Este documento presenta un resumen de tres circulares y una ley relacionadas con la organización y gestión de archivos en Colombia. La Circular No. 004 de 2003 establece lineamientos para la organización de las Historias Laborales. La Circular No. 012 de 2004 brinda orientaciones para el cumplimiento de la anterior. Finalmente, la Ley 594 de 2000 dicta la Ley General de Archivos en Colombia.

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INTEGRANTES:
v EDGAR JAIMES ARIAS
v RODRIGO ARIAS AMARILLO
v FERNANDO RESTREPO MUÑOZ
TITULO AUTOR O ASUNTO PARA QUE CUANTOS TITULOS O A QUIENES ESTA FECHA DE
AUTORES SIRVE CAPITULOS TIENE DIRIGIDOS EXPEDICIÓN
CIRCULAR FERNANDO Organización de las No tiene. Secretarios Generales Junio 6 de 2003
No.004 DE GRILLO RUBIANO Historias Laborales de Ministerios,
2003 Departamentos
Director Administrativos,
Departamento Superintendencias,
Administrativo de la Unidades
Función Pública Administrativas
Especiales y demás
JORGE PALACIOS Entidades de la Rama
PRECIADO Ejecutiva del Orden
Nacional
Director Archivo
General de la Nación

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CIRCULAR FERNANDO Orientaciones para Secretarios Generales Enero 21 de 2004
Nº 012 DE ANTONIO GRILLO el cumplimiento de de Ministerios,
2004 RUBIANO la Circular Nº 004 Departamentos
Director de 2003 Administrativos,
DEPARTAMENTO (Organización de Superintendencias,
ADMINISTRATIVO las Historias Unidades
DE LA FUNCION Laborales) Administrativas
PUBLICA Especiales y demás
Entidades de la Rama
SARA GONZALEZ Ejecutiva del Orden
HERNÁNDEZ Nacional.
Directora (E)
ARCHIVO
GENERAL DE LA
NACION.
LEY 594 DE Miguel Pinedo Por medio de la TITULOI ESTADO DE (julio 14)
2000 Vidal. cual se dicta la Ley OBJETO, AMBITO DE COLOMBIA
El Presidente del General de APLICACION,
honorable Senado Archivos y se dictan DEFINICIONES
de la República otras disposiciones FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS
Manuel Enríquez GENERALES
Rosero T I T U L O II
El Secretario SISTEMA NACIONAL
General del DE ARCHIVOS,
honorable Senado ORGANOS
de la República ASESORES,
COORDINADORES Y
EJECUTORES
Nancy Patricia T I T U L O III
Gutiérrez CATEGORIZACION DE

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Castañeda. LOS ARCHIVOS
PUBLICOS
La Presidenta de la T I T U L O IV
honorable Cámara ADMINISTRACION DE
de Representantes, ARCHIVOS
Gustavo TITULOV
Bustamante GESTION DE
Moratto. DOCUMENTOS
El Secretario T I T U L O VI
General de la ACCESO Y CONSULTA
honorable Cámara DE LOS
de Representantes DOCUMENTOS
T I T U L O VII
ANDRES SALIDA DE
PASTRANA DOCUMENTOS
ARANGO T I T U L O VIII
REPUBLICA DE CONTROL Y
COLOMBIA – VIGILANCIA
GOBIERNO T I T U L O IX
NACIONAL ARCHIVOS PRIVADOS
TITULOX
Juan Camilo DONACION,
Restrepo Salazar. ADQUISICION Y
El Ministro de EXPROPIACION
Hacienda y Crédito T I T U L O XI
Público. CONSERVACION DE
DOCUMENTOS
Juan Luís Mejía T I T U L O XII
Arango. ESTIMULOS A LA
El Ministro de SALVAGUARDA,
Cultura. DIFUSION O
INCREMENTO DEL

