Aide memoire efficient 2 0

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Système intégré de gestion de l’envergure
Aide-Mémoire
Août 2015

Table des matières
Processus global........................................................................................................................................ 5
Introduction............................................................................................................................................... 6
Log in ..................................................................................................................................................... 6
Registre des projets............................................................................................................................... 6
Gestion du profil................................................................................................................................ 7
Création d’un projet.................................................................................................................................. 8
Configuration du projet....................................................................................................................... 14
Éditer la configuration du projet................................................................................................. 14
Charte de projet ...................................................................................................................................... 15
Sections de la charte de projet............................................................................................................ 15
Définition......................................................................................................................................... 15
Organisation.................................................................................................................................... 16
Éditer l’équipe de projet ............................................................................................................. 16
Ajouter un organigramme........................................................................................................... 17
Portée.............................................................................................................................................. 17
Contraintes...................................................................................................................................... 17
Analyse financière ........................................................................................................................... 18
Planification............................................................................................................................................. 19
Passer en planification ........................................................................................................................ 19
Éditer le plan de projet........................................................................................................................ 20
Configuration du plan de projet...................................................................................................... 20
Introduction..................................................................................................................................... 21
Contexte et objectifs ....................................................................................................................... 21
Ajouter un objectif : .................................................................................................................... 21
Envergure du projet ........................................................................................................................ 22
Ajouter un livrable....................................................................................................................... 23
Éditer les coûts du livrable .......................................................................................................... 23
Organisation du projet .................................................................................................................... 25
Approche de livraison...................................................................................................................... 26

Mécanisme gestion ......................................................................................................................... 26
Ajouter une partie prenante ....................................................................................................... 26
Plan de réalisation........................................................................................................................... 27
Ajouter un facteur de risque ....................................................................................................... 27
Exécution................................................................................................................................................. 28
Passer en exécution............................................................................................................................. 28
Éditer le plan de projet........................................................................................................................ 29
Problèmes........................................................................................................................................ 29
Ajouter un problème (étape 1) ................................................................................................... 29
Éditer le détail d’un problème (étape 2)..................................................................................... 30
Ajouter une rectification (étape 3).............................................................................................. 30
Associer une rectification dans le plan de projet (étape 4) ........................................................ 31
Modifier le détail de la rectification dans le plan de projet (étape 5) ........................................ 33
Imprévus.......................................................................................................................................... 37
Demande de changement............................................................................................................... 37
Ajouter une demande de changement ....................................................................................... 38
Facteurs de risque........................................................................................................................... 40
Ajouter un risque......................................................................................................................... 40
Ajouter un impact sur un élément du plan de projet ................................................................. 40
Points en suspens............................................................................................................................ 43
Ajouter un point en suspens ....................................................................................................... 43
Suivi d’avancement ......................................................................................................................... 43
Effectuer le suivi des livrable....................................................................................................... 44
Rapport d’avancement.................................................................................................................... 45
Créer un rapport d’avancement.................................................................................................. 45
Référentiels (baseline)..................................................................................................................... 46
Ajouter un référentiel (baseline)................................................................................................. 46
Fermeture................................................................................................................................................ 48
Passer en fermeture............................................................................................................................ 48
Éditer la fermeture de projet .............................................................................................................. 48
Point de fermeture.......................................................................................................................... 49
Ajouter un point de fermeture.................................................................................................... 49

Satisfaction du client....................................................................................................................... 49
Historique des actions et archivage ........................................................................................................ 50
Historique des actions......................................................................................................................... 50
Visualiser l’historique des actions............................................................................................... 50
Archivage............................................................................................................................................. 51
Archiver un projet ....................................................................................................................... 51
Restaurer le projet ...................................................................................................................... 52

Processus global

Introduction
Log in
1. Ouvrir EFFICIENT 360 sur votre navigateur.
2. Inscrire le nom d’usager et le mot de passe fourni par l’administrateur du système.
Registre des projets
La page d’accueil d’Efficient 360 est le registre des projets, qui vous permet de visualiser l’ensemble
de projets sous votre profil, en fonction des phases et des activités courantes.
Il vous est possible d’utiliser les filtres aux niveaux des No., Nom et phases.

