Project Health Check

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PROJECT HEALTH CHECK
Project Health Check

Project Health Check 2
Inhalt.
1. Hintergrund zu Project Health Check – Was genau ist ein Health Check?
2. Warum ist das Thema wichtig?
3. Project Health Check – Benefits
4. Kernbestandteile des Project Health Checks
5. Vorgehen im Rahmen eines Project Health Check
6. Relevante Standards und Rahmenwerke
7. Anhang

Hintergrund zum Project Health Check

Was genau ist ein Project Health Check?
Mit einem Project Health Check prüfen Sie den Zustand Ihres Projekts
und erfahren welche Maßnahmen zu ergreifen sind.
 Ein Project Health Check ist ein Kurz-Assessment eines Programms oder eines Projekts
 Wird in der Regel vom Management beauftragt wenn ein Projekt droht in Schieflage zu
geraten oder schon geraten ist
 Kann vorbeugend zur Erhöhung der Erfolgswahrscheinlichkeit durchgeführt werden
 Prüft auf Basis weltweit anerkannter Best Practices/Standards für das Projektmanagement
(PMBoK, PRINCE2) den Zustand des Projektes und gibt Handlungsanweisungen zur
Verbesserung
 Dauert in der Regel 3 – bis 4 Tage und wird vor Ort beim Kunden durchgeführt
 Ist jedoch kein detaillierter Audit!

Warum ist das Thema wichtig?

Warum das Thema wichtig ist.
Kennen Sie das?
 Unklare oder widersprüchliche Aussagen über Projektziel und Projektauftrag
 Besprechungstermine werden abgesagt, zu späte oder ausbleibende Rückrufe auf Anfragen
 Projektinhalte werden häufig umgeplant
 Fortgesetztes Verschieben bzw. Nicht-Einhalten von Meilensteinen
 Projekt- oder Teilprojektleitung kann inhaltliche oder planerische Fragen nicht oder nur ungenügend
beantworten
 Der Projektverlauf wird unter Inkaufnahme steigender Risiken neu geplant
 Die Statusreports zeigen viele „rote Ampeln“
 Zu optimistisches Reporting („gelbe Ampeln“, obwohl alle Beteiligten den Status eher auf „rot“ sehen)
 Akzeptanz der Resultate bei wichtigen Stakeholders (Kunden, Nutzer, etc.) schwindet
 Fehlende Transparenz über Ressourcenverbrauch im Projekt (Kosten, Investitionen, Projektmitarbeiter,
Beraterreichweiten) oder deutliche Budgetüberschreitungen
 Missstimmungen im Projektteam

Benefits

Project Health Check – Benefits.
Erzielbare Nutzeneffekte durch einen Project Health Check.
 Transparenz - Rascher kompakter Einblick in das Projekt und deren Schwachstellen
 Eine unabhängige Sicht auf das Projektmanagement bietet einen neutralen Blick auf den
wahren Zustand des/der Projekte
 Ableitung konkreter Verbesserungsmaßnahmen und Quick Wins aus den
Untersuchungsergebnissen
 Drohende Fehlinvestitionen können noch abgewendet oder deutlich abgemildert werden,
wenn ein Project Health Check rechtzeitig durchgeführt und anschließend die
Korrekturmaßnahmen entschlossen umgesetzt werden
 Der Project Health Check kann als Initiierung für die Optimierung künftiger Projektarbeit
dienen

Kernbestandteile des Project Health Checks

Project Health Check – Kernbestandteile (1/2).
Das Project Excellence Model der GPM/IPMA1 dient als Leitfaden und
Orientierung für eine ganzheitliche Sicht auf die Projektgüte.
.
Beurteilung der Güte des Projektmanagements
(500 Punkte) - 5 Kriterien
Güte des Projektmanagements und des Vorgehens
Beurteilung der Ergebnisorientierung
(500 Punkte) – 4 Kritierien
Leistung des Projekts - Ergebnisse
Projektmanagement (500 Punkte) Projektergebnisse (500 Punkte)
Innovation und Wissen
Ziel-
orientierung
(140)
Prozesse
(140)
Führung
(80)
Mitarbeiter
(70)
Ressourcen
(70)
Ziel-
erreichung
(180)
Kundenzufriedenheit (180)
Mitarbeiterzufriedenheit (80)
Zufriedenheit bei sonstigen
Interessensgruppen (60)
1 GPM: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. / IPMA: International Project Management Association

