FMK2012: 100% automatisierte Katalog-Produktion von Marcel Moré

FileMaker Konferenz2010

100% automatisierte
Katalog-Produktion
Welche Strategie passt zu
welchem Publishing-Projekt?

Marcel Moré

Marcel Moré FileMaker Konferenz 2012 Salzburg
100% automatisierte Katalog-Produktion www.ﬁlemaker-konferenz.com


100% automatisierte
Katalog-Produktion
Was ist Database-Publishing?
Wo kann FileMaker helfen?
Projekt aus der Praxis
Entwickler-Tricks
l
K apite
E xtra- ishing
ca. 90 min kl. 5 l
in se-Pub
D ataba



Marcel Moré
Jahrgang 1969
seit 20 Jahren selbstständig als
Entwickler, Designer, Berater

zahlreiche Publishing-Projekte begleitet
seit DTP-Anfängen in den 80er Jahren

Entwicklung maßgeschneiderter
Publishing-Systeme für Print & WEB


Database-Publishing


Was ist eigentlich
Database-Publishing?

Die Daten
sollen in ein
Layout!


Das geht dann so...


s a q L
t x
Ad 2i
r1 3
m e ö
tW u 4
z F ,0
S n
F
R2,95
Q
H
b

Arten von Publishing-
Erzeugnissen


Arten von Publishing-Erzeugnissen
Visitenkarten
Briefbögen
Schilder
Verpackungen Displays
Werbeanzeigen
Plakate
Technische Handbücher Bedienungs-
Dokumentationen
anleitungen
Flyer
Mailings
Broschüren
Kataloge Preislisten Bücher
Magazine
Zeitschriften Namensschilder
Listen Eintrittskarten Urkunden
Pläne
Textilien Foto-Druck
Merchandising


it -
ap ra
el
K xt
E

Entstehung und
Aufbereitung von
Informationen


Entstehung von Informationen
Hersteller / technische Dokumente
Vorlieferanten Pﬂichtangaben

Einkauf technische und logistische Produkt-Merkmale,
Preise

Marketing gebrauchsorientierte Produkt-Merkmale,
Nutzenversprechen, Werbeaussagen, Image

Vertrieb Kunden-Merkmale / Targeting,
Preise

Controlling historische und strategische Kennziffern

Redaktion thematische Aufbereitung

externe Zulieferer:
Übersetzer, Fotografen, Graﬁker, Texter, Agenturen


Aufbereitung von Informationen
lose Dokumente Manuskripte, Pläne, Bilder, eMails

Datenbanken, Stammdaten: Warenwirtschaft,
ERP, PIM, BI Produktdatenmanagement;
Bewegungsdaten / Kennzahlen

DMS, MAM, CMS Dokumenten-Management
Asset-Management
Content-Management

CRM, Kundengruppen,
Helpdesk-Systeme Kundenwünsche,
typische Anwenderprobleme

Workﬂow-Systeme inhaltliche, redaktionelle, technische
Logistik:
Planung, Korrekturen, Freigaben,
Verarbeitung


it -
ap ra
el
K xt
E

Ausgabeformate


Ausgabeformate
Publishing-Dokumente Quark, Indesign, PDF

Office-Dokumente Word, Excel, RTF, PDF

Technische Dokumente SGML, DocBook, LaTeX, XSL-FO

eBook-Formate ePub, iBook, Kindle, ...

Web-Anwendungen HTML, XML

proprietäre Formate z.B. Druckmaschinen-Steuerdateien


it -
ap ra
el
K xt
E

Welchen Zweck
hat das
Database-Publishing?


Meta-Ziele

• Automatisierung
• Systematisierung
• Rationalisierung
• Flexibilisierung
• Individualisierung


Business-Ziele

• Zeit sparen
• Kosten sparen
• Kundenwünsche besser
bedienen
• Neue Märkte erschließen
• Neue Medien erschließen


it -
ap ra
el
K xt
E

Einfluss-Faktoren


Einfluss-Faktoren

Marketing- Gestaltungs-
Kommunikation qualität

Inhalt/Umfang
Wiederverwendbarkeit Varianten

Auﬂage kosteneffiziente
Verteilung Produktion


it -
ap ra
el
K xt
E

Grundlegende Strategien



vs.

