Consejos para organizar eventos de empresa. Fernando Le Monnier Enero 2014

12 Consejos para
organizar un evento de
empresa
Te explicamos todo lo que debes tener en cuenta
para que tu evento de empresa sea un éxito.

12 Consejos para organizar un evento de empresa

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Tabla de contenidos

1. Para qué sirve un evento corporativo y cómo organizarlo satisfactoriamente
2. Las ventajas de los eventos de empresa
3. Cómo definir adecuadamente los objetivos
4. Beneficios y ventajas de un planteamiento óptimo de los objetivos
5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades
6. El contenido del evento. Configuración y recursos (I)
7. El contenido del evento. Configuración y recursos (II)
8. Los nuevos formatos de eventos
9. La comunicación previa al evento
10. La comunicación postevento
11. Cinco consejos para administrar los gastos
12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora en los eventos corporativos

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1. Para qué sirve un evento de empresa y cómo
organizarlo satisfactoriamente
Con una facturación anual superior a los 5.000 millones de euros y un porcentaje
de penetración en el total del sector turístico de más cercano al 12%, la
organización de eventos en España se ha convertido en un sector económico
potentísimo, con unas perspectivas de crecimiento, a pesar de las crisis, realmente
envidiables. Prácticamente todas las empresas y compañías aspiran a organizar
uno o varios eventos anuales de calidad e impactantes, invirtiendo para ello mucho
esfuerzo y dinero. Pero ¿por qué son tan importantes los eventos?, ¿cuáles son
sus ventajas? ¿cómo hay que organizarlos? A continuación, ofrecemos las
respuestas a estas y otras preguntas.
¿Para qué sirve principalmente un evento?
Independientemente de la forma que adopten: congreso, jornada, meeting, etc., los
eventos o reuniones de empresas son instrumentos de comunicación muy
potentes y eficaces. Su principal utilidad es establecer, potenciar e intensificar los
contactos personales, tanto externo como internos. Es lo que se conoce como
networking.
El networking es un elemento clave en cualquier estrategia de crecimiento o desarrollo de
una empresa, puesto que permite, entre otras cosas, obtener reconocimiento y
protagonismo en el sector, aumentar ventas y explorar nuevas líneas de negocio.
Otras ventajas adicionales
Además de para posibilitar y potenciar las relaciones cara a cara (face to face), los
eventos de empresa tienen otra serie de ventajas como:
● Mejorar el ambiente laboral y fomentar las relaciones entre los empleados de una
misma empresa.
● Generar y difundir contenido corporativo.
● Potenciar los negocios y las ventas.
● Premiar logros y reconocer éxitos



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Cómo organizar adecuadamente un evento
Aunque a priori pueda parecer sencillo, lo cierto es que organizar eficazmente un
evento no es una tarea sencilla. Para considerar un evento como exitoso, este debe
servir para generar contactos de valor y lograr otros objetivos como: aumentar ventas,
generar contenidos con valor añadido y ofrecer una imagen positiva de la empresa
organizadora.
Otra cuestión básica es controlar los gastos y adecuar el presupuesto correctamente con
el objetivo de lograr una retorno positivo de la inversión.
Principales trucos y estrategias
A continuación, citamos los que, a nuestro parecer, son las estrategias y trucos más
adecuados para lograr el éxito en la organización de cualquier tipo de evento.
1. Definir los objetivos adecuadamente
Detallar los objetivos del evento de la forma más pormenorizada posible, de
manera que se puedan medir cualitativa y/o cuantitativamente es fundamental para
que, posteriormente, el desarrollo del acto sea sencillo, fluido y adecuado al
mensaje que se quiere ofrecer.
2. Priorizar el contenido sobre el continente
Por encima del lugar y el escenario donde se realice (lo que se conoce como
continente), lo verdaderamente importante de un evento son los temas que se
traten y la forma de exponerlos, es decir, el contenido.
Un buen contenido nos servirá para lograr y mantener contactos de calidad y
alcanzar una verdadera rentabilidad y eficacia.
3. Utilizar la tecnología
Hoy en día la tecnología aplicada a eventos está muy desarrollada y se pueden
conseguir uno resultados, tanto de creación y difusión de contenidos como
estéticos realmente espectaculares.
Las posibilidades son ilimitadas y en constante evolución: videos
tridimensionales, videoconferencias en alta calidad, clases on line, mapping, etc.
Estas técnicas abre un gran espectro de propuestas originales e imaginativas y



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nuevos formatos.
4. Mantener un flujo de comunicación
No solo es importante el evento en sí, sino que hay que generar un flujo de
comunicación constantes, que hoy en día es muy fácil gracias a las redes
sociales, para alargar al máximo la experiencia y mantener un nexo de unión con
clientes y colegas.
5. Administrar adecuadamente los gastos
Ceñirse al presupuesto es, y mucho más en tiempos de crisis y recortes, no
solamente una cuestión deseable, sino una auténtica necesidad. Para administrar
bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores, utilizar
algún software específicos y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo.
6. Añadir un plus de originalidad
Con el objeto de llamar la atención, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar
huella en la memoria de los asistentes, hay que aportar un plus de originalidad y
decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos
estandarizados o demasiado vistos.
7. Recurrir a empresas especializadas.
La complejidad de determinados eventos hace muy conveniente y recomendable
recurrir a empresas especializadas en su organización. De esta forma, se gana
en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimización de recursos.



