Presentación de la charla de Gestión del Tiempo en el Hueco School del 23 de enero.

1. GESTIÓN DEL TIEMPO
Fernando Rubio – Emprendae
23 de enero de 2013

2. 1. EL TIEMPO: EL BIEN MÁS ESCASO
2. PLANIFICACIÓN – LISTAS VS BLOQUES
3. PRIORIZACIÓN DE TAREAS.
4. DELEGACIÓN – NO SEAS HOMBRE ORQUESTA
5. LADRONES DEL TIEMPO.
6. REUNIONES
7. TUS TRUCOS Y BUENAS PRÁCTICAS

3. 1. EL VERDADERO RECURSO LIMITANTE
• El tiempo es un recurso NO RENOVABLE.
• El tiempo nunca vuelve.
• Una de las claves del éxito de un negocio se basa en
la PRODUCTIVIDAD (coste/hora).
• El tiempo TAMBIÉN es DESCANSO => SALUD
• El tiempo TAMBIÉN es OCIO => ESTADO DE ÁNIMO
• El tiempo TAMBIÉN es VIDA PERSONAL => EQUILIBRIO

4. 1. EL VERDADERO RECURSO LIMITANTE
NO PODEMOS
CAPTURARLO
NI ENCERRARLO
EL TIEMPO
ES UNA GOTA QUE
SE EVAPORA

5. 1. EL VERDADERO RECURSO LIMITANTE
Administrar el tiempo significa administrarnos nosotros
mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo
que tenemos.
• ADMINISTRACIÓN
TIEMPO
• OPTIMIZACIÓN

6. 1. EFICACIA VS EFICIENCIA
EFICIENCIA
Capacidad de
resolver una
determinada tarea en
el tiempo disponible
con el fin de lograr
RESULTADOS más
EFICACES.

7. 1. BARRERAS EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO
INTERNAS
• Falta de prioridades.
• Falta de planes.
• Objetivos no claros.
• Dejar cosas para después -> Procrastinar
• Intentar hacer muchas cosas a la vez.
• Falta de autodisciplina.
• Falta de habilidad y conocimientos.
EXTERNAS -> LADRONES DE TIEMPO

8. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES

9. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
LISTAS
•El sistema más intuitivo de planificación.
• Establecemos un sistema de HITOS diarios que hay
que superar para seguir avanzando.
• También tienen varias desventajas:
 No indican orden ni prioridad.
 No podemos predecir con exactitud el tiempo
que nos lleva cada tarea, interrupciones…
 Es casi imposible llevarlas a rajatabla y puede
cundir el desánimo en caso de incumplirlas

10. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
LISTAS, ¿cómo podemos mejorarlas?
A. SUPERPLANIFICACIÓN, con listas mensuales o
trimestrales donde podamos reflejar el progreso,
fechas límite, estado…
2012
SEPTIEMBRE
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO
1 2 3 4
2013 5 6 7 8 9 10 11
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL 12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30
MAYO JUNIO JULIO AGOSTO

11. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
LISTAS, ¿cómo podemos mejorarlas?
B. DIVIDE y VENCERÁS: intenta partir al máximo cada
tarea en acciones simples fácilmente realizables.
Lo que nos lleva a….
C. REGLA DE LOS 2 MINUTOS: realiza primero las
acciones más sencillas o rutinarias que apenas te
lleven unos minutos. Con la lista medio cumplida verás
las cosas de otra manera…

12. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
LISTAS, ¿cómo podemos mejorarlas?
C. ESTABLECE PRIORIDADES: puedes utilizar un sencillo
código numérico, colores o marcas de urgencia. La
memoria puede traicionarte temporalmente…
CLIENTE PROYECTO ACCIÓN 1 HITO 1 HITO 2 HITO 3 FECHA LÍMITE IMPORTE
ISM Curso Ecoturismo Colmillo X Enviadas estructuras 30 enero 1700
Julián X el 21/1
Raquel X
Fresquera X
Cortas de Blas X
Culturaleza X
Vicki
Yolanda X
Máster Nebrija Contactar equipo 15 junio 2000
CIVES PROYECTOS Leer MIVA – UE - Hecho, 15 febrero 3600
otros incorporación oficina
Cives
Hueco Ceremonia té y Charla gestión del Mensual 1-6 3600
charlas tiempo
Tutorías Empezadas Mediadas Mayo 13 -
Hueco Renovables Reu 14/1 Iniciados trámites Mayo 13 -
FOX B&B Envíos 15/1 Borrador 30/1 Febrero 13 900
BORJABAD EsIA RCDs Empezado – Enero 13 2700
Contacto Meijide
EsIA Berlanga Visita Enero 13 1200
EsIA Villasayas Confirmar
TORRALBA Aprov. tierras Reunión enero Continuar Marzo 13 300
aromáticas y visita
CAMPUS Campus Verano Búsqueda sponsors y Julio 2013 1500
VERANO organización
Resina Formación resina Preparar producto Abril 2013 ¿?
Coworking Red coworking Contactos Abril 2013 ¿?
Álvaro Deshidratador Junio 2013 ¿?
JCyL Subvención Preparar ASAP Echada Enero 2013 2000

13. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
LISTAS 2.0 – Complemento de apoyo
A. GOOGLE CALENDAR: puedes revisar tu calendario,
vincular smartphone y pc, crear alertas...
B. REMEMBER THE MILK: calendario con listas,
prioridades, código de colores, alertas… Sincroniza
web, PC, smartphone y se puede integrar con Outlook
y Thunderbird.

14. BLOQUES
•Es el sistema «alternativo» a las listas.
• Se asigna un tiempo fijo a cada tarea y se va progresando de
forma continua.
• Es más resistente a las interrupciones.
• Reduce la frustración.
• No obstante sigue necesitando planificación y un
establecimiento de hitos y prioridades.
¿Por qué no complementarlos?

15. 3. PRIORIZACIÓN
Análisis ABC...
1. Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: más
importantes, B: menos importantes, C: menos
importantes aún…
2. Sirve para listas de tareas abiertas aunque se
recomienda que se cierren para generar motivación en
su ejecución
3. Se pueden establecer los grupos que se quieran.
4. Suela combinarse con la técnica de Pareto.

16. 3. PRIORIZACIÓN
Técnica de Pareto...
1. Se basa en la doble aplicación de la regla del 80-20.
2. El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del
tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el
80% del tiempo restante.
3. Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene
del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el
valor que generan al proyecto).

17. Método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining,
Economizing & Contributing)
1. Sobre la analogía de la pirámide de MASLOW (jerarquia de la
autorealización) es un sistema que sugiere que un individuo está
mejor posicionado si prioriza sus responsabilidades personales, para
soportar sus responsabilidades sociales.
2. En este sentido debería:
1. Prioriza tu tiempo y define tus objetivos personales
2. Organiza las cosas necesarias para tener éxito (familia y finanzas)
3. Streamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero
debes (trabajo)
4. Economiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el
pasado o tareas de socialización)
5. Contribuye. Prestando atención al resto de las cosas que marcan
la diferencia (obligaciones sociales).

18. 3. PRIORIZACIÓN
Método Eisenhower... lo que es importante es en sí mismo
urgente, y lo urgente es en sí mismo importante
Importante = f (valor para empresa)
NO SI
Fijar una
Urgente = f (tiempo)
Descartadas fecha límite
NO
y realizarlas
personalmente
Realizar
Delegarlas inmediatamente y de
SI
forma personal

19. 3. PRIORIZACIÓN
GETTING THINGS DONE – GTD
1. RECOPILAR.
2. PROCESAR.
3. ORGANIZAR.
4. REVISAR.
5. HACER.

20. 3. PRIORIZACIÓN
Y NO NOS OLVIDEMOS DE
LO MÁS IMPORTANTE:
APRENDER A DECIR

21. 4, DELEGACIÓN
El hombre orquesta
• Se le conoce como la enfermedad de la prisa o el
mal del emprendedor
• Es la cultura del nanosegundo, de hacer lo máximo
en el menor tiempo posible (mucha eficiencia –
poca eficacia)
• «Todo debe estar listo para ayer»
• Profesionales multitarea: pueden realizar trabajos
de baja calidad y poner en riesgo su salud

22. 4. DELEGACIÓN
1. Delegar es repartir parte de tus responsabilidades y
funciones (en el seno de un equipo) donde quien delega
debe actuar como un coach (entrenador) con la persona en
quien delega.
2. Las responsabilidades también se delegan.

