1. programma's & projecten
doen stakeholders mee,
of haken ze af?
programma's en projecten zijn vaak
logisch, mensen zijn dat niet! De SAY benadering:
Programma’s en projecten lopen zelden vast door een gebrek
SAY gelooft niet dat gehoorzaamh
aan rationaliteit. Meestal zitten ze goed in elkaar en de meeste eid in programma's en
projecten altijd een goede zaak is.
programma- of projectmanagers zijn prima in staat zaken We geloven meer in de
verantwoordelijkheid en flexibiliteit
goed te organiseren en de techniek te beheersen. van mensen. Zeker in een
dynamische omgeving is commitm
ent belangrijker dan
Programma's en projecten lopen veel vaker uit de rails doordat compliance;
mensen verschillend zijn en verschillend naar dingen kijken.
Mensen gedragen zich vaak positief, ze doen wat ze kunnen SAY gelooft niet in one best way:
er bestaat niet één goede
om dingen een stapje verder te helpen! Ze doen dat echter manier om een programma of proj
ect uit te voeren die
wel vanuit hun eigen oriëntatie en wanneer die verschillende bovendien overal dezelfde is. Een prog
ramma of project moet
oriëntaties niet op elkaar aansluiten ontstaat snel onbegrip, kunnen inspelen op lokale omstand
igheden, voorkeuren en
culturen van mensen;
miscommunicatie, desoriëntatie en een "hakken in het zand"
of "kont tegen de krib" houding.
SAY erkent dat stakeholders hun eige
n belangen hebben en
dat zij die serieus genomen willen
SAY is een handig instrument dat de sociale complexiteit van zien; immers, alleen dan
kan een programma of project duurzam
programma's en projecten inzichtelijk en hanteerbaar maakt. e uitkomsten hebben.
Met makkelijk leesbare uitslagen, die tot logische conclusies SAY begrijpt dat stakeholders een
programma en project
leiden. SAY vertelt u niet alleen wat de stakeholders van een kunnen bezien vanuit heel vers
chillende oriëntaties en
programma of project vinden, maar bovendien biedt SAY deskundigheden die elk van waarde
kunnen zijn voor het
inzicht in de cultuur en prioriteiten van uw stakeholders, zodat project;
u weet hoe u ze aan boord kunt houden.
SAY begrijpt dat projecten tijdens
de uitvoering sterk van
karakter kunnen veranderen, en dat flexi
biliteit dan cruciaal is.
SAY
the human factor
SAY ziet stakeholders niet als lastige
momenten met storende en onw
komen.
types die op ongewenste
elgevallige opvattingen
project monitor

2. waarom haken ze af?
hoe houd je ze erbij?
afhaken of participeren, en waarom
doen mensen dat?
politics
Om daar een adequaat antwoord op te kunnen geven is Belangen-oriëntatie support results
kennis van menselijke drijfveren noodzakelijk.
Mensen kijken naar hun omgeving, zien dingen, denken daar
ownership
het hunne van en passen hun gedrag daarop aan. In SAY
wordt gebruik gemaakt van drie belangrijke mentale stromen in communi-
het menselijke brein: ego, gevoel en ratio. Deze zijn sterk Sociale-oriëntatie trust
cation
verklarend voor participatie van stakeholders. Je kunt
programma's en projecten langs elke mentale stroom
beoordelen: hoe zit het met belangen en machtsverhoudingen
logic
(politics), hoe werken de onderlinge relaties in termen van
vertrouwen en betrokkenheid (ownership), en klopt het project execution concept
Rationele-oriëntatie
eigenlijk wel in termen van concept en uitvoering (logic).
Op iedere mentale stroom zijn twee factoren gedefinieerd, één
vanuit de feiten en het heden of verleden en één vanuit de
mogelijkheden en de toekomst, waardoor in totaal zes
variabelen ontstaan. Die zes variabelen worden bij een SAY- hoe bepaal ik nu wat een "passende
meting drie keer gebruikt: om te meten hoe stakeholders het
project beoordelen (percepties), om te meten wat stakeholders
aanpak" is?
belangrijk vinden (focus), en om te weten welk advies men SAY heeft een reeks tabellen en regels, die eenvoudig
geeft (preferred action). Gevolg is een zeer bruikbaar beeld, toepasbaar zijn. Waar het eigenlijk om gaat, is dat achter
dat kan worden ingezet om problemen te detecteren, iedere boodschap een cultuur schuil gaat. Een veelgehoorde
prioriteiten te stellen, en te bepalen welke interventies klacht bij programma's en projecten is bijvoorbeeld dat er
noodzakelijk zijn om de voortgang van het programma of onvoldoende gecommuniceerd wordt. Maar wat wordt
project te waarborgen. Maar de resultaten worden ook vaak daarmee bedoeld? Welnu, dat is per cultuur heel anders. Als
gebruikt om alle betrokkenen te informeren: welke signalen de groepscultuur sterk resultaatgericht is, luidt de boodschap
zijn er ontvangen, en wat gaan we daar mee doen? Aldus eigenlijk “wij voelen ons niet serieus genomen”. Maar als de
helpen SAY-metingen ook iedereen betrokken te houden. groepscultuur veel meer mensgericht is, moet de boodschap
gehoord worden als “we vinden jullie arrogant, jullie maken
geen verbinding”. De boodschap lijkt hetzelfde, maar heeft een
heel andere lading. SAY helpt die verschillen te doorgronden
het spanningsveld in de mens en vervolgens adequaat de problemen op te lossen.
Bij programma's en projecten biedt het dashboard een goede
basis voor het selecteren van acties. Veelal geldt de 80-20
regel: selecteer de 20% laagste scores, en besteed daar 80%
feiten mogelijkheden van de beschikbare tijd aan. Als eenmaal duidelijk is welke
groepen stakeholders aandacht behoeven, kan op basis van
een meetresultaat gezien worden welke aanpak het meest
passend is.
Bij kleinere projecten is het zinvol de resultaten te gebruiken
om de onderlinge samenwerking - bijvoorbeeld tussen het
projectteam en de klant - beter te laten verlopen. Aan de hand
van SAY-meetresultaten kan scherper gekeken worden naar
de verhouding tussen verschillende groepen stakeholders en
sturen op handelen sturen op overtuiging het projectteam, maar ook kunnen de resultaten helpen bij
zaken als communicatie, probleemoplossing en taakverdeling.

