Aula 01 resumão de arquivologia p mpu - técnico administrativo

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Aula 01 resumão de arquivologia p mpu - técnico administrativo

  1. 1. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1 Introdução . ...................................................................................... 01 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos . ....................02 Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos. ........................ 22 Bibliografia . ...................................................................................... 30 Introdução Prezado Aluno, Bem vindo à segunda e última aula do Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU. Hoje iremos tratar dos assuntos gerenciamento da informação e a gestão de documentos; tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; auto- mação; preservação, conservação e restauração de documentos. Não esqueça, participe do Fórum de dúvidas! Chega de papo e mãos à obra...
  2. 2. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 2 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos A ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS Antes de entrarmos na gestão de documentos propriamente dita, é necessário falarmos sobre a organização de arquivos, que consiste basicamente no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho: 1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de informações acerca da documentação do arquivo. Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o gênero dos documentos (textuais, iconográficos, informáticos etc.), as espécies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservação do acervo, os recursos humanos da instituição, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituição. 2- Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, será feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado. Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo. 3- Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em consideração tanto as disposições legais quanto as necessidades da organização. Esse plano deve levar em consideração os seguintes elementos: a) posição do arquivo na estrutura organizacional da administração – recomenda-se que seja a mais alta possível; b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?); c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo, nos casos de descentralização; d) definição dos métodos de arquivamento; e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento;
  3. 3. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 3 f) necessidades de recursos humanos; g) escolha das instalações e equipamentos; h) constituição de arquivos intermediários e permanentes. 4- Implantação e acompanhamento: implementação do plano de arquivo na instituição em conjunto com testes de procedimentos, rotinas, normas, formulários etc. A implantação deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivístico. Agora, podemos falar da gestão de documentos. GESTÃO DE DOCUMENTOS A gestão documental é conceituada pelo art. 3º da Lei nº 8.159/91, da seguinte forma: “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” Podemos traduzir a definição acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Segundo a doutrina, dentro da gestão de documentos destacam-se três fases básicas: produção, utilização e destinação. Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias. Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.
  4. 4. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 4 Avaliação e destinação de documentos: compreende a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a instituição. Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as fases da gestão de documentos no quadrinho abaixo: Gestão de Documentos Produção • elaboração dos documentos em decorrências das atividades da instituição • criação de documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias Utilização • protocolo, classificação, organização e arquivamento durante a idade corrente e intermediária • normas de acesso à documentação e à recuperação de informações Destinação • análise e avaliação dos documentos (valor) • definição de quais serão objeto de arqui- vo permanente e quais serão eliminados GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes devem permitir aproveitar, ao máximo, a informação disponível e necessária à tomada de decisões, aumentando, assim, a eficiência administrativa. Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do arquivo: 1) Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação) 2) Expedição 3) Arquivamento 4) Empréstimo e consulta 5) Destinação ATIVIDADE DE PROTOCOLO A primeira atividade na gestão de documentos correntes é o protocolo.
  5. 5. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 5 Sabemos que os documentos em fase corrente são aqueles necessários às atividades desenvolvidas na instituição. Dessa forma, as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento, classificação, registro e movimentação dos documentos – constituindo verdadeiras portas de entrada para a informação. Ou seja, o protocolo envolve atividades como recebimento e expedição de correspondências, classificação dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuição de documentos etc. Portanto, aí vai uma dica importante para responder questões sobre protocolo: sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificação, Registro e Movimentação dos documentos. (para lembrar ReClaReMo) No protocolo é utilizado o instrumento chamado código de classificação, que é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Atenção: vale a pena destacar que algumas questões do Cespe afirmam que o protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos. Apesar de a doutrina classificar a atividade expedição como sendo distinta da “atividade protocolo”, a expedição é executada pelo “departamento de protocolo” da empresa. Portanto, cuidado! Se a questão afirmar que o protocolo executa as atividades de recebimento, classificação, registro, movimentação e expedição (porta de saída) considere-a correta. Dentre das atividades do protocolo encontra-se a classificação dos documentos, nesse ponto, vamos lembrar os documentos ostensivos e sigilosos. A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Por outro lado, consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve: • separar o que é de caráter ostensivo do que é de caráter sigiloso (Classificação);