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Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su
atención es la contratación de recursos humanos externos: ponentes
de prestigio, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores
A lo largo de los diversos capítulos de este eBook se desarrollan estos y otros aspectos
relacionados con la organización de eventos, con un enfoque eminentemente práctico y
poniendo el acento en las claves y trucos para definir y conseguir objetivos, plantear
estrategias, elegir las técnicas adecuadas y lograr rentabilidad.

2. Las ventajas de los eventos de empresa
Se calcula que, únicamente en España, la organización de eventos de empresas
genera un volumen de negocio de aproximadamente 5.000 millones de euros. Esta
considerable cifra se justifica por la gran importancia de estas actividades para
fomentar y fortalecer relaciones interpersonales, fidelizar y, en definitiva, cerrar
ventas y hacer negocios.
Ventajas de los eventos corporativos
El concepto de evento corporativo engloba desde reuniones a cenas de empresa,
pasando por meetings, conferencias, congresos, simposiums y hasta actividades lúdicas
para los empleados.
Sea cual sea su forma o tipología, este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en
las estrategias de comunicación de las empresas por las ventajas que enumeramos a
continuación:
1) Los eventos, reuniones y otros actos son instrumentos de comunicación muy
eficaces tanto a nivel interno como externo.
Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o
servicios de la empresa a clientes reales y potenciales y a otras compañías del
sector, como para poner en marcha campañas de información internas y
estrechar lazos entre los propios empleados.



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2) Posibilitan y fomentan las relaciones interpersonales
Los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de
contactos o networking, conociendo en persona a clientes, colegas y otros
profesionales.
3) Mejoran la motivación y el clima laboral
Pocas actividades pueden ser más efectivas para motivar a los empleados y
ayudarles a recuperar fuerzas o a combatir el estrés provocado por la rutina
laboral diaria que, por ejemplo, un congreso o meeting donde se combine ocio y
trabajo en un destino atractivo.
Otra variante puede ser la organización de una actividad lúdica, como un
campeonato de paintball o una jornada gastronómica, donde los empleados de una
empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos, limar asperezas y conocerse en
la esfera personal y no solo en la laboral. Las posibilidades son infinitas.
4) Sirven para premiar logros o reconocer éxitos
La organización de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para
reconocer, agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos
alcanzados por un profesional, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.



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5) Potencian los negocios y la venta
Desde un punto de vista cuantitativo, el beneficio principal de los eventos es que
permiten, por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto
promocional, aumentar ventas y hacer negocios.

Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual, el
face to face continúa siendo uno de los métodos más eficaces para
conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales
Organizar un evento rentable y eficaz no es una tarea fácil, puesto que hay que
considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones técnicas y de recursos
humanos, adecuación al presupuesto, definición de objetivos, etc. En los próximos
capítulos, vamos a exponer una serie de consejos, eminentementes prácticos, a tener
muy en cuenta en la organización de este tipo de actos corporativos.

3. Cómo definir adecuadamente los objetivos
Como ocurre con cualquier proyecto, los objetivos son la parte más importante de
un evento. Definirlos clara y detalladamente es fundamental para poder desarrollar
adecuadamente el resto de etapas del evento y tomar las decisiones correctas,
tanto a nivel estratégico como organizativo.
Consejos que pueden ayudar a definir objetivos
A la hora de planificar los objetivos de un evento, reunión, cena de empresa, actividad
lúdica o cualquier otro acto de este tipo, conviene tener muy presente los siguientes
puntos:
1) Pensar en unos objetivos lo más concretos y detallados posibles
Hay que huir de las generalidades del tipo «con este congreso quiero aumentar
ventas y mejorar mi red de contactos». Los objetivos deben ser mucho más claros
y concretos. Por ejemplo, «nuestra meta es aumentar un 10-15% las ventas
anuales de un producto específico, por ejemplo un software financiero, tras
realizar una presentación del mismo» o «vamos a organizar un congreso de tres


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días en un hotel de lujo para aumentar nuestra red de proveedores y clientes entre
300 y 400 personas».
2) Plantear su definición bajo un prisma cualitativo y/o cuantitativo
En la medida de lo posible, los objetivos deben poder medirse de una forma
cuantitativa: porcentaje de ventas conseguido, número de servicios contratados,
profesionales concretos añadidos a nuestra red corporativa, etc.
Existen determinados objetivos, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o
la intensificación del compañerismo tras una actividad de recreo o lúdica, que son
muy difíciles de computar con cifras y datos numéricos concretos. No obstante,
siempre se pueden valorar de manera cualitativa con encuestas, observación de la
actitud de los empleados, etc.
3) Buscar objetivos que sirvan para influir en un colectivo
Los eventos son actos de comunicación en vivo que, fundamentalmente, sirven
para lograr que un determinado colectivo pase a la acción.
Teniendo en cuenta esta máxima, se trata de definir objetivos que concreten el tipo
de acción: comprar un producto, fortalecer relaciones de fidelidad, activar
contactos, adquirir conocimientos, cambiar actitudes, potenciar competencias,
mejorar la cohesión de un equipo de trabajo, etc.