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PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA
NACION
T I T U L O XIII
DISPOSICIONES
FINALES
LEY 734 DE El Presidente del por la cual se ESTADO Febrero 05 DE 2002
2002 honorable Senado expide el Código DECRETA: COLOMBIANO
de la República, Disciplinario Único LIBRO I
Carlos García PARTE GENERAL
Orjuela. El TITULOI
Secretario General PRINCIPIOS
(E.) del honorable RECTORES DE LA LEY
Senado de la DISCIPLINARIA
República, Luís
T I T U L O II
Francisco Boada
Gómez. El LA LEY DISCIPLINARIA
Presidente de la T I T U L O III
honorable Cámara LA EXTINCION DE LA
de Representantes, ACCION
Guillermo Gaviria DISCIPLINARIA
Zapata. El Secretario T I T U L O IV
General de la DERECHOS,
honorable Cámara DEBERES,
de Representantes, PROHIBICIONES,
Angelino Lizcano INCOMPATIBILIDADES,
Rivera. REPUBLICA IMPEDIMENTOS,
DE COLOMBIA - INHABILIDADES Y
GOBIERNO CONFLICTO DE
NACIONAL INTERESES DEL

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A B B Y Y.c A B B Y Y.c
Publíquese y SERVIDOR PUBLICO
cúmplase. Dada en TITULOV
Bogotá, D. C., a 5 de FALTAS Y SANCIONES
febrero de 2002. LIBRO II
ANDRES PARTE ESPECIAL
PASTRANA TITULOUNICO
ARANGO El Ministro LA DESCRIPCION DE
de Justicia y del LAS FALTAS
Derecho, Rómulo DISCIPLINARIAS EN
González Trujillo. El PARTICULAR
Director del
Departamento LIBRO III
Administrativo de la
REGIMEN ESPECIAL
Función Pública,
Mauricio Zuluaga TITULOI
Ruiz REGIMEN DE LOS
PARTICULARES
T I T U L O II
REGIMEN DE LOS
NOTARIOS
LIBRO IV
PROCEDIMIENTO
DISCIPLINARIO
TITULOI
LA ACCION
DISCIPLINARIA
T I T U L O II
LA COMPETENCIA
T I T U L O III
IMPEDIMENTOS Y
RECUSACIONES

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T I T U L O IV
SUJETOS
PROCESALES
TITULOV
LA ACTUACION
PROCESAL
T I T U L O VI
PRUEBAS
T I T U L O VII
NULIDADES
T I T U L O VIII
ATRIBUCIONES DE
POLICIA JUDICIAL
T I T U L O IX
PROCEDIMIENTO
ORDINARIO
TITULOX
EJECUCION Y
REGISTRO DE LAS
SANCIONES
T I T U L O XI
PROCEDIMIENTOS
ESPECIALES
T I T U L O XII
DEL REGIMEN DE LOS
FUNCIONARIOS DE LA
RAMA JUDICIAL

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NTC 4436 El Consejo Directivo Para la adecuada ARTICULO PRIMERO: Consejo Directivo del Bogotá a los treinta
del Archivo General prestación de los Establecer los Archivo General de la (30) días del mes de
de la Nación, en uso servicios ofrecidos lineamientos y Nación, en uso de sus octubre del año dos
de sus facultades por las Unidades de procedimientos facultades legales, en mil uno (2001).
legales, en especial Correspondencia de especial las otorgadas
las otorgadas por la las entidades ARTICULO SEGUNDO: por la Ley 80 de 1989, la
Ley 80 de 1989, la públicas y privadas Definiciones. Ley 489 de 1998 y la
Ley 489 de 1998 y la que cumplen Ley 594 de 2000.
Ley 594 de 2000. funciones públicas,
es necesario ARTICULO TERCERO:
establecer pautas Unidades de
que hagan efectivo Correspondencia:
su cumplimiento
bajo los principios
que rigen la
Administración ARTICULO SEXTO:
Pública. Numeración de actos
administrativos:
ARTÍCULO SÉPTIMO:
Comunicaciones
internas
ARTICULO OCTAVO
:Control de
comunicaciones
oficiales:

