Manualipdoc4 pt

iPortalDoc - Gestor Documental
Manual de Utilizador
IPBRICK
International
v
4.0
Dezembro 2012

Conteúdo
1 O iPortalDoc 9
1.1 O que é o iPortalDoc? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.1 Gestão de utilizadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.2 Caracter´ısticas do iPortalDoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.3 Interfaces do iPortalDoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.3.1 Interface de Acesso Web . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.3.2 Interface de sistema de ficheiros . . . . . . . . . . . . . 21
1.3.3 Interface de Correio Eletrónico . . . . . . . . . . . . . . 24
2 Funcionalidades do iPortalDoc 27
2.1 Menu Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.1.1 Abrir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.1.2 Introduzir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.1.3 Encaminhar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.1.4 Carimbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.5 Remover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.6 Digitalizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.1.7 Check Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.1.8 Atualizar rev. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.1.9 Alterar Info. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.1.10 Associar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2.1.11 Ligar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2.1.12 Ligar Docs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.1.13 Marcar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.1.14 Mover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.1.15 Assinar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.1.16 Mover docs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
2.1.17 Permissões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3

4 CONTE ÚDO
2.1.18 Imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
2.1.19 Cancelar workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.1.20 Info Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.1.21 Doc. Assoc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.1.22 Mails Assoc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.1.23 Edi¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.1.24 Workflow Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.1.25 A¸cões Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.2 Menu Defini¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.2.1 Interface Configura¸cão . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
2.2.2 Utilizadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
2.2.3 Perfil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
2.2.4 Assunto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
2.2.5 Centro de Custo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
2.2.6 Sub-centro de Custo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
2.2.7 Funcionário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
2.2.8 Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
2.2.9 Ass. Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
2.2.10 Tipos Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
2.2.11 Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
2.2.12 Templates Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
2.2.13 Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
2.2.14 Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
2.2.15 Palavras chave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
2.2.16 Constrói FS Global . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
2.2.17 Constrói mailFS Global . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
2.2.18 iPortalDoc Light . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
2.2.19 Introduzir Hierarquia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
2.2.20 Projectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
2.3 Menu Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
2.3.1 Desenhar um esbo¸co . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
2.3.2 Conceber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
2.3.3 Instanciar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
2.3.4 Configurar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
2.3.5 Remover Instância . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
2.3.6 Inserir a¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
2.3.7 Alterar Transi¸cão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
2.3.8 Visualizar F.T. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

CONTE ÚDO 5
2.3.9 Tempo Exec. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
2.3.10 Ass. Tipo Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
2.3.11 Ass. Diretoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
2.3.12 Agendamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
2.3.13 Gerador de a¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
2.4 Menu Diretoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
2.4.1 Alterar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
2.4.2 Criar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
2.4.3 Remover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
2.4.4 Mover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
2.4.5 Ass.Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
2.4.6 Ass.Utiliz. Tipo Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
2.4.7 Ass.Utiliz.Work. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
2.4.8 Ass.Utiliz.Macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
2.4.9 Replicar Permissões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
2.4.10 Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
2.4.11 Lista de a¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
2.4.12 a¸cões por utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
2.5 Menu Módulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
2.5.1 Introdu¸cão de Hierarquia . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
2.5.2 Gestão de Energia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
2.5.3 SAFT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
2.5.4 Servi¸cos Sociais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
2.5.5 Agendamento de workflows . . . . . . . . . . . . . . . . 137
2.5.6 Introdu¸cão Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
2.5.7 Módulo Miniaturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
2.6 Menu Sessão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
2.6.1 A¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
2.6.2 Calendário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
2.6.3 Entidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
2.6.4 Criar uma Entidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
2.6.5 Criar um Contato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
2.6.6 Ordenar Docs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
2.6.7 Config. Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
2.6.8 Gestão de +info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
2.6.9 Mudar Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
2.6.10 Mudar Sigla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
2.6.11 Histórico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

6 CONTE ÚDO
2.6.12 Layout gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
2.6.13 Constrói filesystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
2.6.14 Constrói Filesystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
2.6.15 Terminar Sessão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
3 Guia de utiliza¸cão do iPortalDoc 165
3.1 Cria¸cão de uma hierarquia de Pastas . . . . . . . . . . . . . . 165
3.2 Atribui¸cão de utilizadores a uma diretoria . . . . . . . . . . . 168
3.3 Configura¸cão de Fluxos de Trabalho e Tipos de Documento . . 169
3.3.1 Atribui¸cão de Workflows e Tipos de Documento a Uti-
lizadores nas diretorias . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
3.3.2 Retroceder Estados no Workflow . . . . . . . . . . . . 173
3.4 Introdu¸cão de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
3.4.1 Introdu¸cão de documentos via Samba . . . . . . . . . . 178
3.4.2 Introdu¸cão de documentos via Web . . . . . . . . . . . 178
3.5 Classifica¸cão de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
3.6 Selecionar Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
3.7 Referências de um Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
3.7.1 Ligar Documentos a Diretorias . . . . . . . . . . . . . . 185
3.7.2 Códigos atribu´ıdos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
3.7.3 Entidade associada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
3.7.4 Palavras-Chave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
3.7.5 Associa¸cão entre documentos . . . . . . . . . . . . . . 187
3.8 Permissões relativas a um documento . . . . . . . . . . . . . . 187
3.8.1 Workflow Activo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
3.8.2 Finalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
3.9 Cria¸cão de Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
3.9.1 Menus de Edi¸cão de Templates . . . . . . . . . . . . . 190
3.9.2 Altera¸cão das Formata¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . 192
3.9.3 Cria¸cão de Relatórios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
3.10 Assinar Digitalmente um Documento no iPortalDoc usando o
Cartão de Cidadão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
3.10.1 Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
3.10.2 Configura¸cão no iPortalDoc . . . . . . . . . . . . . . . 195
3.11 Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
3.12 A¸cões a Realizar pelo Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
3.12.1 Encaminhamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
3.12.2 Outros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

CONTE ÚDO 7
3.13 Mais Informa¸cão no +Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
3.13.1 Esquema cronológico total . . . . . . . . . . . . . . . . 204
3.13.2 Documentos Associados . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
4 Anexo A - A¸cões Tipo 207
4.1 Listagem de A¸cões-Tipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
4.2 Defini¸cão dos campos presentes nas a¸cões-tipo . . . . . . . . . 216
4.2.1 Identifica¸cão da a¸cão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
4.2.2 Elementos da a¸cão - Esquema Cronológico do Work-
flow e Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
4.2.3 Comentários e Filtro de grupos . . . . . . . . . . . . . 218
4.2.4 Encaminhamentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
4.2.5 Sub-a¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
4.2.6 Tarefas a executar ao realizar a a¸cão . . . . . . . . . . 225
4.2.7 Op¸cões dos frames e Outros . . . . . . . . . . . . . . . 230
4.2.8 Abrir a seguinte frame por defeito . . . . . . . . . . . . 232
5 Anexo B - Cria¸cão de Workflows 235
5.1 Op¸cões no Menu Workflow do iPortalDoc: . . . . . . . . . . . 237
5.1.1 Menu Workflow > Conceber . . . . . . . . . . . . . . . 238
5.2 Elementos constituintes e ordem de cria¸cão: . . . . . . . . . . 238
5.3 Exemplo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
5.3.1 Descri¸cão do funcionamento do workflow . . . . . . . . 247
5.4 Questões adicionais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Cap´ıtulo 1
O iPortalDoc
O presente manual destina-se a todos os utilizadores que no seu dia-a-
dia utilizam o iPortalDoc como suporte da sua atividade.
Este manual foi estruturado e concebido a pensar no utilizador final do
iPortalDoc, constituindo um guia simples que orientará o utilizador ao longo
das funcionalidades dos menus, tal como pela cria¸cão dos próprios processos.
A aplica¸cão está desenhada para que a sua utiliza¸cão seja fácil e intuitiva; de
qualquer forma não se dispensa a consulta deste manual geral do iPortalDoc
contendo a explica¸cão de todas as funcionalidades do sistema.
1.1 O que é o iPortalDoc?
O iPortalDoc é um Sistema de Gestão de Documenta¸cão e Workflow
para empresas e institui¸cões, que permite aos seus utilizadores a gestão dos
fluxos dos documentos, como também, simplesmente, proceder ao seu ar-
quivo para posterior gestão. Para um bom funcionamento do sistema é vital
que seja bem organizado. Esta solu¸cão de Gestão Documental encara a
informa¸cão digital como um substituto do papel e não uma tecnologia adja-
cente.
O iPortalDoc não funciona sozinho, quer isto dizer, que o iPortalDoc
funciona em colabora¸cão com outro sistema, a IPBRICK. É na IPBRICK
que come¸ca a atividade do iPortalDoc. É aqui que se faz a introdu¸cão e
gestão dos utilizadores do iPortalDoc, bem como dos grupos aos quais eles
pertencem.
9

10 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC
1.1.1 Gestão de utilizadores
O único perfil capaz de realizar esta tarefa é o administrador do sistema.
Para isso o administrador tem que aceder a https://IPBRICK, onde será
pedida a sua valida¸cão (Figura 1.1).
Figura 1.1: Valida¸cão na IPBRICK
Após a valida¸cão é lhe apresentado um ecrã que por defeito mostra as
defini¸cões da IPBRICK. O administrador terá que aceder, do lado esquerdo
do ecrã, à divisória IPBRICK.I e aceder à fun¸cão Gestão de Utilizadores.
Se já houver utilizadores na IPBRICK é apresentada uma listagem do nome
dos utilizadores tal como na figura 1.2.
Figura 1.2: Inser¸cão de utilizadores no IPBRICK
Nesse mesmo ecrã do lado direito aparece a op¸cão inserir na qual o

1.1. O QUE É O IPORTALDOC? 11
administrador terá de clicar para inserir utilizadores. A´ı será apresentado
ao administrador um formulário, como o da Figura 1.3, para a inser¸cão dos
dados dos utilizadores. Esta opera¸cão pode ser repetida quantas vezes for
necessário.
Figura 1.3: Formulário de utilizadores
No entanto, é importante não esquecer que no final é necessário executar
um Aplicar Configura¸cões para que os utilizadores sejam definitivamente
admitidos como utilizadores do sistema, tal como na Figura 1.4.
Figura 1.4: Valida¸cão dos utilizadores

Segue-se um processo semelhante para a cria¸cão e gestão dos grupos.
Para isso acedemos ao menu Grupos de Utilizadores na divisória IPBRICK.I.
Se houver grupos, estes são apresentados na parte central do ecrã, sendo
poss´ıvel a inser¸cão de mais grupos clicando no botão Inserir.
Contudo, os utilizadores que acabaram de ser inseridos na IPBRICK
não aparecem de imediato no iPortalDoc, nem sequer têm acesso a ele. A
admissão de novos utilizadores no iPortalDoc é uma opera¸cão que deve ser
feita no próprio iPortalDoc. Esta funcionalidade será apresentada mais à
frente no Cap´ıtulo 2. Quanto à remo¸cão dos utilizadores do sistema, esta
deverá ser feita também no iPortalDoc.
1.2 Caracter´ısticas do iPortalDoc
Uma boa implementa¸cão do iPortalDoc resultará numa série de benef´ıcios
para a atividade da organiza¸cão. Entre eles podem-se destacar:
• facilidade de utiliza¸cão, forma¸cão reduzida;
• integra¸cão no ambiente de trabalho dos utilizadores: este sis-
tema permite a integra¸cão de qualquer tipo de documenta¸cão em qual-
quer formato;
• seguran¸ca no acesso e a¸cões sobre documentos: o iPortalDoc é
um sistema que fornece garantias de seguran¸ca, através da atribui¸cão
de diversos perfis e respetivas permissões;
• redu¸cão de informa¸cão em papel e controlo de processos com
a utiliza¸cão de workflow: este sistema permite a redu¸cão drástica
da documenta¸cão em papel, através da digitaliza¸cão de documentos;
• facilidade de comunica¸cão: este sistema permite a troca de in-
forma¸cão digitalmente entre as pessoas e/ou os departamentos inter-
essados de forma rápida e segura, evitando um meio de comunica¸cão
externo ao iPortalDoc (ex: telefone, comunica¸cão oral, etc.).
• Integra¸cão com outros Softwares: Esta união permite-nos uma
visão integrada e abrangente envolvendo mais que um sistema, sim-
plificando assim a gestão de documentos para utilizadores de ambas

