Projet Alma @ Université de Liège : Dans les starting blocks pour une course de 6 mois

Dans les starting blocks pour une course de 6 mois
Projet Alma
@ Université de Liège
Meeting Kickoff interne avec les volontaires ULg – 10 juin 2014

Alma = nouveau SGB
• Solution destinée à remplacer progressivement les SIGB
• Solutions existantes/en développement :
• Alma (Ex Libris)
• Sierra (Innovative Interfaces, Inc.)
• OLE (Kuali Foundation)
• WorldShare Management Services (OCLC)
• Intota (Serials Solutions)
• Ex Libris a commencé ses travaux en 2008
• Première institution en production avec Alma en 2012
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ProjetAlma@UniversitédeLiège.Danslesstartingblocks...

• Unified Resource Management (URM)  gère de façon
complètement intégrée les ressources
• papier  Aleph
• électroniques  SFX
• numériques  ORBi, DONUM
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4
+ archives
(EAD)

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orienté
fonctions

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Grandes étapes pour l’ULg
• Septembre 2009: première découverte de l’URM (bêta)
• Depuis veille sur développement et évolution d’Alma
• Août et décembre 2013: négociations avec Ex Libris
• Janvier 2014 : Approbation des autorités de tutelle
• Mars 2014 : Alma Welcome Package
• Avril 2014 : Visite à la University of East London, 1ère université à
utiliser à Alma en Europe (2012)
• Mai 2014 :
• CD décide de la composition de la Project Team
• Appel aux volontaires pour composition de Task Forces (TF)
• Validation de la composition des TF
• 10 juin 2014 : Meeting Kickoff interne des volontaires ULg
• 27 août 2014 : Meeting Kickoff ULg/Ex Libris  coup d’envoi
• 19 février 2015 (?) : mise en production d’Alma
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Project Team Ex Libris
• Composition :
• Yves Grange
• Valérie Philibert
• Christine Godard
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Project Team ULg
• Mission : piloter le projet pour l’ULg
• Réunion hebdomadaire: jeudi à 9:00
• Composition : 6+ personnes
• 4 Functional Experts
• Acquisitions
• eResources
• Fulfillment
• Resource Management (RM)
• Digital
• Interlibrary Loan
• + le Directeur général
• + une personne secrétariat (Aurore)
• + tout membre du CD qui souhaiterait venir régulièrement/occasionnellement
• Project leader: François Renaville
• Contact: alma @ lists.ulg.ac.be
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Task Forces
• 4 Functional Experts
 4 task forces composées de quelques Data Experts volontaires
• Formations d’Ex Libris : workshop sur place (4 j.) + webinars
• Serviront de base pour former les autres collègues du RB
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TF Acquisitions TF eResources
TF Fulfillment TF RM
ARF
IT Bib
SEGI

Travail des Task Forces
• Ne pas chercher à rester proche de l’actuel  plus efficace !
• Alma = possibilité de revoir en profondeur workflows/fonctionnements
• Alma a sa propre logique
• créativité !
• quitte à revenir à des fonctionnements traditionnels
• Chaque TF a son rythme et organisation, mais
• délais sont là ! -> délivrables
• tout le monde doit bosser et faire avancer le groupe
• investissement personnel : minimum 1 journée complète/semaine
• Décisions stratégiques pourront être préparées dans les TF, mais seront
prises en PT ou en CD
• Égalité des membres
au sein d’une TF
• Confidentialité !
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TF Acquisitions
• Tâches :
• définition des workflows des acquisitions papier
• paramétrage d’Alma
• gestion automatisée des commandes & rappels
• analyse des possibilités d'interfaçage avec SAP et avec le prochain fournisseur du
contrat global des périodiques
• mise en place d'EDI
• rédaction de notes et formations
• …
• Composition :
• Sandra Luciani
• Anna-Maria Lombardo
• François Renaville (pilote)
• Guillaume Schwaiger
• Contact : Alma-Acquisitions @ lists.ulg.ac.be
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TF eResources
• Tâches :
• récupération des données SFX
• gestion des licences et des accès des ressources électroniques (BDD, ejournals,
ebooks)
• …
• Quid de la BDD des BDD ? < URM
• Composition :
• Aude Alexandre
• Myriam Bastin (pilote)
• Stéphanie Simon
• Contact : Alma-eResources @ lists.ulg.ac.be
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The E-Team
There is no plan P

