Présentation qui présente la gestion des coûts d'un projet avec la méthode de la valeur acquise (Earned value)

1. Frédéric SIMONNET 1
La gestion des coûts
d’un projet
22/08/13

2. Frédéric SIMONNET
Le processus de planification des
coûts
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
222/08/13
Allocation des ressourcesAllocation des ressources
Estimation des coûtsEstimation des coûts
Etablissement du budgetEtablissement du budget
Pilotage des coûtsPilotage des coûts
Ressource
planning
Estimations
Référentiel
Cost control
Liste des
ressources
Cost
estimating
Cost
budgeting
Rapport de
performance

3. Frédéric SIMONNET
Evolution des coûts dans la vie d’un
projet
Dès la fin de la conception (phase initiale du projet), 75%
du coût complet du projet est figé alors que seulement 5%
des dépenses sont effectives.
Plus le temps passe et plus les modifications ont un coût
relatif important.
L’influence sur les coûts décroît rapidement dès la fin de
la phase initiale.
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
322/08/13
Nécessité d’avoir de bonnes estimations
et une bonne optimisation des coûts.

4. Frédéric SIMONNET
Les différents types de coûts
Coûts liés au travail des ressources du projet
Coûts liés à l’utilisation de consommables
Coûts associés aux ressources de type coût
(frais de déplacement, …)
Coûts fixes définis au niveau de chaque tâche
Coût du projet = somme des coûts
associés aux différentes ressources du projet
+ somme des coûts fixes de l’ensemble des
tâches du projet
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
422/08/13

5. Début Fin
Phase 1
CONCEPT
Initialisation
Concevoir
Phase 2
DEVELOPMENT
Planification
Développer
Phase 3
IMPLEMENTATION
Exécution
Exécuter
Phase 4
TERMINATION
Clôture
Finir
Plan Accomplissement
Cycle de vie total du projet
Période où
l’on peut
influencer
sur les risques
Période où
les risques
sont élevés
5 - 10%
du
coût total
du
projet
20%
70%
5%
Frédéric SIMONNET
Rappel : le cycle de vie d’un projet> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
522/08/13

6. Frédéric SIMONNET
L’allocation des ressources 1/2
Comment doit-on répartir ses ressources
(humaines et matérielles) sur le projet ?
 A considérer :
 Les besoins techniques du projet
 La compétence des membres de l’équipe
 La disponibilité des ressources
 Les outils :
 Matrice des responsabilités
 Gantt des ressources
 Histogramme des charges de travail
 Les techniques :
 Nivellement
 Lissage
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
622/08/13

7. Frédéric SIMONNET
L’allocation des ressources 2/2
Nivellement : technique qui consiste à maintenir
le nombre de personnes travaillant simultanément
sur le projet en dessous d’une certaine limite.
 Augmente la durée du projet
Cause : vouloir limiter la taille de l’équipe
Lissage : technique qui consiste à répartir pour
chaque ressource sa charge de travail, de telle
façon qu’elle ne se trouve à aucun moment en
surcharge ou en sous-charge.
 Peut allonger les délais
Cause : disponibilité réduite d’une ressource
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
722/08/13

8. Frédéric SIMONNET
Planifier les estimations de charges
Aux lots de tâches définis correspondent des
charges :
 de main-d’œuvre ;
 de développement (ou évaluation) de logiciel ;
 de documentation (exigences de qualité) ;
 de moyens techniques et matériels à mettre en
œuvre ;
 de contrôle de qualité, tant préventif que
correctif ;
 de mise en place (formation, installation) ;
 financières (achat de matériel, de logiciels) ;
 diverses (approvisionnement…) ;
 …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
822/08/13

9. Frédéric SIMONNET
Le budget 1/2
2 méthodes de définition de budget
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
922/08/13
Bottom-up
Base : WBS
Précision = -5, +10%
Top-down
Base : expérience
Précision = -10, +25%

10. Frédéric SIMONNET
Le budget 2/2
Le budget prend en compte les 7 catégories de
coûts.
Plan réaliste facilite un budget réaliste.
La direction accepte rarement un budget de suite.
Une réduction de budget est presque inévitable.
Le chef de projet est responsable de la maîtrise du
budget.
Un « bon » budget doit avoir une précision de +/-
10%.
Le référentiel de coûts ne doit plus être changé une
foi approuvé.
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
1022/08/13

