Palestra Gtd E GestãO Da Produtividade Pessoal 2

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Palestra Gtd E GestãO Da Produtividade Pessoal 2

  1. 3. MBA ESAD
  2. 12. Produtividade Pessoal
  3. 14. Perguntas <ul><li>1ª - O que você poderia fazer (e não está fazendo no momento) que, se fosse feito de maneira constante, causaria uma grande diferença positiva em sua vida pessoal? </li></ul><ul><li>2ª - O que, em sua vida profissional ou empresarial, teria o mesmo efeito? </li></ul>
  4. 15. Gerenciamento x Liderança <ul><li>Para executar metas com eficiência, primeiro é necessário distinguir-se estes dois tipos de papéis que podem ser assumidos e normalmente são confundidos. </li></ul><ul><li>Gerenciamento </li></ul><ul><li>Liderança </li></ul>
  5. 16. <ul><li>O gerenciamento eficaz é fazer primeiro o mais importante. </li></ul><ul><li>Enquanto é a liderança que resolve o que é “mais importante”. </li></ul>
  6. 17. Urgente x Importante <ul><li>Para se entender como priorizar suas tarefas , é muito importante distinguir: </li></ul><ul><li>Urgente </li></ul><ul><li>Importante </li></ul>
  7. 19. Quatro Gerações de Administração do Tempo <ul><li>O modo como o homem administra suas tarefas muda de acordo com os tempos, a seguir uma síntese de cada uma das gerações... </li></ul>
  8. 20. As gerações: <ul><li>1ª Geração: se caracterizou por bilhetes e listas; </li></ul><ul><li>2ª Geração: se caracterizou por calendários e agendas; </li></ul><ul><li>3ª Geração: reflete o campo de administração do tempo. </li></ul><ul><li>4ª Geração: não é baseado no gerenciamento do tempo mas sim na própria pessoa. </li></ul>
  9. 21. Objetivos <ul><li>Produzir mais; </li></ul><ul><li>Produzir de forma relaxada; </li></ul><ul><li>Produzir com mais energia; </li></ul><ul><li>Produzir com menos esforço; </li></ul><ul><li>Produzir de forma mais confiante; </li></ul><ul><li>Ensinar a você como ser eficiente e relaxado ao máximo, sempre que precisar ou quiser... </li></ul>
  10. 23. contexto <ul><li>Comunicação e responsabilidades crescem exponencialmente; </li></ul><ul><li>A capacidade de ser produtivos é diretamente proporcional à nossa capacidade de relaxar; </li></ul><ul><li>Somente quando nossas mentes estão Claras, nossos pensamentos organizados, é que poderemos liberar o nosso potencial criativo; </li></ul>
  11. 24. Uma nova Prática <ul><li>A ansiedade é provocada pela falta de controle, organização, preparação e ação. </li></ul><ul><li>Objetivo 1: Colocar todas as coisas que PRECISAM ser feitas – agora, mais tarde, algum dia, projetos de carreira, projetos de VIDA, dentro de um sistema fora da sua cabeça. </li></ul>
  12. 25. <ul><li>Objetivo 2; Disciplinar para que tome decisões de vanguarda em relação a todos os insumos que deixa entrar em sua vida, para que sempre tenha um plano para as ações seguintes; </li></ul>
  13. 26. O trabalho não tem fronteiras definidas <ul><li>Projetos sem limites </li></ul><ul><li>Realizar seis ou sete coisas ao mesmo tempo </li></ul><ul><li>Tentar concluir perfeitamente </li></ul><ul><li>Comprometimento interdepartamental !!! </li></ul><ul><li>Multiplicidade de comunicações e informações... </li></ul>
  14. 27. Nosso trabalho muda o tempo todo <ul><li>Metamorfose das equipes, gerencias, escopos e metas; </li></ul><ul><li>O profissional muda de carreira como quem muda de emprego; </li></ul><ul><li>Grande quantidade de informação cria uma gama de comprometimentos internos; </li></ul>