  6. 6. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 6 • encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivos destinatários (Movimentação); • abrir os documentos de caráter ostensivo e, a partir da sua leitura, interpretar e classificá-los com base no código de assuntos, se for o caso (Classificação); e • encaminhar os documentos de caráter ostensivo ao setor responsável (Movimentação). Observe, então, que o protocolo deve tomar conhecimento do conteúdo de documentos ostensivos, contudo, não pode tomar conhecimento do conteúdo de documentos sigilosos. ATIVIDADE DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO Já vimos que alguns documentos têm valor temporário, enquanto que outros têm valor permanente. Além disso, alguns deles são frequentemente utilizados, enquanto outros nem tanto. Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso, surge a necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos. Essas três atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores informativo e probatório. Em relação ao seu valor, os documentos podem ser: • Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização. • Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar de não serem vitais, a informação que contêm deve ser preservada em caráter permanente. • Temporários: podem ser descartados, após determinado prazo, quando cessa o valor do documento. É evidente que a eliminação de documentos, não pode ser feita indiscriminadamente. Dessa forma, há pontos-chave que sempre devem ser observados: • importância do documento com relação aos valores administrativo, fiscal ou legal (=primário) ou informativo, probatório (=secundário);
  7. 7. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 7 • possibilidade e custos de reprodução (e.g. microfilmagem); • espaço, equipamento utilizado e custos de arquivamento; • prazos de prescrição e decadência de direitos, de acordo com a legislação vigente; e • número de cópias existentes. Ainda, segundo o artigo 9º da Lei nº 8.159/91, “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.” INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO Nas atividades de avaliação e destinação, são utilizados os instrumentos de destinação, que são os atos normativos elaborados pela organização, nos quais são fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Os dois principais instrumentos de destinação são: • Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Além disso, estabelece os critérios para recolhimento no arquivo permanente e eliminação. Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia estar definido que os cartões de ponto deveriam ser conservados por sete anos no Serviço de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos de prestação de serviços de limpeza deveriam ser conservados em caráter definitivo no arquivo permanente. • Lista de Eliminação: consiste em uma relação específica de documentos a serem eliminados de uma só vez e que necessita ser aprovada pela autoridade competente. Agora, vamos ver como são utilizados os instrumentos de destinação dentro da rotina para a destinação de documentos na fase corrente que engloba as seguintes atividades:
  8. 8. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 8 1. verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, a partir de prazos e critérios para recolhimento e eliminação. 2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; Para proceder com a destinação é preciso verificar, na tabela de temporalidade, os prazos de guarda estabelecidos. 3. registrar os documentos a serem eliminados; As listas de eliminação, como vimos, relacionam os documentos a serem eliminados. 4. proceder à eliminação; O ato de eliminar os documentos também faz parte da fase de destinação. 5. elaborar termo de eliminação; O termo de eliminação é o instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. 6. elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; e De forma semelhante à lista de eliminação, existem as listas de transferência (documentos destinados à fase intermediária) e as listas de recolhimento (documentos destinados à fase permanente). Falaremos, adiante, sobre as diferenças entre recolhimento e transferência. 7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário. Permitir que os documentos passem ao arquivo intermediário também faz parte da fase de destinação. ARQUIVAMENTO O Arquivamento consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
  9. 9. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 9 Obs.: Acondicionamento são as formas de embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso. Antes de falar sobre o arquivamento e suas técnicas, temos que lembrar que a gestão de documentos é composta por três grandes fases: 1.Produção; 2.Utilização; e 3.Avaliação e Destinação. Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as diferentes atividades estão distribuídas entre as fases: Observando a figura acima, é possível perceber que o ciclo de gestão de arquivos é um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produção), desenvolvimento (utilização) e morte (avaliação e destinação). Nesse contexto, é dentro da fase de utilização que a maioria das funções do documento são exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado, consultado etc.). A atividade de arquivamento representa o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Dessa forma, antes de arquivar, é preciso classificar, ou seja, analisar e identificar o conteúdo dos documentos, selecionando a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinando o código para a sua recuperação.
