Yönetim sistemlerinde iç denetim yapabilmek için alınması gereken bu eğitimin sunumunu sizlerle paylaşmak istedim. Bilgi paylaştıkça çoğalır...

1. ISO 19011
TETKİK EĞİTİMİ
Fırat ÖZEL
Gıda Mühendisi

2. Eğitimin Amacı
• İç denetimleri gerçekleştirebilmek için…
• Denetçilerin yeterliliklerini görmek için…
• Sistemleri iyileştirebilmek için…
• Denetimlere yön verebilmek için…
BİLGİ

4. Giriş
Kılavuz
Kalite ve/veya çevre
yönetim sistemlerinin
iç ve dış tetkiklerinin
yapılması
Tetkikçilerin yeterlilik ve
değerlendirmesi hakkında
kılavuzluk

5. Kapsam
Tetkik
prensipleri,
Tetkik
programlarının
yönetimi,
Sistem
tetkiklerinin
yapılması
Tetkikçilerinin
yeterliliği

6. Atıf Yapılan Standard Ve/Veya
Dokümanlar

7. Terimler ve Tarifler
• Tetkik
• Tetkik Kriterleri
• Tetkik Delili
• Tetkik Bulguları
• Tetkik Sonucu
• Tetkik Müşterisi
• Tetkik Edilen
• Tetkikçi
• Tetkik Ekibi
• Teknik Uzman
• Tetkik Programı
• Tetkik Planı
• Tetkik Kapsamı
• Yeterlilik

8. Tetkik
Tetkik delili (Madde
3.3) elde etmek ve
tetkik kriterlerinin
(Madde 3.2)
karşılanma
derecesini objektif
olarak
değerlendirmek için
yapılan sistematik,
bağımsız ve
belgelendirilmiş
proses.

9. Tetkik Kriterleri
Politikalar, prosedürler veya şartlar kümesi.

10. Tetkik Delili
Tetkik kriterleri ile ilgili
olan ve
doğrulanabilen
kayıtlar, gerçeklik
beyanları veya diğer
bilgiler.

11. Tetkik Bulguları
Toplanan tetkik delilinin (Madde 3.3) tetkik kriterleri
(Madde 3.2) ile karşılaştırılmasının sonuçları.

12. Tetkik Sonucu
Tetkik hedeflerinin ve
bütün tetkik
bulgularının (Madde
3.4) dikkate
alınmasından sonra
tetkik ekibi (Madde
3.9) tarafından
sunulan bir tetkikin
(Madde 3.1) sonucu.

13. Tetkik Müşterisi
Tetkiki (Madde 3.1) talep eden kuruluş.

14. Tetkik edilen
Tetkik edilen kuruluş.

15. Tetkikçi
Tetkiki (Madde 3.1) yapmak için gereken
yeterliliğe sahip kişi.

16. Tetkik Ekibi
Tetkiki (Madde 3.1)
yapan ve
gerektiğinde teknik
uzmanlarca (Madde
3.10) desteklenen bir
veya daha fazla
sayıda tetkikçi
(Madde 3.8).

17. Teknik Uzman
Tetkik ekibine (Madde 3.9) özel bilgi veya
uzmanlık sağlayan kişi.

18. Tetkik Programı
Belirli bir zaman dilimi
için planlanan ve özel
bir amaca yönelik
olan bir veya daha
fazla sayıdaki tetkik
(Madde 3.1) dizisi.

19. Tetkik Planı
Tetkik (Madde 3.1) için yapılacak faaliyetlerin ve
düzenlemelerin tarifi.

20. Tetkik Kapsamı
Tetkikin (Madde 3.1) genişliği ve sınırları.

21. Yeterlilik
Gösterilen kişilik özellikleri ile bilgi ve beceriyi
uygulama kabiliyeti.

22. 4 Tetkik Prensipleri
•Profesyonelliğin temeli.
Ahlaki Davranış
•Gerçek ve doğru bildirim mecburiyeti
Adil Temsil
•Tetkikte titizlik ve doğru karar verme
Profesyonel Özen
•Tetkikin tarafsızlığının ve tetkik sonuçlarının objektifliğinin esası
Bağımsızlık
•Güvenilir ve yeniden üretilebilir tetkik sonuçlarına ulaşabilmek için kullanılan metot
Delile Dayalı Yaklaşım