Project Health Check - Kernbestandteile (2/2).
Referenz für das PM ist „Project Management Body of Knowledge (PMBoK)“
Monitoring & Controlling
Process
Execution Process
Planning Process
Initiation
Process
Closing
Process
Start Project End Project
Product of
the
Project
Project
Structures
Integration
Mgmnt.
Scope
Mgmnt. Time
Mgmnt.
Cost
Mgmnt.
Procurement
Mgmnt.
Risk
Mgmnt.
HR
Mgmnt.
Quality
Mgmnt.
Communic.
Mgmnt.

Vorgehensweise im Rahmen des Project Health Check

Vorgehensweise im Rahmen des Project Health Check.
Der Project Health Check basiert auf einem strukturierten 4-stufigen Vorgehensmodell
sowie auf bewährten Methoden zur Datenerhebung und Auswertung.
Situation
erfassen
Zustand
analysieren und bewerten
Maßnahmen
ableiten
AktivitätenErgebnisse
Rahmen
vereinbaren
Identify Analyze & Assess
Take
action
Initialize
 Strukturierte
Faktensammlung
 Durchführung von ver-
traulichen Interviews
 Studium der
Projektakten
 Projektauftrag
 Business case
 Planungen
 Statusberichte
 etc.
 Ggf. Durchführung von
Workshops
 Umfrage – Fragebögen
 Zusammenstellung und Einordnen aller
relevanten Fakten
 Analyse und Einschätzung der Situation und
des Umfelds
 Ermittlung der Stärken und Schwächen des
Projekts
 Bewertung durchführen
 Identifizierung der Handlungsfelder
 Objektiver Überblick über den Projektstand
 Faktenbasierte Projekthistorie
 Stärken- und Schwächenprofil
 Handlungsfelder und Empfehlungen
 Ergebnisdokumentation
 Priorisierter Maßnahmenkatalog
 Fazit & Handlungsempfehlung
 Vorschlag zur Kommunikation der
Ergebnisse
 Maßnahmen auf Basis von Best
Practices und Erfahrungswissen
ableiten
 Maßnahmen priorisieren
 Handlungsempfehlungen
zusammenstellen
 Ergebnisdokumentation erstellen
 Anforderungen
 Beauftragung
 Organisation im Zeit-
und Kostenrahmen
 Rahmen zusammen mit
Auftraggeber festlegen
 Inhaltlicher Umfang
 Zeitlicher Umfang
 Kostenumfang
 Organisation der für den
Health Check
erforderlichen Termine
mit :
 Projektleiter
 Projektteam
 Stakeholder

Wesentliche Ergebnisse des Project Health Checks - Übersicht.
 Neutrales, objektives Gutachten über den Zustand ihres Projekts
 Objektiver Überblick über den Projektstatus mit einer zusammenfassenden Einschätzung .
 Faktenbasierte Projekthistorie als Hintergrundinformation ohne jegliche Wertung
 Die Erkenntnisse bezüglich der zukunftsorientierten Stärken und Schwächen des Projektes
und eine Einschätzung des jeweiligen Einflusses auf den Projekterfolg bzw. ein mögliches
Scheitern
 Qualifizierte, priorisierte Handlungsempfehlungen für die Problembereiche
 Eine Kommunikationsstrategie, damit sowohl der Health Check als solcher, die Ergebnisse und
auch die weitere Vorgehensweise bei der Geschäftsleitung, den Stakeholdern und den
Projektmitarbeitern entsprechend nahe gebracht werden können