  10. 10. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 10 O arquivamento é uma das atividades mais importantes dentro da gestão arquivística, pois é fundamental para a organização ser capaz de armazenar suas informações e recuperá-las no momento desejado. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodológica e mecânica, em relação à qual os documentos devem ser organizados. Ou seja, todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam eficientemente arranjados. Os problemas que a instituição pode enfrentar não são inerentes ao sistema em si, mas são devidos a escolhas erradas, frente às características e necessidades dessa instituição. Nesse contexto, é importante que o método de arquivamento escolhido esteja alinhado às necessidades e às características da organização. Assim, os métodos de arquivamento são determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Antes de entrar em cada um dos métodos de arquivamento, é importante ressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. • Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Por exemplo, se você procura por um documento endereçado ao João e os documentos estão organizados alfabeticamente basta ir à letra “J” para encontrá-lo. • Sistema indireto é aquele em que, para se localizar um documento, é preciso, antes, consultar um índice ou código. Os principais métodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: métodos básicos e métodos padronizados. Os métodos básicos são os mais utilizados e são baseados nos elementos de ordenação como o nome, local, número, data e assunto. Já, os métodos padronizados utilizam outros elementos de ordenação (p.ex.: cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessórios especiais para sua organização.
  11. 11. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 11 Listamos abaixo os principais métodos de arquivamento: Métodos Básicos Alfabético Geográfico Numérico Simples Cronológico Dígito-terminal Ideográficos (Assunto) Alfabéticos Enciclopédico Dicionário Numéricos Duplex Decimal Unitermo Métodos Padronizados Variadex Automático Soundex Mnemônico Rôneo Dentre os métodos de arquivamento o método alfabético é o mais simples de todos e o mais cobrado em provas. Esse método é direto, e tem como elemento principal o nome. As fichas e pastas são dispostas na ordem alfabética, respeitando as regras gerais de alfabetação e ordenação (falaremos adiante sobre essas regras). Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, se comparado aos demais. Contudo, pode gerar erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual que pode causar. Para efetuarmos o arquivamento precisamos conhecer as regras de alfabetação. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os métodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso. São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade, pois a maioria delas é bem intuitiva): 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Barbosa, João
  12. 12. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 12 Cabral, Pedro Aníbal Bernardo Atenção: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Santa Rita, Flávia São Paulo, Carlos São Pedro, Felipe 4. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Silveira, R. Sil- veira, Ricardo Silveira, Roberto 5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados. Albuquerque, Rosana d’ Almeida, Pedro de Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Costa Filho, Jorge da Costa Neto, Jorge Damas- ceno Sobrinho, Carlos
  13. 13. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 13 Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de distinção. 7. Os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome completo, entre parênteses. Helena, Maria (Doutora) Marques, Armando (Juiz) Marques, Sílvia 8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (veja as regras 10 e 11) Boy, John Freud, Sigmund Jung, Carl Gustav 9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Capri, Guilio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles O’Brian, Michael Atenção: muito cuidado para não confundir com a regra 5. 10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco de Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan 12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se
  14. 14. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 14 considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Colegial (A) Embratel Fundação Getúlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peças e Acessórios 13. Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Conferência de Cirurgia Cardíaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3º) Além das regras de alfabetação, temos que ter em mente as regras de ordenação. Podemos ordenar os itens de duas formas: 1. Letra por letra Monte Claro Monte Dourado Monteiro Monte Triste 2. Palavra por palavra Monte Claro Monte Dourado Monte Triste Monteiro Outro método básico de arquivamento, muito cobrado em provas é o denominado geográfico. É um método direto, cujo elemento principal é o local. Esse método pode ser ordenado de duas formas:
  15. 15. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 15 1. Nome do estado, cidade e correspondente Amazonas Manaus (capital) Luiz Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Luiz Rio de Janeiro Campos Alberto Rio de Janeiro Campos Luiz São Paulo Lorena Luiz São Paulo São José dos Campos Souza, Carlos Atenção: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente às outras cidades de um mesmo estado. 2. Nome da cidade, estado e correspondente Campos Rio de Janeiro Alberto Campos Rio de Janeiro Luiz Lorena São Paulo Luiz Manaus (capital) Amazonas Luiz Rio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Luiz São José dos Campos São Paulo Souza, Carlos Atenção: a regra das capitais não se aplica a esse tipo de ordenação. Por último, vamos falar sobre o método ideográfico (=por assunto). Esse método tem como elemento principal o assunto. Exemplo: Admissão de Pessoal Assistência Jurídica Imóveis Atenção: Não podemos confundir assunto com os tipos físicos dos documentos (espécies documentais), como correspondências, memorando, telegramas e relatórios. Estes podem até servir de subdivisão auxiliar, contudo, não são assuntos. Exemplo: Admissão de Pessoal Assistência Jurídica - Correspondências - Pareceres Imóveis Da mesma forma, não podemos confundir assunto com a procedência dos documentos, que pode, no máximo, ser utilizada como subdivisão.
