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• Aproveitar o espaço físico para atividades nobre...
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 Notas Fiscais;
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empresas através do fornecimento
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“Ser a líder em automação de processos e
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Visão
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  1. 1. Desmistificando a Digitalização Felipe Chaves – CDIA+, ECMs Gerente de Vendas
  2. 2. ...Digitalizar?
  3. 3. Por que digitalizar? • Reduzir custos com gestão de documentos físicos; • Aproveitar o espaço físico para atividades nobres; • Ter maior eficiência em processos; • Ter rápido acesso a informações para tomada de decisão. Como digitalizar? • Com equipamentos adequados: MFPs e Scanners Profissionais; • Utilizando-se de chaves de pesquisas eficientes; • Automatizando a etapa de indexação com as tecnologias de extração de dados, OCR/ICR/OMR e códigos de barras.
  4. 4. “… mas em qual pasta mesmo eu guardei?”
  5. 5. ...a qualidade da informação.
  6. 6. 40KB70KB Image Enhancement
  7. 7. 80KB 30KB Image Enhancement
  8. 8. ...por onde eu começo?
  9. 9. CONTÁBIL DEP. PESSOAL JURÍDICO VENDAS FINAN CEIRO PRODUÇÃO QUALIDADE 35% 20% 10% 5% 15% 5% 10% 3.500.000 2.000.000 1.000.000 500.000 1.500.000 500.000 1.000.000 QUANTIDADE PÁGINAS 100% 10.000.000 TIPOS E VOLUMES CONTÁBIL DEP. PESSOAL JURÍDICO VENDAS FINAN CEIRO PRODUÇÃO QUALIDADE 30% 30% 10% 5% 10% 5% 10% 231 m2 231 m2 77 m2 38,5 m2 77 m2 38,5 m2 77 m2 ESPAÇO FÍSICO 100% 770 m2 CUSTO x ESPAÇO FÍSICO Fonte: OnDemand Consultoria
  10. 10. Soluções ReadSoft + Fluig
  11. 11. • Digitalização de qualquer tipo de documento, como:  Contratos;  Propostas;  Notas Fiscais;  Documentos de RH;  Ordens de Serviço; • Leitura automática de códigos de barras; • Digitalização em lotes; • Diferentes perfis de captura; • Integração nativa com o Fluig, de:  Imagens (PDF);  Dados extraídos (XML).
  12. 12. • Digitalização de documentos fiscais como:  Notas Fiscais;  Notas de Serviço;  Conhecimentos de Transporte. • OCR para extração de campos como:  Nº da Nota;  CNPJ do emissor;  Valor;  Data de Vencimento;  Chave da Danfe;  etc. • Integração nativa com o Fluig, de:  Imagens (PDF);  Dados extraídos (XML).
  13. 13. Case Automação de Notas Fiscais
  14. 14. Automação de Notas Fiscais Em empresas que recebem notas fiscais em uma ou mais localidades e realizam o lançamento das notas de forma manual no ERP. Onde se aplica? Quais os benefícios? Reduzir o manuseio do papel e de arquivos, agilizar o processo de lançamento, reduzir custos com headcount e logística, melhorar o provisionamento de fluxo de caixa.
  15. 15. Antes do projeto... • Empresa do setor de construção com 43 localidades no Brasil; • Recebem cerca de 5 mil notas fiscais mensalmente; • Seu CSC está localizado em São Paulo; • Em média levava-se 18 dias para receber notas fiscais das filais e lançá-las no ERP; • 60% das notas chegavam vencidas ou com o prazo de vencimento próximo e não podiam ser pagas nas datas. • Como o pagamento era feito com atraso, o relacionamento com os fornecedores locais era afetado. • Para efetuar o pagamento, as notas precisavam ser lançadas manualmente no ERP. • 40% das notas lançadas tinham erros de digitação, gerando retrabalho. Automação de Notas Fiscais
  16. 16. Automação de Notas Fiscais +
  17. 17. Nesta etapa do processo analista compara a imagem da Nota Fiscal com os dados capturados Em havendo divergência procede os ajustes até que todos os dados estejam “verde”, ou seja liberados Uma vez que isto ocorra os dados são transferidos automaticamente para o ERP. Automação de Notas Fiscais
  18. 18. Depois do projeto... • O tempo médio de recebimento + lançamento no ERP que era de 18 dias hoje é de aproximadamente 30 minutos. • Antes 60% das notas chegavam vencidas ou próximas do prazo de vencimento. Hoje elas representam menos de 5%. • Não existem mais problemas com fornecedores por atrasos nos pagamentos. • Os dados lançados no ERP tem 100% de acuracidade. • A maior visibilidade do fluxo de caixa permitiu que não somente as notas passassem a ser pagas no prazo, mas também negociarem descontos por antecipação de pagamentos. • Redução do headcount antes designado a fazer lançamentos manuais no ERP. Automação de Notas Fiscais
  19. 19. ...a Readsoft
  20. 20. O que nós fazemos... “Contribuimos para o sucesso dos empresas através do fornecimento de soluções tecnológicas para automação de processos de negócios e documentos.”
  21. 21. “Ser a líder em automação de processos e documentos.” Visão readsoft.com
  22. 22. Quem somos?
  23. 23. Felipe Chaves Gerente de Vendas Telefone + 55 11 3296 5356 Celular: + 55 11 97460-2058 felipe.chaves@readsoft.com www.readsoft.com.br ReadSoft Rua Gomes de Carvalho, 1581, 9º andar Vl. Olímpia CEP 04547-006 São Paulo – SP Brasil Obrigado readsoft.com

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