Gestión documental ISO 30301

La certificación como reconocimiento de una
buena gestión de los documentos
ISO 30301 Management system for records - Requirements

José Angel Valderrama Antón
Gerente de Nuevas Tecnologías

Indice
• AENOR
• Certificación
• El proceso de certificación
• Ventajas de la certificación
• Datos de certificación
• Otras certificaciones

XII Jornadas Españolas de Documentación / EBLIDA-NAPLE Conference 2011 in Cooperation with FESABID / XVI Jornadas Bibliotecarias de
Andalucía . Málaga 25, 26 y 27 de Mayo de 2011 2 AENOR

¿Qué es AENOR?
• Organización privada, independiente y
sin ánimo de lucro, reconocida en los
ámbitos nacional, comunitario e
internacional

• Actividades multisectoriales de N+C

• Veintiún centros operativos en España,
además de México, Chile, Italia, Portugal,
Brasil, El Salvador, Perú y Bulgaria

CalTI_1

Misión
• Contribuir mediante el desarrollo de las actividades de
N+C a mejorar la calidad de las empresas, sus
productos y servicios, proteger el medio ambiente y
con ello lograr:
El bienestar de la sociedad

Entidad designada por el Ministerio de Industria y Energía (R.D. 1614/1985), como entidad
para desarrollar las actividades de N+C. Reconocida como Organismo de Normalización y para
actuar como Entidad de Certificación (R.D. 2200/1995)

Normalización, Difusión e Información, Certificación, Formación, Publicaciones

CalTI_1

Normalización
AENOR elabora normas técnicas españolas, asegurando la
participación de todas las partes interesadas, e impulsando la
aportación española en la elaboración de las normas europeas e
internacionales.
Miembro español de los organismos de normalización
Internacionales, Europeos y Americanos norma
española
UNE 147103

Febrero 2001

TÍTULO Planificación y gestión de las áreas y parques de juego al aire
libre

Outdoor playgrounds planning and management.

Planification et management des parcs des jeux à plain air.

CORRESPONDENCIA

OBSERVACIONES

ANTECEDENTES Esta norma ha sido elaborada por el comité técnico AEN/CTN 147 Deportes, Campos
de Juego y otros Equipos de Recreo cuya Secretaría desempeña AENOR.

Editada e impresa por AENOR LAS OBSERVACIONES A ESTE DOCUMENTO HAN DE DIRIGIRSE A:
Depósito legal: M 4524:2011
12 Páginas

AENOR 2011 C Génova, 6 Teléfono 91 432 60 00 Grupo 6
Reproducción prohibida 28004 MADRID-España Fax 91 310 40 32

SGSI_1 . Málaga 25, 26 y 27 de Mayo de 2011
Andalucía 5
5 AENOR

Certificación de Sistemas
• Acreditado por la entidad nacional de acreditación (ENAC) para
todos los CNAE en Sistemas de Calidad (ISO 9000), Sistemas de
Gestión Medio Ambiental (ISO 14000), SG de Seguridad de la
Información (ISO 27001).

• Organismo autorizado por el Ministerio de Trabajo para realizar
la certificación de Prevención de Riesgos Laborales (APRL) y
estándar OHSAS 18001:2007
• Miembro español de IQNet

 Más de 25 000 certificados de Empresa Registrada en todos los
campos de la industria y el sector servicios;
CalTI_1

Algunas certificación de sistemas
Gestión de la Calidad ISO 9001.
Gestión de la seguridad de la información ISO 27001
Gestión de la Calidad en el Sector de la Automoción. UNE-ISO/TS 16949
Calidad
Gestión de la Calidad en el Sector Aeroespacial. UNE-EN 9100
Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información ISO 20000
Evaluación del Sello de Excelencia EFQM.
Directrices para la Mejora Continua del desempeño - ISO 9004 (UNE 66174).
Auditorías de calidad de servicio y facturación en el Sector Telecomunicaciones.
Sistemas de Gestión de I+D+I

Gestión Ambiental ISO 14001
Medio Ambiente Verificación Medioambiental - EMAS
Ecodiseño. UNE 150301:2003 (ECODISEÑO)
Gestión Forestal Sostenible

Certificación OHSAS 18001
Seguridad Auditoría Reglamentaria de Gestión de Riesgos Laborales.
Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información

Responsabilidad Social Validación del Informe de Análisis y Evaluación de Riesgos Medioambientales
Validación de Memorias de Sostenibilidad
Accesibilidad Global

Andalucía 7
7 AENOR

Certificación de producto
– Miembro español de la red mundial de eco-etiquetado
esquema de certificación CENELEC (CCA) y esquema IEC CB.
– Más de 10 clases diferentes de certificados de producto y
servicio.
– Organismo notificado para 13 directivas de nuevo enfoque