TF Fulfillment
• Tâches : gestion relative à la circulation (au sens large)
• prêt, réservation, renouvellement, self check, rappels & avis, blocages
• interfaçage possible avec les bases de données ULg (Ulis, Penelope)
• bibliothèque de livraison [pickup location], salles de lecture (reading rooms)
• fourniture interne de document (issus du MAL ou d'ailleurs), demande de scans/photocopies de
documents internes
• …
• Au début, MyDelivery continue d’exister en parallèle. Quid plus tard ? < URM
• Primo : impact !!
• Composition :
• Chloé Bourdouxhe
• Isabelle Gilles
• Rémy Lhoest
• Delphine Paulissen
• Sandra Rizzo
• Sandrine Vandenput
• Muriel van Ruymbeke (pilote)
• Contact : Alma-Fulfillment @ lists.ulg.ac.be
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TF Resource Management
• Tâches :
• préparation des données Aleph
• gestion du catalogue, des notices bibliographiques, holdings et d'autorité, des
items
• …
• Composition :
• Marie-Line Lecourt
• Pierre Nys
• Laurence Richelle (pilote)
• Frédérick Vanhoorne
• Jean-François Willem
• + aide de R. Lhoest pour données Aleph
• Contact : Alma-RM @ lists.ulg.ac.be
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Projet Alma = projet Primo bis
• Avec Alma, nécessité de disposer d’un nouveau serveur Primo
• raison : environnements distincts  conflits
• Aleph – Primo serv340
• Alma – Primo servXXX
• plus performant
• au départ, copie de serv340
• Tout le paramétrage Aleph/Primo et SFX/Primo doit être repris à zéro
pour Alma/Primo
• Alma : nouvelles fonctionnalités  impact sur Primo
 Projet Alma = projet Primo bis
• Equipe Primo (Laurence, Rémy & François) appuyée par Sara Decoster :
• Nouveau mode de fonctionnement d'un service --> Quel impact sur Primo et
les usagers ? Comment prévenir éventuels soucis ?
• Nouvelle fonctionnalité avec Alma --> Quand et comment la déployer au
mieux sur Primo ?
• Mises à jour des notes Primo
• …
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Découvrir et maîtriserAlma
• Ex Libris Customer Center > Documentation Center
http://www.customercenter.exlibrisgroup.com
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Les documents de Product Documentation
sont mis à jour tous les mois !
Login sur la BàO

• La liste de discussion ALMA-L, https://listserv.nd.edu/cgi-bin/wa?A0=ALMA-L
• se tenir au courant de l’évolution d’Alma
• poser de questions & suivre les réponses
• découvrir ce qui est possible, ce qui s’est fait ailleurs
• abonnés : pas tous des administrateurs d’Alma !
• essentiel pour les membres des TF
• Ex Libris Developer Network
https://developers.exlibrisgroup.com
• plate-forme collaborative
• principalement orientée codage, intégration et APIs :
• Self Check
• SMS
• LDAP et authentifications diverses
• systèmes financiers
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Login sur la BàO

• Sessions webinars « Ask the Expert »
http://learn.exlibrisgroup.com/course/view.php?id=238
• webinar d’1 heure
• un mercredi sur deux à 16:00 (heure belge)
• sur un point très particulier d’Alma
• avec la possibilité de poser des questions à l’avance
• écoute différée possible
• Existent déjà :
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• Demerits in fulfillment
• E-Resources Workflows
• E-Resources Architecture and Concepts
• Resource Sharing Setup and Workflows
• Work Orders and Item Process
Management
• Discovery Interface Display Logic
• Letter Configuration
• Normalization Rules
• Primo and Alma
• Booking Requests
• Tips and Tricks in Analytics
• Fulfillment Unit Rules
• Patron Blocks
• Claims in Alma for Physical and Electronic
Resources
• Patron Physical Items Requests
Login sur la BàO

Documents de travail
• Dossier partagé Alma @ ULg sur Google Drive
• Accès aux seuls membres des TF (éditeurs)
• Partage de fichiers et travail collaboratif (avec historique)
• Dossier « Général » contient le Alma Welcome Package, avec notamment Ex
Libris Alma Rapid Implementation Methodology et Getting Ready for Alma
Implementation
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Suivi et communication vers le Réseau
• Réunion mensuelle ouverte à tous
• suivre les évolutions, se tenir au courant
• poser des questions
• filmée et accessible plus tard
• Boîte à outils du Réseau
• dossier Alma
• documents internes, à ne pas diffuser
• logins d’accès
• …
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• Site Alma @ Université de Liège, https://sites.google.com/site/almaulg
• Objectifs :
• informer les collègues ULg l'avancée du projet (< TF)
• permettre aux collègues d'autres institutions de connaître les grandes étapes
du déploiement d'Alma à l’ULg
• Contenu non sensible
• Complémentaire à la BàO et aux réunions mensuelles
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• Avec actualités et news sur les grandes étapes, l’avancée des TF, les
décisions prises, les changements de politique, les résultats des tests de
migration…
• Avec un calendrier du projet avec les dates des réunions de la PT, des TF,
des webinars, des formations pour les TF, des formations pour les
collègues…
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