"Une politique à l'écoute des chercheurs : entre mandat de dépôt sur mesure et accompagnement sur mesure" (retour d'expérience de l'Université Toulouse - Jean Jaurès), journée d'étude « Services aux chercheurs : quelle politique pour les archives ouvertes institutionnelles ? »
URFIST Bordeaux, SCD Pau, 21 avril 2015
1. Une politique à l’écoute des chercheurs :
entre mandat de dépôt sur mesure et
accompagnement pédagogique
Françoise GOUZI, DAR, pôle IST, UT2J
Amélie BARRIO, SCD, UT2J
Journée d’étude « Services aux chercheurs : quelle politique pour les
archives ouvertes institutionnelles ? »
URFIST Bordeaux, SCD Pau, 21 avril 2015
2. Plan
• I Le contexte
• II Les enjeux de visibilité
• III Vers une politique du libre accès
• IV Une politique concertée à l’échelle de
l’Université Fédérale de Toulouse Midi-
Pyrénées
3. I. Le contexte
1.1 Monopole des gros éditeurs
1.2 Coût des ressources électroniques
1.3 L’UT2J en chiffres
1.4 Statistiques d’usage
8. II. Les enjeux de visibilité
institutionnelle et individuelle
2.1 Visibilité mondiale de HAL
2.2 Enjeux pour l’établissement
2.3 Enjeux pour le chercheur
10. 1 I L’utilisation institutionnelle
2.2 Enjeux pour l’établissement
1.1 Recenser les travaux et les publications du laboratoire et assurer sa
diffusion
2 I Les services pour l’institution
2.1 Valoriser les publications : exports pour le site, lettre d’infos…
2.2 Générer des listes bibliographiques pour le rapport quinquennal : gain
de temps, exportation automatique par type de document, par date, avec
plusieurs formats…
3 I Incitation institutionnelle pour le LA : H2020 / CNRS
1.2 Assurer un contrôle qualité (signaturesIdHAL) préservation du patrimoine
scientifique de l’établissement
11. 2.3 Enjeux pour le chercheur
5 I Visibilité accrue et services à haute valeur ajoutée
5.2 Suivre son activité avec les statistiques
5.1 Gérer des listes de publications dynamiques…pour un
CV, un rapport
4 I Gagner du temps : un dépôt unique et simplifié
4.2 Connexion avec bases de données institutionnelles (CRAC,
RIBAC)
4.1 Mise en ligne rapide et simple des résultats de sa recherche
12. 2.3 Enjeux pour le chercheur
6 I Pour apporter une protection juridique à ses travaux
Conservation des droits d'auteur et datation certifiée : paternité du
document (identifiant unique )= PAS DE PLAGIAT
Conservation des fichiers (copie x3) sur serveurs du CINES 30 ans
Liens et URL uniques et pérennes citations stables
7 I Conservation à long terme et pérennité des fichiers
13. III. Les Archives Ouvertes à l’UT2J…
vers une politique du libre accès
3.1 Structuration d’un réseau et formation
3.2 Communication
3.3 Soutien politique : vers le mandat
3.4 Support technique et documentaire
14. 3.1 Structuration d’un réseau et formation
• 1 portail http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/
• 14 collections HAL
• Référents HAL : relais dans les équipes
• Formations : laboratoires, BUC, Ecoles Doctorales :
60h sur 2013-2015
22. 3.3 Soutien politique : vers le mandat
• Dispositions prises par une institution, de caractère plus ou
moins obligatoires, demandant à des chercheurs ou des
enseignants du supérieur, auteurs de documents scientifiques
(articles, rapports, communications,…etc.) de déposer ces
derniers dans des archives et/ou de les soumettre à des
revues en libre accès.
• Le mandat est en général pris par la direction de l’institution,
mais il peut être adapté en fonction des besoins (intégré au
règlement intérieur du laboratoire par ex.)
• Qui ? Univ. Liège, Inria, Univ Angers, Ifremer….