23. 5 Tetkik Programının Yönetilmesi
Büyüklüğüne, yapısına ve karmaşıklığına
bağlı program
Çeşitli tetkik hedefleri
Ortak veya kombine tetkikler
Gerekli kaynakların tümü
Birden fazla tetkik programı

25. 5 Tetkik Programının Yönetilmesi
Tetkik programının
oluşturulması,
uygulanması, izlenmesi,
gözden geçirilmesi ve
iyileştirmesi
Gerekli kaynakları tespit
edilmesi ve bunların
temin edilmesi

26. Tetkik Başlamadan Önce…
• Tetkik ekibinin yeterliliği
Kombine Tetkik
• Sorumlulukların paylaşılması
• İlave kaynakların temini
• Tetkik ekibinin yeterliliği
• Uygun prosedürlerin varlığı
Ortak Tetkik

27. Tetkik programının hedefleri
Yönetim öncelikleri,
Ticari amaçlar,
Yönetim sisteminin gerekleri,
Yasa, yönetmelik ve sözleşme gerekleri,
Tedarikçi değerlendirme ihtiyacı,
Müşteri şartları,
Diğer ilgili tarafların ihtiyaçları,

28. Tetkik Programı Örnek
Kritik ürünlerin potansiyel
tedarikçilerinin 6 ay içinde yapılacak
ikinci taraf yönetim sistemi tetkikleri
HEDEF : Tedarikçinin kabiliyeti
hakkında güven oluşturulması ve
muhafaza edilmesi

29. Bir Tetkik Programının Genişliği
Büyüklüğü, yapısı
ve karmaşıklığı
Yapılacak tetkikin
kapsamı, hedefi
ve süresi,
Yapılacak
tetkiklerin sıkılığı,
Faaliyetlerin
sayısı, önemi,
karmaşıklığı,
benzerliği ,yerleri,
Mevzuat ve
sözleşmelerle
belirlenmiş
kurallar, kriterleri
Akreditasyon veya
tescil/belgelendir
me ihtiyacı,
Önceki tetkiklerin
sonuçları,
Dil, kültür ve
sosyal konular,
İlgili tarafların
menfaatleri,
Değişiklikler

30. Tetkik Programı Sorumlulukları
Bir veya daha fazla
kişi
Faaliyetlerle ilgili
teknik ve iş
anlayışına sahip
kişiler

31. Tetkik programı sorumlulukları
Tetkik programının
hedeflerini ve genişliğini
belirlemeli,
Sorumlulukları ve
prosedürleri belirlemeli
ve kaynakların temin
edilmesini sağlamalı,
Tetkik programının
uygulanmasını
sağlamalı,
Uygun tetkik program
kayıtlarının tutulmasını
sağlamalı,
Tetkik programını
izlemeli, gözden
geçirmeli ve
iyileştirmelidir.

32. Tetkik programı kaynakları
Tetkik faaliyetleri
için gerekli mali
kaynaklar,
Tetkik teknikleri,
Tetkikçilerin
yeterliliğine
ulaşmak için
kullanılan
prosesler,
Tetkikçilerin ve
teknik uzmanların
varlığı,
Tetkik programının
genişliği,
Seyahat süresi,
barınma ve diğer
tetkik ihtiyaçları.

33. Tetkik Programı Prosedürleri
Tetkiklerin planlanması ve programlanması,
Tetkikçilerin ve tetkik ekibi başkanlarının
yeterliliğinin sağlanması,
Uygun ekip başkanlarının seçilmesi,
rollerinin ve sorumluluklarının belirlenmesi,
Tetkiklerin yapılması,
Uygun olan durumlarda tetkik takibinin
yapılması,

34. Tetkik Programı Prosedürleri
Tetkik program kayıtlarının tutulması,
Tetkik programının performansının ve etkinliğinin
izlenmesi,
Tetkik programının genel başarısının üst yönetime
bildirilmesi. Küçük kuruluşlarda yukarıdaki
faaliyetler bir tek prosedürde toplanabilir.

