2. La Capacitación como proceso de
aprendizaje
• Debemos entender a la capacitación como un proceso formativo
permanente, que implica un proceso de aprendizaje y los factores
psicológicos, sociales, culturales y pedagógicos relevantes en
dicho proceso formativo.
• El propósito de toda capacitación es producir las competencias
que cada trabajador necesita para profesionalizar su desempeño
en el puesto de trabajo que ocupa y el valor agregado que la
misma representa para el sujeto en particular como modo de
empleabilidad en un mercado laboral y un contexto social cada
vez más cambiante.
• Debe responder a una real necesidad organizacional o del puesto;
que debe garantizarse que lo que se enseñe sea aprendido
realmente por los beneficiarios, que aquello que se ha aprendido
pueda ser utilizado en el trabajo cotidiano y que además se pueda
sostener en el tiempo de modo tal que resulte una inversión para
la empresa.
3. LA FUNCIÓN DE LA CAPACITACIÓN
• La función particular de la capacitación es generar cambios.
• La capacitación es la adquisición o modificación de
conocimientos, habilidades y actitudes, para lograr una
mayor excelencia en el desempeño de una tarea o función
• Capacitar es producir competencias con valor de uso.
• Las modificaciones que se demandan son de diversa índole
externa o interna y se refieren a la necesidad de
aprovechar las oportunidades que el mercado ofrece, a la
búsqueda de innovación permanente que permita
mantenerse y superar a los competidores, a la rentabilidad
buscada y a definir un futuro con claridad.
4. La capacitación debe tener los efectos deseados:
• Aumento de la productividad.
• Mejoramiento de la calidad de las tareas.
• Aumento de la motivación y mejora en las
relaciones interpersonales.
• El uso correcto de los recursos de la organización.
• Apertura hacia el cambio.
• Desarrollo de las personas para asumir nuevas
tareas, nuevos puestos, mayores
responsabilidades, tomar decisiones y aceptar
desafíos.
5. Exigencias de una capacitación.
• Primera exigencia: Es fundamental detectar, analizar y evaluar la
necesidad y elegir adecuadamente los contenidos.
• Segunda exigencia: Es que lo que aprendido corresponda con lo
que se enseñe.
• Tercera exigencia: Es asegurar que lo aprendido sea trasladado a la
tarea. Si el capacitando no percibe las ventajas de modificar los
hábitos y ello no le es exigido, gran parte de la razón de la
capacitación pierde sentido.
• Cuarta exigencia: Es que lo trasladado a la tarea se sostenga en el
tiempo. Para ello debemos tener en cuenta que si lo aprendido es
de uso cotidiano o frecuente, prácticamente no se presentarán
problemas, de lo contrario el obstáculo del sostenimiento en el
tiempo es inversamente proporcional a su uso.
6. CAPACITACIÓN Y COMPETENCIA
La competencia es el conjunto de saberes,
conocimientos, habilidades y actitudes
adquiridas durante el proceso de capacitación
y que pueden ser transferidas a la actividad
que el trabajador desempeña.
7. Componentes de la competencia
• Saber: conocimientos generales o específicos de
lenguaje científico o técnico. Se formulan en
términos de objetivos operacionales.
• Saber hacer: tiene que ver con las habilidades,
con el dominio de instrumentos y métodos,
deben ser formulados en términos de
capacidades que se puedan observar.
• Saber Ser: son habilidades sociales, actitudes,
comportamientos, maneras de actuar requeridas
para un puesto.
8. Las competencias fundamentales (para todo
puesto y/o función) son:
• Capacidad para tratar la información.
• Capacidad para trabajar en equipos.
• Funcionar dentro de organizaciones cada vez más
complejas.
• Definir su trabajo, negociar objetivos, tomar
decisiones, controlar resultados, etc.
9. La Capacitación de las personas como
recurso de una gestión.
• La trilogía: conocimiento, habilidades y actitudes
son la “materia prima” del capacitador.
• El caudal de conocimiento con que se encare el
ejercicio de una habilidad determina la riqueza y
calidad de ésta, pero la adquisición de los
conocimientos no garantiza el desarrollo de una
habilidad. Poner los conocimientos en acción
requiere de ciertas actitudes. Estos componen el
conjunto de predisposiciones, posturas
personales, formas de ver las cosas, etc. con qué
encaramos una acción.
10. Normalmente una conducta final estará compuesta por
los siguientes grupos de datos:
La justificación institucional: expresa el POR QUÉ se decide
hacer una actividad de capacitación, da sus razones y su
justificación.