  15. 28. Mente clara como a água <ul><li>Estado de prontidão </li></ul><ul><li>Gerar esforço concentrado </li></ul><ul><li>Estar concentrado E relaxado </li></ul><ul><li>Limpar a mente e ser flexível são posturas fundamentais </li></ul><ul><li>Atenção adequada ... </li></ul>
  16. 30. Lidar de forma produtiva com os compromissos internos <ul><li>Stress advêm de compromissos mal administrados </li></ul><ul><li>Controlar os “veios abertos” da vida </li></ul><ul><li>Quais acordos você tem consigo mesmo ... </li></ul><ul><li>O que sente ter responsabilidade de transformar ... ??!! </li></ul><ul><li>Você consegue COLETAR tudo isto ... </li></ul>
  17. 31. Panorama geral versus os detalhes práticos <ul><li>Muitas coisas desviam a nossa atenção de nossos compromissos e nos impedem de concentrar. </li></ul><ul><li>Sistemas de organização pessoal criam uma resistência subconsciente e duvidas. </li></ul><ul><li>Quando os níveis elevados ficam claros isso eleva os nossos padrões e necessidades de mudanças. </li></ul>
  18. 32. Estado produtivo <ul><li>Controle do cenário global </li></ul><ul><li>Estava relaxado </li></ul><ul><li>Estava profundamente concentrado </li></ul><ul><li>O tempo tendia a desaparecer </li></ul><ul><li>Quando você está totalmente fora deste estado ... Voce consegue retornar à quele estado original? </li></ul>
  19. 33. Requisitos básicos para administrar os compromissos <ul><li>Se está em sua mente , a sua mente não está clara ... </li></ul><ul><li>Você deve enxergar qual o compromisso , e decidir o que fazer ... </li></ul><ul><li>Manter lembretes destas decisões organizados em um sistema que você revise regularmente... </li></ul>
  20. 34. Exercício <ul><li>Descreva a situação problema que está na sua mente agora (que rouba a sua atenção) </li></ul><ul><li>Descreva em uma sentença o resultado positivo que pretende para esta situação (como concluído)? </li></ul><ul><li>Descreva a primeira ação para alavancar a situação... </li></ul>
  21. 35. O verdadeiro trabalho dentro da atividade do conhecimento <ul><li>Temos que pensar mais a respeito das coisas do que imaginamos ... A tarefa deve ser definida; </li></ul><ul><li>Que resultados são esperados deste trabalho? </li></ul>
  22. 36. Por que as coisas ficam em sua mente <ul><li>Não há clareza sobre o resultado! </li></ul><ul><li>Não decidiu qual o próximo passo! </li></ul><ul><li>Não criou um sistema para “lembrar por você”! </li></ul>
  23. 37. O Processo: como administrar a ação <ul><li>Dificuldade está naquilo em que você não identificou a tarefa e nem a decisão claramente; </li></ul>
  24. 38. O valor de uma abordagem de baixo para cima <ul><li>Mais efetiva; </li></ul><ul><ul><li>(as pessoas estão engolfadas nela) </li></ul></ul><ul><li>Liberação do fluxo de Trabalho </li></ul><ul><ul><li>Aumenta a criatividade e a agilidade </li></ul></ul>
  25. 39. A principal mudança: tirar todas as coisas da cabeça <ul><li>Memória de curto prazo funciona como uma RAM de computador; </li></ul><ul><ul><li>Você deveria estar fazendo algo a respeito o tempo todo.... </li></ul></ul>