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ARTICULO NOVENO :
Conservación
documental:
ARTICULO DECIMO:
Comunicaciones
oficiales recibidas:
ARTICULO DÉCIMO
PRIMERO:
Comunicaciones
oficiales enviadas
ARTICULO DÉCIMO
SEGUNDO:
Comunicaciones
oficiales vía fax:
ARTICULO DÉCIMO
TERCERO:
Comunicaciones
oficiales por correo

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electrónico:
ARTICULO DÉCIMO
CUARTO: Imagen
corporativa:
ARTICULO DÉCIMO
QUINTO:: Horarios de
Atención al Público
ARTÍCULO DÉCIMO
SEXTO: El presente
Acuerdo rige a partir de
su expedición.
NTC 2676 Durabilidad
soportes, aplicable No tiene
Varios autores a los soportes Varios autores 07/02/1990
Comité: Técnicas de digitales. Comité: Técnicas de
Seguridad en “Cartuchos de disco Seguridad en
Tecnologías de la Tecnologías de la
Información Flexible de 90 mm. Información
(3.5 pulgadas),
características
dimensionales,

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físicas y
magnéticas”.
CIIRCULAR
EXTERNA Instrucciones para
No. 035 el tratamiento No tiene Representantes legales, 27 DE DIICIIEMBRE
Representantes administrativo y jefes de áreas DE 2000
legales, jefes de contable que deben financieras, jefes de
áreas financieras, dar a los procesos control interno, jefes de
jefes de de facturación, contabilidad, contadores
control interno, jefes costos, donaciones, y revisores
de contabilidad, y glosas, las fiscales de las
contadores y instituciones
revisores Instituciones prestadoras de servicios
fiscales de las Prestadoras de de salud -IPS- públicas
instituciones Servicios de Salud -
prestadoras de IPS públicas.
servicios de salud -
IPS- públicas
Circular 035
de 2009 Estudio sobre
tercerización en las No tiene
entidades distritales 16 DE ABRIL DE
2009
Secretarios de
directora (e) del despacho, directores de
departamento departamento
administrativo del administrativo, gerentes
servicio y directores de

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civil distrital – dascd. establecimientos
– públicos, directores de
unidades administrativas
especiales, presidente
del concejo de Bogotá,
veedora distrital,
personero distrital,
gerentes ese’s.
Acuerdo 047 Beatriz helena Reglamento general 1 articulo: acceso a los Al consejo directivo 5 de mayo de 2000
de 2000 Osorio de archivos sobre documentos de general de la nacion
laverde(presidenta) restricciones por información
razones de 2 articulo:evaluacion
Alfonso cuevas conservación. de soportes.
sambrano(secretario 3 articulo:restricción
tecnico) originales.
4
articulo:reproducción
de información.
5 articulo:alteraciones.
6 articulo:consulta
7 articulo:fuentes
bibliograficas.
8 articulo:factores de
deterioro
9 articulo: el presente
acuerdo.

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Acuerdo 048 Beatriz helena Conservación de Articulo 1:intervención Al consejo directivo agn. 5 de mayo de 2000.
de 2000 Osorio documetos Articulo 2:criterios de
laverde(presidenta) intervención
Articulo 3:valor de uso
Alfonso cuevas de los documentos.
sambrano(secretario Articulo
tecnico) 4:conservación
integral.
Articulo 5:aval.
Articulo 6:el presente
acuerdo rige a partir
de la fecha de
publicación.
Acuerdo 049 Beatriz helena Conservación de Articulo 1:edificios de Al consejo directivo agn 5 de mayo de 2000.
de 2000 Osorio documentos; archivo.
laverde(presidenta) condiciones de Articulo 2:condiciones
edificios y locales generales.
Alfonso cuevas destinados a Articulo 3:areas de
sambrano(secretario arcjhivos. deposito.
tecnico) Articulo 5:condiciones
ambientales y
tecnicas.
Acuerdo 050 Beatriz helena Prevencion del Articulo 1:situación de Al consejo directivo agn 5 de mayo de 2000.
de 2000. Osorio deterioro de los riesgo para el material
laverde(presidenta) documentos de documental.
archivo y Articulo 2:planificación
Alfonso cuevas situaciones de de preservación.
sambrano(secretario riesgo. Articulo 3:prevención.
tecnico) Articulo 4:este
acuerdo rige desde su
publicación.