23. 4. DELEGACIÓN y RESPONSABILIDAD
1. Responsabilidad operativa, la que se delega.
2. Responsabilidad gerencial, la que no se delega.
•Selección de la persona adecuada en quien delegas
•Formación e información que le ofreces para poder desarrollar su propósito
•Supervisión:
•De comportamientos (continuamente)
•De resultados (puntual y periódicamente)

24. 5 LADRONES DE TIEMPO
• Son malos hábitos que nos dominan.
• No te quitan tiempo, te alejan de tus objetivos.
• Vencerlos te hace más efectivo.
• Te vuelven más desorganizado, más ineficaz, más
desconcentrado, más inoperante, más lento, más
distraído, más estresado.
VAMOS A IDENTIFICARLOS

25. Nº1. INTERRUPCIONES
• Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar
a tardar hasta 10 minutos en recobrar la concentración.
• Un nuevo correo o whatsapp, el comentario de un
compañero o un simple estornudo…
• En lugar de “dias de trabajo” sólo logramos “momentos
de trabajo”: ratos puntuales de cinco o diez minutos
hasta la próxima interrupción.
• Son inevitables pero podemos afrontarlos

26. EL REMEDIO
• IDENTIFÍCALAS, puedes hacer una lista.
• CONCIÉNCIATE cuando tengas una tarea importante.
• AÍSLA cada tarea.
• Los AURICULARES funcionan.
• COMUNICA tus rutinas.
• OJO con el MÓVIL.
• AL GRANO.
• Trabaja en BLOQUES CORTOS (20-25 min.)

27. Nº2. IMPROVISACIÓN
• Es la NO PLANIFICACIÓN de las tareas, el CAOS
• Una de las bases del ESTRÉS.
• Una LISTA no suele ser suficiente: las tareas
forman parte de un PUZZLE interrelacionado.
• ERROR: las tareas NO SON IGUALES.

28. EL REMEDIO
• IDENTIFICA 2 o 3 TAREAS CLAVE diarias.
• IDENTIFICA las TAREAS REPETITIVAS e intercálalas entre
las tareas clave para que no estorben.
• PLANIFICA el día ANTES.
• GUARDA espacio para IMPREVISTOS.
• TERMINAR es la CLAVE.
• DIVIDE y VENCERÁS.
• EVITA la MULTITAREA.

29. Nº3. REUNIONES IMPRODUCTIVAS
PRINCIPALES CAUSAS
a) Material y contenidos no preparados.
b) Objetivos no o mal definidos.
c) Roles de los asistentes no o mal definidos.
d) Duración excesiva.
e) No se traducen en ACCIONES.

30. Nº4. TV
• Media diaria en España: 227 minutos (3,7h)
¡La MITAD de nuestro TIEMPO LIBRE!
• Base del descanso físico pero NO mental.
• Es un hábito adquirido desde la niñez.
• Parece que no hay ALTERNATIVAS.

31. EL REMEDIO
• RECORTA poco a poco.
• Busca alternativas en esos recortes.
• Pon LÍMITES.
• Cena SIN TV.
• Haz tu propia TV.
• RECORTA un poco más…. Y DISFRUTA.

32. Nº5. INTERNET Y RRSS
• Los últimos malos hábitos pero los más difíciles de eliminar.
• INTERNET te ENGORDA -> calorías digitales inútiles.
• Evitarlo está a UN CLIC de distancia.
• Un sencillo TEST para las webs y apps:
1. ¿La utilizo para algo en concreto?
2. ¿Me sirve de algo?
3. ¿Qué podría eliminar para hacerlo todo más simple?

33. EL REMEDIO
• Blogs: utiliza FEEDS y marcadores.
• DESINSTALA notificadores y avisadores.
• REDUCE tu navegación inconsciente.
• CIERRA la mensajería instantánea
• PLANIFICA tus acciones en las RRSS.