1.3. INTERFACES DO IPORTALDOC 13
aplica¸cões. Por conseguinte evitam-se duplica¸cões de registos de in-
forma¸cão e é facilitada a disponibiliza¸cão e partilha de documentos
produzidos e registados em diversas aplica¸cões.
Vistas as caracter´ısticas gerais do iPortalDoc, segue-se a explora¸cão
das três principais interfaces de intera¸cão que a arquitectura deste sistema
proporciona.
1.3 Interfaces do iPortalDoc
Todas as interfaces de acesso são assentes em interfaces de comunica¸cões
suportadas em protocolos normalizados (HTTPS, SMB, SMTP). O iPortal-
Doc apresenta três interfaces de acesso que permitem a intera¸cão utilizador-
sistema:
• acesso WEB através de um navegador de Internet;
• acesso SMB (partilhas de rede) através de um gestor de ficheiros;
• acesso de correio eletrónico através de um leitor de mail.
Visto que o iPortalDoc é suportado por protocolos Internet, este pode
ser acedido a partir de esta¸cões de trabalho de qualquer tipo: Windows, Mac,
Unix, Palms, etc.
Em resumo, o utilizador pode aceder/visualizar os seus documentos
através de:
• um navegador de Internet (ex: Internet Explorer)
• um gestor de ficheiros (ex: Windows Explorer)
Este tipo de abordagem para a concep¸cão do iPortalDoc permite aos
utilizadores visualizarem os documentos não só no interior da empresa (In-
tranet) como a partir do exterior (Internet).
1.3.1 Interface de Acesso Web
Esta é a interface mais poderosa, visto permitir todo o tipo de opera¸cões
sobre documentos, gestão de workflows, inser¸cão de templates, etc. A inter-
face gráfica de acesso WEB está dividida em quatro áreas que possibilitam
a intera¸cão com os documentos, como se apresenta na Figura 1.5:

1. Área de navega¸cão na hierarquia documental (área do lado esquerdo);
2. Área de visualiza¸cão dos documentos de uma dada diretoria da hierar-
quia de gestão documental (ao centro);
3. Pesquisas (área superior direita);
4. Barra de ferramentas (por cima da área de visualiza¸cão dos documen-
tos).
Figura 1.5: Áreas de Navega¸cão do iPortalDoc
Área de navega¸cão na hierarquia documental
A área de navega¸cão na hierarquia documental está do lado esquerdo
do navegador WEB e permite ao utilizador selecionar a parte do sistema de
gestão documental (Figura 1.6) onde deseja efectuar consultas ou altera¸cões,
isto é, selecionar a diretoria com a qual pretende interagir. Esta área permite
ainda que o utilizador possa ver quais as diretorias e respetivos documentos
em simultâneo, caso o seu perfil o permita.

Figura 1.6: Hierarquia dos documentos
Área de visualiza¸cão de documentos
A área central do navegador WEB, à direita da hierarquia documental
é a área de visualiza¸cão de documentos do iPortalDoc. Nesta área, Figura
1.7, o utilizador vê a listagem dos documentos que estão na diretoria que ele
selecionou na hierarquia documental. Nessas listagens o utilizador acede ou
oculta os sumários e descri¸cões dos documentos, seleciona e lê documentos,
bem como pode aceder a outro tipo de informa¸cões.
Figura 1.7: Visualiza¸cão dos t´ıtulos dos documentos e respetivos sumários
Barra de Ferramentas
No navegador WEB, por cima da área central de visualiza¸cão de doc-
umentos, está a barra de ferramentas, como se pode ver na figura 1.8.

Figura 1.8: Menus disponibilizados para a configura¸cão/constru¸cão do sistema
É nesta área que o utilizador interage com o sistema. Isto é, acedendo
aos menus e respetivas op¸cões, poderá:
• Executar funcionalidades sobre documentos;
• Criar workflows (fluxos documentais);
• Criar e alterar diretorias (Pastas);
• Gestão de utilizadores e perfis;
• etc.
A barra de ferramentas é composta por cinco ”Menus”essenciais.
Nota : No entanto, tem que se ter em conta o perfil dos utilizadores, isto
é, o número e tipo de menus, como também as op¸cões dos respetivos menus,
podem variar consoante o utilizador e respetivo perfil (as permissões e os
perfis serão explicados mais à frente. Assim a partir de cada menu teremos
acesso a uma série de funcionalidades:
• Menu Documento - manipular documentos e aceder a informa¸cão
associada, efectuar encaminhamentos, liga¸cões, edi¸cões novas, asso-
cia¸cões, entre outras;
• Menu Defini¸cões - aceder às defini¸cões do sistema no que diz respeito
a perfis, utilizadores, grupos, tipos de entidades, entidades e contatos;
cria¸cão de novos tipos de documentos e templates;
• Menu Workflow - Cria¸cão de fluxos documentais, instanciando-os e
configurando-os para posterior utiliza¸cão;
• Menu Diretoria - Criar e/ou alterar pastas que irão compor a nossa
hierarquia documental. Aqui pode-se associar utilizadores a estas di-
retorias com determinados perfis de utiliza¸cão e assim associar fluxos
documentais aos utilizadores nas diretorias apropriadas.

• Menu Módulos - Aqui é poss´ıvel ter acesso às mais diversas funcional-
idades vocacionadas para darem resposta às necessidades espec´ıficas de
uma certa atividade ou organiza¸cão. Entre os vários módulos que po-
dem ser ativados encontrará o de Estat´ısticas, Gestão de energia entre
muitos outros.
• Menu Sessão - aceder e configurar a informa¸cão da sessão em curso,
ver a sua informa¸cão de utilizador no sistema, ver as suas a¸cões pen-
dentes e aceder à sua agenda pessoal.
Pesquisa
A pesquisa do iPortalDoc permite encontrar fácil e rapidamente doc-
umentos sem estar a percorrer todas as diretorias e todos os documentos
existentes numa ou várias pastas do sistema (Figura 1.13).
Figura 1.9: Caixa de Pesquisa
Numa primeira fase, o utilizador pode selecionar a pasta onde pretende
efectuar a pesquisa, ou simplesmente deixar o motor de pesquisa per-
correr todas as diretorias ao ativar a diretoria principal. A pesquisa
percorre não só a pasta como todas as subpastas e ficheiros nelas contidos.
Após a pesquisa, aquando da listagem dos resultados, mais uma vez há que
ter em aten¸cão as permissões dos utilizadores, pois na listagem só estarão
os documentos aos quais os utilizadores tem permissões. Temos dispon´ıveis
dois tipos de pesquisa:
• Pesquisa rápida(PR) - Esta pesquisa incide agora, por omissão, sobre
os t´ıtulos e não sobre palavras chave. Existem depois mais op¸cãoes em
termos de separadores de resultados;
• Pesquisa avan¸cada(PA) - Na pesquisa avan¸cada existir agora apenas
um menu (PA). Para definir o tipo de pesquisa deve escolher uma das
op¸cões ”Por estados activos”ou ”Por estados realizados”no formulário
de pesquisa.

Figura 1.10: Escolha de estados no formulário de pesquisa avan¸cada
Existe também a disponibilidade de utilizar o link de pesquisa que
encontra sempre que estiver na página de uma pasta ou diretoria.
Figura 1.11: Link Pesquisa
A pesquisa será efectuada na pasta selecionada.
Por omissão, apenas está selecionado o campo T´ıtulo, mas poderá se-
lecionar quaisquer dos campos apresentados (T´ıtulo, Sumário, Descri¸cão,
Palavras-Chave).
Figura 1.12: Janela de Pesquisa
Este exemplo recuperará todos os documentos da pasta Testes que con-
tenham no t´ıtulo os termos Teste e Superior.

Figura 1.13: Exemplo Pesquisa
O link Ver Tudo devolve-o à vista total de documentos contidos na
pasta.
Figura 1.14: link Ver Tudo
A pesquisa avan¸cada é mais complexa, pois poderá cruzar-se diferentes
elementos e evitar-se assim resultados indesejados, por exemplo: pesquisar os
documentos da entidade Fornecedores, introduzidos pelo Funcionário Ricardo
Borges. Acedendo a esta op¸cão o utilizador tem acesso a um formulário
(Figura 3.21) onde pode pesquisar por: tipo de documento, workflow, data
de introdu¸cão do documento no iPortalDoc, etc.
Poderá, também, pesquisar sobre qualquer campo de classifica¸cão dos
documentos, e estados do workflow em que se podem encontrar. Ainda, se os
campos t´ıtulos, sumários, descri¸cões, palavras chave e comentários estiverem
todos selecionados, são recuperados os documentos que contêm a palavra de
pesquisa em todos estes campos. O sistema permite palavras ou partes de
palavras.

Figura 1.15: Formulário da pesquisa avan¸cada
Tanto na pesquisa pesquisa rápida como avan¸cada existe a possibilidade
de efectuar o download de todos os documentos encontrados para um ficheiro
.zip. Para isso deverá recorrer à op¸cão Download, quando o resultado da
pesquisa é apresentado (Figura 1.16).

Figura 1.16: Link Download no resultado de uma pesquisa
1.3.2 Interface de sistema de ficheiros
Para além da interface WEB existe a interface SMB (acesso a partilhas)
criada para oferecer um acesso rápido aos documentos, já que o acesso aos
documentos via sistemas de ficheiros em rede são muito mais rápidos que os
acessos WEB. Esta gestão de ficheiros é feita na Intranet.
O aspecto visual deste acesso é familiar à maioria dos utilizadores tal
como se pode ver na Figura 1.17.
Figura 1.17: Visualiza¸cão da partilha do utilizador no sistema de gestão docu-
mental
O Sistema de Gestão de Documenta¸cão cria uma partilha de rede com
os documentos que o utilizador pode aceder no iPortalDoc, congruente com

as permissões da interface WEB. Nesta interface, do lado esquerdo do ecrã,
tem-se acesso à hierarquia documental tal qual a hierarquia da interface
WEB. Esta interface facilita a cópia de grandes quantidades de documentos
e possibilita uma visualiza¸cão amigável para os utilizadores que estão habit-
uados a trabalhar neste tipo de ambiente.
O sistema cria automaticamente duas pastas únicas (partilhas de rede).
Estas pastas são de dois tipos e têm fun¸cões diferentes:
• Inser¸cão - é a pasta onde se colocam os documentos que vêm de fora
do sistema, por exemplo, via digitaliza¸cão, associando-os aos respetivos
workflows (Figura 1.18);
• Acesso - nesta pasta está representada a hierarquia documental do
iPortalDoc à qual o utilizador pode aceder mediante as suas permissões
(Figura 1.18).
Figura 1.18: Pastas: Acesso e Inser¸cão
Para aceder a estas pastas são necessários os seguintes passos:
• No caso do sistema operativo Windows, acede-se ao Windows Explorer
( O meu computador);