Regel-basiert Template-basiert




Inhaltslastig Layoutlastig

fortlaufende Satzfahne Umfang
bestimmt Umfang oft vorher festgelegt

einfacher Umgang teils aufwändiger Umgang
mit Inhalts-Varianten mit Inhalts-Varianten

aufwändiger Umgang einfacher Umgang
mit Layout-Varianten: mit Layout-Varianten:
einfacher Satzspiegel komplexer Satzspiegel

schematische Position feste Positionen
der Elemente im Layout der Elemente im Layout




hoher Automatisierungsgrad erheblicher manueller Aufwand

Einzeländerungen
automatischer Neuaufbau
direkt im Layout;
bei Änderungen oder Variationen
Daten-Updates im Template

geschlossenes Ausgabeformat offenes Ausgabeformat
möglich oft erforderlich


Publishing-Prozess


Publishing-Prozess

(Druck-)
Informationen Satz / Layout
Ausgabe


Publishing-Prozess
Planung
Print
Strukturierte Redaktion
Informationen

Satz / Layout
Digital

Sprachwechsel,
Unstrukturierte
Preiswechsel
Informationen
Web
Korrekturen
Freigaben

Workﬂow-Steuerung

Projekt-Controlling


Publishing-Prozess
PIM
Planung
ERP CMS Print
Informationen
CRM

MAM
? Satz / Layout
Digital

CMS
Sprachwechsel,
Unstrukturierte
Preiswechsel
Informationen
Web
DMS Korrekturen
Freigaben

PM Workﬂow-Steuerung
BI
Projekt-Controlling


Wo passt FileMaker
ins Projekt?


Publishing-Prozess
PIM
Planung
ERP
Print
Informationen

Satz / Layout
MAM Digital

Sprachwechsel,
Unstrukturierte
Preiswechsel
Informationen
Web
Korrekturen
Freigaben
Der Klassiker:
Produkt-Daten einsammeln,
Workﬂow-Steuerung aufbereiten und zum Publishing-
Programm ausgeben
Projekt-Controlling


Publishing-Prozess
PIM
Planung
ERP CMS
Print
Informationen
CRM

Satz / Layout
MAM Digital

CMS
Sprachwechsel,
Unstrukturierte
Preiswechsel
Informationen
Web
Korrekturen
Freigaben
Die integrierte Lösung:
PM Produkt-Daten, redaktioneller
Workﬂow-Steuerung Content und Projekt-Workﬂow
werden gezielt gesteuert
BI
Projekt-Controlling


Publishing-Prozess
ERP
Planung
PIM
Print
Informationen

Publishing
Satz / Layout
System
MAM Digital

Sprachwechsel,
Unstrukturierte
Preiswechsel
Informationen
Web
DMS Korrekturen
Freigaben
Die Hybrid-Lösung:
Produkt-Daten werden an ein
integriertes Publishing-System
Workﬂow-Steuerung übergeben, welches alle Prozesse
steuert
Projekt-Controlling


Publishing-Prozess
PIM
Planung
ERP
Print
Informationen
CRM
Publishing
Satz / Layout
System
MAM Digital

Sprachwechsel,
Unstrukturierte
Preiswechsel
Informationen
Web
DMS Korrekturen
Freigaben
Spezialfall für Agentur:
PM Planung und Steuerung der
Workﬂow-Steuerung Produktion in einem externen
BI Publishing-System beim Kunden
Projekt-Controlling


Publishing-Prozess
PIM
Planung
ERP
Print
Informationen

Satz / Layout
Layout
Digital

Sprachwechsel,
Unstrukturierte
Preiswechsel
Informationen
Web
Korrekturen
Freigaben
Voll-Automatisierung:
PM 100% integrierter Prozess von
Workﬂow-Steuerung der Informationsentstehung
über Planung bis zur Ausgabe
Projekt-Controlling


Zusammenfassung


FileMaker im Publishing-Projekt
Datenquelle Planung Layout

Datenhaltung Redaktions- Ansteuerung
system von
Daten- Publishing-
Integration Workﬂow- Software

