibilità di schemi per estrarre i  Difficili da estrarre o
dati durante il processo di gestione categorizzare
Consumo  Singola o limitate versioni  Numerose revisioni
 Accesso preferenziale mediante  Condivisione diffusa
applicazioni aziendali (es. Gestionale)
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6. CM – Le due prospettive esaminate
Aspetti caratterizzanti i sistemi di Content Management “Transactional” e i sistemi “Active”
Transactional Content Active Content
Tipi di Contenuto  Immagini da scanner  Documenti Office
 Computer Reports  Contenuti WEB
 Forms  Corporate Records
 FAX  Cataloghi Prodotto
 Corporate Records  Media (immagini e video)
 Messaggi (blog/discussion)
Esempi  Fatture  Offerte
 Ordini  Documentazione tecnica
 Documenti di spedizione  Materiale per Training
 Dichiarazioni fiscali  Business Plan
 Comunicazioni aziendali
 Self-Service Clienti
 Contratti
Tecnologie a  Imaging  Document Management
supporto  Document output mngt  Records Management
 Document Management  Web Content Management
 Workflow / BPM  Workflow/ BPM
 E-forms  Portal
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7. Possibile approccio progettuale
Introduzione graduale, a Steps, di un sistema «integrato» di Gestione Documentale
a) Introduzione di un sistema (“Piattaforma gestione documentale”) per l’acquisizione dei
documenti provenienti dall’esterno (es. Ord. CLI, fatture FOR) con l’obiettivo di “eliminare” i
documenti cartacei dai processi interni (“Dematerializzazione”) , assicurando un unico
“repository” aziendale in cui archiviarli e renderli disponibili agli operatori interni.
b) Estensione anche agli altri documenti aziendali (es. SK prodotto, Manuali, relazioni tecniche o
amministrative, …) utilizzando le funzioni tipiche messe a disposizione della piattaforma
introdotta quali, ad esempio, gestione delle versioni, gestione e controllo dei flussi approvativi,
…..
c) Estensione del sistema ai documenti prodotti dal sistema gestionale interno (es. Fatture clienti)
con l’obiettivo di avere un unico archivio documentale “dematerializzato” dove archiviare,
reperire e distribuire - anche all’esterno - i “documenti” del ciclo attivo e passivo.
d) Abilitazione della componente di “estrazione” dati dai documenti ricevuti e implementazione di
funzioni di “registrazione” automatica delle informazioni all’interno del sistema gestionale
«ERP» (es. registrazione degli ordini clienti o delle bolle di consegna fornitore)
• In un qualsiasi momento a valle del completamento della fase di dematerializzazione potrà
essere attivato il “servizio” di Conservazione Sostitutiva.
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8. Schema della soluzione
Piattaforma di gestione documentale
Architettura «a tendere»
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9. Piattaforma gestione documentale
Document Automation - Overview
Viene proposta una soluzione «strategica» che permetta lo scambio di documenti e informazioni
rivoluzionando la comunicazione e i processi aziendali basati sulla carta.
La piattaforma consente di automatizzare lo scambio dei documenti aziendali tra clienti, business
partner e fornitori indipendentemente dalla loro origine, dal formato o dalla loro destinazione.
Capture Read Route Format Transport
BUSINESS RULES
Fax & Mail on Demand
Paper Documents (scan)  Sales Orders
 Invoices Email
 Purchase Order Fax
 Confirmations
Emails  Remittance Advice
 Proposals Piattaforma Print
 Confirmations
Print  Contracts di Document Archive
 Letters
 Account receivable
Automation XML
Faxes  Purchase requisition
 Quotes
 Reports SMS
 Invoices
E-documents (XML, idocs,…)  … Web Publishing
 …
ERP, CRM,
Legacy
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10. Architettura «a tendere»
Gestione documentale “integrata”
WEB / Extranet
Conservazione
Sostitutiva
Documenti Content Servizi / Applicazioni
Metadati
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11. Caratteristiche del sistema
Benefici attesi
• Sperimentare ed acquisire esperienze (in termini di nuove competenze e nuove
prassi di lavoro) rispetto all’obiettivo della completa smaterializzazione della carta
nell’attività di ufficio;
• Utilizzo di una infrastruttura documentale omogenea, sia di natura tecnica che
organizzativa. Tale omogeneità assicura e favorisce la circolarità dei documenti fra i
diversi settori aziendali e, ovviamente, fra uffici appartenenti allo stesso settore;
• Gestione dei processi relativi ai singoli documenti(/uffici) definibili a priori (ad es.,
gestione ordini), attraverso l’applicazione di un motore di workflow integrato alla
piattaforma di gestione documentale ;
• Introdurre, attraverso una gestione centralizzata del sistema, maggiori garanzie in
termini di sicurezza nella rintracciabilità dei documenti, nella gestione dei backup,
nella accessibilità controllata agli archivi documentali per le attività di gestione
corrente dei documenti e delle «pratiche».