34. Nº6. EL CORREO @
• Lo utilizamos a diario y nadie nos enseñó.
• ¿Por qué el Email nos quita tanto tiempo?
a) Porque no sabemos utilizarlo bien (nadie nos ha
enseñado).
b) Porque le damos demasiada importancia (está
sobrevalorado).
c) Porque no nos damos cuenta que es una mera herramienta
(que está a tu servicio y no al revés).

35. EL REMEDIO
• SÓLO es una HERRAMIENTA.
• EMPIEZA por OTRA COSA.
• Dile ADIÓS a las NOTIFICACIONES.
• NO lo dejes abierto -> momentos específicos
• 1 email -> 1 ACCIÓN.
• Aprende a BUSCAR, cuida el asunto y sé BREVE.
• Filtros inteligentes y respuestas prediseñadas.
• ¿Realmente lo necesitas en el móvil?

36. Nº7. EL MÓVIL
Tres impactos negativos
1. Rompe tu concentración, desvía tu atención y te hace
perder intensidad.
2. Te transmite una falsa sensación de actividad, de
estar haciendo. Mientras contestas, no haces.
3. Destruye tu descanso. Un momento sagrado e
imperturbable bombardeado con llamadas de todo
tipo y que rara vez son importantes.

37. EL REMEDIO
• Una llamada -> un propósito.
• Directo y preciso. Bye bye cháchara.
• Ronda de llamadas.
• Silencio….¡no estoy para nadie!
• Comunica tus rutinas.
• NO RESPONDER es atender de otro modo.

38. 6. REUNIONES
• Pueden suponer un gran AVANCE o una absoluta
PÉRDIDA DE TIEMPO.
• Claves como fijar la duración, el seguimiento de un
orden del día con tiempos y el cierre con hitos o
acuerdos marcan la diferencia.

39. 6. REUNIONES
ANTES DE LA REUNIÓN…
• CONOCER el propósito de la reunión y cuál es nuestro propósito
al asistir.
• OBTENER toda la información que debemos llevar.
• CONOCER nuestro rol y el camino que debemos seguir.
• LLEGAR a tiempo y estar en el salón de reunión hasta que la
misma termine.
• TOMAR la reunión en serio, pero también divertirnos un poco
mientras participamos en ella.

40. 6. REUNIONES
ANTES DE LA REUNIÓN…
• REDUCIR el número de reuniones que programamos
• SIEMPRE crear una agenda y trazar un objetivo a lograr
• SEGUIR la agenda mientras se desarrolla la reunión, si llegan
ideas nuevas anotarlas y programarlas para la próxima reunión.
• REALIZAR un análisis de costo de las reuniones. La idea es
mostrar cuánto dinero se pierde al realizar reuniones que no
son efectivas.

41. 6. REUNIONES
DURANTE…
• ASIGNAR que alguien lleve o controle el tiempo de
reunión
• RECHAZAR discutir puntos fuera de agenda (se debe
tomar notas para incluirlos en otra agenda).
• EVALUAR el proceso de reunión al final de la misma

42. 6. REUNIONES – 10 MANDAMIENTOS
1. Siempre saber qué hora es (El tiempo es Dios en las reuniones)
2. Nunca olvide la razón principal de la reunión
3. Recordar la regla de oro en reuniones: “Rezar en público, criticar en privado”
4. No convenga reuniones fuera de las horas normales de trabajo, salvo emergencia.
5. No utilice grupos para llegar a conclusiones
6. No utilice las reuniones para destruir la carrera de otros
7. Mantenga separados los asuntos personales de los asuntos de trabajo
8. Recordar que el mejor modelo para las reuniones es la democracia, no la monarquía
9. Siempre prepare una agenda clara y circularla con anticipación entre los
participantes
10. Termine una reunión programada cuando el propósito para realizarla no exista

43. Ustedes tienen los relojes, nosotros tenemos el tiempo
Proverbio afgano
¿Cuáles son
vuestros trucos?

44. ¡MUCHAS GRACIAS POR
VUESTRO TIEMPO!
• Facebook: Emprendae
• Twitter: @Emprendae / @foorubio
• E-mail: fernando.rubio@emprendae.es