• Menu Ferramentas, op¸cão ligar unidades de rede;
• Aparece uma caixa de diálogo onde se coloca a unidade à qual se quer
aceder: unidade Z, e a pasta à qual se quer aceder: pasta Inser¸cão ou
pasta Acesso. Onde pede a pasta à qual se quer aceder, coloca-se o
dom´ınio da pasta seguido de / e o nome da pasta (Acesso ou Inser¸cão).
Como já foi referido, a pasta Inser¸cão permite a introdu¸cão de doc-
umentos no iPortalDoc e consequentemente coloca-os no respetivo fluxo de
gestão documental. As pastas dos workflows são criadas automaticamente
a partir do momento que os workflows são ativados. Contudo, os documen-
tos a´ı inseridos não ficam permanentemente nessas pastas, pois o sistema
percorre essas pastas à ’procura’ de novos documentos, quando os encontra
”passa-os”para a pasta acesso e assim para a hierarquia do iPortalDoc.
Quando um documento é introduzido desta forma, é conveniente que
a primeira a¸cão seja Classificar, pois quando o documento chega ao iPor-
talDoc, visto já estar associado ao respetivo workflow, será imediatamente
dirigido à pessoa responsável pela primeira a¸cão. Um documento que seja in-
serido desta forma fica com um aspecto diferente das restantes pastas quando
aparece na hierarquia documental, de notar que o próprio icone é diferente.
Nesta situa¸cão, na hierarquia documental, tanto na interface WEB
como na interface de Gestor de Ficheiros, o documento aparece numa di-
retoria que corresponde ao seu workflow (Figura 1.19), e esta diretoria é
composta por subpastas que correspondem ao ano, mês e dia da introdu¸cão
do documento no sistema. É na subpasta que corresponde ao dia de in-
trodu¸cão que se vai encontrar o documento.
Figura 1.19: Hierarquia documental aquando da introdu¸cão de documentos via
pasta Inser¸cão

1.3.3 Interface de Correio Eletrónico
Outra das formas do utilizador comunicar com o sistema de gestão
de documenta¸cão é através do servi¸co de correio eletrónico. Sempre que o
utilizador tem uma a¸cão a realizar no gestor documental, no momento em que
o workflow é ativado, este envia um e-mail (ver figura 1.20) ao responsável
da a¸cão com um link que lhe permite aceder à a¸cão que tem para realizar.
Figura 1.20: Visualiza¸cão de um email do iPortalDoc dirigido a um utilizador
Posteriormente, se a a¸cão ainda não tiver sido realizada, o sistema envia
outro e-mail a avisar o responsável da a¸cão que tem uma a¸cão para realizar
e que já devia ter sido realizada. No dia em que o prazo da a¸cão termina,
o sistema envia novamente um aviso ao proprietário da a¸cão. Caso, o prazo
da a¸cão expire, sem que esta tenha sido realizada, no dia seguinte o sistema
manda um e-mail ao Coordenador da diretoria e ao Administrador. De no-
tar, que a frequência das notifica¸cões das a¸cões depende do prazo que foi
estabelecido para a realiza¸cão de cada a¸cão.
Para além desta notifica¸cão de realiza¸cão de a¸cões, a interface de correio
eletrónico, juntamente com a interface WEB, permite ao utilizador associar
documentos a e-mails. Esta funcionalidade torna-se útil para que o utilizador
tenha sempre acesso rápido e organizado aos documentos, e aos e-mails e
workflows que lhes estão associados, tal como na figura 1.21.

Figura 1.21: Visualiza¸cão dos e-mails associados a documentos na pasta Acesso
Através da interface WEB, desde que se esteja a utilizar o servidor de
mail do iPortalDoc, ao selecionar-se um documento e acedendo à op¸cão info,
tem-se acesso aos e-mails que estão associados ao documento selecionado, tal
como na Figura 1.22.
Figura 1.22: Visualiza¸cão dos mails associados a um documento.
Para se poder aceder à interface de Correio Eletrónico é necessário que
cada utilizador seja detentor de duas contas de e-mail. Elas são:
• a conta normal de utilizador - esta conta é criada automaticamente
pelo servidor IPBRICK, quando se faz a inser¸cão dos utilizadores. Esta

conta é do tipo: username utilizador@domain.com. Com esta
conta o utilizador é notificado das a¸cões que tem para realizar no iPor-
talDoc.
• a conta especial iPortalDoc - esta conta é criada automaticamente
quando o utilizador acede pela primeira vez ao iPortalDoc, da´ı a primeira
entrada ser mais demorada, e é do tipo: Dbdocusername@domain*.com.
Com esta conta o utilizador acede à pasta Acesso onde pode ver a hi-
erarquia tal qual a da interface WEB e respetivos documentos.
*Este domain é o dom´ınio da empresa. Consequentemente, o dom´ınio
varia consoante a empresa. No caso da iPortalMais seria, por exemplo: uti-
lizador@iportalmais.pt.

Cap´ıtulo 2
Funcionalidades do iPortalDoc
A barra de ferramentas está dividida em seis menus distintos, tal como
se pode observar na figura 2.1. Cada op¸cão do menu diz respeito a uma
funcionalidade do iPortalDoc.
Figura 2.1: Barra de Ferramentas
2.1 Menu Documento
Nota: Se aceder ao menu sem selecionar qualquer documento, apenas
encontrará dispon´ıveis as funcionalidades Remover (com ou sem pesquisa),
Introduzir, Mover docs, Carimbar, Digitalizar e Ligar docs.
Para que todas as op¸cões (representadas na figura 2.2) estejam dispon´ıveis
neste menu, é necessária uma seleçcão prévia de um documento. Para sele-
cionar um documento é necessário clicar na imagem apresentada na frame
central, que se encontra do lado esquerdo do t´ıtulo. Sempre que um docu-
mento se encontra selecionado, a cor do t´ıtulo é apresentada de forma distinta
da dos restantes documentos (azul).
O menu Documento encontra-se dividido em duas partes distintas,
a primeira relacionada com as a¸cões/tarefas que se podem efectuar sobre o
27

28 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC
documento, e a segunda, relativa à informa¸cão e historial do documento em
questão.
Figura 2.2: Menu Documento
2.1.1 Abrir
Figura 2.3: Op¸cão Abrir
Ao aceder a esta op¸cão, o utilizador visualiza a última revisão do doc-
umento. Dependendo da extensão do ficheiro inserido, ele será aberto com
a aplica¸cão correspondente, isto é, se o ficheiro tiver uma extensão do tipo

2.1. MENU DOCUMENTO 29
.xls será apresentado ao utilizador através da aplica¸cão Excel, no caso do
utilizador estar a trabalhar numa esta¸cão com sistema operativo Windows.
2.1.2 Introduzir
Figura 2.4: Op¸cão Introduzir
Sempre que o utilizador pretende introduzir um novo documento no
iPortalDoc, terá que aceder a esta op¸cão do menu. Tenha sempre em aten¸cão
a diretoria que está selecionada (estará ativa a cor azul) pois será nessa pasta
que o documento será introduzido. Na frame central irá aparecer um for-
mulário igual ao da figura 3.19, em que os seguintes campos são obrigatórios:
• Tipo de Doc., ao ser atribu´ıdo um tipo de documento é gerado au-
tomaticamente um código para o documento em questão. Por defeito,
está selecionado o tipo ”Não Definido”. Se introduzir um documento do
tipo template PDF, automaticamente aparece uma box denominada de
’Mail Merge’ que permite guardar listas de entidades e contatos, para
que o mesmo seja gerado e classificado com essas entidades.
Para criar um novo tipo de documento, o utilizador deve selecionar
no Menu Defini¸cões a funcionalidade Tipos Doc. (Para mais in-
forma¸cão consulte a subseçcão 2.2.11 - Tipos de Doc. deste docu-
mento);
• Workflow, nesta pop list o utilizador, tem que escolher o fluxo de
trabalho que o documento terá de percorrer. O utilizador deverá ter
sempre um workflow associado à diretoria, para tal deverá aceder ao
menu Workflow e instanciar o fluxo de trabalho, posteriormente se-
lecionar a op¸cão configurar e, por fim, abrir a op¸cão Ass. Utiliz.
Work. do menu Diretoria. A instancia¸cão e configura¸cão do fluxo
de trabalho apenas pode ser realizada por um utilizador com perfil
Super User.

Figura 2.5: Menu Introduzir Documento
• T´ıtulo, corresponde ao t´ıtulo com o qual o documento será listado na
frame central;
• Ficheiro é o campo onde o utilizador carrega o documento para o
sistema. Este campo tem que ser preenchido para a maioria dos fluxos
de trabalho. No entanto existem tipos de workflows que não o exigem;
Além dos campos obrigatórios, existem outros campos que ajudam a
complementar a descri¸cão de um documento. São importantes , também, na

medida em que, a posteriores pesquisas poderão incidir sobre eles:
• Tipo de Entidade, onde o utilizador seleciona o grupo da entidade ao
qual está associado o documento. Após a escolha do tipo de entidade,
surgirá o campo Entidade onde se especifica qual a entidade dentro do
tipo selecionado anteriormente. Convém real¸car que as entidades são
inseridas na IPBrick, sendo que no iPortalDoc ocorre apenas a seleçcão
das entidades colocadas anteriormente no sistema.
• Seleçcão para Mail Merge - quando se pretende enviar um doc-
umento, gerado por template, com o mesmo conteúdo, para várias
entidades. Tem de se selecionar os tipos de entidade e entidades, e
opcionalmente os contatos e localiza¸cão (ou localiza¸cões, no caso de ter
mais do que uma morada).
• Assunto. Nesta op¸cão é poss´ıvel introduzir o assunto a que se refere
o documento que vai ser inserido. Para introduzir um novo assunto
à lista de assuntos deve ir ao menu Defini¸cões e selecionar o campo
Assunto.
• Ordem. Através desta funcionalidade, o utilizador pode especificar
a ordem em que pretende que apare¸ca o documento dentro da dire-
toria em que ele será introduzido. Um número baixo (por exemplo,
1) colocará o documento no topo da lista de documentos apresenta-
dos nessa diretoria. O método de ordena¸cão dos documentos pode ser
ainda configurado através da funcionalidade Ordenar Docs, no menu
Defini¸cões (cronológico,...).
• Edi¸cão. Neste campo o utilizador pode definir com que número de
edi¸cão ficará o documento. O número que aparece por defeito é o 0.1.
• Valor. Através desta op¸cão o utilizador pode definir um valor para o
documento introduzido, como por exemplo, o valor monetário de uma
proposta.
• Elaborado em: é o campo onde se pode colocar a data em que o doc-
umento foi criado. Por exemplo,poderá variar da Data de Introdu¸cão
no Sistema que ficará no campo ’Inserido Em’.