3. project dashboard
alles in één oogopslag
project complexity
preferred action
communication
gap to bridge
execution
response
concept
support
result
focus
trust
group 1
group 2
group 3
group 4
group 5
FOCUS
‘Focus’ geeft een beeld van de
stakeholders mindset. Vanuit
PERCEPTIES
welke mindset kijkt men naar het PROJECT COMPLEXITY &
SAY programma of project? Vooral GAP TO BRIDGE
De zes factoren die met
zijn cruciaal wanneer de perceptie van een
gemeten worden
project negatief is, wordt de focus Hoe moeilijk en zwaar vinden de
voor de medewerking van
ject. relevant. Want waarom dreigen stakeholders het project? De
stakeholders aan een pro
laten stakeholders af te haken? Hoe complexity-score geeft een beeld
De zes draaiknoppen
over houd je ze aan boord? van de ingewikkeldheid, de ‘gap
zien hoe de stakeholders
denken. Bij een to bridge’-score laat zien hoe ver
het project
ene de projectdoelen verwijderd zijn
gunstig beeld zien we gro
atief PREFERRED ACTION van de huidige situatie.
draaiknoppen, bij een neg
gevoel gaan de knoppen naar
Wat zou de groep stakeh
links en worden ze rood. olders
prettig vinden? Eigenlijk
leest u
hier wat de stakeholders
aan de
leiding van het project of
programma adviseren. He
t idee
achter SAY is immers om
stakeholders niet te zien
als een
barrière, maar als waard
evolle
medespelers.
SAY
the human factor
project monitor

4. programma's & projecten
Programma's en projecten mislukken vaak doordat mensen SAY werkt met herhaalde metingen, meestal 3 à 4 keer per
verschillend zijn en verschillend naar dingen kijken. SAY is jaar. Bij iedere meting wordt daarmee ook zichtbaar wat de
bedoeld als praktisch hulpmiddel voor managers van impact is geweest van de interventies, die naar aanleiding van
programma's en projecten, die sociaal-politieke aspecten de vorige meting zijn gedaan. Reeds bij een nulmeting
willen monitoren en bijsturen. Inzet en toepassing van SAY ontstaat een beeld van aspecten, die tijdens het programma of
binnen een project of een programma heeft direct tastbare project extra aandacht behoeven. Bijvoorbeeld omdat ze voor
benefits voor de organisatie; stakeholders belangrijk zijn, of omdat ze juist buiten ieders
focus vallen. SAY helpt met het vinden van een oplossing voor
SAY is relevant en succesvol voor programma's, projecten en cultuurverschillen en problemen tijdens de uitvoering.
trajecten op één of meer van de onderstaande gebieden;
• grotere verander trajecten
• implementaties van diensten, services en systemen
• fusies van organisaties en afdelingen
• het aangaan van samenwerkingsverbanden
• het uitrollen van richtlijnen, procedures en methoden
• het handen en voeten geven aan een visie en strategie
Inzet van SAY binnen een project
of programma heeft de
SAY gebruikt een compacte set vragen waarmee objectieve volgende benefits voor de organisatie;
waarnemingen en subjectieve voorkeuren worden gemeten.
De genormaliseerde vragenset omvat 20 vragen waarin de Significante toename van overzich
t hoe afdelingen, teams,
gebruikers, bestuurders, sponsors etc
naam van uw programma of project wordt ingebracht. erin zitten. Zowel voor
het programma- of project-manageme
nt over de mate waarin
groepen af aan het haken zijn, also
ok voor de directie en het
management om de werkelijke voor
tgang te volgen.
Hoger tempo en meer grip op door
looptijden vanwege het
feit dat generiek geformuleerde
stappen niet altijd door
iedereen hetzelfde begrepen worden
- met negatieve gevolgen
voor het resultaat en de acceptati
e. Door SAY krijgt de
organisatie een methodiek aangereik
t om stappen in "de taal"
van die ene groep of dat team te form
SAY
uleren.
Betere inbedding of verbinding
met de organisatie, de
klan tgro ep of de beoo gde part
ner. SAY beho edt het
management van projecten voor blind
spots en tunnelvisie
door de perceptie van alle betrokken
en steeds nauwgezet in de
the human factor
gaten te houden. Zo weet je met SAY
of alle onderscheiden
groepen stakeholders nog positief
betrokken zijn en/of er
gedurende het lopende traject geen
project monitor uit het oog verloren zijn.
belangen of doelstellingen
www.sayteam.com
email: info@sayteam.com