4) Priorizar los contenidos sobre los aspectos formales



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Para que los objetivos deseados sean realmente realizables, estos tienen que estar
más enfocados y centrados en los contenidos del evento que en las cuestiones
puramente formales.
Este planteamiento supone un cambio muy notable respecto a lo que se hacía hasta hace
poco, que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio, el catering, la decoración o
la animación, que a los temas a tratar en el evento y la manera de exponerlos.

En los últimos años se ha puesto de moda el concepto de
“Meeting Architecture”, el cual potencia y prioriza los contenidos de
los eventos para lograr los objetivos, por encima de los aspectos
meramente formales o continente
La definición concreta, detallada, medible cuantitativa y cualitativamente y con un
enfoque hacia los contenidos de los objetivos de un evento conlleva unas serie de
beneficios y ventajas que vamos a explicar en el próximo capítulo.

4. Beneficios y ventajas de un planteamiento óptimo de
los objetivos
La definición adecuada de los
objetivos de un evento, para cuya
consecución es muy recomendable
el seguimiento de los consejos
explicados en el capítulo anterior,
supone una serie de ventajas y
beneficios

tanto

organizativa,

en

como

la

esfera

en

la

consecución de las metas marcadas
y el ahorro de costes.
Ventajas de un buen planteamiento de los objetivos
Los ventajas y beneficios de una definición óptima de los contenidos se pueden


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dividir en estos cuatro grupos:
1) Desarrollo mucho más sencillo del propio evento
Si los objetivos son coherentes, realistas y con un buen planteamiento formarán un
base muy sólida sobre la que desarrollar y organizar fácilmente todo el evento.
Cuando se tiene muy claro para qué se quiere organizar un determinado evento y
qué se pretende conseguir es sencillo elegir el tipo de actividad corporativa más
adecuada, el lugar adecuado, a quién invitar, el contenido a tratar y cómo
presentarlo.
2) Consecución efectiva de las metas
La única forma de conseguir una meta, en este caso corporativa o empresarial, es
tener muy claro los objetivos a alcanzar. Si además estos objetivos se rigen por el
concepto y el marco teórico del Meeting Architecture, las opciones de, finalmente,
lograr dichas metas se multiplican.
El Meeting Architecture viene a potenciar por encima de todo los objetivos y el
contenido de cualquier evento: concepto creativo, flujo de comunicación,
ponentes, formatos de exposición, formas de interactuación con los asistentes,
etc.
3) Lograr un Retorno de la Inversión (ROI) adecuado
La organización de cualquier evento lleva aparejado un gasto, que puede ser muy
variable pero que, en cualquier caso, siempre supone un esfuerzo económico para
las empresas.
Obviamente, todas las empresas y compañìas quieren recuperar esa inversión, lo
que se conoce como ROI, y esto solo es posible si se alcanzan esos objetivos
previamente definidos y luego se cuantifican a través de una serie de indicadores.

Como consecuencia de la crisis económica y los ajustes
presupuestarios, hoy en día las empresas suelen calcular y medir con
mucho rigor y tendencia a la austeridad qué tipos de eventos se
hacen, por qué se hacen, cuánto cuestan y, sobre todo, qué retorno
o rentabilidad se espera conseguir



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4) Evitar consecuencias no deseadas
Los eventos se organizan con la esperanza de obtener beneficios pero, aunque
parezca paradójico, a veces tienen un efecto totalmente contrario y acaban
proyectando una imagen negativa de la empresa, ya sea en los propios
empleados, clientes, proveedores u otros profesionales.
Por ejemplo, una actividad mal planteada puede dar la sensación de derroche de
recursos o de mala gestión (algo totalmente desaconsejable en tiempos de ajustes
de presupuesto o plantilla) u ofrecer una imagen de caos y descontrol si la
organización es deficiente. De ahí la importancia mayúscula de definir al máximo
los objetivos para evitar los desajustes y errores de planteamiento y ejecución.
Como hemos visto, la concreción de unos buenos objetivos es una etapa previa
totalmente fundamental para la posterior organización de un evento o reunión corporativa
de manera fluida, eficaz y rentable.

5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades
Hasta hace muy poco, la inmensa mayoría de eventos se celebraban en hoteles,
pero hoy en día existen multitud de espacios alternativos que pueden aportar un
plus añadido de originalidad y capacidad de impactar. Esto significa que, a través
de la elección de un espacio o continente diferente, se ha abierto una puerta más
de creatividad que ayude a crear una experiencia distinta y más gratificante del
acto.
El hotel o “viejo continente”
Desde siempre, el hotel ha sido el espacio clásico para la organización de eventos tanto
internos (reuniones, congresos, cenas y fiestas de empresa, etc.) como externos
(presentaciones de productos, demostraciones, etc).
De hecho, hoy en día sigue siendo profusamente utilizado por sus muchas ventajas:
● Es una apuesta clásica y segura.
● Se cuenta con todos los servicios y comodidades: salas espaciosas y
habilitadas,

recursos tecnológicos, posibilidad de preparar y servir almuerzos,



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aperitivos y pernoctaciones, etc.
● Precio cerrado, ya que se suele ofertar un pack de reunión por personas
asistentes que incluye todo lo necesario: alquiler de la sala, proyectores
audiovisuales y otros recursos tecnológicos, servicio de comidas, etc.