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12. Il Punto di partenza:
Implementazione di un prototipo
«funzionante»
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13. L’approccio Metodologico
Analisi fabbisogni e mappatura di valore e fattibilità
1
Individuazione della soluzione (Active vs. Transactional)
2
Creazione “Business Case” (Il processo da gestire nel
“Prototipo funzionante”)
3
Piano di sviluppo del Prototipo (Pilota)
4
Deployment
5
Messa “in esercizio”
6
7 Valutazione
Espansione 8
Affinamento Revisione
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14. Scenario d’azione
Possibile PdL
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S.. S..
Individuazione e Definizione Messa
Sviluppo del Prototipo
Analisi del “Case” “Prototipo” in esercizio
Formazione
Formazione Utenti
Utenti
Attivazione
Servizio di AM
Valutazione,
Affinamento,
Revisione
Analisi (altri) fabbisogni e
Espansione Sistema
Mappatura di valore e fattibilità
M1 M2
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15. Ipotesi schema di processo
Fase 1 : «Prototipo»
1 Applicazione di bar- 2 Scansione dei 3 Estrazione via «OCR» 4 Verifica documenti e 5 Registrazione in NAV
code sui documenti documenti dei metadati metadati estratti, via con supporto
da scansire ed «barcodati», Share Point, e documento
inserire a sistema, eventualmente con validazione «digitalizzato» fornito
eventualmente sistema Lettura e (NB. Se attivata «soluz. 3» da Share Point
«pacchettizzati» multifunzione
3a registrazione
è possibile attivare
accessi ai sistemi
«manuale» dei gestionali per verifiche
metadati «automatizzate»)
• Fornitore
2 3 • Num. Docum.
• Data Doc
• ……. 4
5
Documenti Scanner
in Ingresso
Documenti Archiviati
3a
Approvato
1
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16. Dettaglio fase di «Prototipo»
Evidenza delle componenti di Progetto
Voce Soluzione 3 Soluzione 3a Note
Piattaforma per automatizzare lo scambio dei documenti aziendali . Gestione di
documenti in Inbound ed in Outbound.
Esker DeliveryWare
Capacità di interfacciarsi con le basi-dati aziendali per la verifica dei dati «estratti» dai
documenti ed, eventualmente, per attivazione di «registrazioni automatiche»
Connettore Dynamic Document Capture (DDC) - Componente che permette riconoscimento ed
Software Esker Inbound
OliTouch <> «estrazione» automatica dei dati dai documenti
(OCR)
SharePoint Connettore per «trasferire» documenti e metadati dal device OliTouch a Share Point
Piattaforma MS che abilita la condivisione delle informazioni tra le persone e che
Share Point
permette la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti
Generatore di BarCode Programma per la creazione dei codici a barre (BarCode)
Touch screen interfacciato allo scanner per la scansione e classificazione del
na Device OliTouch documento. Utilizza in maniera semplice le tecnologie OCR per la classificazione del
documento
Hardware
Server per l’installazione e l’erogazione del sistema proposto, comprensivo delle
Server componenti di storage (non quotato, da definire anche in relazione a quanto già
presente in azienda ed alla attività di assessment in corso per il sistema eMailing)
Attività di analisi di dettaglio per la definizione della soluzione da implementare.
Analisi e definizione della soluzione
Prevede la definizione dei processi di gestione dei documenti.
Servizi
Implementazione Sistema Installazione ed attivazione delle componenti SW ed applicative previste.
Formazione utenti Formazione utenti (prevista 1 sessione di corso)
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