35. Tetkik Programı Uygulaması
1
• Tetkik programının ilgili taraflara bildirilmesi,
2
• Tetkiklerin koordine edilmesi, programlanması ve tetkik programı ile
ilgili diğer faaliyetler,
3
• Tetkikçilerin değerlendirilmesi ve profesyonel gelişimlerinin
devamının sağlanması için bir prosesin kurulması ve sürdürülmesi,
4
• Tetkik ekiplerinin seçilmesinin sağlanması,
5
• Tetkik ekiplerine gerekli kaynakların temini,

36. Tetkik Programı Uygulaması
6
• Tetkiklerin tetkik programına göre yapılmasının sağlanması,
7
• Tetkik faaliyetlerinin kayıtlarının kontrolünün sağlanması,
8
• Tetkik raporlarının gözden geçirilmesinin ve onaylanmasının sağlanması,
bunların tetkik müşterisine ve belirtilen diğer taraflara dağıtılmasının
sağlanması,
9
• Uygun olan durumlarda tetkik takibinin yapılması.

37. Tetkik programı kayıtları
Münferit tetkiklere ait kayıtlar
• Tetkik planları,
• Tetkik raporları,
• Uyumsuzluk raporları,
• Düzeltici ve önleyici faaliyet raporları,
• Uygun olan durumlarda tetkik takipleri, gibi.
Tetkik program gözden geçirmesinin sonuçları
Tetkik personeline ait kayıtlar
• Tetkikçi yeterlilik ve değerlendirmesi,
• Tetkik ekibi seçimi,
• Sürdürme ve yeterliliğin iyileştirilmesi.

38. Tetkik Programının İzlenmesi Ve
Gözden Geçirilmesi

39. Örnek Örnek
Tetkik program kayıtları,
Alternatif veya yeni tetkik
uygulamaları,
Benzer durumlarda tetkik
ekiplerinin
performanslarında
tutarlılık.
İzlemeden elde edilen
sonuçlar ve eğilimler,
Prosedürlere uyum,
Gelişen ihtiyaçlar ve ilgili
tarafların beklentileri,

40. 6 Tetkik Faaliyetleri
Tetkikin
başlatılması
Dokümanların
gözden geçirilmesi
Sahadaki tetkik
faaliyetleri için
hazırlık yapılması
Sahadaki tetkik
faaliyetlerinin
yapılması
Tetkik raporunun
hazırlanması,
onaylanması ve
dağıtılması
Tetkikin
tamamlanması
Tetkik takibinin
yapılması

41. Tetkikin Başlatılması
Tetkik ekibi
başkanının
atanması
Tetkik
hedeflerinin,
kapsamının
ve
kriterlerinin
belirlenmesi
Tetkikin
fizibilitesinin
belirlenmesi
Tetkik
ekibinin
seçilmesi
Tetkik
edilenle ilk
temasın
kurulması

42. Dokümanların Gözden Geçirilmesi
Raporlar dahil olmak
üzere, ilgili yönetim
sistemi
dokümanlarının
gözden geçirilmesi ve
tetkik kriterlerine
göre bunların
yeterliliği konusunda
karar verilmesi

43. Sahadaki Tetkik Faaliyetleri İçin
Hazırlık Yapılması
Tetkik planının
hazırlanması
Tetkik ekibine görev
verilmesi
Çalışma dokümanlarının
hazırlanması

44. Sahadaki Tetkik Faaliyetlerinin
Yapılması
Açış toplantısının
yapılması
Tetkik esnasındaki
iletişim
Rehberlerin ve
gözlemcilerin
rolleri ve
sorumlulukları
Bilgilerin
toplanması ve
doğrulanması
Tetkik bulgularının
üretilmesi
Tetkik sonuçlarının
hazırlanması
Kapanış
toplantısının
yapılması

45. Tetkik Raporunun Hazırlanması,
Onaylanması Ve Dağıtılması
Tetkik
raporunun
hazırlanması
Tetkik
raporunun
onaylanması
ve dağıtılması

46. Tetkikin Tamamlanması
• Tetkik planında belirtilen bütün
faaliyetler yapıldığı ve
onaylanan tetkik raporu
dağıtıldığı zaman tetkik
tamamlanmış olur.
• Kayıtların saklanması
• Kayıtların muhafazası

47. Tetkik Takibinin Yapılması
• Düzeltici, önleyici
veya iyileştirici
faaliyetler
• Doğrulama
• Tetkik ekibi üyelerince
yapılacak takip
faaliyetleri
belirtilebilir.