Las alternativas
En los últimos tiempos han surgido un sinfín de nuevas posibilidades, tanto de hostelería
como en organización de eventos, que han conseguido romper el “monopolio” de los
hoteles. Nos referimos a:
● Espacios singulares: castillos, conventos, antiguas fábricas, museos…
● Fincas, masías.
● Pisos particulares tipo lofts.
● Etcétera.
Las posibilidades son múltiples y la lista crece sin cesar, puesto que a los propietarios de
estos lugares les interesa acondicionarlos y alquilarlos para pernoctaciones y/o eventos
con el fin de sacarles un rendimiento económico que ayuden a su mantenimiento.

Aunque estos nuevos espacios suelen resultar más caros que el
clásico hotel, a veces suponen un ahorro en decoración adicional, del
tipo flores y otros ornamentos, porque ya la llevan incluida o bien la
espectacularidad del lugar lo hace innecesario



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Ventajas de los lugares singulares
Celebrar un evento en una finca rústica, un museo o hasta un faro tiene las siguientes
ventajas:
● Supone un plus de originalidad y creatividad, por lo que se consigue mucho
más impacto que en los espacios tradicionales, como hoteles o restaurantes.
● La experiencia del evento es mucho más gratificante y se mantiene por más en
la memoria de los asistentes. Además, estos tenderán a comentarlo con otros
colegas de profesión y amigos, logrando una repercusión adicional del acto.
● Se pueden conseguir efectos decorativos diferentes y muy interesantes sin
necesidad de un gran desembolso económico.
El concepto de continente abarca no solo el espacio, sino también la decoración:
iluminación, ornamentación adicional, audiovisuales, etc. Para lograr los mejores efectos
conviene buscar la originalidad de la mano de profesionales especializados y, en el
caso

de

elegir

espacios

alternativos,

trata

de

aprovechar

las

características

arquitectónicas de cada lugar y la singularidad de espacio. Es importante usar elementos
decorativos personalizados y adaptados al medio, como por ejemplo una tenue
iluminación con velas.

6. El contenido del evento: configuración y recursos (I)
Como hemos comentado, tanto las empresas que encargan eventos como las que
los organizan han ido desplazando del continente al contenido los recursos
utilizados, el interés y la importancia otorgada, entendiendo que lo que se trate en
un acto es prioritario para la consecución de las metas y objetivos.
A medida que el contenido ha ido ascendiendo en la escala de importancia y
consideración por parte de las empresas, este ha ido creciendo en calidad, sofisticación
y variedad de formatos y recursos utilizados.
Los cuatro vectores de los contenidos
En la actualidad, el contenido de un evento, reunión o cualquier otra actividad corporativa
puede representarse como una figura geométrica con cuatro vectores, cuya correcto
tratamiento y potenciación adecuada y equilibrada dará como resultado un cuadrado


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perfecto. Es decir, un evento bien planteado y organizado y alienado con los objetivos y
pretensiones.
Estas cuatro líneas maestras de configuración de los contenidos de un evento son:
la idea, los recursos multimedia, las actividades colectivas y los recursos humanos
externos.
1) La idea
El contenido de cualquier evento debe basarse en una idea que sea clara,
potente, fácil de recordar para lo asistentes y que esté presente en todo el
proyecto.

Las empresas quieren comunicar muchas cosas, pero la
experiencia nos demuestra que la mente humana es bastante limitada
y no suele retener demasiadas ideas ni prestar atención durante
mucho tiempo
Otras características de esta idea central dels evento es que se trate de un
concepto creativo y que se mantenga durante la totalidad del flujo comunicativo.
Dicho flujo no tiene lugar solamente durante el tiempo que dure el acto, sino
también antes y después del mismo.
Por último, también es importante crear un slogan o claim fácil de recordar que
sirva para sintetizar, en una sola frase, la clave principal y la filosofía del evento,
así como un logo atractivo.

2) Recursos multimedia
Actualmente, los impresionantes avances tecnológicos permiten la creación de
contenidos altamente impactantes y eficaces muy valorados por la audiencia y de
una espectacularidad y belleza estética extraordinaria.
De entre las muchas posibilidades destacaríamos, por su impacto en los
asistentes, las siguientes :
1. Proyección de videos más o menos sofisticados en 2D y, últimamente,
también en 3D.
2. Realidad aumentada, que constituye un versión aún más realista y



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espectacular de la imagen tridimensional.
3. Hologramas. Imágenes de gran impacto que dan la falsa sensación de que
las personas se encuentran levitando.
4. Mapping. Es el último grito y consiste en la proyección de imágenes en 3D
sobre cualquier tipo de superficie.

Para lograr el máximo impacto e intensificar el interés de los asistentes de un evento es
recomendable combinar el uso del mayor número de recursos tecnológicos posibles,
aunque, obviamente, todo depende de las posibilidades económicas de la empresa
organizadora.
En el próximo capítulo desarrollamos los otros dos puntos básicos del contenido: las
actividades colectivas y los recursos humanos externos.