Los objetivos de la capacitación:
La noción de objetivos implica varios cambios del sistema de
aprendizaje tradicional:
• el papel central lo tiene el alumno y no el docente.
• el alumno es participante de su propia actividad de
capacitación y entonces debe conocer claramente lo que
se espera de él.
Y tiene mucha importancia para:
• proporcionar criterios para la evaluación.
• Guían la acción pedagógica.
• Sirven de criterios para seleccionar, los métodos, las
técnicas y los recursos pedagógicos.
11. Pueden clasificarse en:
• Objetivos Generales o de Evolución: son formulados
por los niveles políticos de la organización. NO SON DE
LA CAPACITACIÓN. Muestran en términos generales, el
PARA QUÉ de la actividad, es decir lo que se espera
obtener.
• Objetivos operacionales: pertenecen al ámbito del
responsable de capacitación (en negociación con la
dirección). Son objetivos para alcanzar competencias y
describen actividades operacionales para los cuales se
espera resultados mejores.
• Objetivos de aprendizaje u objetivos pedagógicos:
son definidos por el capacitador. Describen
conocimientos, habilidades y actitudes nuevos o a
mejorar; especifica lo que el participante deberá hacer
para DEMOSTRAR que ha logrado el aprendizaje
indicado por cada objetivo operacional.
12. PASOS PARA ELABORAR UN PLAN O
PROYECTO DE CAPACITACIÓN
Primer paso
Identificación y análisis de los fundamentos de la
Capacitación.
Segundo paso
Identificación de las necesidades de formación y
su transcripción en objetivos operativos.
Tercer paso
Elaboración y validación del Plan de formación.
Cuarto paso
Posteriormente se llevará a cabo las acciones
educativas, se ejecutará el plan o programa de
formación
• Medición. (durante el proceso en aula, en lugar de trabajo, se realizarán en caso
necesario las acciones correctivas)
• Final de la misma.
Quinto paso
• Evaluación de resultados. Comprobación de logro de los resultados observados y
su sostenimiento en el tiempo.
13. LOS ROLES DE LA CAPACITACIÓN
• Los solicitantes de la capacitación: son los que formulan la
demanda de capacitación y los que realmente la deciden, y fijan los
resultados globales esperados de la capacitación. Pueden ser: los
directores, jefes de servicios y /o departamentos, los mismos
agentes.
• Los responsables de la capacitación: son los que preparan, realizan
y siguen las acciones de capacitación, es decir que hacen a la
gestión del proyecto de capacitación. Formula los objetivos
operacionales, generales y específicos.
• Los capacitadores: es aquella persona que realiza las actividades de
aula y formula los objetivos pedagógicos. Diseña las actividades
sesión por sesión y las evaluaciones.
• Los Beneficiarios: hay que utilizar los términos como: participantes,
educandos y no simples alumnos porque no se aprende nada si
existe una actitud pasiva en la capacitación.
14. DETECCIÓN DE NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN
Es un examen que permite detectar las carencias de
adiestramiento para un empleo tipo o determinar las
necesarias para un empleo objetivo.
Una necesidad debe poder expresarse indicando:
• ¿Qué situación justifica que se haga una acción de
capacitación?
• ¿Qué es lo que se quiere lograr?
• ¿Qué cosas que hoy no podrían hacer, harán las personas
con lo que aprenderán, indicando el valor de ello?
• ¿Qué cosas deberán ser aprendidas para que las personas
realicen las acciones que modificarán la situación en el
sentido deseado?.
15. El análisis de necesidades cumple tres funciones
diferentes:
• Establece cuáles son las prácticas actuales.
• Proyecta cuáles deben ser los resultados deseados.
• Proporciona una base para justificar el costo de la
capacitación.
Se pueden calificar en:
• Manifiestas cuando se requiere proporcionar nuevos
conocimientos o informaciones al personal.
• Encubiertas cuando las necesidades de formación no
son previsibles, y es así porque se encuentran inmersas
dentro de innumerables variables, muchas de las
cuales son difíciles de tipificar, tales como: Actitudes
del personal, estilos de liderazgo, clima organizacional,
etc.
16. Tipos de Necesidades de Capacitación
• Por Discrepancia: obedecen al hecho de que alguna tarea o función está
efectuándose insatisfactoriamente
• Por Cambio: cuando una tarea o función será modificada en su forma de
realización y los conocimientos, habilidades y actitudes en uso no
habilitan para la nueva ejecución.
• Por Incorporación: surge como consecuencia de que el proyecto
contempla tareas que en la actualidad no se está haciendo.
