Dicas sobre Padronização de Processos


                                                                   Gerisval Alves ...
b. Simplificação – ex.: normalmente o procedimento para se vestir uma gravata
               segue os seguintes passos: é ...
14.    Os pontos-chave (pontos críticos) da operação devem ser realmente cumpridos
         para não gerar produtos ou ser...
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

Dicas de Padronização de Processos

16.538 visualizações

Publicada em

Apresenta 25 dicas sobre padronização de processos.

Publicada em: Tecnologia
0 comentários
3 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
16.538
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
5
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
288
Comentários
0
Gostaram
3
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Dicas de Padronização de Processos

  1. 1. Dicas sobre Padronização de Processos Gerisval Alves Pessoa Geralmente as empresas têm dificuldades na gestão da padronização de seus processos e atividades críticas. A seguir listamos 25 dicas que têm o intuito de auxiliá- los na eficácia deste processo: 1. A padronização deve seguir no mínimo três princípios básicos: a. Menor quantidade - no início da implantação da padronização tendemos a padronizar tudo, porém, após algum tempo é desejável voltamos para o ponto inicial da padronização e pensarmos em reduzir o número de padrões. A própria NBR ISO 9001:2008 define que a abrangência da documentação do sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra devido a três fatores: ao porte da organização e ao tipo de atividades, a complexidade dos processos e suas interações e à competência do pessoal. Para definirmos quais processos padronizar, podemos usar a Matriz IR – GP Onde: IR = Impactos nos Resultados GP = Ganho em padronizar (documentar) o processo Liste todos os processos da organização, classifique-os de acordo com os fatores IR e GP e posicionando na matriz. Promova então, a padronização para todos os processos que se posicionaram na área hachurada. Por: Prof. Msc. Gerisval Alves Pessoa 1
  2. 2. b. Simplificação – ex.: normalmente o procedimento para se vestir uma gravata segue os seguintes passos: é necessário vestir a camisa, levantar a gola, ajustar a gravata e baixar a gola. Por que não vestir a camisa já com a gola levantada, simplificando assim, o processo? c. Preservação da ordem interna, ou seja, cada um fazendo a sua parte. 2. Descentralizar o controle dos padrões. Podemos ter um escritório central para ver a organização como um todo e cada unidade controlando os seus próprios padrões. Uma célula para controlar todos os padrões é difícil. É necessário que cada unidade da organização tenha autonomia para controle. 3. Para que a unidade da organização tenha autonomia para o controle, é necessário que sua política para padronização esteja em harmonia com a política corporativa (autonomia). 4. É necessário que a organização tenha um documento estabelecendo o nível de controle (quem controla o que). 5. É necessário que se tenha um procedimento padrão para a emissão e controle dos padrões nas unidades da organização e cadastro no escritório central. 6. É necessária uma definição clara da periodicidade de revisão dos padrões. A revisão não necessariamente implica em alteração dos padrões. 7. É necessário que o escritório central audite periodicamente todos os padrões, avaliando-os quanto ao seu uso e eficácia. 8. É necessário se ter um padrão para definir a regra da descentralização. 9. As auditorias internas têm que estarem ajustadas à auditoria externa. 10. Nas auditorias internas é necessário se verificar o desempenho (resultado do processo padronizado). Se ficarmos só observando se o padrão “está conforme” ou “não está conforme”, a auditoria não vai trazer nenhum benefício para a organização. 11. O que padronizar? Todo o trabalho que trouxer riscos operacionais, riscos de segurança e meio ambiente devem ser padronizado. Ou seja, todas as atividades críticas. A organização deve estabelecer uma regra para a definição de atividade ou tarefa crítica. A matriz IR – GP pode auxiliá-los neste processo. 12. Uma das ações para evitar a não observação dos procedimentos operacionais na organização é fazer uma “reunião” de confirmação dos padrões das tarefas críticas, antes de iniciar o trabalho. 13. Outra ação é a de acompanhar periodicamente a execução e avaliar o movimento corporal (diagnóstico técnico), pois o executante tem o conhecimento na cabeça, porém pode a parte física não acompanhar. Por: Prof. Msc. Gerisval Alves Pessoa 2
  3. 3. 14. Os pontos-chave (pontos críticos) da operação devem ser realmente cumpridos para não gerar produtos ou serviços não conformes. 15. É necessário se verificar os resultados obtidos com os padrões. 16. Conteúdo mínimo dos padrões: a. Objetivo do trabalho (resultado esperado) - “What to do” b. Recursos (materiais, equipamentos, máquinas, etc.). c. Cuidados de segurança e meio ambiente. d. Seqüência operacional (método operacional dos pontos-críticos) e. Verificação/registro do resultado e relatório, caso necessário. 17. Os itens ‘b” a “e” referem-se ao “how to do” 18. Com os itens mínimos definidos no padrão, promova o treinamento na tarefa (OJT) e após a validação do empregado para executar a atividade (o tempo para validação depende da complexidade do processo), delegue. 19. Para a delegação é necessário que sejam validados no treinamento o “what to do” e o “how to do”. Ou seja, autocontrole e auto-inspeção dos processos. 20. A redação dos padrões tem que ser acessível. De preferência que se tenha croqui, fotos, desenhos, etc. Ou seja, esteja na linguagem de que executará a atividade. 21. A verificação do trabalho é muito importante. 22. A padronização das atividades críticas e sua gestão é uma forma de todos os empregados participarem da administração da organização. 23. O serviço mais importante do supervisor é garantir que o empregado execute bem o seu trabalho. 24. Para que não haja falhas no processo e nem acidentes, é necessário treinamento para os recém admitidos, ou seja, passar por um período de 2 a 3 meses de treinamento antes de assumir o posto de trabalho. Não basta apenas a tradicional ambientação corporativa. 25. É necessário que se tenha um plano de desenvolvimento dos recém admitidos. Que seja estabelecido o que deve ser ensinado aos recém admitidos durante três anos iniciais. Em suma, as 25 dicas servirão para que o sistema de padronização de sua organização compra a sua missão: a de manter o controle e ser base para a melhoria contínua. * Gerisval Alves Pessoa é Mestre em Gestão Empresarial pela FGV / EBAPE. Especialista em Engenharia da Qualidade. Químico Industrial. Professor de graduação e pós-graduação. Consultor e auditor de Sistema de Gestão da Qualidade. Por: Prof. Msc. Gerisval Alves Pessoa 3

×