Daten-
steuerung ✔
Aufbereitung Layout-
Generator
(PDF)
✔ ✔

FileMaker als Layout-Generator
was FileMaker nicht kann was FileMaker gut kann

Silbentrennung beliebige Regeln zur
Blocksatz Inhaltsaufbereitung

Freisteller dynamische Objekte
CMYK Ausgabe Fließ-Layouts
Transparenz, direkte PDF-Ausgabe
Sonderfarben,
Überdrucken Batch-Prozessing ✔


Zusammenfassung
Szenario A Szenario B

hohe hohe
Anforderungen an Automatisierung
Layout/Gestaltung
effektive
drucktechnische Informations-
Vorgaben aufbereitung

+


Automatisierungsgrad
Szenario A Szenario B

je nach Projekt: im Idealfall:

20 - 80% 100%
+


Beispiel-Projekt


• Gross- und Versandhandel für Fahrzeugersatzteile

• Anfänge als typische „Garagenﬁrma“: Gründer versendet Teile für
Oldtimer während des Studiums zu Hause vom Küchentisch

• Heute: führender Spezialanbieter für Volvo- und Saab-Teile mit
weltweitem Handel; 40 Mitarbeiter; 20.000 Teile im Sortiment

• seit 16 Jahren individuell entwickelte FileMaker-Lösung

• Einstieg 1996 mit FileMaker Version 3

• heute FileMaker Version 6

• Migration auf Version 10 in der Umsetzung

Anforderungen
an den Katalog


Vorgaben
18.000+ Produkte

2.000+ Produktgruppen

66 Fahrzeugmodelle

7 Preislisten

2 Sprachversionen (weitere in Planung)


Darstellung
• Textinhalte

• Bilder

• Preise (3 Darstellungsvarianten)

• Referenz-Nummern vom Hersteller

• Fahrzeugmerkmale

• strukturierte Produktmerkmale

• Label für Produktauszeichnungen

• Zubehör-Empfehlungen

• Textbausteine für Katalogauszeichnungen


Aktualisierung
• 200 - 300 neue Produkte pro Monat

• 3.000 Preisänderungen pro Monat

• fortlaufende Verfeinerung der Produkt-Merkmale

• jährlicher Gesamtkatalog wäre unzureichend...

• Online-Katalog (Shop) wird täglich aktualisiert

• PDF-Katalog wird derzeit 14-tägig aktualisiert

• jede Woche eine Sprachversion


Fazit

komplexe Vorgaben und
häuﬁge Aktualisierung
erfordern

hohen Automatisierungsgrad!


Warum überhaupt
ein Katalog?


Warum ein Katalog?
• Offline-Recherchemöglichkeiten für Kunden

• Weitergabe über Zwischenhändler / Vertriebspartner

• Dokumentation der Produkt-Vielfalt
(Kern-Aussage im Marketing)

• gelegentlich: Print-Ausgabe für Kunden ohne IT-Zugang


Ergebnis


Ergebnis

38 Teilkataloge x2 Sprachen x5 Preislisten

=
380 Katalogversionen (je ca. 300 - 700 Seiten)

=
125.000+ Katalogseiten


Umsetzung
in FileMaker


Publishing-Prozess
zess wird Print nur bei
Bedarf
Freigabe-Pro t Planung F
vorangestell direkt aus PD

Redaktion n
icht Print
Strukturierte Redaktion erforderlich
Informationen

Satz / Layout
Digital

Sprachwechsel,
Unstrukturierte separater Pro
zess
Preiswechsel für Web-Aus
gabe
Informationen
Web
Korrekturen keine manuellen
Freigaben Eingriffe im Pht zess
c
ro
erwüns

Workﬂow-Steuerung


Publishing-Prozess (optimiert)

Korrekturen Planung
Freigaben

Strukturierte
Informationen
Satz / Layout Ausgabe
PDF

Sprachwechsel,
Preiswechsel
Unstrukturierte
Informationen

Workﬂow-Steuerung


Publishing-Prozess
Korrekturen 2 Planung
Freigaben

Strukturierte
Informationen
4 Satz / Layout 5 Ausgabe
6 PDF
1
Sprachwechsel,
3 Preiswechsel
Unstrukturierte
Informationen 5