• Gera¸cão Automática - indica que o documento vai ser criado a par-
tir de um template e está relacionado com o tipo de documento se-
lecionado. Ou seja, se o tipo de documento fosse ’Manual’, e fosse
necessário procurar o documento no disco, apareceria o campo Ficheiro,
em vez de Gera¸cão Automática:
• Sumário e Descri¸cão são campos onde o utilizador pode expôr o
conteúdo do documento, sendo que, por norma, o sumário é mais
sucinto do que a descri¸cão. Ambos os campos podem ou não aparecer
quando o documento é listado, dependendo da preferência do utilizador
que introduz o documento.
• Localiza¸cão f´ısica é a caixa de texto onde o utilizador pode referir a
localiza¸cão no arquivo de um documento em papel.
• Palavras-chave é o campo destinado à coloca¸cão de palavras que mel-
hor descrevem o documento e que poderão ser úteis para encontrar o
documento em pesquisas por palavra-chave. Deverão ser termos sim-
ples e soltos, separados por cada linha (ao contrário do Sumário e
Descri¸cão que são campos de texto livre).
• Documento sem permissões de leitura simultânea - se sele-
cionada esta op¸cão implica que dois utilizadores diferentes não poderão
ler o documento em simultâneo.
Durante a introdu¸cão de documentos com base em templates pdf o sis-
tema grava automaticamente de 5 em 5 minutos todos os dados inseridos, bem
como a classifica¸cão do mesmo. Se por algum motivo a edi¸cão do documento
for interrompida, quando o utilizador voltar a editar o mesmo documento,
é-lhe apresentada uma mensagem a perguntar se deseja continuar a edi¸cão:

Figura 2.6: Aviso de Edi¸cão do Documento
• Sim - herdará os campos do documento antigo em edi¸cão;
• Não - come¸cará um documento vazio;
2.1.3 Encaminhar
Figura 2.7: Op¸cão Encaminhar
Sempre que um utilizador tenha permissões sobre um determinado doc-
umento poderá encaminhá-lo para utilizadores do iPortalDoc ou pessoas ex-
ternas à aplica¸cão. Para isso, basta selecionar o documento pretendido e, em
seguida, uma das três funcionalidades Encaminhar, dependendo do destino
a que o utilizador pretenda dar ao documento.
Em qualquer uma das op¸cões o utilizador pode escrever uma mensagem
e um post-it, sendo que a mensagem ficará registada no Esquema Cronológico
do documento, ao contrário do post-it que será apenas visualizado pelo des-
tinatário do documento. Além disso, poderá definir que utilizadores terão
acesso ao documento. Como já foi referido, as diferentes op¸cões de encam-
inhamento contêm propriedades espec´ıficas de acordo com o fim a que se
pretenda dar ao documento:

Encaminhar Doc.
Ao escolher esta op¸cão, o utilizador seleciona o(s) utilizador(es) a quem
pretende encaminhar o documento (figura 2.8). Os utilizadores selecionados
serão notificados através de um email, contendo um link para o documento.
Figura 2.8: Encaminhar Documento
Nota: O utilizador tem ainda a possibilidade de efectuar um encam-
inhamento com vários documentos em simultâneo. Esta funcionalidade é
válida para encaminhamentos para o exterior, encaminhamentos e encam-
inhamentos com a¸cão pendente. Para o efeito, deve aceder-se à janela do
encaminhamento pretendido e recorrer ao ´ıcone [Adicionar] (figura 2.9) para
ir criando a lista dos documentos a enviar.
Figura 2.9: Ícone Adicionar
Encaminhar Exterior
O utilizador poderá encaminhar o documento para o exterior, ou seja,
para não-utilizadores do iPortalDoc, bastando para isso selecionar a op¸cão
Encaminhar Ext. e colocar o(s) email(s) desejado(s) na caixa Encaminhar
para (figura 2.10).

Figura 2.10: Encaminhar para o Exterior
Se desejar poderá criar um template de email para encaminhamento, o
primeiro passo será criar o seu template de email e gravá-lo como .eml
Figura 2.11: Gravar template de Email no Thunderbird

Figura 2.12: Gravar como .eml no Thunderbird
Para encaminhar o documento com o templates de email aceda a:
Menu Documento > Encaminhar > Exterior > Inserir Template
Figura 2.13: Op¸cão Inserir Template
Atribue um nome ao seu template e clique em Browse... para selecionar
o ficheiro eml desejado.
Figura 2.14: Importar template de Email
Agora terá sempre dispon´ıvel o template inserido. Ficará assim, sempre
associado ao documento e como anexo irão os documentos associados.
Figura 2.15: Template de Email criado

Encaminhar Acc. Pend.
Através desta op¸cão, além do email que o utilizador poderá receber
devido ao encaminhamento do documento (o envio do email é opcional e
definido na altura do encaminhamento), é igualmente acrescentada uma a¸cão
na listagem das suas a¸cões pendentes. Contudo, esta a¸cão não tem influência
no workflow do documento. O tempo dispon´ıvel para a realiza¸cão dessa
a¸cão pode ser determinada através da funcionalidade Tempo Limite da a¸cão,
representada na figura 2.16.
Figura 2.16: Defini¸cão do tempo limite para a a¸cão
Ao encaminhar um documento com a¸cão pendente o utilizador pode es-
colher se pretende receber uma notifica¸cão aquando da realiza¸cão desta a¸cão,
bem como o comentário escrito pela pessoa para quem se encaminhou. Para
o efeito, o utilizador que efectuar o encaminhamento deverá recorrer à op¸cão
”Ser notificado”, existente na interface de encaminhamento de documentos
com a¸cão pendente (figura 2.17).

Figura 2.17: Op¸cão Ser Notificado
Nota: Qualquer documento pode ser encaminhado por qualquer uti-
lizador, sempre que tenha permissões para tal, a qualquer altura, indepen-
dentemente do documento ter um workflow espec´ıfico e encontrar-se ou não
em determinado estado.
2.1.4 Carimbar
Figura 2.18: Op¸cão Carimbar
Ao aceder a esta fun¸cão, o utilizador deverá ter selecionado previamente
a diretoria onde pretende introduzir o documento carimbado. O iPortalDoc
cria um carimbo sequencial que vai ser impresso em cada documento que vai
ser introduzido no sistema. Posteriormente, será lan¸cada uma a¸cão para digi-
talizar o documento, sendo depois associado ao respectivo tipo de documento
e workflow para que este seja introduzido.

2.1.5 Remover
Figura 2.19: Op¸cão Remover
Sempre que desejar eliminar documentos do sistema deverá usar a fun-
cionalidade Remover, sendo que, para um documento ser apagado do iPor-
talDoc, tem de estar obrigatoriamente no Estado Final do seu Workflow.
Para além disso, o utilizador tem de ter permissões que lhe permitam efec-
tuar essa opera¸cão. Esta funcionalidade está dividida em duas possibilidades:
Remover s/ pesquisa
Figura 2.20: Op¸cão Remover sem pesquisa
Através desta op¸cão pode remover todos os documentos que se encon-
trem na diretoria em que o utilizador se situe e consequentes subdiretorias.
Os documentos aparecerão todos em listagem, bastando selecionar os doc-
umentos a eliminar ou, caso pretenda, remover todos os documentos dessa
diretoria através da op¸cão do canto superior direito selecionar todos.
Figura 2.21: Remover sem pesquisa

Remover c/ pesquisa
Figura 2.22: Op¸cão Remover com pesquisa
Ao selecionar esta op¸cão, o utilizar poderá pesquisar o documento que
pretende remover, sendo poss´ıvel especificar a diretoria onde o documento
se encontra, bem como o tipo de documento, o workflow ou o autor do
documento (ver figura 2.23). Seguidamente, aparecerá um quadro semelhante
ao da figura 2.21 com os documentos que correspondem às especificidades que
o utilizador determinou na sua pesquisa.
Figura 2.23: Remover com pesquisa
2.1.6 Digitalizar
Figura 2.24: Op¸cão Digitalizar
Nem sempre vis´ıvel, esta op¸cão está integrada com a interface de gestão
de ficheiros, na medida em que, a introdu¸cão de documentos (tais como
faxes ou cartas) com a funcionalidade Digitalizar é feita através da pasta
inser¸cão que associa os documentos aos respectivos workflows. O scanner

está programado para digitalizar e enviar imagens para o Digital Center
(pasta share). Sempre que um utilizador pretende introduzir um documento
no sistema via digitaliza¸cão deverá aceder à op¸cão Digitalizar no Menu
Documento e selecionar o Workflow para o qual pretende que a pasta Digital
Center aponte.
2.1.7 Check Out
Figura 2.25: Op¸cão Check Out
A op¸cão Check Out permite, a qualquer utilizador com perfil editor, sobre um
determinado documento, bloquear o acesso ao mesmo em termos de Leitura
e ou Atualiza¸cão de revisão.
Ná página apresentada poderá ver dados sobre o documento selecionado,
se está já em check out ou não, assim como as op¸cões de bloqueio do docu-
mento. É poss´ıvel selecionar ambas ou apenas uma das op¸cões.
Figura 2.26: Op¸cão Check Out

Ao clicar no botão Check Out será pedido que confirme as configura¸cões.
Figura 2.27: Confirma¸cão de Check Out
NOTA: Ao criar um tipo de documento (Menu Defini¸cões Tipos de
Doc.) pode-se escollher se se deseja permitir a utiliza¸cão da funcionalidade
Check in/Check out.
Figura 2.28: Op¸cão Check Out em Tipos de Doc.
2.1.8 Atualizar rev.
Figura 2.29: Op¸cão Atualizar Revisão
Ao selecionar esta op¸cão, o utilizador pode atualizar o ficheiro associ-
ado ao documento, introduzindo um novo. De real¸car que, com a coloca¸cão
de um novo ficheiro associado ao documento, o ficheiro anteriormente colo-
cado não desaparece, ficando associado ao histórico do documento e vis´ıvel
quando se acede a Edi¸cões, no menu Documento.

Além disso, é igualmente poss´ıvel alterar no documento o seu código
(caso seja permitido), o valor, a data de elabora¸cão, a descri¸cão e a sua lo-
caliza¸cão f´ısica. Quando se efectua uma atualiza¸cão do documento, o seu
número de edi¸cão altera, número esse que também pode ser configurado pelo
utilizador aquando a atualiza¸cão.
Convém destacar que a atualiza¸cão de um documento só é poss´ıvel em
três situa¸cões:
• Caso o documento se encontre no Estado Final do seu workflow;
• Caso o workflow do documento tenha iniciado mas ainda não tenha
sido executada nenhuma a¸cão;
• Caso exista uma a¸cão espec´ıfica no workflow que possibilite a atual-
iza¸cão do documento.
2.1.9 Alterar Info.
Figura 2.30: Op¸cão Alterar Info.
Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador pode modificar a in-
forma¸cão relativa ao documento, tal como o t´ıtulo, a entidade associada,
o valor, o sumário, a descri¸cão, a localiza¸cão f´ısica e/ou as palavras-chave.
Sempre que seja feita alguma altera¸cão num documento, esta ficará registada
no respectivo esquema cronológico.
Além disso, o tipo de documento e o código podem também ser mod-
ificados, caso existam permissões a esse n´ıvel. A única informa¸cão que não
pode ser alterada diz respeito ao autor do documento, à sua edi¸cão e ao
ficheiro associado (para atualizar a edi¸cão do documento e/ou introduzir um
novo ficheiro escolha a op¸cão Atualizar Rev.)
A altera¸cão de informa¸cão de um documento só é poss´ıvel nas mesmas
situa¸cões indicadas na funcionalidade Atualizar rev.

2.1.10 Associar
Figura 2.31: Op¸cão Associar
O utilizador deve recorrer a esta funcionalidade caso pretenda relacionar
dois ou mais documentos. Essa associa¸cão tanto pode tanto pode ser bidi-
reccional como unidireccional, bastando para isso que o utilizador selecione
o tipo de rela¸cão que se encontra do lado direito da listagem de documentos
(ver figura 2.32). Note-se que o utilizador apenas consegue visualizar as dire-
torias e documentos nos quais tem permissão. Existem duas funcionalidades
que permitem associar documentos:
Figura 2.32: Associar documentos

Associar s/ pesquisa
Na op¸cão de Associar s/ pesquisa aparece a diretoria e as subdireto-
rias que permitem a associa¸cão dos documentos. Para associar o documento
que selecionou previamente a outros basta clicar nas checkbox’s apresentadas
nesta listagem e clicar no botão Associar Documentos.
Esta associa¸cão de documentos ficará vis´ıvel no ´ıcone +info, em Docs.
Associados.
Associar c/ pesquisa
A op¸cão Associar c/ pesquisa permite efectuar uma seleçcão prévia,
de modo a que apare¸cam apenas os documentos que correspondam às carater´ısticas
indicadas pelo utilizador. Este tipo de pesquisa evita a procura de documen-
tos percorrendo toda a hierarquia.
2.1.11 Ligar
Figura 2.33: Op¸cão Ligar
Um documento existente numa determinada diretoria pode ser lig-
ado/copiado a outra. Quando o utilizador acede a esta op¸cão, é apresentada
na frame central, uma listagem de todas as diretorias a que o utilizador tem
permissão. Para adicionar o documento a outra diretoria, basta clicar na
checkbox da diretoria pretendida (ver figura 2.50). Para efectuar esta a¸cão é
importante que o utlizador tenha permissões de escrita na pasta de destino.
Caso pretenda alterar a localiza¸cão da pasta do documento, deve optar pela
funcionalidade Mover.