7. El contenido del evento: configuración y recursos (II)
En el capítulo anterior hablamos de dos aspectos relativos a los contenidos de los
eventos corporativos: la idea y los recursos multimedia. A continuación, vamos a
tratar las actividades colectivas y los recursos humanos externos, que son las dos
líneas o vectores que cierran el proceso.



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3) Las actividades colectivas
Los asistentes a un evento, especialmente cuando se trata de un acto de carácter
interno, no pueden convertirse en meros espectadores pasivos. Tienen que implicarse
y participar de manera protagonista para romper el hielo, fomentar relaciones y ayudar a
completar el conjunto de contenidos de la acción comunicativa. Si no es así, el acto
habrá resultado fallido e incompleto y no se habrán conseguido las metas y objetivos en
todo su nivel y potencial.
Este tipo de actividades dinámicas y grupales, conocidas también como team building,
pueden configurar por sí mismas el acto en su totalidad, como una ginkama o un taller de
cocina o de botánica o ser solo una parte del evento, por ejemplo una interactuación
inducida con los ponentes, una votación o el envío de comentarios a través de algún
medio digital.
La formación experiencial
En ocasiones, en determinados actos la frontera entre lo lúdico y lo formativo se diluye,
teniendo lugar lo que se conoce como actividades de formación experiencial, que son
herramientas muy eficaces para mejorar competencias y habilidades.
La formación experiencial se utiliza en actos internos dirigidos a los empleados de la
empresa. Normalmente se organizan cuando se ha detectado un problema, por ejemplo
de comunicación o de ausencia de un líder destacado, en el conjunto de los empleados
de una empresa o en un equipo o departamento concreto. Consiste en poner en marcha
algún tipo de taller o construcción de un proyecto conjunto y observar el comportamiento
de las personas. Esto permite sacar conclusiones a posteriori, discutirlas en grupo y
detectar carencias o posibilidades de mejora para luego implantarlas realmente en la
empresa.
4) Los recursos humanos externos
Se trata de contratar a profesionales para dinamizar el acto, entretener, aportar valor
añadido, capta la atención y sorprender. Estos recursos humanos adicionales ayudan
enormemente a transmitir eficazmente el mensaje deseado por la compañía, por lo que
cada vez son más utilizados en los eventos externos dirigidos al cliente final.
Para este tipo de esfuerzos se pueden contratar personas expertas, conocidas o con
gran experiencia en una determinado sector o conocimiento con el objetivo de que



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realicen intervenciones de carácter «formal». Dentro de este grupo se encontrarían: gurús
o teóricos de una determinada materia y también, profesionales o exprofesionales de
prestigio en una actividad laboral o deportiva.
En una línea de actuación totalmente distinta, y con distintos objetivos, muchas veces se
recurre a speakers, presentadores o conductores, humoristas o artistas que sirven para
dar una visión del evento mucho más desenfadada y cercana al show.
Los organizadores más atrevidos se atreven a ir un paso más allá y llegan incluso a
organizar gags con actores especializados en comunicación corporativa para explicar
ideas y conceptos de manera teatralizada y humorística.

Aunque algunas empresas comienzan a estar más abiertas a
las propuestas originales y la innovación, todavía hay mucho temor a
organizar actividades diferentes y tomar decisiones arriesgadas, por
lo que lo más habitual sigue siendo el contenido estándar y los
eventos tradicionales

Un contenido de un evento acorde a los objetivos y filosofía de la empresa y que sepa
utilizar, en su justa medida, los recursos y herramientas existentes (profesionales de la
animación, alta tecnología y actividades colectivas) es una garantía de éxito para los
organizadores de cualquier evento. Si además se le añade, siempre en su justa y
equilibrada medida, alguna idea innovadora e incluso transgresora, conseguiremos
aumentar el impacto y elevar la satisfacción de los asistentes.



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8. Los nuevos formatos de eventos
Las conferencias tradicionales, donde una serie de ponentes daban largos
discursos, de forma unidireccional y prácticamente sin apoyos visuales (o como
mucho con algunas diapositivas) han pasado la historia. De las manos de los
nuevos avances tecnológicos, actualmente priman nuevos formatos basados en la
interactividad y el feedback con la audiencia, el dinamismo, la brevedad y el uso de
contenidos audiovisuales.
Los nuevos formatos de evento
Hoy en día, la mayoría de eventos o reuniones corporativas se caracterizan por el uso de
los

nuevas

tecnologías:

aplicaciones

para

tablets

y

smartphones,

contenidos

audiovisuales, videoconferencias en tiempo real, etc., el ritmo cada vez más rápido y la
combinación de técnicas.
En esta línea de protagonismo de las nuevas tecnologías y del uso de la imagen por
encima de los textos y los discursos tradicionales se están imponiendo una serie de
nuevos formatos, entre los que destacan:
Presentaciones Pecha Kucha
Formato de presentación en el cual se expone un contenido de manera sencilla e informal
y de una forma muy rápida y dinámica, puesto que se limita el número de diapositivas a
20 y la duración a 10 minutos.
Se trata de un término de origen japonés que imita el sonido de una conversación y en un
principio se utilizaba para presentaciones artísticas y creativas, aunque en los últimos
tiempos se ha trasladado, con gran éxito y aceptación, al mundo de los negocios.
Conferencias TED
Se trata de exposiciones muy cortas y visuales caracterizadas por ser directas,
espontáneas y bidireccionales, así como por el uso de elementos visuales simples y
eficaces.