  16. 16. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 16 Exemplo: Admissão de Pessoal - Departamento de Vendas - Fábrica Alvorada - Fábrica Primavera Assistência Jurídica Imó- veis Atenção: não existe um esquema padronizado de classificação por assunto, cada instituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação. Por fim, para terminar com esse assunto, vamos falar, rapidamente, sobre os tipos de arquivamento. A posição em que são dispostos fichas e documentos distinguirá os tipos de arquivamento em horizontal e vertical. No tipo horizontal, os documentos são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse método muito utilizado para arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivos permanentes (onde a frequência de uso é menor). Note que para consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, dificultando a localização rápida das informações – por esse motivo, o uso do arquivamento horizontal é desaconselhável na fase corrente dos arquivos (onde a frequência de uso é maior). Já o arquivamento vertical é caracterizado pela disposição dos documentos um atrás do outro, permitindo a rápida consulta, sem necessidade de remover outros documentos. GESTÃO DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS E PERMANENTES Na fase de avaliação e destinação, os documentos são analisados em função do valor e da frequência de uso. Essas duas variáveis definem qual será o destino do documento: transferência para o arquivo intermediário, recolhimento para o arquivo permanente ou eliminação.
  17. 17. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 17 O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando: Valor Frequência de uso Destino com valor primário alta permanece no arquivo corrente com valor primário baixa transferência para o arquivo intermediário sem valor primário, mas com valor secundário baixa recolhimento para o arquivo permanente sem valor primário e secundário eliminação - Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, até agora, estávamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo, são bem diferentes: transferência e recolhimento. Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário. Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente. Obs.: Também caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermediário para o permanente. Enfim, se o destino do documento é o arquivo permanente estamos tratando de recolhimento, se for o arquivo intermediário estamos falando de transferência. Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferências: permanente e periódica. A transferência permanente ocorre em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o documento deverá ser transferido. A transferência periódica, por sua vez, ocorre em intervalos determinados, ou seja, periodicamente, e pode ser de três tipos: 1. Transferência em uma etapa: os documentos com valor secundário são recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar pelo “limbo”. Ou seja, é a mesma coisa que recolhimento.
  18. 18. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 18 2. Transferência em duas etapas (= dupla capacidade, transferência múltipa ou método do ciclo): os documentos são transferidos para o arquivo intermediário, onde permanecem por determinado período e, finalmente, se considerados com valor secundário, são recolhidos para o arquivo permanente. 3. Transferência de mínimo e máximo: os documentos compreendidos entre um intervalo de datas (mínimo e máximo) são transferidos para o arquivo intermediário. Ou seja, ao atingir um prazo mínimo, o documento é transferido para o arquivo intermediário, depois de passar de um prazo máximo, é recolhido para o arquivo permanente ou eliminado. Importante! Perceba que recolhimento é um tipo de transferência. Cuidado, pois a banca pode tentar confundir você. Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver: Transferência Permanente (intervalos irregulares) Periódica (intervalos determinados) uma etapa (=recolhimento) recolhidos diretamente para o arquivo permanente duas etapas passam, primeiramente, pelo “limbo” (arquivo intermediário) mínimo e máximo quando compreendidos entre um intervalo de datas (mínimo e máximo), são transferidos para o arquivo intermediário Prazos de guarda Esse é assunto bem simples que frequentemente cai em provas. Os prazos de guarda são baseados em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim dos quais a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminação).
  19. 19. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 19 Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especificidades de cada documento, determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, recolhidos aos arquivos permanentes ou eliminados. Ou seja, os prazos de guarda são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão. Por exemplo, notas fiscais de compras de matéria-prima podem ficar armazenadas por um período de tempo diferente dos cartões de ponto dos empregados. Tudo isso pode depender de diversas variáveis administrativas, legais e fiscais. ADMINISTRAÇÃO DO ARQUIVO PERMANENTE Os arquivos passam por uma evolução que os afasta cada vez mais de seu objetivo primário, diminuindo seu valor primário (=administrativo, legal ou fiscal) e aumentando seu valor secundário (=informativo, probatório, histórico ou cultural). Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem constituir peças fundamentais para a história da organização e de toda a sociedade. É nesse estágio que surge o arquivo permanente. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia. De uma forma geral, as atividades de um arquivo permanente podem ser classificadas em quatro grupos: • Arranjo: consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente. • Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a localização dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgação. • Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu lugar de guarda. • Referência: consiste nas políticas de acesso e uso dos documentos.