Workﬂow-Steuerung 7


Publishing-Prozess
Freigaben
ERP
Strukturierte
Informationen
6 PDF
1
Sprachwechsel,
3 Preiswechsel
Unstrukturierte
Informationen 5 PIM


Publishing-Prozess
Freigaben

Strukturierte
Informationen
6 PDF
1
Sprachwechsel,
3 Preiswechsel
Unstrukturierte
5 B lic k hinter die
Kulissen...
Informationen



PIM ERP Publishing

Artikelgruppen

Generische Artikel Artikel Katalog Eintrag

Vorgaben: Werte: Darstellung:
Produkt Merkmale Produkt Merkmale Produkt Merkmale
Übersetzungen Zusatztexte (optional) Zusatztexte
Synonyme Preise Preise
ERP-Merkmale ERP-Merkmale
Fahrzeug Merkmale Fahrzeug Merkmale
Fahrzeuge
Label
Fahrzeug Merkmale
Übersetzungen


PIM ERP Publishing

Freigabe- Freigabe-
Prozess Prozess

Artikelgruppen

Generische Artikel Artikel X Katalog Eintrag

Übersetzungen Zusatztexte (optional) Zusatztexte
Fahrzeuge
Label
Fahrzeug Merkmale
Übersetzungen


PIM ERP Publishing

Katalog Vorgaben

Fahrzeug Auswahl
Preisliste
Artikelgruppen Sprache

Generische Artikel Artikel X Katalog Eintrag

Übersetzungen Zusatztexte Zusatztexte
Synonyme Preise X Preise
Fahrzeuge
Label
Fahrzeug Merkmale
Übersetzungen


Publishing-Prozess
Freigaben Tabelle: Kataloge
Strukturierte
Informationen
6 PDF
1
Sprachwechsel,
3 Preiswechsel
Unstrukturierte
Informationen 5



Planung

Einstellungen


Planung
Da keine manuellen Schritte für Planung und
Redaktion vorgesehen sind, wird der gesamte
Katalogaufbau über zuvor deﬁnierte Regeln
gesteuert.

• regelbasiert • fest verdrahtet
• Filterung • Katalogbausteine
• Sortierung • Ausgabe-Templates
• Verdichtung
• Textbausteine


PIM ERP Publishing

98% der 2% der Katalog Vorgaben
Übersetzungen bereits Übersetzungen
vorgefertigt! entstehen bei der Fahrzeug Auswahl
Verwendung von Preisliste
Artikelgruppen Zusatztexten am Sprache
Artikel

Generische Artikel Artikel Katalog Eintrag

Übersetzungen Zusatztexte Zusatztexte
Fahrzeuge
Label
Fahrzeug Merkmale
Übersetzungen


Sprachwechsel

• alle Texte sind in extra Tabellen abgelegt
• je Sprachversion ein Datensatz pro Text
• Sprachschlüssel wählt passenden Datensatz

• Sonderfall Textkonstanten im Layout
CustomFunction:
cf_Textbaustein (SprachNr, Schlüssel)


Sprachwechsel

&


Publishing-Prozess
Freigaben

dynamisch generierte Inhalte
Strukturierte
Informationen
6 PDF
1
Sprachwechsel,
3 Preiswechsel
Unstrukturierte
Informationen 5



Publishing-Prozess
Freigaben

Strukturierte
Informationen
6 PDF
1
Sprachwechsel,
3 Preiswechsel
Unstrukturierte
Informationen 5

Vorgaben 7
Workﬂow-Steuerung

in Medienfeldern

Format

Einrückung

Layout Seitenansicht

weitere Abläufe


weitere Abläufe
• Finishing in Acrobat mit Batch-Verarbeitung

• Bilder komprimieren (Dateigröße!!!)

• Passwort-Schutz für Dateiveränderungen

• Automatisierte Verteilung auf File-Server mit Apple-Script

• Automatisierter Upload auf Web-Server mit FTP-Sync


Performance


Performance
Quelldaten: ca. 1,3 Mio. Datensätze

pro Sprachdurchlauf: 190 Kataloge, 60.000+ Seiten

mac mini 2,26 GHz mac mini 2,7 GHz
Intel Core 2 Duo Intel Core i7
2 GB RAM 8 GB RAM + SSD
FileMaker Pro 9 FileMaker Pro 10
56 Stunden 25 Stunden


one more thing...