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Videoconferencias
En un principio se utilizaban simplemente para poder seguir el discurso de ponentes que
no podían acudir presencialmente evento. Actualmente, debido al desarrollo de softwares
específicos para conferencias web, como Webex o Gotomeeting, es posible combinar el
uso de video y audio en alta definición, con la posibilidad de compartir todo tipo de
archivos e interactuar en directo con los asistentes mediante voz, audio o chats.
Aplicaciones para smartphones y tablets (Apps)
Desde sus propios dispositivos móviles, los usuarios pueden implicarse al máximo e
interactuar en el evento con comentarios, votaciones, descargarse información, etc.
Existen incluso aplicaciones que permiten que los asistentes a una determinada actividad
participen en ginkamas y otros juegos interactivos con opciones, incluso, de
geolocalización.
Webinars
Actividades formativas on line donde se utiliza el escritorio del ordenador a modo de
pantalla interactiva.
Formatos híbridos
La tendencia actual de muchos eventos es ser híbridos, mezclando actividades y
exposiciones presenciales con videoconferencias y otros formatos virtuales.

Aunque las videoconferencias y otros formatos no presenciales tienen gran aceptación,
son muy cómodos y permiten ahorrar costes al evitar desplazamientos y pernoctaciones,
en ningún caso van a sustituir las reuniones presenciales, puesto que siguen siendo la



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mejor forma de: fidelizar clientes, conseguir contactos y hacer negocios face to face. Esto
significa que que los formatos virtuales tienen un función complementaria.

9. La comunicación previa al evento
Con anterioridad a la organización del propio evento, es muy importante llevar a
cabo un trabajo de comunicación previo con el objeto de generar interés sobre el
mismo, captar ponentes y asistentes y facilitar la consecución de contactos y el
intercambio de información.
La importancia de la etapa previa
Un evento no se circunscribe únicamente a las tres o cuatro horas que dura un meeting o
reunión o a los pocos días en que tiene lugar un congreso. Todo el proceso previo de
comunicación, promoción y publicidad es absolutamente básico para lograr el éxito, y
estas etapas de trabajo están al mismo nivel de importancia que el evento en sí mismo.
Mediante un adecuado trabajo y tratamiento de la fase de comunicación previa es
posible conseguir los siguientes objetivos:
● Un conocimiento adecuado del evento entre las personas potencialmente
interesadas.
● La captación de los asistentes y ponentes que nos interese.
● Saber qué tipos de eventos, formatos o temas suscitan más interés para,
posteriormente, organizar el acto de acuerdo a estas líneas.
● Facilitar la creación de contactos y el intercambio de información.
Herramientas de comunicación
Actualmente, existen una serie de herramientas al alcance de todos, fáciles de usar y la
mayoría de ellas gratuitas con las que poder llevar a cabo eficaces y potentes estrategias
de comunicación.
● Webs o blogs
Se trata de un formato ya veterano, profusamente utilizado desde el mismo
nacimiento de Internet, pero no por ello menos efectivo. A través de la web o blog
del evento se pueden hacer muchas cosas: colgar información, interactuar con los


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usuarios interesados en el evento, preguntarles cuestiones y recoger comentarios
o sugerencias para luego incorporarlos al acto.
● Redes sociales
El Social Media o utilización de las redes sociales con fines promocionales o
publicitarios ha cambiado radicalmente las formas de organizar un evento. Hoy en
día, es muy sencillo y útil crear un perfil específico en Facebook y Twitter para
informar sobre un evento y captar asistentes. A partir de este punto, lo ideal es
tratar de viralizar la información, para lo que también se puede abrir un canal de
video, en

YouTube por ejemplo, con el fin de que llegue al máximo de gente

posible.

● Teasers
Otra estrategia publicitaria es la creación de un teaser (normalmente un video)
donde se ofrece información parcial del evento, en un tono de intriga, misterio o
humor, para crear expectativas y curiosidad entre los potenciales asistentes, que
pueden ser reales o virtuales.
● Sistemas de gestión de citas previas
Uno de los objetivos y motivaciones más importantes de muchos de los
profesionales que acuden a un evento es ampliar su red de contactos o
networking. A través de webs, redes sociales y aplicaciones específicas para
dispositivos móviles se puede potenciar y facilitar la consecución de contactos
mediante sistemas de gestión de citas previas, aproximación de intereses e
intercambio de mensajes e información.

Los sistemas de gestión de citas previas están todavía en una
fase muy incipiente, por lo que sería muy interesante su desarrollo
para que los asistentes a un determinado evento o reunión se
pudiesen asegurar las entrevistas o contactos con los profesionales
por los que están verdaderamente interesados



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Un adecuado trabajo de comunicación preevento actúa como un potente imán con
el que captar o atraer: asistentes, ponentes, contactos de interés profesional (networking)
interés, expectativas y también sugerencias y comentarios de utilidad.