48. Tetkikçilerin Değerlendirilmesi Ve
Yeterliliği

50. Kişisel Özellikler
• yani adil, dürüst, samimi, namuslu ve sağduyulu,Ahlaklı
• yani farklı fikirleri ve bakış açılarını
değerlendirmeye istekli,Açık fikirli
• yani insanlarla olan ilişkilerinde nazik,Diplomatik
• yani fiziksel çevrenin ve faaliyetlerin aktif olarak
farkında,Gözlemci
• yani durumların içgüdüsel olarak farkında ve
onları anlama kabiliyetine sahip,Kavrayışlı

51. Kişisel Özellikler
• yani farklı durumlara çabuk adapte olma
kabiliyetine sahip,Çok yönlü
• yani sebatlı, hedeflere ulaşmaya odaklanmış,Israrcı
• yani mantıklı muhakeme ve analize dayalı olarak
zamanında karar verme özelliğine sahip,Kararlı
• yani diğer kişilerle etkileşimde bulunurken
bağımsız olarak hareket etme kabiliyetine sahip
Kendine
güvenen

52. Bilgi ve beceriler
Kalite yönetim sistemi ve
çevre yönetim sistemi
tetkikçilerinin genel bilgi ve
becerileri
Tetkik ekibi başkanlarının
genel bilgi ve becerileri
Kalite yönetim sistemi
tetkikçilerinin özel bilgi ve
becerileri
Çevre yönetim sistemi
tetkikçilerinin özel bilgi ve
becerileri
Bilgi ve Beceri

53. Eğitim, iş tecrübesi, tetkikçi eğitimi ve
tetkik tecrübesi

54. Yeterliliğin Sürdürülmesi Ve
İyileştirilmesi
Tetkikçiler, tetkiklerine düzenli olarak katılmak suretiyle
tetkik yapma kabiliyetlerini sürdürmeli
Tetkikçiler sürekli profesyonel gelişimlerini gösterebilmeli
Kişilerin ve
kuruluşların
ihtiyaçlarında,
Tetkik
uygulamalarında,
Standartlarda ve
Diğer şartlarda
meydana gelebilecek
değişiklikler

55. Tetkikçi Değerlendirmesi
Adım 1 - Tetkik programının gerektirdiği kişisel özellikler ile bilgi ve
becerilerin belirlenmesi
• Tetkik edilecek kuruluşun büyüklüğü, yapısı ve karmaşıklığı,
• Tetkik programının hedefleri ve genişliği,
• Belgelendirme/tescil ve akreditasyon şartları,
• Tetkik edilecek kuruluşun yönetiminde tetkik prosesinin rolü,
• Tetkik programında gereken güven seviyesi,
• Tetkik edilecek yönetim sisteminin karmaşıklığı.
Adım 2 - Değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi
• Kriterler nicel (yıl olarak iş tecrübesi veya eğitim, yapılan tetkik sayısı, tetkik eğitimi
saati gibi) veya nitel (eğitimde veya iş yerinde kişisel özelliklerini, bilgi ve beceri
performansını göstermiş olmak gibi) olabilir.

56. Tetkikçi Değerlendirmesi
Adım 3 - Uygun değerlendirme metodunun seçilmesi
• Özetlenen metotlar seçeneklerin bir kısmını temsil etmekte olup
bütün durumlarda geçerli olmayabilir.
• Özetlenen çeşitli metotların güvenilirlikleri birbirinden farklı olabilir.
• Tipik olarak objektif, tutarlı, adil ve güvenilir bir sonucun elde
edilmesini sağlamak için metotların bir kombinasyonu kullanılmalıdır.
Adım 4 – Değerlendirmenin yapılması
• Bu adımda kişi hakkında toplanan bilgiler Adım 2’de belirlenen
kriterlerle karşılaştırılır. Bir kişinin kriterleri karşılamaması durumunda
ilave eğitim, iş ve/veya tetkik tecrübesi gerekir. Bundan sonra yeniden
değerlendirme yapılmalıdır.