Wesentliche Ergebnisse des Project Health Checks - Übersicht.
Faktenbasierte Projekthistorie
Handlungsfelder und Empfehlungen
Objektiver Überblick über den Projektstatus
Stärken und Schwächenprofil
Projekt
Projekt-
fortschritt Projekt –
planung
Zielsetzung
Scope
Durchführung
Monitoring
&
Controlling
Decisions
&
Risk-Mgnt.
Qualifikation
Rollen &
Verantwortl.
Projekt-
Strukturen
Step 3
Step 2
 Z.B. Controllingprozess optimieren
 Z.B. Qualifizieren des Projektleiters
 Z.B. Verteilte Teams zusammenziehen
 Z.B. Erwartungsmanagent Stakeholder opt.
Step 1
 Z.B. Zieldefinition überarbeiten
 Z.B. Entscheidungsgremien etablieren
2008 2009
xxxxxxxxxx
Auftragnehmer
Auftraggeber
30.01.2009
18.11.2008
xxxxxxxxx
xxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxx
Anfang 02. 2009
Anfang 02.2009
Xxxxxxxxxxxx
xxxxxxxx
Anfang 02.2009
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Mitte 11.2008
14.03.2009
xxxxxxxx
xxxxxxxxx
07.04.2009
Xxxxxxxxxx
01.10.2009
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx
21.10.2009
Beginn 7/2009
xxxxxxxxxxxx
2010
23.12.2009
xxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxx
GoLive 31.03.2010
xxxxxxxxx
25.11.2009
GoLive 2.7.2009
xxxxxxxxxx
0
50
100
150
200
Zielorientierung -
Zielentwicklung, -…
Führung - Verhalten,
Inspiration, Unterstützung…
Mitarbeiter - Einbeziehung der
Projektmitarbeiter und ihrer…
Ressourcen - Effektiver und
Effizienter Einsatz…
Prozesse - Identifikation,
Überprüfung und…
Kundenzufriedenheit -
Leistung im Hinblick auf die…
Mitarbeiterzufriedenheit -
Erwartungen und…
Zufriedenheit sonstiger
Interessensgruppen -…
Zielerreichung - Leistung des
Projekts im Hinblick auf das…
Resultat Project Health Check
Maximale Punktzahl Erreichte Punktzahl

Bedeutende Standards und Rahmenwerke für den Health Check.
 PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG)
- Internationale Standards für das Programm-/Projektmanagement
 Project Excellence Model (GPM/IPMA)
- Ein von der GPM entwickeltes Bewertungsmodell für Projekte, basiert auf dem
Business Excellence Modells der EFQM (European Foundation of Quality
Management) und ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf das Projekt
 OPM3 (PMI)
- Assessment und Improvement der Reifegrade einer Organisation bzgl. Programm-/
Projekt- und Projektportfolio-Management

Gotscharek & Company – Kontakt.
Wolfgang Gotscharek
Gotscharek & Company GmbH
Begonienweg 1
D-63456 Hanau
Tel. + 49 6181 66 27 90
Fax + 49 6181 66 27 44
E-mail: info@gotscharek-company.com
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Anhang

Assessmentmodell und Auswertung.
Beispielauswertung: Überblicksauswertung des Health Checks.
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
Zielorientierung - Zielentwicklung, -
formulierung, - überprüfung, -
umsetzung
Führung - Verhalten, Inspiration,
Unterstützung und Promotion
Mitarbeiter - Einbeziehung der
Projektmitarbeiter und ihrer Potentiale
Ressourcen - Effektiver und Effizienter
Einsatz vorhandener Ressourcen
Prozesse - Identifikation, Überprüfung
und Veränderung wertschöpfender
Prozesse im Projekt
Kundenzufriedenheit - Leistung im
Hinblick auf die Erwartungen und
Zufriedenheit
Mitarbeiterzufriedenheit - Erwartungen
und Zufriedenheit der Mitarbeiter
Zufriedenheit sonstiger
Interessensgruppen - Erwartungen und
Zufriedenheit sonstiger Stakeholder
Zielerreichung - Leistung des Projekts
im Hinblick auf das geplante Projektziel
Resultat Project Health Check
Maximale Punktzahl Erreichte Punktzahl

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