10. La comunicación postevento
La organización de un evento supone un esfuerzo, tanto de horas de trabajo como
económico, que puede llegar a ser muy elevado. Por este motivo, se debe intentar
alargar al máximo la experiencia del mismo mediante la comunicación postevento.
El contenido es el rey
Como ocurre con Internet, el rey de los eventos también es el contenido. Obviamente,
durante cualquier acto de empresa, ya sea un meeting, un congreso, un seminario o unas
jornadas se crea contenido de mayor o menor calidad.
Para que este contenido sea útil, es fundamental darle, en primer lugar, el tratamiento y
formato o formatos adecuados y luego difundirlo, en la medida y cadencia justa, para
que actúe como recordatorio a través de los siguientes canales.
● Redes sociales
Una excelente estrategia post-evento es mantener viva las redes sociales que se
han creado en el proceso de comunicación previa, o bien poner en marcha


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nuevas, donde mantener en contacto a los asistentes sin límites temporales.
A través de esta red se puede ir enviando, periódicamente y con carácter
recordatorio si lo consideramos apropiado, todo tipo de información relacionada
con este evento y, si procede, con nuevas ediciones: documentos en pdf, vídeos,
presentaciones en streaming, etc.
● Utilización de contenidos como recordatorio: making of, fotos, etc.
Crear un making off en forma de video o montaje fotográfico que resuma el acto y
utilizarlo como excusa para seguir manteniendo contacto con el cliente es
fundamental. También se pueden utilizar otros formatos de contenido, como
newsletters, eBooks, etc. Lo importante es darle pequeños estímulos al clientes
que actúen como nexo de unión entre empresa y usuario clientes y aporten algún
valor añadido.
Utilización del evento como marketing de contenidos
El contenido generado en un evento puede utilizarse dentro de una estrategia de
marketing de contenidos, que consiste en detectar las necesidades de información de
los clientes u otros profesionales y entregársela de manera relevante y en el formato
adecuado para así generar contactos, ventas, negocios o mejorar las relaciones internas.

11. Cinco consejos para administrar los gastos
El coste de un evento puede oscilar desde una cantidad mínima para una simple
cena de empresa, a una partida muy importante si, por ejemplo, se trata de un
congreso de una semana en un hotel de lujo en un paraje exótico. Aunque el coste
de un evento es relativo, ya que todo depende de los beneficios que se consigan,
siempre hay que tratar, y más en épocas de crisis, de ahorrar costes.
Cinco consejos para controlar el presupuesto
A continuación desvelamos una serie de consejos o trucos o claves para ahorrar y
optimizar gastos en la organización de un evento.


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1) Incluir el Retorno de la Inversión (ROI) como un objetivo básico
Cuando deciden organizar un evento, todas las empresas intentan conseguir un beneficio
con el mismo, es decir, lograr un ROI positivo. Dicho retorno no siempre es fácil de
calcular, ya que a veces se trata de beneficios intangibles, como por ejemplo la mejora
del ambiente laboral o una mejora en la percepción de la marca.
De cualquier modo, siempre es primordial plantear el ROI como un objetivo básico del
evento y tratar de medirlo de una manera cuantitativa o cualitativa utilizando diversas
herramientas, como tests o encuestas. De esta manera, es posible saber, aunque sea de
forma aproximada, qué porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente, lo que
servirá para hacer ajustes o mejoras de cada a otros actos.

Una dificultad añadida para calcular el ROI, es que el evento
normalmente forma parte de una estrategia de marketing global que
incluye otras canales y medios, por lo que es muy complicado
determinar qué porcentaje de logros corresponde realmente al propio
acto
2) Invertir más en el contenido y no tanto en el continente
Aunque últimamente esta mentalidad está cambiando, aún hoy existe una tendencia en
centrar la atención y lo recursos en el espacio o lugar donde tiene lugar el evento y en los
aspectos puramente formales, como la decoración. Esto es un error, puesto que, como
hemo visto a lo largo del eBook, la verdadera importancia está en los contenidos y es
ahí donde conviene enfocar los esfuerzos humanos y económicos.
3) Tratar de potenciar las relaciones personales tanto en el propio evento como en
las etapas pre y post
Por encima incluso de los contenidos generados, lo más importante de los eventos lo
constituyen las relaciones personales o networking. Por ello, es importante
potenciarlas mediante un buen servicio de relaciones públicas y con las nuevas
tecnologías: redes sociales, webs, apps. Este cuestión tienen la gran ventaja añadida de
no ser necesario disponer de un gran presupuesto.



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4) Potenciar los recursos humanos externos para conectar con la audiencia
La contratación de un buen presentador o moderador o un speaker que tenga empatía
y sepa conectar y crear impacto en los asistentes es la mejor inversión que podemos
hacer. Es más, si contamos con suficiente presupuesto se puede traer a un grupo de
actores, animadores o humoristas, buscando siempre la originalidad y llamar la atención
dentro de unos cánones de calidad y buen gusto.
Es más conveniente realizar una esfuerzo económico en la contratación de los servicios
de estos profesionales que en la puesta en escena: iluminación, decorados, etc., ya que
con estos efectos es mucho más difícil conseguir impactar en la audiencia y dejar huella
en su memoria.
5) Valorar la totalidad de gastos del proyecto
En la organización de un evento, sobre todo cuando se trata de un acto de una cierta
complejidad, entran en juego muchos factores, todos ellos generadores de gastos:
organización,

alquiler

del

espacio,

decoración,

audiovisuales,

estrategias

de

comunicación de antes y después del evento, logística etc.
Para calcular costes y administrar el presupuesto de forma completa, exacta y realista es
indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos. Mediante la utilización de
algún software específico (programa o aplicación) se consigue simplificar y optimizar
este tipo de cálculos.