Figura 2.34: Ligar Documento a diferentes Diretorias
2.1.12 Ligar Docs
Figura 2.35: Op¸cão Ligar Documentos
Esta op¸cão permite que se crie uma cópia do documento para adicionar
em outras diretorias. Ao selecionar esta funcionalidade, o utilizador tem de
escolher primeiramente o(s) documento(s) que pretende ligar e, em seguida,
marcar a diretoria ou diretorias para onde deseja copiar os documentos.
A diferen¸ca desta funcionalidade para a apresentada no ponto 2.1.10
é que em Ligar Docs tem a possibilidade de copiar vários documentos em
simultâneo.

2.1.13 Marcar
Figura 2.36: Op¸cão Marcar
Após a sele¸cão de um documento, é possivel utilizar esta op¸cão para o marcar
como importante, para que possa seguir o estado do documento selecionado.
Figura 2.37: Marcar documento como importante.
2.1.14 Mover
Figura 2.38: Op¸cão Mover
Ao aceder a esta funcionalidade o utilizador deve selecionar previamente
o documento que pretende mover, bem como deverá apresentar permissões de
escrita na pasta de destino. Na frame central o utilizador poderá visualizar a
hierarquia das pastas, e a´ı deverá selecionar a(s) diretoria(s) para onde quer
mover o documento. Se pretender efectuar uma cópia do documento noutra
pasta, deve optar pela funcionalidade Ligar.

Figura 2.39: Mover Documento
2.1.15 Assinar
Figura 2.40: Op¸cão Assinar
Esta op¸cão permite-lhe apor uma assinatura digital num documento através
até do cartão de cidadão.
Figura 2.41: Op¸cão Assinar - Cartão de Cidadão
Ao selecionar a op¸cão Cartão de Cidadão terá acesso, não só ao doc-
umento em si, mas também à janela de cumprimento dessa a¸cão em duas
frames distintas.

Figura 2.42: Op¸cão Assinar - Duas frames
NOTA: Para mais informa¸cões consulte a seçcão 3.10 deste documento
2.1.16 Mover docs.
Figura 2.43: Op¸cão Mover Documentos
Ao recorrer a esta funcionalidade, aparecerá na frame central uma
listagem de todos os documentos existentes na diretoria em que o utilizador
se encontra. A´ı, o utilizador pode escolher que documentos pretende mover e,
após carregar no botão selecionar Diretorias, escolher a diretoria para onde
deseja mover o(s) documento(s).

2.1.17 Permissões
Figura 2.44: Op¸cão permissões
Para aceder a esta fun¸cão o utilizador necessita de ter perfil de Coor-
denador ou Super User na diretoria, visto esta funcionalidade possibilitar a
altera¸cão de permissões atribu´ıdas sobre a diretoria em que se encontra e
sobre o documento selecionado (ver figura 2.45). Apenas é permitido alterar
permissões de utilizadores que possuam um perfil inferior ao de Coordenador
e no caso do documento selecionado se encontrar no seu Estado Final.
Figura 2.45: Permissões de Utilizadores
2.1.18 Imprimir
Esta op¸cão permite-lhe imprimir o ’BI’ do documento selecionado, contendo
a mais variada informa¸cão sobre o mesmo e sobre o esquema cronológico do
seu workflow.
Para configurar que dados a visualizar, aceda ao menu Defini¸cões >
Interface de Configura¸cão. A´ı clique na pop-list Menu e selecione Impressão.

Figura 2.46: Menu - Impressão
Irá ser visualizada uma nova página onde poderá configurar os dados a
serem impressos no BI do documento assim como a imagem e a informa¸cão
no rodapé.
Figura 2.47: Configura¸cão do BI do documento (imagem parcial)
NOTA: Por omissão, são impressos todos os dados dispon´ıveis.

Figura 2.48: BI do Documento
2.1.19 Cancelar workflow
Quando o utilizador seleciona um documento que não se encontra no seu
estado final e acede ao menu Documento, esta op¸cão encontra-se vis´ıvel.
O seu objetivo passa por anular o fluxo que o documento teria de percor-
rer, encaminhando-o imediatamente para o seu Estado Final. Para mais
informa¸cões acerca de workflows, veja a 2.3 deste manual.
2.1.20 Info Doc.
Figura 2.49: Op¸cão Info Doc.

Figura 2.50: Ícone Info
É apresentada numa janela (figura 2.51) uma lista de toda a Meta-
Informa¸cão relativa ao documento selecionado, desde t´ıtulo, entidade, autor,
etc.
Figura 2.51: Informa¸cão sobre um documento
Selecione os dados a serem inclu´ıdos no BI do documento e clique no
botão Atualizar.

2.1.21 Doc. Assoc.
Figura 2.52: Op¸cão Documentos Associados
Ao ser acedida esta op¸cão é apresentada uma janela, na qual são listados
todos os documentos que estão associados ao documento que foi selecionado.
Para associar documentos, escolha uma das seguintes funcionalidades: As-
sociar s/ pesquisa ou Associar c/ pesquisa.
2.1.22 Mails Assoc.
Figura 2.53: Op¸cão Mails Associados
Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador tem acesso aos e-mails que
estão associados ao documento selecionado. Para associar e-mails a um doc-
umento, o utilizador deve incluir no t´ıtulo ou corpo do e-mail que pretende
enviar a referência relativa ao documento, através do código do mesmo. Por
exemplo: ref<ND 586/2004>
NOTA: O código tem de estar, exatamente, reflectido tal e qual no
iPortalDoc.
2.1.23 Edi¸cões
Figura 2.54: Op¸cão Edi¸cões

2.2. MENU DEFINIÇ ÕES 55
Nesta funcionalidade o utilizador pode ter acesso às diferentes revisões
que um documento possui, incluindo dados e ficheiros relativos a cada uma
das edi¸cões. Existem dois tipos de edi¸cões, uma relativa à introdu¸cão do
Workflow e outra que faz parte do workflow. Quando se atualiza uma revisão
durante o workflow, esta a¸cão não inicia um novo workflow. Por outro lado,
se o documento estiver no Estado final, o workflow volta ao in´ıcio.
2.1.24 Workflow Doc.
Figura 2.55: Op¸cão Workflow Doc.
Ao aceder a esta op¸cão, o utilizador pode visualizar que etapas do
workflow o documento selecionado já percorreu. Esta informa¸cão está repre-
sentada graficamente.
2.1.25 A¸cões Doc.
Figura 2.56: Op¸cão a¸cões Doc.
Nesta op¸cão do menu, o utilizador pode visualizar as a¸cões que necessita
de efectuar no documento selecionado, caso existam.
2.2 Menu Defini¸cões
À excep¸cão da op¸cão Entidades deste menu, à qual a maioria dos uti-
lizadores pode aceder, este menu só está acess´ıvel a utilizadores com perfil de
Super User, com as seguintes funcionalidades representadas na figura 2.57, e
que serão descritas em seguida.

Figura 2.57: Menu Defini¸cões
2.2.1 Interface Configura¸cão
Figura 2.58: Op¸cão a¸cões Doc.
Ao aceder a esta op¸cão do menu é permitido ao utilizador com perfil
Super User configurar a interface, onde poderá fazer altera¸cões, entre outros,
a n´ıvel do logótipo, módulos, dados dos documentos, impressão ou calendário.
Seguidamente serão explicados mais detalhadamente cada ponto deste menu.
• Logótipo do iPortalDoc
O iPortalDoc permite-lhe alterar a sua imagem de apresenta¸cão - logótipo.
Assim, ao clicar no botão ’procurar’, seleciona a imagem que pretende e o

seu novo logótipo aparecerá no iPortalDoc
Existe também a possibilidade de colocar logótipos com um fundo trans-
parente no iPortalDoc. O logótipo passa também a aparecer no formulário
de valida¸cão.
• Linguagem do iPortalDoc
Neste parâmetro é lhe permitido escolher o idioma pretendido de acordo
com as sugestões que o iPortalDoc apresenta.
• Módulos Ativos
Este campo permite-lhe selecionar os módulos que melhor se adequam
ao seu perfil, acrescentando assim aos menus as funcionalidades que escolher.
• Destacam-se:
– Módulo Gestão de Projectos
É aqui que procede à ativa¸cão do parâmetro Projectos do menu Defini¸cões.
No módulo Gestão de Projectos pode configurar a hierarquia dos pro-
jectos, do seu código, das zonas e áreas do projecto, dos utilizadores
que podem criar projectos e da pasta onde se pretendem guardar.
Ao criar a hierarquia dos projectos pode logo associar-se workflows,
tipos de documento e macros a cada uma das pastas, assim como, in-
serir documentos nessas pastas para que ao introduzir os projectos,
estes sejam automaticamente inseridos nessas diretorias do iPortalDoc.
Quando é ativado o módulo de Gestão de Projectos, é colocado o campo
”Projecto”nos formulários de introdu¸cão e atualiza¸cão de documento,
gestão de +info e pesquisas.
– Módulo DBDOCMAILS

Este módulo permite guardar de uma forma automática todos os emails
que passam pelo iPortalDoc (enviados e recebidos). Os emails ficam
guardados no iPortalDoc como documentos.
As configura¸cões associadas a este módulo podem ser acedidas em:
Defini¸c~oes Interface configura¸c~ao Módulos activos Módulo
DBDOCMAILS
NOTA: Para mais informa¸cão consulte o Anexo B - Administra¸cão
e coordena¸cão - subseçcão 5.12 - Módulo DBDocMails
O workflow e o tipo de documento associado aos emails bem como a
diretoria onde estes vão ser guardados (organizados por ano/mês/dia,
por exemplo) são configurados nesta interface. É ainda poss´ıvel de-
terminar os endere¸cos permitidos (whitelist) ou então não introduzir
emails de alguns destinatários ou remetentes (blacklist).
No módulo DBDOCMAILS, é agora poss´ıvel definir várias configura¸cões,
quer para emails enviados, quer para emails recebidos. Desta forma,
torna-se poss´ıvel efectuar a seguinte configura¸cão (exemplo para emails
recebidos):
– Os e-mails recebidos da conta emails_recebidos@iportaldoc.com,
vão seguir o workflow X com o tipo de doc. Z, serão armazena-
dos na diretoria /recebidos/ e organizados por ano, ano/mês ou
ano/mês/dia (2.59);

Figura 2.59: Exemplo de Configura¸cão 1
– Os e-mails recebidos da conta B@iportaldoc.com, vão seguir o
workflow Y com o tipo de doc. X, serão armazenados na direto-
ria /recebidos/B e organizados por ano, ano/mês ou ano/mês/dia
(figura 2.60)
Figura 2.60: Exemplo de Configura¸cão 2
NOTA: É poss´ıvel alterar o valor predefinido ’De’ para a outra ori-
enta¸cão do sentido do tráfego de emails que se deseja filtrar (Para)