Gestion du profil
Le bouton en haut à droite de la page d’accueil vous permet de changer la langue d’utilisation et de
vous déconnecter.

Création d’un projet
1. Cliquer sur « Créer un projet » ( ).
2. Compléter les informations et cliquer sur étape suivante.
Les cases avec un * sont obligatoires et insérer les noms pertinents contenus dans les menus
déroulants (utilisateurs).
3. Confirmer si le projet requiert une charte de projet ou non et cliquez sur « Étape suivante ».
Les bonnes pratiques demandent à ce que nous développions une charte.
4. Sélectionner un modèle si un a été enregistré et cliquez sur « Étape suivante ».

5. Sélectionner un responsable pour la phase d’initialisation.
6. Cocher la case « Approbation » si un ou deux approbateurs sont requis.
7. Sélectionner le mode d’approbation :
a. Via l’application permet de visualiser la charte à même le logiciel.
b. Via courriel, la charte sera envoyée par courriel incluant un document attaché.
8. Cliquez sur « Étape suivante » pour continuer.

9. Répéter les mêmes étapes que précédemment pour la phase de planification.
10. Répéter les mêmes étapes que précédemment pour la phase d’exécution et contrôle.

11. Sélectionner les sections qui doivent apparaître durant la phase d’exécution et de contrôle.
Prenez note qu’il sera possible de venir modifier vos choix jusqu’à l’approbation de la phase de
planification
12. Sélectionner l’approbateur qui acceptera les référentiels (Baseline).

13. Sélectionner le mode (via l’application ou courriel) :
a. Via application permet de visualiser le référentiel (baseline) à même le logiciel, par
l’entremise d’hyperlien qui vous sera envoyé par courriel.
b. Via courriel, le référentiel (baseline) sera envoyé par courriel incluant un document
attaché.
14. Cliquer sur le bouton étape suivante.

15. Répéter les mêmes étapes que précédemment pour la phase de fermeture.
Une fois que le projet a été créé, on vous retourne à l’écran ‘’Registre des projets’’, où il vous sera
possible de voir votre nouveau projet dans la liste.

Configuration du projet
Éditer la configuration du projet
Après la phase de création, il est toujours possible d’éditer la configuration du projet pour les phases
qui ne sont pas encore achevés.
1. Cliquer sur la ligne du projet pour faire apparaitre le menu contextuel.
2. Sélectionner « Éditer la configuration du projet ».
3. Suivre le même cheminement que lors de la création de projet.

Charte de projet
Une fois le projet nouvellement créé, il vous sera possible en utilisant le clic gauche de la souris ou
votre doigt (pour les tablettes), de faire apparaître un menu déroulant.
Sections de la charte de projet
Définition
1. Cliquer sur le projet et sélectionner « Éditer la charte de projet ».

2. Sélectionner la classification envisagée du projet.
Bouton permettant un retour au registre des projets
Bouton permettant un retour à la dernière action
Bouton de navigation à travers les différentes sections
de la charte
Bouton de navigation à travers les différentes sections de la charte
Organisation
Éditer l’équipe de projet
1. Choisir un nom à titre de porteur.
2. Ajouter un membre interne ou externe à l’équipe en sélectionnant le bouton « Ajouter un
membre » et/ou « Ajouter une ressource ».
3. Compléter les champs présents.

Ajouter un organigramme
1. Pour ajouter un document, veuillez sélectionner le bouton <Choisissez un fichier> et une fois
sélectionné, veuillez cliquer sur « Téléverser » (Max 2 Mo).
Portée
Contraintes

Analyse financière

Planification
Passer en planification
1. Cliquer sur « Versionner » avant de pouvoir passer à la phase suivante.
2. Cliquer sur les pastilles afin d’obtenir une fenêtre contextuel proposant :
a. Soit de passer à la phase de planification.
b. Soit d’envoyer une demande d’approbation de la charte si un approbateur avait été
assigné lors de la création du projet.

