El documento describe los componentes y reglas de diseño de una Oficina del Gobernante moderna. Propone la creación de una Unidad Técnica Política para procesar problemas, una agenda estratégica y gabinete para coordinar la toma de decisiones, e indicadores en un tablero de control para monitorear resultados. El objetivo es fortalecer la capacidad de gobierno mediante herramientas que brinden soporte a la alta dirección.

1. Módulo: Oficina del Gobernante Lic. Luis Guillermo Babino

4. Repaso – Día 1 Actor vs. Agente Situación vs. Diagnóstico Conceptos Clave del Juego Social Actos de habla de la organización Intercambio de problemas vs. Solución Balance técnico político vs. Balance financiero Juego Macro organizativo

5. ¿Cómo podemos incrementar la capacidad de conducción de la política? Para avanzar en la mejora de la calidad institucional debemos pensar a la política como el principal actor de transformación social, además de controlarla, debemos pensar en “fortalecerla” El Desafío Fortalecimiento de las Oficinas de Gobierno 2 1 Creación de Centros de Gran Estrategia 3 Formación y entrenamiento de dirigentes Repaso – Día 1

6. Ámbito en el cual la máxima autoridad de una organización pública desarrolla el proceso de toma de decisiones de gobierno. N o tiene limites físicos precisos, sino que resume conceptualmente a todos los ámbitos formales e informales en los cuales el líder de una organización y su equipo procesan las decisiones de gobierno Cumple el rol primordial de otorgar direccionalidad estratégica al proceso de gobierno A qué denominamos Oficina del Gobernante Fortalecer la Oficina del Gobernante Contar con sistemas y herramientas que brinden apoyo para el proceso específico de toma de decisiones de gobierno

7. Las demandas a la Oficina del Gobernante Oficina del Gobernante Actores de presión: empresas, sindicatos, otros gobiernos, etc Demandas y expectativas de la sociedad Gabinete Institucional Equipos de Gestión (Ministerios – Secretarías)

8. Reglas de diseño (I) Economía del tiempo de trabajo: El uso racional del tiempo exige que se apliquen filtros a la entrada de problemas en la Oficina que limiten el acceso de temas al Gobernante . Fijación racional del foco de atención: Mantener la atención del Gobernante en los problemas de mayor valor exige el seguimiento de las decisiones, a fin de constatar: 1) la efectividad del grado de delegación, y 2) la calidad en la toma de decisiones críticas. Soporte a la toma de decisiones: La calidad en la toma de decisiones exige que en la oficina del Gobernante exista un filtro d e procesamiento técnico-político de los problemas y propuestas que se ponen a su consideración. Ese filtro debe impedir que entren en su agenda simples malestares o problemas y propuestas deficientemente procesados . Administración de conversaciones: La acción involucra generalmente una multiplicidad de conversaciones con diversos actores, cuyo desarrollo debe ser acompañado para asegurar su término en acciones concretas y pedir cuentas por los compromisos asumidos . Vigilancia del valor de la interacción política: El desafío consiste en elevar el valor del contacto político por unidad de tiempo seleccionando.

14. Ausencia de un ámbito sistemático y profesional de procesamiento técnico-político de problemas . No existe un sistema integrado de asesoría formal al Gobernante que trabaje a partir de un método de procesamiento que valore técnico-políticamente los problemas de gobierno No existen reglas dentro de la Oficina del Gobernante para decidir qué problemas tienen suficiente valor como para ser enfrentados en ese ámbito y cuáles deben ser derivados a niveles inferiores de decisión. Existe una percepción en los dirigentes que las Reuniones de Gabinete no resultan útiles como instancias de comunicación para la gestión. No existen métodos y dispositivos de procesamiento técnico - político de problemas 1 Hay una ausencia de reglas en dos procesos clave: 2 Algunas conclusiones sobre el funcionamiento

15. Esta constituido por los “especialistas”, personas de mejor o peor formación en las disciplinas relacionadas con la Misión de la organización.. Es el soporte “duro” que le lleva la voz de la razón técnica y vela por la eficiencia y eficacia técnica. Es el ámbito en el cual se analiza y se da soporte a la toma de decisiones del gobernante . Es responsable de combinar los tiempos políticos con los tiempos técnicos y analizar el intercambio de problemas que produce cada decisión Esta constituido por los “amigos” o personas encargadas por velar por la “persona”. Cumple la función de alimentar las necesidades íntimas y personales del líder y de soportar el “stress” que conlleva la gestión de gobierno) Los “soportes” a la toma de decisión de gobierno Soporte Técnico Político Soporte Técnico Soporte Cálido

16. Componentes de la Oficina del Gobernante

17. Fortalecimiento de la Oficina del Gobernante Para incrementar la Capacidad de gobierno para enfocar e impactar en la resolución de los problemas de la sociedad a través de la instalación de herramientas de soporte a la alta dirección Funcionamiento de una Unidad Técnica Política (UTP) que proceso los problemas que debe enfrentar el gobernante Instalación de Sistemas de Soporte para la Alta Dirección Fortalecimiento de la Oficina del Gobernante Soporte a la Alta Dirección

18. Asiste al líder de la organización para establecer la Agenda de gobierno. Vela por el buen funcionamiento de los sistemas “soporte” de la Alta Dirección. Diseña la evaluación de la gestión y el esquema de petición y rendición de cuentas de los resultados de la organización. Funciona como el “filtro de calidad” de la Oficina, procesando los problemas a enfrentar y evaluando las estrategias y escenarios de acción. Unidad Técnico Política Unidad de Procesamiento Técnico - político