  26. 41. Como ter controle sobre a sua vida <ul><li>Coletamos as coisas que exigem a nossa atenção; </li></ul><ul><li>Processamos o seu significado e o que é preciso fazer a respeito; </li></ul><ul><li>Organizamos os resultados; </li></ul><ul><li>Revisamos; </li></ul><ul><li>Fazemos ... </li></ul>
  27. 43. Coletar <ul><li>Não se preocupe você já coleta !!! </li></ul><ul><li>Problema quando acrescentamos “Eu vou ... deveria, poderia, tenho” ... </li></ul><ul><li>Instrumentos: </li></ul>
  28. 44. Tire tudo da cabeça
  29. 45. <ul><li>Anotar todas as idéias (coletar) </li></ul><ul><li>Cada veio aberto deve estar no seu sistema de coleta </li></ul><ul><li>Ter o menor número possível de caixas de coleta </li></ul><ul><li>Devemos esvaziá-la regularmente </li></ul>
  30. 47. Café
  31. 48. Processar <ul><li>O que é isto? </li></ul><ul><li>É passível de ação? </li></ul><ul><ul><li>Qual o projeto com qual se comprometeu? </li></ul></ul><ul><ul><li>Qual a próxima ação necessária? </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Faça: até 2 minutos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Delegue: Não sou a pessoa para fazer isto! </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Adiar: ( Próximas ações ) Calendário ou Projetos; </li></ul></ul></ul>
  32. 49. Process
  33. 50. Organize <ul><li>Não requer ação </li></ul><ul><ul><li>Lixo </li></ul></ul><ul><ul><li>Ferramentas de Incubação </li></ul></ul><ul><ul><li>Armazenagem de Referência </li></ul></ul><ul><li>Passível de Ação: </li></ul><ul><ul><li>Lista de Projetos; </li></ul></ul><ul><ul><li>Pasta para Projetos; </li></ul></ul><ul><ul><li>Calendário; </li></ul></ul><ul><ul><li>Lembretes das próximas ações; </li></ul></ul>
  34. 51. Organize <ul><li>Set up the Right Buckets </li></ul><ul><li>Inbox </li></ul><ul><li>Projects List </li></ul><ul><li>Calendared Actions </li></ul><ul><li>Next Action Lists </li></ul><ul><li>A “Waiting For” List </li></ul><ul><li>Reference File (Simple Alpha System) </li></ul><ul><li>Tickler: 3D Calendar </li></ul>
  35. 52. Revisar <ul><li>Conserva o Sistema Funcional </li></ul><ul><li>Revisa as ferramentas para garantir uma visão ampla de todos os projetos e decisões da semana; </li></ul><ul><li>A Revisão semanal ! </li></ul>
  36. 54. Fazer <ul><li>Contexto </li></ul><ul><li>Tempo Disponível </li></ul><ul><li>Energia Disponível </li></ul><ul><li>Prioridade </li></ul><ul><ul><li>Trabalho predefinido ( Executando a lista de tarefas) </li></ul></ul><ul><ul><li>À medida que aparece ( Importancia maior !?) </li></ul></ul><ul><ul><li>Definir seu trabalho ( Montando a lista); </li></ul></ul>
  37. 55. Valores da vida 3 a 5 anos Definido 2 anos 1 ano Responsabilidades Ações/Projetos Atuais 20mil pés 30 mil pés 40 mil pés 50 mil pés
  38. 58. Modelo Natural de Planejamento <ul><li>Definir o Objetivo e os princípios </li></ul><ul><ul><li>O que? Porque? </li></ul></ul><ul><li>Visualizar o resultado </li></ul><ul><ul><li>Quem? </li></ul></ul><ul><li>Brainstorming </li></ul><ul><li>Organizar </li></ul><ul><li>Identificar próximas ações </li></ul>
  39. 59. Reflexões no planejamento natural <ul><li>Define o sucesso </li></ul><ul><li>Estabelece critérios </li></ul><ul><li>Alinha recursos </li></ul><ul><li>Motiva </li></ul><ul><li>Torna o Foco Claro </li></ul><ul><li>Expande opções </li></ul>
  40. 60. <ul><li>É mais fácil agir para se sentir melhor, do que sentir uma forma de agir melhor; </li></ul>

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