Source, glossaire INIST
23. Groupe de travail OA UT2J
• DAR, PUM, DTICE, SCD, E-C, doctorants Commission Recherche
• Objectifs : suivre régulièrement la production scientifique de
l’établissement et assurer la libre circulation des connaissances
Archives ouvertes HAL (Green)
Obtenir des indicateurs de la
production scientifique : inciter au
dépôt dans HAL
(70% de texte intégral)
GT Revues : politique des revues (Gold)
Favoriser l’édition électronique
(meilleure visibilité internationale et
qualité éditoriale)
24. Objectifs du GTOA UT2J : AO (green)
• Protocole d’’accord « sur mesure » : engagement mutuel
(services étendus) sur 5 ans : 2 Labos/22
1 C.Pilotage et 1 C.Technique
Volet 1 « politique »
Volet 2 « RH : temps de travail, référentiel des tâches »
Volet 3 « signatures, affiliations publications »
Volet 4 « outils, plateformes »
Volet 5 « identité numérique chercheur »
Volet 6 « juridique »
Volet 7 « formation, sensibilisation »
25. 3.4 Support technique et documentaire
• Connecteur HAL/Ksup (CMS du site web UT2J)
– fournir un service au plus près des enseignants-chercheurs
– simplifier la saisie
– proposer un affichage adapté (normes bibliographiques
respectées)
• Contacts pris pour laboratoires dont le site web est hors Ksup
pour une mise en place de l’outil hal-tools INRIA
• Nettoyage métadonnées AuréHal en coordination avec
référents HAL des laboratoires
29. IV. Une politique concertée à
l’échelle de l’UFTMP
4.1 Le réseau “Archives Ouvertes Toulouse”
4.2 Objectifs et organisation collaborative
4.3 Perspectives
32. 4.3 Perspectives
• Colloque 2016 à Toulouse
• Fiche AO établissement (tout le réseau)
• Dossier porté politiquement
à et par l’UFTMP
• Extension à d’autres
établissements
33. Conclusion
• Confortation dans le choix de HAL
• Stratégie locale…
• …insérée dans une démarche régionale
• Volonté commune
• Renforcement des compétences « archives ouvertes »
Merci pour votre attention
gouzi@univ-tlse2.fr, amelie.barrio@univ-tlse2.fr
Notes de l'éditeur
Le patrimoine scientique à l’ère du numérique : tout chez l’éditeur
La conservation du patrimoine scientifique mondial, financé sur fonds public, est assurée par des éditeurs commerciaux localisés à l’étranger. Et l’information reste archivée sur les serveurs de l’éditeur
L’augmentation continue des coûts fait peser une menace importante sur les moyens de la recherche / sur l’accessibilité de l’information
L’abonnement ne confère plus droit de propriété sur l’information : droit d’accès temporaire (une année)
En cas de désabonnement, perte totale
Source Présentation S. Malotaux (Mediadix /Couperin)
Augmentation phénoménale du coût des abonnements + 302% contre + 82% pour indice des prix à la conso. de 1986 à 2005.
Même Harvard (en 2012) annonce qu’elle n’a plus les moyens de renouveler ses abonnements et incite ses
chercheurs à déposer leurs tvx dans l’AOI !
300.000 env € pour 2014 (BUC) + Elsevier (+60.000 /an)licence nationale
Part assez importante des ressources en libre accès, et maintien pour les bases EBSCO
Total : sur 162 portails
Les données provenant des principaux moteurs de recherche commerciaux. Les critères reposent sur un mix du nombre de pages et de fichiers extraits de Google et Google Scholar et du nombre de liens pointant sur ces dépôts.
Indicateurs web :
Size (S). Number of web pages extracted from GoogleVisibility (V). The total number of external links received (backlinks) by the number of regerring domains for such links obtained from MajesticSEO and ahrefs databases.Rich Files (R). Files in formats like Adobe Acrobat (.pdf), MS Word (doc, docx), MS Powerpoint (ppt, pptx) and PostScript (.ps & .eps) extracted from Google.Scholar (Sc). Using Google Scholar database we calculate the normalised number of papers between 2007 and 2011.
Recherche composite entre la présence/activité sur le web (taille) et l’impact web (visibilité).
Conditions à remplir pour entrer dans ce classement :
- Seulement les réservoirs d’AO avec nom de domaine web autonome ou sous-domaine:
repository.xxx.zz (YES)
www.xxx.zz/repository (NO)
- Le contenu devra être majoritairement composé d’articles scientifiques .
Point 5 : augmentation du taux de citation (2 à 3 fois plus de chances d’être lu et cité en AO)
Plus un article est visible, plus il est risqué de le plagier.
Centre Informatique National de l'enseignement supérieur (plusieurs formats valides-test FACILE tous types de documents)…AB
Les sites web des laboratoires et pages personnelles de chercheurs n'offrent pas les mêmes garanties (combien de pages personnelles de chercheurs ne sont plus accessibles au bout de x années ?)
1ère étape de mise en place et structuration du réseau à l’intérieur de l’établissement.