Éditer le plan de projet
Une fois l’approbation obtenue, dans la “registre des projets”, cliquer sur votre projet pour passer à la
phase de planification.
Configuration du plan de projet
1. Cliquer sur la ligne du projet dans le « Registre des projets » pour faire apparaitre le menu
contextuel, puis sélectionner « Éditer le plan de projet ».
2. Sélectionner un modèle (si existant); Sinon, choisir la complexité du projet.
3. Sélectionner les sections et sous-sections en fonction de votre projet et ajuster en conséquence.
4. Cliquez sur le bouton sauvegarder.

Introduction
Bouton permettant de retourner à la configuration du plan de projet (simple, moyen, tout)
Il est possible de compléter le plan de projet en utilisant le clic gauche de la souris ou son doigt (pour
les tablettes), afin de faire apparaître un menu déroulant.
Contexte et objectifs
Ajouter un objectif :
1. Cliquer sur le bouton pour ajouter un objectif.
2. Remplir les champs et cliquer dans le table pour faire
apparaitre le menu; cliquer sur « Appliquer les
modifications.

Envergure du projet
Dans cette section vous retrouverez les sous-sections (listes) suivantes (dépendamment de ce que
vous avez sélectionné dans la configuration de projet) :
- Livrables
- Autres coûts
- Impact sur l’organisation
- Hypothèses
- Exclusions et contraintes

Ajouter un livrable
1. Sélectionner le bouton « Ajouter un livrable » ( ) et compléter les champs de
la sous-section « Sommaire ».
2. Cliquer dans le tableau pour afficher le menu
déroulant et cliquer sur « Appliquer les
modifications » pour sauvegarder les modifications.
Éditer les coûts du livrable
Une fois le sommaire du livrable créé, vous devez poursuivre la description du livrable en éditant les
coûts.
1. Cliquer sur le tableau pour faire apparaitre le menu
contextuel.
2. Cliquer sur « Éditer les coûts du livrable ».
3. Sélectionner le bouton « Ajouter un coût » ( ) et compléter les champs de la
sous-section.

4. Cliquer dans la section avec votre souris pour afficher le menu déroulant, afin d’appliquer les
modifications.
Si vous avez plusieurs coûts reliés au même livrable, veuillez recommencer la même procédure pour
chacun des coûts.
Si vous avez plusieurs livrables, vous devez recommencer la même procédure pour chacun de ces
livrables.

Une fois la fin de l’édition de vos livrables, vous obtiendrez une liste récapitulative de ceux-ci sous la
forme sommaire, tout en ayant vos coûts totaux.
Organisation du projet
Pour ajouter un organigramme et/ou échéancier, veuillez sélectionner le bouton « Choisissez un
fichier » et une fois sélectionné, veuillez cliquer sur « Téléverser » (Max 2 Mo).

Approche de livraison
En fonction de vos choix dans la section « Configuration du plan de projet », vous aurez 1 ou plusieurs
sous-sections à compléter
Mécanisme gestion
sous-sections à compléter
Ajouter une partie prenante
1. Sélectionner le bouton « Ajouter une partie prenante » ( ).
2. Compléter les champs du tableau.
3. Cliquer dans le tableau pour afficher le menu déroulant et cliquer sur « Appliquer les

Plan de réalisation
sous-sections à compléter.
Ajouter un facteur de risque
1. Sélectionner le bouton « Ajouter un facteur de risque » ( ).
2. Compléter les champs du tableau.

Exécution
Passer en exécution
b. Soit d’envoyer une demande d’approbation du plan de projet si un approbateur avait été
assigné lors de la création du projet.