11. Frédéric SIMONNET
Les 7 catégories principales
Hommes
 Exprimé en jour/homme (appelé « charge »)
Bâtiment/locaux
 Coût locatif à prendre en compte si nécessaire
Fournitures
 Fournitures diverses
Technologie
 Equipement, logiciels, télécommunications
Matériel
 Petit matériel ou matériel non informatique
Information
 Accès à l’information
Financement
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
1122/08/13

12. Frédéric SIMONNET
La
préparation
du budget…
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
> Le
référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion des
changements
> …
1222/08/13

13. Objectif du pilotage économique des
projets 1/2
La pilotage économique a pour objectif de
maîtriser les dépenses et d'anticiper les dérives.
Quel est le coût constaté (état des dépenses
engagées compte tenu de l'avancement
physique) ?
Quels sont les risques de dérives ? A quoi sont
dus les écarts ? Comment les combler ?
Frédéric SIMONNET
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
1322/08/13

14. Objectif du pilotage économique des
projets 2/2
La pilotage économique consiste donc :
 à évaluer les dépenses et à les comparer à ce
qu'elles auraient dû être, si le projet s'était
déroulé conformément aux prévisions.
 à analyser les écarts et à mesurer les dérives :
cause des écarts, conséquences, nécessité de
modifier le projet ?
 à projeter ces écarts sur la suite du projet.
Frédéric SIMONNET
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
1422/08/13

15. Rappel des étapes de planification et
d’organisation d’un projet
Elaboration d’une stratégie de développement du
projet en fonction de l’analyse des risques.
Découpage du projet en tâches (dont on a évalué
la charge).
Planification des actions (utilisation des
techniques PERT et Gantt), en fonction :
 du délai imparti,
 des charges,
 des contraintes d’enchaînement,
 des ressources.
Frédéric SIMONNET
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
1522/08/13

16. Le tableau de bord du Chef de projet
1/2
Pour informer la maîtrise d’ouvrage et pour
prendre les décisions de pilotage, le chef de
projet a besoin de gérer un ensemble
d’informations. Pour cela, il utilise :
 Un tableau de bord à deux niveaux :
 le suivi individuel, qui permet de détecter d’éventuelles
difficultés pour un intervenant ou sur une tâche ;
 le suivi du projet, qui sert de base à un point
d’avancement périodique avec le maître d’ouvrage.
 En général complété par un journal de bord,
journal où sont consignés au quotidien les
événements, incidents ou faits spéciaux du
projet. Frédéric SIMONNET
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
1622/08/13

17. Le tableau de bord du Chef de projet
2/2
La collecte des informations doit-être :
 Régulière
 Formelle, écrite ou orale
 Définie de manière standard
 KISS (Keep It Short and Simple)
Règle du 50/50
 Tâche commencée : reportée à 50% de
réalisation
 Tâche terminée : reportée à 100% de réalisation
Frédéric SIMONNET
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
1722/08/13

18. Le pilotage individuel
Se base sur la liste des tâches, qui sont affectées
individuellement.
La base d’alimentation du tableau de bord est le
compte rendu d’activité, rédigé périodiquement,
par chaque intervenant affecté au projet.
Il comprend, par intervenant et par tâche :
 Le temps passé T : c’est la consommation qui
sera imputé au projet ;
 Le reste à faire R : c’est l’estimation par
l’intervenant du temps nécessaire à
l’achèvement de la tâche.
Frédéric SIMONNET
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
1822/08/13

19. Le pilotage économique :
méthode de la valeur acquise (Earned
value)
Frédéric SIMONNET
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
1922/08/13

20. > Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
2022/08/13 Frédéric SIMONNET
Base de la performance