Convention signée entre UT2J et CCSD et portail créé en mai 2011 (et décision de CA pour dépôt électroniques des thèses)
3733 textes intégraux / 7226 notices mais principe du dépôt dans HAL adopté en 2008 par le CS, (position de principe)
Politique d’auto-archivage dès le départ.
Bleu = texte intégral
Poster !
Importance des communications congrès
Données : image (assez faible, les géographes utilisent un système propre, archéologie idem).
Un poste CNRS de documentaliste profil « archives et données de la recherche » vient d’être créé depuis un an sur l’établissement, la sensibilisation commence juste (Huma Num)
On a doublé des dépôts (tout documents confondus) en 3 ans (entre 2012 et 2015).
Pic de dépôt entre juillet et septembre 2014 de notices bibliographiques pour 2 labo ayant utilisé HAL pour leur rapport quinquennal.
Confirmation de la visibilité de HAL sur Internet.
Cumul notices+full text
Extension liée aux limites de HAL : pas de possibilité de gérer les diffusions de thèses et mémoires en Intranet via la plateforme nationale.
Nécessité de passer par un développement local pour le CAS université
Sensibilisation des étudiants à la publication en ligne, identité numérique, plagiat etc…
Manifestations : 3 JE, stands, OAW (2013 et 2014)
Puis structuration d’un réseau inter-établissement (évoqué plus bas)
Politique de communication sur les AO à l’intérieur de l’établissement et à l’extérieur
Rappel : qu’est-ce qu’un mandat ?
2e étape importante de notre stratégie qui correspond à la structuration politique : la mise en place du GT OA UT2J composé d’une quinzaine de personnes multi-métiers et interdisciplinaire.
Détailler les partenaires (DAR, ….)
Voté en CR plénier en octobre 2014
Décliné en 2 grands axes et articulé avec le GT Revues, antérieur (mars 2013)
FG
Cf le protocole d’accord + billet « GTAO c’est parti »
Principaux services
1/Archives ouvertes : sensibilisation et incitation, droits d’auteurs et politiques éditoriales
2/Formations et services sur mesure aux chercheurs
3/Informatique documentaire et contrôle qualité des métadonnées
4/Edition électronique et qualité éditoriale (revues produites par les équipes)
Connecteur : Volet 4 de notre GTOA cahier des charges en cours.
Harmonisation des métadonnées nom de structures et nom d’auteurs effectué laboratoire par laboratoire.
Objectifs du GT revues : donner une plus grande visibilité aux 36 revues produites ou soutenues sur l’établissement et accompagner les porteurs de revues sur des principes de qualité éditoriale (en s’inspirant du système d’information mexicain développé par la UNAM : Latindex)
Améliorer le référencement dans les SI et bdd internationales
Assurer une plus grande visibilité des PUM et élargir son panel existant (13)
Expertise et accompagnement sur le remplissage des critères Latindex
Aide au passage sur revues.org en démarrant avec le logiciel « Lodel » proposé localement par la DTICE (pour lancement de nouvelles e-revues)
Les 13 revues éditées aux Presses universitaires du Midi (–ex Presses universitaires du Mirail) ont fait depuis 1 an déjà le transfert vers l’édition électronique ouverte avec le choix de Freemium, tout les contenus en libre accès (sans embargo).
La Criée UT2J : outil de recensement et de signalement des ressources en libre accès produites par l’Université
Réseau crée en juin 2013 à l’occasion d’un stage Licence Pro (IUT doc UPS), 12 collègues (1 à 2 par établissement).
Importance de la présence du SICD pour mener des actions mutualisées avec le réseau des bibliothèques de Toulouse ainsi que de l’URFIST pour le volet « accompagnement pédagogique ».
Partage d’outils & d’expériences malgré l’utilisation de différents systèmes d’AO.
Rappel choix de plateforme : UPS, UT2 = portail HAL ; UT1 = e-prints ; réseau des écoles de l’INP = OATO (e-prints), puis des laboratoires avec des collections HAL (LAAS, OMP)
De nouveaux collègues dans le réseau : ENAC et Mines Albi ont fait le choix d’un portail HAL l’an dernier.
Charte du réseau (en ligne sur le carnet)
Alimentation collective du carnet
Réunions tous les 2/3 mois
Présentation de projets communs en tenant compte des spécificités de chacun. L’idée étant de porter politiquement le dossier archives ouvertes au niveau de l’UFTMP et en même temps, de le faire avancer au niveau de chaque établissement selon la méthode et les pratiques de chacun.
Quid UFC (Albi) ?