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Uno de estos softwares es Captio www.captio.net, una aplicación para dispositivos
móviles que permite gestionar de forma automatizada los pequeños gastos
relacionados con los eventos: taxis, restaurantes aparcamiento, etc., de una forma
totalmente automatizada y sin necesidad de guardar los justificantes o tiques. Con Captio,
los empleados solo tienen que fotografiar los tiques con su propio smartphone y el
sistema se encarga de extraer automáticamente la información, almacenarla en la nube,
generar la nota de gasto con un solo click y validarla. Además, esta información digital
está homologada y es totalmente válida a efectos legales y de la Agencia Tributaria.
El seguimiento de estas recomendaciones es la mejor estrategia para controlar los gastos
y aumentar las posibilidades de conseguir un beneficio o retorno que se ajuste lo más
posible los objetivos previamente definidos.

12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora
en los eventos corporativos
Los datos hablan por sí solos de la extraordinaria importancia empresarial y
económica de los eventos. Según datos de la IBTA (Asociación Ibérica de Gestores
de Viajes de Negocio) las empresas españolas invierten en reuniones y
convenciones más de 5.000 millones al año sin contar PYMES y multinacionales,
por lo que la cifra final es mucho mayor. Por otra parte, se calcula que un 12% de la
recaudación turística en España está relacionada con los actos corporativos. Otro
dato, en este caso de fuera de nuestras fronteras, es que el sector de los eventos
ocupa el tercer puesto de generación de PIB en los EEUU.
Perspectivas de futuro
La magnitud de estos datos hacen que, pese a la crisis, el futuro de los eventos,
especialmente en España por su potencial turístico y magníficas infraestructuras, solo
puede ser visto de forma positiva y halagüeña.
La captación de clientes potenciales y la necesidad de aumentar los contactos
personales cara a cara (face to face) con otros profesionales, en definitiva lo que se



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conoce como networking, sigue siendo, pese al desarrollo de los canales virtuales, el
objeto de deseo de las empresas.
Y como está demostrado que la mejor forma de hacer networking son los eventos y
reuniones, su crecimiento está plenamente garantizado.
Oportunidades
El contexto para desarrollar el negocio del sector de los eventos presenta retos pero
también grandes oportunidades, sobre todo por los grandes avances tecnológicos en
distintas esferas y niveles.
Hoy en día es posible conseguir espectaculares decorados con impactantes efectos
audiovisuales, intercambiar información de toda clase en las redes sociales, celebrar
videoconferencias, impartir clases on line con la máxima calidad y un largo etcétera. Y
todo ello, además, sin necesidad de disponer de un gran presupuesto.
Interactuar con los asistentes, impactarles, llamar su atención, dejar huella en su
memoria y generar contenido de calidad y valor añadido se encuentra más al alcance
que nunca. No existen otros límites que la propia imaginación y el deseo de romper
moldes y salirse un poco de lo estándar y seguro.
Las posibilidades en cuanto a ubicaciones, escenarios, técnicas y estrategias y
tecnología a utilizar son hoy en día innumerables y en constante crecimiento y evolución.
Esta variedad es, sin duda, positiva porque abre un amplio abanico a la creatividad y a la
consecución de actos originales y de calidad. Pero por otra parte, las incontables
opciones a escoger y estrategias a implantar, así como los innumerables aspectos a
considerar han aumentado mucho la complejidad del proceso de organización de
cualquier evento.
Ante esta nuevas situaciones y formas mucho más estimulantes, pero a la vez
complicadas, de enfrentarse a la puesta en marcha de un acto corporativo, lo más
recomendables es contratar los servicios de empresas especializadas en la
organización de eventos. Es la mejor vía para asegurarse el éxito, la adecuación a los
objetivos y el control del presupuesto.


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Aspectos de mejora
Aunque se trate de un sector en constante desarrollo, existen una serie de aspectos que
todavía necesitan de un buen empuje y mucho trabajo para alcanzar el nivel deseable:
● Actividades lúdicas. Se recurre demasiado a las opciones estándar como: un
mago, una persona que haga malabares o un grupo de mariachis. En este
aspecto, hay que ser mucho más innovador y tomar decisiones un poco más
arriesgadas.
● Contenidos. No se están aprovechando en todo su potencial las posibilidades
actuales de generación, difusión y creación de nuevos formatos.
● Networking previo. Aunque ya se
están

dando

algunos

pasos

en

este

sentido, aún hay mucha labor pendiente en
lo

que

respecta

al

desarrollo

de

aplicaciones informáticas que potencien
los

contactos,

la

concertación

de

reuniones y el intercambio de información
antes del evento, para que cuando se
celebre sea mucho más fácil y efectivo
tener los encuentros y entrevistas personales que de verdad nos interesa.



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Agradecimientos:

Fernando Le Monnier
Business Development Manager en Eventoprix.es.
Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de
eventos.



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