21. 3 chiffres clés
PV = Planned Value ou Coût Budgété du Travail Prévu
(CBTP). C’est le budget.
= Total des coûts autorisés estimés pour les activités qu’il avait
été prévu d’effectuer pour le projet durant la période considérée.
EV = Earned Value ou Coût Budgété du Travail
Effectué (CBTE)
= Pourcentage du budget total égal au pourcentage du travail
physique réellement achevé durant la même période.
AC = Actual Cost for Work Performed ou Coût Réel du
Travail Effectué (CRTE)
= Total des coûts effectivement encourus (directs ou indirects)
pour les travaux effectués sur le projet, durant la période.
Frédéric SIMONNET
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
2122/08/13

22. Calcul de la performance
SV = Schedule Variance ou ED = Ecart de
Délai = avancement du projet en terme de
travail effectué
SV (ED) = EV (CBTE) - PV (CBTP)SV (ED) = EV (CBTE) - PV (CBTP)
CV = Cost Variance ou EC = Ecart de Coût =
écart prévu/réel en terme de budget
CV (EC) = EV (CBTE) - AC (CRTE)CV (EC) = EV (CBTE) - AC (CRTE)
Ecart positif = favorable pour le projet
Ecart négatif = défavorable pour le projet
Frédéric SIMONNET
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
2222/08/13

23. > Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
Courbe de la valeur acquise
Frédéric SIMONNET 2322/08/13

24. Les rapports de pilotage
Le but est de vérifier si on remplit les obligations
de :
temps, budget et ressources
Contenu des rapports :
 Deux parties : partie qualitative et partie quantitative
 Selon les utilisateurs : premier, second et troisième
niveau
Types de rapports :
 Tableau de bord de synthèse
 Rapport mensuel d’avancement
 Rapport de contrôle de synthèse
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique
des projets
> La gestion des
changements
> …
Frédéric SIMONNET 2422/08/13

25. Evolution de la liberté dans le projet> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion
des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion
des
changements
> …
Frédéric SIMONNET 2522/08/13
Début Fin
Capacité d’action
sur le projet
Niveau d’information
sur le projet

26. Les modifications ou demandes de
changement
« Si on laisse le contenu d’un projet changer
librement, le taux de changement dépassera le
taux d’avancement. »
Les modifications peuvent résulter :
 de la demande du client,
 de dépenses supplémentaires,
 de demandes internes.
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion
des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion
des
changements
> …
Frédéric SIMONNET 2622/08/13

27. Contrôler les changements
Les changements sont inévitables…
 Les besoins et le travail identifiés en début de
projet sont immanquablement incomplets.
 Le client veut obtenir la meilleure solution.
 La technologies utilisée peut évoluer pendant le
projet.
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion
des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion
des
changements
> …
Frédéric SIMONNET 2722/08/13

28. Comment gérer les changements ?
S’assurer que toutes les demandes sont
documentées
Evaluer l’impact des changements demandées et
obtenir l’accord formel du client
Estimer le coût de mise en place et celui de ne PAS
FAIRE
Estimer le temps de réalisation et mise en place
Décider et mettre en place (via comité de pilotage)
Documenter le changement et informer les parties
prenantes du projet
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion
des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion
des
changements
> …
Frédéric SIMONNET 2822/08/13

29. > Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion
des
changements
> …
> Le référentiel de
coûts
> Le pilotage
économique des
projets
> La gestion
des
changements
> …
Solutions pour reprendre le contrôle
 Modifier la séquence des tâches
 Augmenter les ressources
 Redistribuer les ressources
 Changer de solution technique (design)
 Utiliser une nouvelle technologie
 Changer le périmètre du contrat
 Changer de fournisseur(s)
 Renégocier les termes du contrat
 Utiliser la sous-traitance
Frédéric SIMONNET 2922/08/13

30. Les phases d’un projet
Frédéric SIMONNET
BIBLIOGRAPHIEBIBLIOGRAPHIE
Management d’un Projet Système d’Information
Principes, techniques, mise en œuvre et outils
Chantal Morley
DUNOD
Management de Projet
Fondamentaux, méthodes et outils
Jean-Claude Corbel
Eyrolles - Editions d’Organisation
Project 2013
Guide pratique pour les chefs de projet
Vincent Capitaine
DUNOD
Cours en Management de Projets
DESS MdP - Polytech’Nice Sophia-Antipolis
…
22/08/13 30