– Carimbador
Interface de configura¸cão do carimbo a imprimir nos documentos. Aqui
determinaremos os campos que pretendemos que apare¸cam no carimbo
e de que forma.
• Dados dos Documentos
Nesta fun¸cão pode retirar ou acrescentar carater´ısticas ao menu Docu-
mento, definindo-as nas op¸cões dispon´ıveis. Tem a possibilidade de configu-
rar o autor dos documentos que entram no iPortalDoc através do share de
inser¸cão ou através da contas de email dos workflows.
• Dados dos Workflows
Também esta op¸cão oferece a possibilidade de retirar ou acrescentar
carater´ısticas ao menu Workflow.
• a¸cões a Realizar
São disponibilizadas op¸cões que podem ser selecionadas para delinearem
as a¸cões do utilizador.
• Emails Associados
Neste campo define a Sigla pela qual quer associar os seus documentos
aos Emails. Por omissão, encontra-se configurado Ref<código>
• Expira¸cão de Valida¸cão
O Administrador pode definir o tempo de expira¸cão da valida¸cão/autentica¸cão
no iPortalDoc caso um utilizador não esteja a interagir com o sistema durante
determinado per´ıodo de tempo.
• Assinatura Digital
É lhe concedida a possibilidade de introduzir assinatura digital, garantindo
a sua seguran¸ca e autenticidade.
• Alterar Licen¸ca

Permite-lhe alterar as licen¸cas que se prendem com a utiliza¸cão do
programa, como a validade, os utilizadores, etc.
Possibilidade de criar N iPortalDoc’s (instâncias) dentro de um mesmo
servidor. Para o efeito foi desenvolvida uma interface que pode ser acedida
em:
Defini¸cões Interface configura¸cão Configura¸cões do servidor Instâncias
Desta forma torna-se muito simples a cria¸cão de uma nova instância de
iPortalDoc, sendo suficiente que se indique o dom´ınio, seguido da aplica¸cão
de configura¸cões na IPBRICK.
Pop-List Menu
Ainda neste menu, podemos observar no canto superior direito a pop-list
Menu (figura 2.61) que nos permite configurar:
Figura 2.61: Menu (lista pop-down)
• Módulos Adicionais
Op¸cão que dá acesso à cria¸cão de módulos exterirores. Por exemplo
criar um link para um motor de busca.
• Campos aux.
É poss´ıvel configurar quais os utilizadores a terem acesso aos campos
auxiliares, quer em termos de gestão quer em termos de visualiza¸cão.

Aceda a Defini¸cões > Interface de Configura¸cão
Figura 2.62: Menu Defini¸cões - Interface de Configura¸cão
Na nova página, clique na pop-list Menu e selecione Campos aux
Figura 2.63: Menu (lista pop-down) Campos Aux.
Na interface apresentada, poderá configurar, para cada campo auxiliar,
se irá estar Ativo ou não, os Tipos de Documentos, as permissões de gestão
e as de visualiza¸cão. Cada ´ıcone corresponde a uma destas defini¸cões , basta
pairar com o cursor em cime de qualquer um para surgir um pequeno texto
que o identifica.
Figura 2.64: Ícones de Gestão

Figura 2.65: Gestão Campos Auxiliares
Tomando como exemplo o campo auxiliar Registo e clicando no ´ıcone
da cheve inglesa, poderá configurar os tipos de documentos a ele associados.
Clique em Selecionar tudo, se pretende que todos os tipos de docu-
mentos lhe estejam associados, ou clique apenas nos que pretende associar.
Quando terminar, clique em Submeter. Caso não pretenda efetuar nenhuma
altera¸cão pode, a qualquer momento Fechar a janela, clicando no botão cor-
respondente.
Figura 2.66: Configura¸cão Tipos de Documento

O ´ıcone seguinte dá-lhe a possibilidade de configurar as permissões de
gestão.
Figura 2.67: Ícone de Permissões de Gestão
Basta selecionar os utilizadores sem permissão e passá-los para o lado da
caixa de utilizadores com permissão, clicando no botão com a seta que aponta
na dire¸cão correta. Da mesma forma é poss´ıvel reverter as permissões fazendo
o mesmo só que desta feita para a caixa de utilizadores sem permissão.
Figura 2.68: Configura¸cão de Utilizadores com acesso ao campo
O botão Todos permite-lhe que a totalidade dos utilizadores seja trans-
ferida para a caixa desejada

Figura 2.69: Botão Todos
Quando terminar clique no botão Submeter. Irá ser motificado do
sucesso da atualiza¸cão.
Figura 2.70: Confirma¸cão
O último ´ıcone permite-lhe configurar as permissões de visualiza¸cão
Figura 2.71: Ícone de permissão de visualiza¸cão

E da mesma forma que na configura¸cão apresentada anteriormente, asta
selecionar os utilizadores sem permissão e passá-los para o lado da caixa de
utilizadores com permissão, clicando no botão com a seta que aponta na
dire¸cão correta. Da mesma forma é poss´ıvel reverter as permissões fazendo
o mesmo só que desta feita para a caixa de utilizadores sem permissão.
Figura 2.72: Configura¸cão de utilizadores com permissão de visualiza¸cão
• Impressão
a¸cão que permite personalizar a impressão do seu documento, desde:
- Impressão de docs. - Logótipo do BI do documento;
- Dados a imprimir no BI do doc. - Informa¸cão sobre o documento;
- Dados a imprimir no BI do doc. - Esquema cronológico do documento;
- Dados a imprimir no BI do doc. - Cadastro do documento.
• Calendário

Permite-lhe a gestão dos dias úteis e feriados.
• Interfaces
Tal como nos email’s associados, aqui é poss´ıvel definir as pessoas que
podem ver os documentos através do explorador e é ainda poss´ıvel configurar
a sigla que será usada para associar os emails.
• A¸cões
Esta op¸cão trata de assinaturas e envio de documentos, com a possibil-
idade de adicionar texto.
• Workflows
Executa a reconstru¸cão das contas de emails dos workflows
• Utilizadores
Apresenta dados gerais dos utilizadores, tais como: Nome, Login e a
data de expira¸cão e tempo restante da sessão.
• Layout gráfico
Permite-lhe alterar a imagem de fundo da página de autentica¸cão do
iPortalDoc.
• Release Notes
Neste último parâmetro pode consultar todas as novas funcionalidades
e correçcões por versão.
Foi incluido de base no iPortalDoc documenta¸cão sobre os Web Ser-
vices fornecidos pela aplica¸cão. A documenta¸cão contém a lista de todos
os métodos existentes e respectivas descri¸cões e exemplos de utiliza¸cão dos
mesmos. Para aceder à documenta¸cão:
Defini¸cões Interface configura¸cão Web Services
Foi criado um novo tipo de numera¸cão para os códigos dos documentos:
Sequencial por funcionário e assunto.

2.2.2 Utilizadores
Figura 2.73: Op¸cão Utilizadores
Esta op¸cão só pode ser gerida por um utilizador com perfil Super User.
Ao aceder a esta funcionalidade, é apresentada a listagem dos utilizadores
existentes e também vários links no canto superior direito (Gestão, Cargos e
Grupos).
Figura 2.74: Listagem Utilizadores
O link Gestão (ver figura 2.75) apresenta duas caixas onde poderá as-
sociar os utilizadores existentes na IPBrick, ao iPortalDoc, para que estes
possam interagir com o sistema, ou mesmo retirá-los do iPortalDoc.

Figura 2.75: Associa¸cão de utilizadores ao iPortalDoc
De seguida, selecione os utilizadores da caixa Utilizadores LDAP para
a caixa Utilizadores iPortalDoc (figura 2.75) e, por fim, carregar no botão
Inserir. Para remover utilizadores faz-se a opera¸cão inversa. O número de
utilizadores que pode ser associado ao iPortalDoc depende do número de li-
cen¸cas atribu´ıdas.
O link Cargos permite-lhe selecionar os utilizadores que irão desempen-
har uma certa posi¸cão hierarquica na organiza¸cão.
A vantagem criar esta categoria está no fato de poder colocar o cargo
do utilizador em documentos gerados via templates PDF. A coloca¸cão é feita
através de uma a¸cão do workflow, que ao ser executada, coloca, automatica-
mente, no documento o cargo do utilizador que a realizou.
Outra vantagem é a possibilidade de configurar uma a¸cão no workflow
por forma a que a resultado de execu¸cão da mesma seja definido pelo cargo
do utilizador que a está a realizar.

Figura 2.76: Cargos
Como pode ver na figura 2.76 nenhum Cargo está criado por omissão,
pelo que será necessário criá-los. Para isso, clique no link Inserir.
Atribua um nome ao cargo e selecione qual ou quais os utilizadores que
irão desempenhar essa fun¸cão.
Figura 2.77: Inser¸cão de Cargos
Clique no botão Guardar. Poderá então vizualizar o Cargo criado na
lista.

Figura 2.78: Lista de Cargos
O link Grupos permite-lhe criar e utilizar apenas os grupos criados no
iPortalDoc, não efectuando por isso qualquer sincroniza¸cão dos grupos do
LDAP/AD.
Figura 2.79: Grupos e Sincroniza¸cão
Para tal clique no link Sincroniza¸cão e retire o visto da op¸cão ”Sin-
cronizar os grupos do LDAP/AD”.

Figura 2.80: Sincroniza¸cão
Para criar um Grupo clique no link Inserir, digite o nome e selecione
os membros desse grupo.
Figura 2.81: Inser¸cão de Grupos
Quando terminar clque no botão Guardar, poderá então visualizar a
inser¸cão do grupo na listagem.

Figura 2.82: Grupos e Sincroniza¸cão Listagem
Nas diversas páginas onde são apresentados grupos, serão listados con-
juntamente os grupos sincronizados do LDAP/AD e os criados no iPortalDoc
(associa¸cão de Perfis, workflows, tipos de documento, macros, etc,).
2.2.3 Perfil
Figura 2.83: Op¸cão Perfil
Após o utilizador efectuar a autentica¸cão no sistema, são-lhe facultadas
diferentes funcionalidades, dependentes das permissões associadas ao perfil
que este tem atribuido em cada diretoria. É nesta área que os perfis podem
ser criados ou modificados para complementar com os que o iPortalDoc tem
já pré-configurados (figura 2.84). No entanto, apenas um Super User é que
dispõe de permissões para isso. De seguida, serão apresentados alguns perfis
e quais as suas permissões.

Figura 2.84: Perfis
• Super User – denomina-se por Super User um utilizador ao qual está
atribu´ıdo um perfil com permissões totais sobre todas as funcionali-
dades do sistema. O Super User pode configurar e alterar os workflows,
criar, remover, ou alterar grupos de utilizadores; introduzir, alterar ou
remover dados de um utilizador do sistema; criar, remover ou alterar
perfis.
• Coordenador – um utilizador que disponha de um perfil que lhe
permita efectuar todas as funcionalidades numa determinada diretoria
(criar, alterar, remover documentos/diretorias), é referido como sendo
o Coordenador desta. O coordenador pode associar perfis e workflows
a utilizadores, na diretoria que coordena. Um utilizador que apresente
este perfil, pode visualizar todos os documentos, independentemente
do seu estado no Workflow. Utilizadores com este perfil podem, ainda,
receber relatórios por email das a¸cões pendentes das pastas que coor-
dena.
• Sub-Coordenador – um utilizador que dispõe deste perfil tem per-
missão para efectuar todas as funcionalidades com excep¸cão de apagar
diretorias. Um Sub-Coordenador pode associar perfis e workflows, na
diretoria que coordena.
• Leitor Absoluto – Um utilizador que possua este perfil tem per-
missão para ler todos os documentos das diretorias existentes no sis-
tema, mesmo que não tenha interven¸cão nos mesmos. No entanto, não
lhe é permitido criar, alterar ou remover documentos ou diretorias.