Éditer le plan de projet
Une fois l’approbation obtenue, dans la « Registre des projets », cliquer sur votre projet pour passer à
la phase d’exécution et de contrôle.
Problèmes
Ajouter un problème (étape 1)
1. Cliquer sur le bouton pour
ajouter un problème.
2. Remplir les champs et cliquer dans le tableau pour faire
apparaitre le menu; cliquer sur « Appliquer les
modifications ».

Éditer le détail d’un problème (étape 2)
1. Cliquer sur le problème pour faire apparaitre le menu d’action et cliquer sur « Éditer le détail »
2. Sélectionner le statut de problème soit : En cour, Suspendu ou fermé
3. Remplir les champs de la section
4. Compléter le plan d’action qui est considéré comme nécessaire pour régler le problème
Ajouter une rectification (étape 3)
Le but de la rectification est : d’affecter ou relier les impacts du problème (échéancier et/ou coûts) sur
les livrables et/ou les objectifs et/ou Hypothèse et/ou contraintes.
L’ajout d’une rectification se fait en 5 étapes, en partant de l’ajout d’un problème.
1. Cliquez sur la flèche d’expansion pour faire apparaitre le tableau des rectifications.
2. Cliquer sur le bouton « Ajouter une rectification » ( ).

3. Sélectionner le type de l’élément corrigé : livrable, objectif ou la section du plan.
4. Remplir les champs et cliquer dans le tableau pour faire apparaitre le menu; cliquer sur
« Appliquer les modifications ».
Associer une rectification dans le plan de projet (étape 4)
L’impact du problème est relié à l’objectif.
1. Cliquer sur la rectification pour faire apparaitre le menu contextuel.
2. Sélectionner « Modifier l’élément dans le plan de projet » afin de modifier les dates planifiées du
livrable qui sont impactées par le problème.
On se transfère au plan de projet. La rectification est liée à un objectif.
3. Remplir les champs de la section.

Si la rectification est liée à un livrable :
4. Modifier les dates qui sont affectées par le problème.
Date planifiée du Livrable (Baseline).
Date révisée du Livrable suite à la rectification reliée au problème.

Modifier le détail de la rectification dans le plan de projet (étape 5)
1. Cliquez sur le Botton « Modifier le détail de l’élément dans le plan de projet » afin de modifier le
coût planifié du livrable qui est impacté par le problème.
2. Sélectionnez « Éditer les coûts du livrables ».

3. Sélectionner « Éditer ».
4. Apporter les rectifications nécessaires.

Il est toujours possible de supprimer la rectification et ainsi revenir aux valeurs planifiées en cliquant
sur la rectification pour laisser apparaitre le menu contextuel et en sélectionnant « Supprimer ».

Il est aussi possible de voir les rectifications dans le plan de projet.
Le plan de projet (Baseline).
La liste des problèmes, des imprévus et des demandes de changements.

Imprévus
Afin d’enregistrer et faire le suivi d’un imprévu, veuillez, suivre les mêmes étapes mentionnées pour la
section « Problème ».
Demande de changement
Afin d’enregistrer et faire le suivi d’une demande de changement (DDC), Veuillez, suivre les 5 étapes
mentionnées à la section « Problème » ou « Imprévu ».

De plus, une fois votre demande de changement est enregistrée vous aurez besoin d’une approbation.
Suivez les étapes suivant pour y arriver.
Ajouter une demande de changement
1. Cliquer sur « Ajouter une demande de changement ».
2. Remplir les champs du tableau.
3. Cliquer dans le tableau pour faire apparaitre le menu contextuel et sélectionner « Appliquer les
modifications ».
4. Cliquer sur le tableau pour faire apparaitre le menu contextuel et cliquer sur « Éditer le détail ».

Il est possible de savoir si la demande de changement a été approuvée en vérifiant son statut.