Los Niveles del diagnóstico
• La Empresa completa
• Un área crítica
• Un puesto prioritario
• Una situación crítica
Fuentes de Información para el Análisis de Necesidades
• Administración: Recoger información de las distintas áreas de la
organización o del departamento de RR.HH.
• Los clientes o usuarios finales: recoger información del área de atención al
cliente, entrevistas con recepcionistas, etc.
• Los beneficiarios: recoger información entre los mismos empleados.
17. Técnicas para la Detección de Necesidades de Capacitación.
• Observaciones; Esta es una de las formas más convenientes de establecer el punto de
partida de un desempeño, considerando: que lo que se necesita es información sobre cómo
se están desarrollando los procesos actuales, cuáles son las habilidades involucradas y los
problemas evidentes (si los hay), el compromiso político y la estructura organizativa.
• Encuestas: La encuesta requiere definir con precisión preguntas que respondan a qué, en
qué, por qué, cómo, dónde, cuándo, etc. Puede aplicarse masivamente y facilita la tabulación
de los datos. Es necesario saber a cuántos y a quienes distribuirla y fijar claramente los
objetivos para saber cuándo se ha encontrado lo que se busca.
• Entrevista: Esta técnica da la oportunidad de crear un adecuado clima de comunicaciones y
trabajo al ofrecer una situación cara a cara, en las que el entrevistado puede presentar
libremente sus dudas e inquietudes. También proporciona la posibilidad de replantear las
preguntas y de reorientar el enfoque completo de la entrevista si es conveniente. Hay dos
problemas con las entrevistas insumen mucho tiempo y gran parte de lo que se recoge es
irrelevante.
• Grupo Objetivo: Es una forma especial de entrevista, consiste en una reunión, una junta de
un grupo de directivos o administrativos para analizar, mediante preguntas y respuestas los
problemas que necesita conocer el responsable de capacitación.
• Evaluación de mérito o desempeño : estas permiten someter al trabajador a una situación
objetiva. Permite orientarse respecto de los conocimientos, habilidades y actitudes del
personal para un cargo por asumir o proyección de la carrera.
• Análisis de Tareas: un análisis de tareas cumple dos funciones primordiales: puede constituir
un medio de detectar necesidades de capacitación y una guía para preparar un programa de
capacitación. Cuando se lo utiliza para el análisis de necesidades de capacitación, se
convierte en una observación detallada de lo que se está haciendo exactamente. Un análisis
de tareas es un registro minucioso de cómo se desarrolla la tarea.
18. Justificación del Costo
* Evaluación de desempeño: el análisis de tareas proporciona una
meta para el desempeño. Permite descubrir los conocimientos y habilidades
necesarios para realizar una tarea o función. Es el extremo superior que
define el análisis de necesidades, el otro extremo serán los objetivos de
capacitación, estos definen las competencias que se lograrán con la
capacitación.
* Unidades que se van a medir en la capacitación: es para saber si la
capacitación esta funcionando. Consiste en vigilar las fuentes donde se
recogió información.
* Tiempo: el tiempo es un factor de costo importante; implica dos áreas
primero el dinero que se paga a los empleados por dedicar tiempo a la
capacitación y no a su trabajo, y segundo la velocidad con la cual los
capacitandos recién adiestrados pueden aplicar las habilidades que se les ha
enseñado. Si la capacitación requiere muchos meses el costo se vuelve
prohibitivo. Pero incluso la capacitación más costosa es justificable si el
desempeño mejorado es inmediato y se comprueba con eficiencia.
* Nivel actual de desempeño: se emplea para conocer cuánto cuesta mantener el
statu quo y cuánto cuesta mejorarlo.
19. * Numero de personas que se va a capacitar: si es reducido no es tan
costoso pero si es numeroso requerirá más tiempo y subdivisiones.
* Costos de Capacitación: el costo de cada programa puede
desglosarse dentro de su propio presupuesto:
• Tiempo de preparación: por cada hora a desarrollar se requerirá de
tres o cuatro horas de preparación, hay que considerar estas horas
“muertas” y el costo de otras personas que pudieran intervenir.
• Espacio para la capacitación: debe tenerse en cuenta si se realizará
en la empresa o en otro lugar, estimando el costo por la utilización
de los mismos.
• Los apoyos visuales.
• Ayuda externa.
• Suministros: material, fotocopias, transparencias, etc.
• Viajes.
• Tiempo: la cifra se obtiene según la cantidad de participantes por el
número de días que se ausentarán de su trabajo regular y por la
cifra diaria de sus salarios o sueldos.