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Acuerdo 056 Beatriz helena Acceso a los Articulo 1:acceso a los Al consejo directivo agn 5 de julio del 2000.
de 2000. Osorio documentos de documentos publicos.
laverde(presidenta) archivo, del Articulo 2:consulta de
reglamento general documentos y
Elsa moreno de archivos. archivos.
Sandoval(secretaria Articulo 3:consulta de
tecnica) los archivos con fines
de investigación
historica.
Articulo 4: expedición
del carnet.
Articulo 5:formato de
registro.
Articulo 6:copias de
documentos.
Articulo 7::este
acuerdo rige desde su
publicación.
Acuerdo 060 Elsa moreno
de 2001. Sandoval(secretaria
tecnica)
Araceli morales
lopez(presidenta)
LEY 4 DE Sobre régimen ARTICULO 1º La El Secretario, Bogotá, agosto 20 de
1913 político y municipal legislación relativa al 1913
ejercicio de las DANIEL J. REYES.
(agosto 20) facultades
constitucionales de los Senado de la República
Poderes Legislativo y - Bogotá, 16 de agosto
Ejecutiv0

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ARTICULO 2o. Los actos de 1913.
del Congreso de carácter
general se denominan Presidencia.
leyes; los de las
Asambleas Devuélvase este
Departamentales, proyecto de ley al señor
ordenanzas, y los de los Presidente de la
Concejos, acuerdos República, para los
ARTICULO 3o. Son Efectos constitucionales.
Agentes del Poder
Ejecutivo, y cooperan al El Presidente del
ejercicio de dicho Poder Senado,
ARTICULO 4o. En la
presente Ley se organiza JOSE VICENTE
sólo la parte de la CONCHA
Administración Pública
relativa a los ramos El Presidente de la
político y municipal Cámara de
ARTICULO 5o. Son Representantes,
empleados públicos MIGUEL ABADIA
todos los individuos que MENDEZ
desempeñan destinos
creados o reconocidos en El Secretario del
las leyes Senado,
ARTICULO 6o. No
habrá empleo que no BERNARDO ESCOBAR
tenga funciones
detalladas en la
El Secretario de la
Constitución, en ley o en
Cámara de
reglamento, u ordenanza
Representantes,
o acuerdo, en su caso
Articulo 1 -340

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JOSE DE LA VEGA
Poder Ejecutivo -
Bogotá, agosto 20 de
1913.
Publíquese y Ejecútese
CARLOS E.
RESTREPO
El Ministro de Gobierno
PEDRO M. CARREÑO
DECRETO Los procedimientos Artículo 1-268 BELISARIO Dado en Bogotá a 2
01 DE 1984 administrativo BETANCUR de enero de 1984
(Enero 2 Presidente de la
Republica
se conceden Bogotá, D.E, 28 de
El presidente del facultades ministerio justicia diciembre de 1982
LEY 58 DE Senado, extraordinarias al ARTICULOS 1 AL 14
1982 BERNARDO Presidente de la
GUERRA SERNA.
diciembre 28 El Presidente de la República para
Cámara de reformar el Código
representantes, Contencioso
Administrativo
EMILIO LEBOLO

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CASTELLANOS.
El Secretario
General del
Senado
CRISPIN
VILLAZON DE
ARMAS.
El Secretario
General de la
Cámara
de
representantes,
JULIO ENRIQUE
OLAYA RINCON.
REPUBLICA DE
COLOMBIA -
GOBIERNO
NACIONAL.
BELISARIO
BETANCUR.
El Ministro de
Justicia,
BERNARDO
GAITAN
MAHECHA
DECRETO ERNESTO SAMPER Se suprimen y TITULO I Ministerio de
2150 DE PIZANO reforman Régimen General Justicia y del
regulaciones, Dado en Santa Fe de
1995 CAPITULO I
Derecho
procedimientos o Bogotá, D. C., a 5 de
(Diciembre 5) Actuaciones Generales
trámites diciembre de 1995