  20. 20. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 20 Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um mnemônico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar? Descrição – Conservação – Referência – Arranjo A administração do arquivo permanente é bastante complexa, talvez mais complexa que a de arquivos correntes e intermediários. A razão disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar documentos emanados de diversos órgãos, de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. Lembra quando falamos sobre centralização e descentralização de arquivos correntes? Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois é o resultado da contínua reunião de documentos enviados pelos diversos arquivos correntes e intermediários. Dessa forma, ao tratar da documentação de caráter permanente, deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência (=princípio do respeito aos fundos) que afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. O fato de o arquivo permanente ser constituído de diversos fundos faz necessária a análise de quais unidades administrativas irão constituir cada fundo. A escolha desses fundos é estabelecida de acordo com a conveniência de cada situação, contudo, pode ser feita a partir de dois critérios. 1. Estrutural: fundos são constituídos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. Por exemplo, seria constituído um fundo para cada órgão: Ministério de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energética – EPE, agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc. 2. Funcional: fundos são constituídos por documentos reunidos de acordo com sua semelhança temática, provenientes de diversas fontes geradoras de arquivo.
  21. 21. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 21 Por exemplo, poderíamos constituir um único fundo relacionado à atividade comum a todos os órgãos: “Energia” (Ministério de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energética – EPE, agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc.)
  22. 22. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 22 Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos. Já vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento, dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo). Ou seja, o documento pode ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc. O arquivo também é composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipos de material, sobre os quais as informações são registradas (=suporte). São exemplos disso: papel, filme, disco ótico, disco magnético etc. Destes, daremos especial atenção a um tipo específico de suporte, o microfilme. Para que você não confunda os gêneros de documentos. Vamos ajudá-lo a recordar os mais importantes: • escritos ou textuais: textos manuscritos, datilografados ou impressos; • cartográficos: representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.); • iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.; • filmográficos: películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagens, com ou sem sonorização, contendo imagens em movimento; • sonoros: registros fonográficos (discos e fitas magnéticas); • micrográficos: documentos resultantes de microrreprodução de imagens (microfilme, microficha, rolo etc.); e • informáticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais (disquete, CD-ROM, DVD-ROM, HD etc.). Muitas vezes, dentro do ciclo de vida de um documento, o suporte pode ser alterado devido a questões funcionais, administrativas ou legais. Por exemplo, podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espaço ou garantir a preservação de originais passíveis de destruição.
  23. 23. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 23 Nesse sentido, é preciso observar que a adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios: 1. questões legais concernentes à alteração do suporte, observando- se as garantias jurídicas, a normalização dos procedimentos, as especificações e os padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira e por organismos internacionais; 2. capacidade de recuperação das informações antes e depois de processar a alteração do suporte; 3. custo da operação; 4. definição da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade do novo suporte e o acesso à informação; 5. existência de depósitos e equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte. Ou seja, organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econômica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espaço e recursos financeiros do órgão, além do cálculo dos equipamentos, materiais e acessórios necessários. Deve-se, ainda, verificar as instalações dos arquivos de segurança, bem como as condições de tratamento técnico, armazenamento e acesso às informações. Somente a partir desses procedimentos, recomenda-se propor as eventuais alterações de suporte documental. MICROFILMAGEM A microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha). A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a economia de espaço. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior; é, portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos:
  24. 24. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 24 • economia de espaço; • acesso fácil e rápido; • segurança e garantia da confidencialidade das informações; e • durabilidade. A regulamentação desse processo reprográfico está na Lei no 5.433/68 e no Decreto no 1.799/96. A própria legislação trás a definição de microfilme e do processo de microfilmagem: O art. 1º da Lei no 5.433/68 fala que: “É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.” Já o art. 1º do Decreto no 1.799/96 traz que: “A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.” O mesmo decreto define no art. 2º que: “Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.” Outra disposição importante diz respeito à possibilidade ou não da eliminação do documento depois de microfilmado, veja o que dizem os arts. 11 e 13 do Decreto no 1.799/96: “Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.” (...) “Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda perman- ente,não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.” Ou seja, mesmo os documentos microfilmados devem obedecer aos critérios estabelecidos de eliminação e guarda permanente. A microfilmagem não autoriza por si só a eliminação do documento.