• Leitor – é denominado por leitor o utilizador que apenas pode ler
documentos e diretorias. Também é permitida a visualiza¸cão de toda
a informa¸cão correspondente aos vários documentos, nomeadamente,
o workflow, revisões, documentos associados e poss´ıveis a¸cões que este
tenha a realizar sobre este documento.
• Editor – para além das permissões associadas a um Leitor, este pode
ainda introduzir documentos.
• Navegador – tem apenas permissão para ver as diretorias, não pode
criar nem apagar. Não tem qualquer a¸cão sobre os documentos.
2.2.4 Assunto
Figura 2.85: Op¸cão Assuntos
Esta funcionalidade permite ao utilizador criar, alterar ou remover tipos
de assuntos que são atribuidos aos documentos (figura 2.86). Esta opera¸cão
só pode ser gerida pelo Super User ou Coordenador de cada diretoria.

Figura 2.86: Inser¸cão de Assuntos
A este campo Assuntos, o utilizador poderá dar a designa¸cão que mais
lhe convier, usando o campo para um parâmetro que necessite, por exemplo,
para os Departamentos, Projectos, etc.
Para criar um tipo de assunto deve acrescentar uma descri¸cão e sigla a
atribuir e, caso pretenda, adicionar observa¸cões ao assunto. Para alterar ou
remover assuntos, o utilizador deve selecionar a op¸cão Listar Assuntos que
se encontra no canto superior direito da frame central. A´ı, aparecerá a lista
dos assuntos existentes. Para remover ou alterar um assunto deve carregar
no assunto em questão.
NOTA: Os assuntos que estiverem a ser utilizados em algum docu-
mento não podem ser removidos.
2.2.5 Centro de Custo
Esta funcionalidade (bem como as funcionalidades Sub-centro de custo
e Network) pode ser ativada recorrendo ao menu Defini¸cões e selecionando
a op¸cão Interface configura¸cão . A´ı, deve clicar na op¸cão Campos aux.
em Menu e ativar a(s) funcionalidade(s) desejada(s).

Como é normal, as empresas costumam estar divididas em diferentes
diretorias, cada uma com os seus gastos espec´ıficos. Assim, os documentos
relacionados com os custos de uma área delimitada da organiza¸cão (por ex-
emplo faturas) podem ser classificados através desta op¸cão. Quando acede a
esta funcionalidade, o utilizador verá primeiramente uma lista dos centros de
custo já adicionados, podendo acrescentar mais se clicar na op¸cão localizada
no lado superior direito do ecran Inserir centro de custo. A´ı, deve indicar
um nome e um código para o centro de custo e, se pretender, uma descri¸cão
para o mesmo.
2.2.6 Sub-centro de Custo
Esta funcionalidade ativa-se tal como a op¸cão Centro de custo (de-
scrita anteriormente). Além disso, o objetivo desta op¸cão é semelhante à da
op¸cão Centro de custo, apesar de permitir uma classifica¸cão ainda mais
espec´ıfica do documento, ao possibilitar a inser¸cão de um sub-centro de custo
associado a um centro de custo previamente introduzido.
2.2.7 Funcionário
Esta op¸cão prende-se também com os campos auxiliares que permitem uma
carateriza¸cão mais exaustiva do documento e permite-lhe associar um número
de funcionário a um utilizador.
Figura 2.87: Funcionário
Para criar uma nova entrada clique no link Inserir Funcionário, vis´ıvel
no canto superior direito.

Figura 2.88: Link Inserir Funcionário
Irá ser-lhe apresentado o formulário de inser¸cão do funcionário. Preen-
cha os campos apresentados:
• Descri¸cão: A descri¸cão do funcionário;
• Sigla: A sigla que irá identificar o funcionário;
• Observa¸cões: Campo de texto livre, serve apenas para sua referência;
• Ativo: Se retirar o visto, a entrada não fará parte das entradas a serem
apresentadas no campo.
Figura 2.89: Formulário Inserir Funcionário
Ao clicar no botão Inserir, irá criar a entrada e esta estará vis´ıvel na
página.

Figura 2.90: Funcionário inserido
Se desejar alterar ou apagar um Funcionário, clique na sua Descri¸cão
para lhe ser apresentada a página de edi¸cão. Altere os dados e clique no
botão Alterar ou remova a entrada clicando no botão Apagar.
Figura 2.91: Alterar Funcionário
2.2.8 Network
A funcionalidade Network surge como mais um poss´ıvel classificador
de um documento, possibilitando a especifica¸cão do mesmo tendo em conta

o projecto ao qual está associado numa empresa. Para que esta op¸cão seja
ativada é necessário que o utilizador vá ao menu Defini¸cões e, depois de
escolher a op¸cão Interface configura¸cão, clique em Menu, no canto su-
perior direito, e de seguida escolha Campos aux. na lista pop-down A´ı, é
poss´ıvel o utilizador escolher esta op¸cão, bem como configurar o formato do
código que será gerado.
2.2.9 Ass. Utilizador
Figura 2.92: Op¸cão Associar Utilizadores
Esta funcionalidade está também intimamente ligada aos campos auxiliares
que permitem aprofundar a classifica¸cão de um documento. Eles permitem a
associa¸cão de vários utilizadores a estes campos classificativos possibilitando
assim uma carateriza¸cão documental mais completa.
Nota: Para ter acesso à op¸cão Campo Aux. navegue até ao menu
Defini¸cões, selecione Interface Configura¸cão irá visualizar nessa página
a lista pop-down Menu (canto superior direito) e clique nela e selecione
Campo Aux..
2.2.10 Tipos Doc.
Figura 2.93: Op¸cão Tipos de Documento
O tipo de documento é uma informa¸cão que vai aparecer sempre que
o utilizador introduzir um documento. É uma funcionalidade importante
para definir os Tipos de Documentos introduzidos no Sistema de Gestão
Documental. O utilizador ao aceder à funcionalidade Tipos Doc. pode
criar, alterar ou remover tipos de documentos (figura 2.94).

Figura 2.94: Gestão Tipos de Documentos
No ecrã Tipos Doc. aparece no campo Tipos de Documentos, por
omissão, a op¸cão Novo Tipo, que é a op¸cão indicada para o caso do utilizador
pretender criar um novo tipo de documento. Nessa situa¸cão, deve indicar
uma descri¸cão, uma sigla, um código e um template (caso seja necessário)
para associar ao tipo de documento. De real¸car que nesta funcionalidade pode
moldar o código do tipo de documento da forma que o utilizador pretender,
bastando para isso selecionar a op¸cão Gestão de códigos (figura 2.95).
Figura 2.95: Gestão de Códigos
O tipo de documento é uma informa¸cão que vai ser pedida sempre que

se introduzir um documento no Sistema de Gestão Documental.
2.2.11 Templates
Figura 2.96: Op¸cão Templates
PDF
Ao aceder a esta funcionalidade o utilizador poderá alterar, apagar
ou criar modelos sob o formato pdf. Estes templates relacionam-se com o
aspecto gráfico do documento e para gerar estes modelos é necessário que
estes tenham um tipo de documento associados.
Figura 2.97: Templates PDF
Ao aceder a esta op¸cão aparecerá uma listagem dos templates pdf já
criados (figura 2.97). Para modificar aspectos de um determinado template, o
utilizador deve primeiramente clicar com o rato sobre o template pretendido.
Em seguida, pode mudar o nome do template e salvar as altera¸cões, car-
regando no botão Alterar Nome, ou então apagar o template se selecionar
a op¸cão Remover. Para proceder a altera¸cões na estrutura de um template,
tem de escolher a op¸cão Editar que se encontra no canto superior direito do
ecrã. Se pelo contrário, deseja criar um template de ra´ız, clique no op¸cão
Novo.
Caso pretenda criar um novo template, deve selecionar a op¸cão Tem-
plate que se encontra no canto superior direito, indicar o nome que pretende
e, seguidamente, proceder à elabora¸cão do mesmo. Esta funcionalidade é
descrita pormenorizadamente na seçcão 3.9 deste manual.

Tipos de Letra
Se o desejar, pode inserir outros tipos de letra à lista das fontes já inclu´ıdas.
Para isso, basta clicar na liga¸cão Tipos de Letra.
Figura 2.98: Liga¸cão Tipos de Letra
Irá visualizar a lista dos tipos de letra que se encontram já instalados
no iPortalDoc.
Figura 2.99: Lista Tipos de Letra
Para adicionar um novo tipo, bastará clicar no link Adicionar, na nova
página digitar em Descri¸cão uma pequena referência sobre o tipo de letra e
clicar em Inserir.
Figura 2.100: Inserir Tipos de Letra
Ao clicar no botão Inserir irá fazer aparecer a página de altera¸cão/upload
do tipo de letra.

Figura 2.101: Tipos de Letra - Alterar
Cique em Browse... para selecionar o tipo de letra e fazer o seu upload.
NOTA: O tipo de letra deve ser do formato True Type Font.
MS Office Word/Excel
Figura 2.102: Op¸cão Templates Office
É poss´ıvel introduzir documentos através do MS Word 2007 (.docx) e Excel
(.xlsx). Após a classifica¸cão será feito o download do documento anterior-
mente configurado para edi¸cão no MS Office 2007.
Quando o utilizador guardar o documento é questionado se pretende
enviar para o iPortalDoc e, em caso afirmativo será introduzido. O docu-
mento será guardado no iPortalDoc no formato PDF.
NOTA: Para utiliza¸cão desta funcionalidade é necessário que no MS
Office as macros estejam ativas.
Consulte as seçcões seguintes para mais detalhes sobre como utilizar
esta funcionalidade.

2.2.12 Templates Office
Templates Office Passo-a-Passo
NOTA IMPORTANTE: Para que a funcionalidade Templates Office fun-
cione devidamente é necessário ter instalado no posto de trabalho o Microsoft
SOAP Toolkit 3.0.
O primeiro passo será a cria¸cão de um tipo de documento. A con-
figura¸cão efectua-se no Menu Defini¸cões > Templates pdf > MS Office Word
(ou Excel) e nesta interface clique no link Importar.
Figura 2.103: Templates pdf - MS Office Word
De seguida, atribue um nome e fa¸ca o upload de um documento deste
tipo.
Figura 2.104: Importar
No menu defini¸cões > Tipos Doc. associe, na op¸cão ”Template de
gera¸cão automática”, o Template (.docx ou .xlsx) com a designa¸cão atribuida
na importa¸cão.

Figura 2.105: Op¸cão Template de Gera¸cão Automática
Clique no botão Inserir, no fundo da página, para confirmar a cria¸cão
do Tipo de Documento.
Figura 2.106: Botão Inserir
Selecione a diretoria desejada e associe tipo de documento no Menu
Diretoria - Ass.Util.TipoDoc. Clique no botão Associar.
Figura 2.107: Associa¸cão Tipo de Documento

Poderá agora introduzir o ficheiro através do Menu Documento - Intro-
duzir.
Figura 2.108: Op¸cão Introduzir
Preencha o formulário de Inser¸cão (os campos assinalados com um as-
terisco vermelho são de preenchimento obrigatório) e clique no botão Inserir
no fundo da página. Após a introdu¸cão, é automaticamente feito o download
do modelo e aberto para edi¸cão.
Figura 2.109: Formulário de Inser¸cão
Ao clicar no botão Editar Documento localizado no fundo da página.
Figura 2.110: Botão Editar Documento
O browser fará o descarregamento do template para edi¸cão.

Figura 2.111: Template para edi¸cão
Abra o documento descarregado e edite-o.
Figura 2.112: Documento editado
Quando terminar a edi¸cão e ao clique em gravar, receberá um aviso de
seguran¸ca que o notifica do fato de as macros terem sido desligadas.