19. Sistema de planificación

20. Recursos Productos Resultados Impacto Operaciones Acciones Proceso de producción de políticas públicas

21. Vínculo entre el plan y el presupuesto Planificación Estratégica Planificación Operativa Formulación Presupuestaria (PPP) Recursos Productos Resultados Operaciones Acciones

22. Déficit del Sistema de Presupuesto Administración Política Presupuesto Crédiro Público Tesorería Contabilidad Presupuesto Crédito Público Tesorería Contabilidad Presupuesto Tesorería Contabilidad Crédito público Crédito Público Tesorería Contabilidad

23. Relación Plan Presupuesto

24. Agenda Estratégica y Gabinete

26. Jefe o Coordinador de Gabinete : es responsable de coordinar y centralizar el funcionamiento de la agenda, manteniendo estrecho contacto con el Gobernante. Unidad de Procesamiento Técnico-político: es el equipo de asesores directos del Gobernante, encargado de filtrar problemas y propuestas y asegurar que le lleguen al Gobernante en condiciones de tomar decisiones. Secretaría Privada : actúa como filtro de llamadas y correspondencia, conforme las instrucciones que le de el Jefe o Coordinador de Gabinete. Primer nivel de reporte político del Gobernante : recibe instrucciones y avisos emanados del Sistema de Agenda (derivaciones de temas, solicitudes de pre-procesamiento de problemas, avisos de reuniones) pero no son usuarios del mismo. Actores de la Agenda

27. Funcionalidades del Sistema de Agenda del Gobernante Administra los asuntos que ingresan a la Oficina del Gobernante aplicando los filtros de valor y calidad . Administra los asuntos según su urgencia: permite administrar los asuntos en “modo normal” o darles un procesamiento de crisis . Administra el tiempo del Gobernante: establece bloques de tiempo pre-definidos en la Agenda del Gobernante por ámbito temático. Permite el seguimiento de un problema y administra información adjunta. Emite reportes calificados (uso del tiempo por ámbito temático, duración de asuntos en la Agenda, duración de las crisis, etc.) Permite el Monitoreo y realizar ajustes en el Sistema .

28. Diagrama de flujo de un asunto de la Agenda del Gobernante

29. Reglas de diseño del subsistema de Gabinete La Reunión de Gabinete es un espacio para el tratamiento de temas transversales o temáticos cuando su magnitud impacta en el resto de la gestión. Tiene días fijos, horarios limitados, temarios conocidos (circulados previamente), y participación con propuestas: no es un lugar para “catarsis”, es un lugar de construcción de confianzas , de información compartida y reglas de convivencia dentro del equipo. Los temas a tratar en la Reunión se definen a partir de la percepción de las cuestiones que tienen incidencia negativa o positiva sobre la marcha del proyecto.

30. Reglas de diseño del subsistema de Gabinete (II) Este espacio no sustituye las reuniones “bilaterales ” por temas específicos con el primer nivel de reporte político y resto del equipo de trabajo. Existe un equipo responsable de asistir al proceso de las Reuniones, que se encargará de circular el temario previamente, tomar nota de los compromisos asumidos y circular una minuta de reunión, a modo de seguimiento de los compromisos. Los compromisos asumidos deberán tener: resultado esperado, plazo de obtención y responsible y su cumplimiento será revisado en cada reunión.

31. Monitoreo de problemas de la sociedad

34. Tablero Comando

35. Un Tablero de Comando NO ES… NO ES un Sistema de policía para el control de las áreas de gestión NO ES un Sistema para sacar conclusiones apresuradas sobre el funcionamiento de la organización NO PUEDE puede considerarse de manera desintegrada de las definiciones alcanzadas por los sistemas de planificación y presupuesto: formulación y definición de indicadores.

36. Características que deben reunir los indicadores Pertinentes: deben brindar información de los productos y procesos estratégicos de las áreas para dar cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos planteados. Relevantes : no es posible medir todo, de forma que es necesario priorizar qué se va a medir. Comparables: se deben poder comparar entre los períodos temporales definidos. Costos Razonables : La recolección de la información para las mediciones se debe efectuar a un costo razonable. Confiables: los resultados de las mediciones deben ser independientes de la persona que efectúe la medición. Simples y Comprensivos: definir la calidad y cantidad de los indicadores requiere efectuar un balance entre la simplicidad de los mismos y la comprensividad de aquello que se quiere medir.

38. Trabajando con Indicadores de Gestión GOBERNANTE UNIDADES DE GESTIÓN ÁMBITO DE MONITOREO DE LA GESTIÓN Administración Secretaría Ejecutiva Reportes de Ejecución Agregados Ejecución financiera por unidad de gestión Indicadores de Ejecución Física MATRICES ALERTAS Indicadores de Procesos

39. Resultado esperado de una OFICINA moderna Monitoreo de problemas de la sociedad Agenda y gabinete Plan Estratégico Oficina del Gobernante Tablero de Control Políticas enfocadas en los problemas de la sociedad

40. Una visión sistémica de la gestión de gobierno Administración de recursos Direccionalidad estratégica Diseño del Aparato Público Control Plan del Gobernante Demandas de la Sociedad Acuerdos Interprovinciales, con la Nación e Internacionales Informe de ejecución Ajustes del plan Acuerdos de gestión Matriz de resultados de gobierno Criterios de Asignación Informes de cumplimiento Objetivos de control Informe de avance Evaluación