Facteurs de risque
Ajouter un risque
1. Cliquer sur le bouton « Ajouter un risque » ( ).
2. Compléter les champs du tableau (le champ « Résolu le » lorsque le risque sera mitigé).
3. Cliquer sur le tableau pour faire apparaitre le menu contextuel et sélectionner « Appliquer les
modifications ».
Ajouter un impact sur un élément du plan de projet
1. Cliquer sur le bouton « Ajouter un impact sur un élément du plan » (
).
2. Remplir et sélectionner les bonnes informations dans le tableau.

modifications ».
4. Cliquer sur « Modifier l’élément dans le plan de projet » pour pouvoir éditer les dates affectées
par le risque.
5. Modifier les dates qui sont affectées par le risque.

6. Retourner à la section « Facteurs de risque » et après avoir cliqué sur le tableau pour faire
apparaitre le menu contextuel, cliquer sur « Éditer le détail ».
7. Préciser l’état du risque et l’impact du risque.
8. Préciser le plan de réponse du risque
9. Préciser la date à laquelle le plan de contingence débute et son coût estimé.
10. Cliquer sur le bouton « Sauvegarder ».

Points en suspens
Ajouter un point en suspens
1. Cliquer sur le bouton « Ajouter un point en suspens » ( ).
2. Remplir et sélectionner les bonnes informations dans le tableau.
modifications ».
4. Cliquer dans le tableau pour faire apparaitre le menu contextuel et sélectionner « Éditer le
détail ».
Suivi d’avancement
Un tableau sommaire vous permet de voir rapidement le statut budgétaire du projet.

Effectuer le suivi des livrable
1. Comparer les coûts de projet planifié versus le réel.
2. Entrer les données réelles.
Suivi du reste à faire du projet
La liste des facteurs qui affectent les dates et les coûts du projet
Les coûts courants/réel du projet : ressources externes et internes et dépenses

Rapport d’avancement
Créer un rapport d’avancement
1. Cliquer sur le bouton «Créer un rapport d’avancement » ( ).
2. Préciser les dates de début et de fin du rapport.
3. Compléter les sections du rapport.
4. Sélectionner les indicateurs devant être dans le rapport (permet de faire une comparaison entre la
période actuelle et la précédente).
5. Sélectionner les livrables devant être montré dans le rapport.

Référentiels (baseline)
Ajouter un référentiel (baseline)
L’ajout d’un référentiel permet de faire une mise à jour de ce qui est planifié pour pouvoir mieux le
comparé avec la situation réelle.
1. Cliquer sur le bouton « Ajouter un référentiel » ( ).

2. Cliquer sur le tableau pour faire afficher le menu contextuel et cliquer sur « Afficher le détail »
pouvoir voir la liste des problèmes et imprévus.
3. Sélectionner les problèmes et/ou imprévus à inclure dans le référentiel.

Fermeture
Passer en fermeture
b. Soit d’envoyer une demande d’approbation de la pas phase de suvi et de contrôl.
Éditer la fermeture de projet
Une fois l’approbation obtenue, dans la “registre des projets”, cliquer sur votre projet pour passer à la
phase de planification.

Point de fermeture
Ajouter un point de fermeture
1. Cliquer sur le bouton « Ajouter un point de fermeture » ( ).
2. Choisir le point de fermeture désiré.
Satisfaction du client

Historique des actions et archivage
Historique des actions
Visualiser l’historique des actions
2. Sélectionner « Visualiser l’historique des actions ».
Sur cette page, vous pouvez voir en détails les modifications qui ont été apporté aux différentes
phases du projet, ainsi que la version dans laquelle ces modifications ont été faites. Il vous est possible
d’appliquer des filtres sur chaque colonne.

Archivage
Archiver un projet
2. Sélectionner « Archiver le projet ».
3. Répondre adéquatement au message de confirmation.

Restaurer le projet
Après avoir archivé le projet, vous avez toujours la possibilité de le restaurer
2. Sélectionner « Restaurer le projet ».

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