Präsentation über eine Vertragsmanagementlösung

Unternehmensweites
Vertragsmanagement

Eine Einführung
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VERTRAGSMANAGEMENT EINE
BESTANDSAUFNAHME

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Wodurch entsteht mangelnde Transparenz / Rechtsunsicherheit…..

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……durch ein heterogenes Vertragsmanagement das zum Risiko werden kann

Rechtsabteilung
„Kein koordiniertes
Vertragsprüfungs- und
Genehmigungsverfahren“
Controlling
„Welches Vertragsvolumen
und Risiken haben wir im
Unternehmen“
Fachabteilung
„Obwohl wir die Verträge
benötigen, haben wir keine
Sicht auf diese“
Einkauf
„ Wir haben keine digitale und
vereinfachte Erfassung
unserer Verträge“

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Transparenz ist deshalb im Vertragsmanagement eine Notwendigkeit

Unternehmensweit?
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Ein standardisiertes Vertragsmanagement eröffnet Verbesserungspotenziale

Einsparungs-
Einsparungs- und Verbesserungspotenziale im Vertragsmanagement

Einhaltung der internen Richtlinien und Vorschriften 90 - 100%
Abschaffung unkontrollierter selbstverlängernder Verträge 90 - 100%
Reduzierung falscher Zahlungen 75 - 90%
Reduzierung der juristischen Kosten 50 - 70%
Reduzierung der manuellen Bearbeitungskosten 50 - 70%

Reduzierung der Prozess- u. Betriebskosten für Vertragsmanagement
Prozess- 10 - 30%
Reduzierung des Personals oder höhere Produktivität 10 - 20%
Kürzere Verhandlungszeit von Verträgen 50%
Anstieg der Einnahmen aus Vertragsverlängerung (nachverhandeln) 30%
Höhere Vertragseinnahmen (Sales) 1- 2%

Quelle: Accenture

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Welche Risiken werden heute von Unternehmen und Organisationen gesehen

Risiken mit dem Umgang von Verträgen (KPMG-Studie)

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DIE SEALBASE
VERTRAGSMANAGEMENT LÖSUNG

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Sealbase die unternehmensweite Vertragsmanagement Lösung

Phase 2
Phase 1
Vertrags-
Vertrags-
initialisierung
vorbereitung

Phase 5
Phase 3
Vertrags-
Vertrags-
Portfolio
verhandlung
Management

Phase 4
Vertrags-
erfüllung

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Flexible Integration in die bestehende Unternehmenslandschaft
Flexible Bereitstellung von
Daten und Informationen aus
bereits vorhanden Systemen
z.B. ERP, CRM, SCM, Einkauf,
Asset-Management.
Vorgefertigte Daten-Modelle,
Universen und Berichte
erleichtern ein Intelligentes
Business Reporting z.B. BI
oder Dashboards
Externe Anbindung von
bestehende Archiven und
DMS-Systemen ist flexibel
möglich
Integration von Sharepoint
zum Dokumentenaustausch
und zur Team-Collaboration

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Dokumentenmanagement und Archivierung im Vertragswesen

Die SealBase-Lösung erfüllt alle
Anforderungen einer digitalen Archivierung
und Dokumentenmanagement-Systems.

• Verschlüsselung von Dokumenten
• Indexierung von Dokumenten
• Übersichtliche Strukturierung von Dokumenten
• Existierende DMS-Systeme können eingebunden werden

Die SealBase-Lösung kann auch mit
unterschiedlichen Archiven verbunden werden

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Business Reporting mit Standardreports u. Ad-Hoc Reporting

Alle Informationen,
Auswertungen und
Analysen werden durch das
zentrale Berichtswesen
sichergestellt.

Integrierte Standardberichte
(ca. 60 Standard Reports
verfügbar), Ad-Hoc-Reporting
und Dashboards bilden eine
Basis strategischer
Unternehmensführung.

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Die Vier Komponenten eines unternehmensweiten Vertragsmanagements

Vertragsmanagement Strukturierung des Vertragswesens
Beziehungen zwischen Verträge und Dokumente
Zugriffsberechtigungen
Dokumenten Management System

Vertragsüberwachung Automatische Wiedervorlagen /Fristen
Hinweise / Warnungen / Alarm / Risiken
Revisionssicherheit / Datenhistorie

Vertragsanalyse Finanz-/ Risikoanalysen
Vertragsinventur
Kunden und Lieferanten u. Partneranalysen

Vertragsreporting Geschäftsleitung / Aufsichtsrat
Abteilungs- und Bereichsleitung
Funktionale Auswertungen
Gesetzliche Anforderungen (SOX-Controls/8.EU)

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Rechtliche Anforderungen eines Unternehmens absichern

KonTraG
Verträge sind Grundlage der Geschäftstätigkeit von Unternehmen. Im Rahmen des
Risikomanagements müssen Vertragsprozesse und Inhalte überwacht werden. Sealbase
überwacht, standardisiert und historisiert die Vertragsprozesse
BilMog
Überwachung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS), des Risikomanagement-
systems (RMS) , des Internen Revisionssystems (IRS) und des Rechnungslegungsprozesses.
Sealbase bietet Mechanismen an um diese Kontrolle zu gewährleisten.
Basel II
Regelt die Mindestanforderungen des Risikomanagements. Vertragsmanagement hilft dem
Kreditnehmer sich gegenüber der Bank positiv darzustellen. Sealbase bietet aktuellste
Bereitstellung aller Finanzdaten, Vertragswerte und Risiken aus Verträgen.
Sarbanes-
Sarbanes-Oxley Act
Unternehmensprozesse müssen definiert sein. Informationen müssen rechtzeitig und
ordnungsgemäß verfügbar sein. Abschlussprüfer müssen Zugang zu allen Verträgen haben.
Sealbase dokumentiert alle vertragsrelevanten Veränderungen und Prozesse im
Unternehmen.

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Highlights der professionellen Lösung zum Vertragsmanagement

Workflow und Business Prozess Management sichert nachhaltig die
Einhaltung interner und gesetzlicher Richtlinien
Der Geschäftsprozess Vertrag aus Unternehmersicht schafft
Rechtsicherheit und Compliance
Die Modulare Architektur ermöglicht maximale Flexibilität im
Vertragsmanagement
Neue Optimierungspotentiale im Vertragswesen werden transparent
erschlossen
Termine,
Termine Prozesse und Risiken sind kontrollierbar und können pro-aktiv
bearbeitet werden
Investitionsschutz heißt eingeführte Systeme können erhalten bleiben
z.B. Office-Management, Archive, DMS etc.
Auswertungs-
Auswertungs und Analysemöglichkeiten auf höchstem Niveau

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Kategorie Software

Die SealBase-Lösung gewann den Industrie Preis 2008 in der Kategorie Software
SealBase
Base-

Die SealBase-Lösung wurde 2007 für die innovativste Lösung für den Mittelstand
SealBase
Base-
ausgezeichnet und gewann aus einem Pool von 1200 Bewerbern den 1. Platz

PublicSeal GmbH Schenkenböhlstr. 6 67098 Bad Dürkheim Tel. 06322 - 7 91 06 84

www.PublicSeal.de
www.PublicSeal.de
Seal

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D-
Schenkenböhlstraße 6, D-67098 Bad Dürkheim
Tel.: 06322 – 7 91 06 84, Fax: 06322 – 7 91 06 85
Service@PublicSeal.de

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