Figura 2.113: Aviso de Seguran¸ca
Clique em Op¸cões... selecione Ativar este conteúdo e clique em OK.
Figura 2.114: Op¸cões de Seguran¸ca
Insira as credenciais de utilizador e clique no botão iPortalDoc.

Figura 2.115: Credenciais Utilizador
Após a inser¸cão das credenciais o template será inserido no iPortaldoc.
Figura 2.116: Template inserido
O documento estará dispon´ıvel no formato PDF.

Figura 2.117: Documento inserido em PDF
Utiliza¸cão de Pré-Inseridos nos Templates Office
Este é o procedimento para utilizar pré-inseridos nos templates Office.
1. No Office, clicar no botão do Office e abrir as ”Op¸cões do Word”.
No separador ”Popular”, ativar a op¸cão ”Mostrar separador Programador no
Friso”.
2. Na barra superior, abrir o separador ”Programador”
Figura 2.118: Separador ’Programador’
Com o segundo ´ıcone podemos inserir um pré-inserido simples (ex: En-
tidade > Nome) Com o segundo ´ıcone da segunda linha podemos inserir um
pré-inserido de uma data, tendo a possibilidade de definir o formato pre-
tendido para a data.

Figura 2.119: Op¸cão ’Propriedades’
Após a inser¸cão de um daqueles campos, selecionamos a op¸cão ”Pro-
priedades”para darmos um nome ao elemento (no caso da data podemos
definir o formato).
Nota: apenas é necessário inserir os campos, não é necessário preencher
nada, para além do nome/etiqueta nas propriedades.
3. Guardamos o .docx e importamos o template para o iPortalDoc
(Defini¸cões > Templates pdf > MS Office Word). Depois de atribuir nome ao
template e importar, é-nos apresentada a lista dos campos que colocamos e
os pré-inseridos que lhes podemos associar.
Figura 2.120: Lista de campos

Seleccionamos os campos pretendidos e importamos.
Quando introduzirmos o documento estes campos já aparecerão preenchi-
dos no documento word.
2.2.13 Email
Para fazer o upload de templates de mail em formato .eml aceda à op¸cão
mail no menu Defini¸cões > Templates.
Figura 2.121: Op¸cão Mail no menu Templates
A próxima página apresentará a lista de templates de email importados.
Figura 2.122: Listagem de templates de email

Ao clicar no link Importar irá poder nomear o seu template e selecionar
qual o ficheiro .eml a ser importado, através do botão Browse...
Figura 2.123: Gravar template de Email no Thunderbird
Após a importa¸cão poderá ver o(s) templates na listagem.
Figura 2.124: Listagem com dois templates de email importados
2.2.14 Macros
Figura 2.125: Op¸cão Macros
Permite definir pastas de destino dos documentos introduzidos nas
a¸cões de introduzir (anexos). Permite ainda aplicar macros diferentes às a¸cões
de um documento, do tipo alterar, atualizar e introduzir (a¸cões). A cria¸cão
de macros visa facilitar a tarefa de um utilizador aquando a introdu¸cão de
novos documentos. Assim, em vez ter de preencher um longo formulário de

cada vez que insere um documento, podem ser criadas macros que definam
já qual o tipo de entidade, o t´ıtulo, o workflow e até mesmo o próprio t´ıtulo
do documento (figura 2.132), o que fará com que um utilizador tenha um
formulário mais curto para preencher ou mesmo que não necessite de um
formulário para a introdu¸cão de documentos.
Figura 2.126: Defini¸cão da Macro
Ao selecionar a op¸cão Macros, o utilizador encontrará uma listagem
das macros já existentes. Para modificar o nome ou apagar uma macro, basta
selecionar a macro pretendida e, posteriormente, carregar no botão Alterar
(após atribui¸cão do novo nome) ou Remover.
Figura 2.127: Alterar da Macro

Se pretender alterar os parâmetros de uma macro, depois de a selecionar
deve carregar na op¸cão Definir macro e proceder às modifica¸cões. Para
associar um utilizador a uma macro deve dirigir-se ao menu Diretoria e
selecionar a funcionalidade Ass. Utiliz. Macro.
As duas imagens seguintes ilustram bem a redu¸cão que se pode atingir
no preenchimento de campos do formulário de introdu¸cão de documento.
Figura 2.128: Exemplo antes da cria¸cão da macro (parcial)
Figura 2.129: Exemplo após a cria¸cão da macro

2.2.15 Palavras chave
Figura 2.130: Op¸cão Palavras Chave
Com esta funcionalidade é poss´ıvel criar termos que se podem associar a
documentos para uma futura recupera¸cão através de pesquisa.
Para isso existe o link Inserir palavras chave
Figura 2.131: Inserir Palavras Chave
Ao clicar nele poderá criar uma palavra chave que estará depois dispon´ıvel
aquando da inser¸cão de um documento.
Figura 2.132: Formulário de Inser¸cão de Palavras Chave
2.2.16 Constrói FS Global
Figura 2.133: Op¸cão Constrói FS Global

Esta funcionalidade permite que seja reconstru´ıda toda a hierarquia da
File System Virtual, isto é, a hierarquia que é acedida via Explorador do
Windows, no caso de ser este o Sistema Operativo utilizado pelos clientes.
2.2.17 Constrói mailFS Global
Figura 2.134: Op¸cão Constrói mailFS Global
Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador procede à reconstru¸cão da
hierarquia dos mails associados para todos os utilizadores.
2.2.18 iPortalDoc Light
Figura 2.135: Op¸cão iPortalDoc Light
Nota: Esta op¸cão só será vis´ıvel após a aquisi¸cão e instala¸cão da
solu¸cão iPortalDoc Light.
Devido à natureza da sua missão, o iPortalDoc é instalado no servidor
de intranet, longe do ambiente de comunica¸cões da organiza¸cão. No entanto,
pode ser útil conceder, de uma forma restrita, acesso aos conteúdos e fun-
cionalidades contidas no iPortalDoc.
O Administrador do sistema será capaz de listar os utilizadores com
permissões assim como alterar as configura¸cões que deseje, como é visivel na
figura 2.136.

2.3. MENU WORKFLOW 99
Figura 2.136: iPortalDoc Light - Users List
Se a solu¸cão iPortalDoc Light lhe interessa, entre em contato connosco
através do seguinte endere¸co:
iportaldoc@iportalmais.pt
2.2.19 Introduzir Hierarquia
Para mais informa¸cões sobre esta funcionalidade consulte a seçcão 2.5.1.
2.2.20 Projectos
Para ter esta op¸cão ativa é necessária a sua configura¸cão no menu
Defini¸cões (ver menu Defini¸cões - Interface de configura¸cão). Ao introduzir
um projecto tem que se selecionar uma zona e uma área de projecto as-
sim como uma entidade válida (que esteja no IPContactos). Nessa mesma
interface depois de escolhida a zona e a área para o projecto, é gerado au-
tomaticamente o código para o projecto permitindo associar utilizadores do
iPortalDoc às diversas pastas da hierarquia do projecto.
2.3 Menu Workflow
É através do Workflow que o Sistema de Gestão Documental vai fun-
cionar, Qualquer documento que se encontre no iPortalDoc tem um fluxo

de trabalho (workflow) próprio. No m´ınimo possui uma etapa de armazena-
mento, ou poderá ter predefinido um circuito no qual vários utilizadores po-
dem participar, realizando tarefas sobre o documento. Apenas os utilizadores
com perfil de Super User podem aceder a este menu (figura ??)
NOTA: Para mais informa¸cões sobre como criar um workflow Consulte
o Cap´ıtulo 5
Figura 2.137: Menu Workflow
2.3.1 Desenhar um esbo¸co
Antes de se proceder à concep¸cão do Workflow desejado, dever-se-á
definir todos os passos que o nosso fluxo de trabalho percorrerá. Esta plani-
fica¸cão facilitará o passo seguinte da concep¸cão.

Figura 2.138: Exemplo de um Workflow
2.3.2 Conceber
Figura 2.139: Op¸cão Conceber
Com o iPortalDoc são disponibilizados alguns templates de fluxos de
trabalho. No entanto, através da funcionalidade de gera¸cão de Workflows
(Conceber) o cliente poderá criar novos fluxos de trabalho ou alterar os ex-
istentes. Ao selecionar esta funcionalidade o utilizador acede a uma listagem

com todos os workflows. Após clicar num dos workflows, este poderá efectuar
a visualiza¸cão do diagrama do mesmo, selecionando o link Editar apresen-
tado no canto superior direito da frame central do iPortalDoc.
Apenas os Workflows que ainda não foram instanciados permitem efec-
tuar altera¸cões nos diagramas. Para todos os outros que possuam instâncias,
a interface de edi¸cão é meramente informativa. Caso prtenda alterar work-
flows instanciados, deverá, primeiramente, selecionar a op¸cão Remover Instância
(se não tiver nenhum documento já criado com esse workflow)
Para criar um novo fluxo de trabalho, após ter acedido à funcionalidade
Conceber do menu Workflow, o utilizador deverá clicar no link Conceber
apresentado no canto superior direito da frame central do iPortalDoc.
No formulário apresentado, deverá introduzir uma descri¸cão para o
fluxo de trabalho e definir se este permite ou não a introdu¸cão de um docu-
mento sem efectuar o upload de um ficheiro (por defeito esta op¸cão não está
selecionada). O fato de ser poss´ıvel introduzir um documento no sistema
sem anexar um ficheiro, permite o uso de informa¸cão gerada aquando da in-
trodu¸cão do mesmo, no ficheiro a ser desenvolvido e posteriormente anexado
ao documento.
Um exemplo disto mesmo, será a introdu¸cão de um documento do tipo
Proposta, cujo código gerado (Pr 24/2004) pelo iPortalDoc é posteriormente
utilizado no conteúdo do ficheiro, a enviar para o cliente e a ser anexado
ao documento. Esta op¸cão é muito útil, quando o utilizador quer introduzir
registos sobre determinado assunto ou quando quer introduzir documentos
ao longo do workflow.
Após a introdu¸cão do Workflow é disponibilizado o acesso à edi¸cão do
mesmo, através do link Editar apresentado no canto superior direito da frame
central do iPortalDoc. A interface de edi¸cão e diagrama do fluxo de trabalho
são apresentados numa nova janela. Nesta existe uma barra de ferramentas
que dispõe de mais ou menos menus, consoante os elementos do diagrama
que estão selecionados:
• Menu Estados
– Inserir: sempre ativo;

– Alterar: ativo se um estado está selecionado;
– Remover: ativo se um estado está selecionado;
• Menu a¸cões
– Inserir: ativo se um estado está selecionado;
– Alterar: ativo se uma a¸cão está selecionada;
– Remover: ativo se uma a¸cão está selecionada;
• Menu F.Transi¸cão
– Inserir: ativo se um estado com a¸cão está selecionado;
– Alterar: ativo se uma fun¸cão de transi¸cão está selecionada;
– Remover: ativo se uma fun¸cão de transi¸cão está selecionada;
Foram atribu´ıdos os seguintes s´ımbolos aos vários elementos do work-
flow:
• Bolinha preta e tra¸co associado: representa a introdu¸cão do doc-
umento;
• C´ırculo: estado;
• Quadrado: a¸cão;
• Tra¸co: fun¸cão de transi¸cão;
Devido aos fluxos de trabalho do iPortalDoc serem baseados em máquinas
de estados, antes de iniciar a concep¸cão de um workflow o utilizador deverá
estruturar o mesmo, por forma a que o diagrama obede¸ca às seguintes regras:
• As fun¸cões de transi¸cão saem sempre pela parte inferior do estado e
entram pela parte superior de outro estado;
• Entre dois estados não podem existir duas fun¸cões de transi¸cão em série
(uma a seguir à outra);
• Não pode existir mais que um estado final;

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