 Más de 81 000 productos y servicios certificados

CalTI_1

IQNET: 38 entidades de certificación
• Asociación fundada en 1990, con sede en Suiza
• AENOR es socio fundador
• Formada por los organismos líderes de
certificación
• 38 miembros y más de 200 subsidiarios
• Más de 200.000 empresas certificadas en más de
150 países.
• Miembros:
 AFAQ Francia, ANCE Méjico, APCER Portugal, AVI Bélgica,
 CISQ Italia, CQC China, DQS Alemania, DS Dinamarca, ELOT
Grecia, FCAV Brasil, IHKQAA China (Hong Kong), CONTEC
Colombia, IMNC Méjico, IRAM Argentina, JQA Japón, KEMA
Holanda, KFQ Corea, NSAI Irlanda, RR Rusia, …

www.iqnet-certification.com
Andalucía . Málaga 25, 26 y 27 de Mayo de 2011 9
9 AENOR

¿Qué es la certificación?
Acto por el que una tercera parte testifica que ha obtenido la
adecuada confianza en la conformidad de un determinado
producto, proceso o servicio, debidamente identificado, con una
norma u otro documento normativo especificado.

Comprobación de que cumple con una serie de requisitos especificados
… en ISO 30301

Independencia, credibilidad
Cualificación, competencia
Metodología

Andalucía 10
10 AENOR

Norma
Documento establecido por consenso y aprobado por un
organismo reconocido, que proporciona, para un uso común y
repetido, reglas, directrices o características para ciertas
actividades o sus resultados, con el fin de conseguir un grado
óptimo de orden en un contexto dado.

 Voluntarias
 Por consenso
 Resultado de la experiencia
 Aprobadas por organismo reconocido
 Públicas
 … para algunas puede certificarse su cumplimiento

El proceso de certificación
CUESTIONARIO PREVIO Y
SOLICITUD
ANÁLISIS DE LA
PLANIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VISITA PREVIA
AUDITORÍA FASE I FASE I
INFORME/s

AUDITORÍAS DE AUDITORÍA DEL
RENOVACIÓN SISTEMA
(Cada tres años) FASE II
INFORME

AUDITORÍAS DE PLAN DE ACCIONES
SEGUIMIENTO CORRECTORAS
(Anuales) 1 mes
CONCESIÓN DEL
CERTIFICADO
AUDITORÍA
EXTRAORDINARIA

Andalucía 12
12 AENOR

Ventajas de la certificar
• Apoya enfoque de negocio de la Dirección, y la actividad del Responsable
de gestión.
• Demuestra el cumplimiento de los requisitos.
• Auditores independientes y cualificados.

• Genera confianza / credibilidad interna y externa
(clientes, empleados, accionistas / propietarios, administraciones / jueces, …)
• Imagen de marca y diferenciación.
• Novedoso …

• Los otros servicios de AENOR (Revista, Aenornet, formación, publicaciones,
normalización, CID, … y certificaciones)

Andalucía 13
13 AENOR

Serie de normas ISO 30300


ISO 30301 – Norma certificable

Andalucía 15
15 AENOR

El SG de los records. Alcance

Andalucía 16
16 AENOR

ISO 30300: Fundamentos y vocabulario
3.1.3 document, noun: recorded information or object which can be treated as
a unit
3.1.7 records: information created, received, and maintained as evidence and
/or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal
obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of
medium, form or format
3.4.1 management system: framework of policies, procedures, guidelines and
associated resources to achieve the objectives of the organization [ISO/IEC
27000:2009(E), definition 2.26]
3.4.2 management system for records: the management system to direct and
control an organization with regard to records
3.4.3 records management field of management responsible for the efficient
and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and
disposition of records, including processes for capturing and maintaining
evidence of and information about business activities and transactions in
the form of records

Requisitos aplicables
Basado en Normas
• ISO 303001 Information and documentation. Management system for
records. Requirements.
• ISO 303000 Information and documentation. Management system for
records. Fundamentals and vocabulary.

Aplica requisitos
• Del negocio,
• Legales: LOPD, Sanidad, Telecomunicaciones, …
• Otros requisitos, como los asumidos voluntariamente: códigos éticos y/o de
buenas prácticas, etc.

Andalucía 18
18 AENOR

Modelo PDCA – Integrable con otros SG
The ISO 30300
series is developed
within the
management
system standards
framework to be
compatible and to
share elements and
methodology with
other Management
System Standards.

Andalucía 19
19 AENOR

ISO 9001. 4.2 Requisitos de la documentación
4.2.3 Control de los documentos
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros
son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el
apartado 4.2.4.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
c) asegurarse de que se identifican los cambios y ci estado de la versión vigente de los
documentos,
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso,
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,
f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son
necesarios para la panificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se
identifican y que se controla su distribución, y
g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación
adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.


ISO 9001. 4.2 Requisitos de la documentación
4.2.4 Control de los registros
- Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los
requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad
deben controlarse.
- La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los
controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la
recuperación, la retención y la disposición de los registros.
- Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Andalucía 21
21 AENOR

Muchas gracias, estamos a su disposición
José Angel Valderrama Antón
Gerente Nuevas Tecnologías
nuevastecnologias@aenor.es

AENOR
C/ Génova, 6. 28004 Madrid - Tel. 914 32 60 00

InfoAENOR - 902 102 201
www.aenor.es

Andalucía 22
22 AENOR

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