  25. 25. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 25 Outro ponto importante diz respeito aos efeitos legais do documento microfilmado, veja o que diz o art. 1º, § 1º, da Lei no 5.433/68: “Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.” (grifo nosso) Ou seja, os documentos microfilmados produzem os mesmos efeitos dos originais. PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DOCUMENTAL Os documentos podem sofrer degradação causada por diversos agentes, normalmente classificados em: • FÍSICOS luminosidade, temperatura, umidade etc. • QUÍMICOS acidez do papel, poluição atmosférica, tintas etc. • BIOLÓGICOS insetos, fungos, roedores etc. • AMBIENTAIS ventilação, poeira etc. Assim, o arquivo permanente, além da guarda, deve se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição, de forma a garantir que os valores secundários (histórico e cultural, probatório e informativo), inerentes a essa idade do arquivo, não sejam perdidos. A preservação de documentos envolve três atividades: conservação, armazenamento e restauração. • O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados. • O armazenamento é a guarda ou acondicionamento de documentos em depósitos. • Já, a restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento. A preservação dos documentos se dá por meio de adequado controle ambiental e tratamento físico ou químico, desta forma, procura-se prevenir a deterioração dos documentos.
  26. 26. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 26 Chamamos de controle ambiental o conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água. Há uma série de tratamentos e técnicas que podem ser utilizadas na conservação dos documentos. Sendo as quatro principais operações de conservação: desinfestação, limpeza, alisamento, restauração ou reparo. • Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. • Higienização ou limpeza: Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos. • Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável e expô-los à ação do ar com forte percentagem de umidade, durante uma hora e, em seguida, passá-los a ferro, folha por folha. • Restauração ou reparo: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. Atenção: apesar de alguns autores considerarem restauração como atividade distinta da conservação, o Cespe considera essa atividade como parte da conservação de documentos. Podemos citar ainda outras técnicas: • Climatização: Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos. • Desacidificação: Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua preservação. • Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas. • Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros microorganismos.
  27. 27. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 27 A conservação está diretamente relacionada ao local de guarda dos documentos e às variáveis climáticas aos quais estão submetidos. Não é importante para você entrar em detalhes técnicos de como conservar documentos. Contudo, tenha em mente alguns pontos importantes, que, na realidade, são bem intuitivos. • Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimônia), enquanto que a luz do dia deve ser evitada, pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel. • Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito úmidos causam o aparecimento de mofo, o ideal é uma umidade intermediária (45%-60%). • Temperatura: não deve sofrer muitas oscilações – ambientes muito quentes podem destruir a fibra do papel. Ou seja, o ideal sempre é o meio termo: nem muito frio, nem muito quente; nem muito seco, nem muito úmido. A única exceção é a luminosidade, que sempre deve ser pouca. RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS Esse é um assunto não muito cobrado, contudo, vamos dar uma passada rápida em alguns dos vários métodos existentes para restaurar documentos. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente – mofo, pragas, gases, manuseio – sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade, e sem que aumento o volume e o peso. Vamos uma breve descrição dos principais métodos de restauração (não se preocupe em gravar os detalhes de cada um, mas apenas quais são os métodos de restauração): • Silking Esse método utiliza tecido de grande durabilidade, mas devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no
  28. 28. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 28 entanto, um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo. • Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que é manual, tornam-se suscetíveis ao ataque de insetos e fungos, além de exigir habilidade do executor. • Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e flexibilidade. • Laminação Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, prensado sob pressão e temperatura elevada. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem a perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são as que mais se aproximam do método Ideal. • Laminação manual Utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel de seda.
  29. 29. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 29 A laminação manual, também chamada de laminação com solvente, oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. • Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. Com isso terminamos nosso Resumão, esperamos que você tenha gostado. Não esqueça estaremos com o Fórum aberto até a semana seguinte à realização da prova, qualquer dúvida apareça por lá. Um grande abraço, Davi e Fernando.
  30. 30. Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 30 Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações). Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.

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