Trick-Kiste


Einbettung unsichtbarer
Kapitelmarken


Fallbeispiel: Inhaltsverzeichnis


Wo liegt das Problem?
• Position der Objekte ist nicht
vorher bekannt

• richtet sich nach dynamischer
Größe aller vorher platzierten
Objekte

• wird erst in der Seitenansicht,
bzw. beim PDF-Export
erzeugt

• lässt sich nicht in FileMaker
„berechnen“ oder auslesen

• hinzu kommt als Offset die
Länge des
Inhaltsverzeichnisses, welches
vor dem Inhalt platziert ist


Lösungsansatz
• Index der Artikelgruppen und #P58#
Seitenzahlen in das PDF
einbetten

• als „unsichtbare“ Marken
#P56#
• Marken nach PDF-Erzeugung
auslesen

• ausgelesene Zuordnungen
zurück importieren

• Artikelgruppen mit den
Seitenzahlen verknüpfen
#P1388#
• PDF erneut schreiben

#S48#

Lösungsansatz
#P58#

#P56#

versteckte Felder mit
1pt kleiner Schrift
in weißer Farbe im
Hintergrund platziert
#P1388#

#S48#

Index-Marken auslesen
• Linux-Tool „pdftotext“ 1)

• lässt sich per AppleScript-Befehl „do shell script“ aufrufen 2)

.pdf pdftotext .txt

1) Download Installer für Mac OSX: http://www.bluem.net/de/mac/installationspakete/
2) Apple Dokumentation: http://developer.apple.com/library/mac/#technotes/tn2065/_index.html


Index-Marken auslesen
• Unix-Befehl „grep # tempdatei.txt“ 3)

• lässt sich per AppleScript-Befehl „do shell script“ aufrufen
Ergebnis kann direkt in FileMaker Feld eingesetzt werden

.txt grep Textfeld

3) Erläuterungen zu grep: http://de.wikipedia.org/wiki/Grep
4) siehe auch Vorstellung dieser Methode im FileMaker Magazin, Ausgabe 2008-05, Seite 29


Index-Marken verarbeiten
• Parser-Script zerlegt Textfeld in Datensätze

• Datensätze werden mit Offset auf Artikelgruppen übertragen


Zusammenfassung
• Technik eignet sich für alle Arten von Indexlisten / Registern

• Inhaltsverzeichnis

• Stichwort-Index

• alles was von Datensatzsortierung
innerhalb der Seitenfolge abhängig ist

• immer dann geeignet, wenn es keine festen Platzierungen gibt,
sondern die Objektfolge nachträglich aus einem fortlaufenden
Satzspiegel ermittelt werden muss


Zusammenfassung
• auch für Database-Publishing mit Quark/InDesign geeignet

• Marken müssen dann auf anderem Wege ausgelesen werden;
z.B. Parser mit AppleScript bauen

• als Marken sind auch Farb-Deﬁnitionen gut geeignet:
z.B. Farbe „Seitenzahl“ separat deﬁnieren mit gleichem
Farbwert und diese den Seitenzahlen zuordnen
erspart u.U. das Einbetten unsichtbarer Zusatztexte


Fazit


Publishing fängt schon weit
vor dem Satz/Layout an!

{ Datenintegration /-aufbereitung
}

Jedes Projekt braucht
unterschiedliche Strategien
für die Automatisierung.

{ vorgelagerte Systeme, Workflow,
Layout, Ausgabeformat }

Hoher Automatisierungsgrad
erfordert Planung, Anpassung,
Kompromisse über den gesamten
Prozess hinweg.

{ 100% sind ein
selten erreichbarer Idealfall }

FileMaker ist ein ideales
Werkzeug an vielen Stellen im
Database-Publishing-Projekt!

{ Daten flexibel aufbereiten
und die Ausgabe steuern }

Vortrag zum Download

• www.ﬁlemaker-konferenz.com
• blog.marcel-more.de

Manuskript, Fotos, Graﬁken © Marcel Moré
Veröffentlichung oder Weiterverarbeitung - auch auszugsweise - nur mit Genehmigung des Autors



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