Se pretende reflexionar en este artículo sobre la importancia que el desarrollo efectivo de la administración electrónica debe tener para mejorar la eficiencia de las administraciones públicas y ayudar a combatir la crisis económica.

1. La Administración electrónica y la lucha contra la crisis económica
Se pretende reflexionar en este artículo sobre la importancia que el
desarrollo efectivo de la administración electrónica debe tener para
mejorar la eficiencia de las administraciones públicas y ayudar a combatir
la crisis económica.
Fernando de Pablo Martín. Socio de ASTIC. Director General para el Impulso de la
Administración Electrónica 2009-2011.
1 - Introducción
En épocas como la actual, es esencial realizar una reflexión sobre nuestras capacidades
de mejora como país en sectores productivos que permitan contribuir al crecimiento
económico y la lucha contra la crisis. Creo firmemente que, en el terreno de las
administraciones públicas, la administración electrónica es uno de estos sectores. No
sólo permite a las administraciones públicas trabajar de forma más eficiente (con
menores costes y recursos empleados, de forma más transparente y con mejores
parámetros de gestión), sino que lo hace mientras reduce las cargas administrativas que
sufren ciudadanos y empresas favoreciendo la mejora de nuestra competitividad.
La administración electrónica está fundamentada en el desarrollo de las Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones (TIC), uno de los sectores estratégicos señalados
por la UE tanto en la Estrategia de Lisboa en 2000 como, de nuevo, en la Estrategia
Europea 2020 para un crecimiento sostenible, inteligente e integrador. Existe un
consenso internacional sobre los beneficios que supone y constataciones empíricas que
los países que están soportando mejor la crisis son aquellos que se han posicionado en
sectores estratégicos como base para su crecimiento. Y las TIC poseen ese carácter
transversal que hace que su implantación favorezca las mejoras de productividad en el
resto de los sectores. La Agenda Digital plantea el desarrollo de un círculo virtuoso que
tiene como motor la inversión en mejores redes de comunicaciones lo que traerá más y
mejores servicios y contenidos en éstas que, a su vez, contribuirá al incremento de la
demanda, favoreciendo la necesidad de mejora de las infraestructuras de
comunicaciones para comenzar el “círculo virtuoso”.
2 – El potencial de la administración electrónica
Pues bien, España tiene un potencial a desarrollar y las Administraciones Públicas una
oportunidad (que se convierte en una obligación) de utilizar masivamente la
administración electrónica para mantener, incluso de mejorar, la calidad de los servicios
públicos sin vulnerar la austeridad que debe presidir los presupuestos en momentos
como los actuales.
Nuestro país ha dado pasos muy importantes en el desarrollo de la AE bajo el mandato
de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (1).
Publicada en momentos de expansión económica con incrementos anuales de
recaudación de dos dígitos, pero desarrollada ya en plena recesión, con presupuestos
muy decrecientes, su puesta en marcha global en la Administración General del Estado
tensó las estructuras administrativas, especialmente las del sector TIC, como lo hicieron
en su momento la planificación para paliar el efecto 2000 o la transición de los sistemas
al euro en 2002. Anticiparse a la demanda, como en su momento lo hicieron las
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2. administraciones más avanzadas en España, ha permitido disponer de un potencial
importante para afrontar una estrategia de evolución de servicios públicos en un
próximo futuro.
Realmente este círculo virtuoso alrededor de la tecnología que plantea la Agenda Digital
ha funcionado a lo largo de las últimas décadas en el sector privado. La Administración
Pública tiene sin embargo elementos diferenciales que es necesario analizar.
La educación de nuestros hijos no mejora por la mera presencia de PCs en las escuelas,
como la administración no mejora simplemente porque los procedimientos se puedan
realizar potencialmente en internet. En ambos casos es imprescindible no confundir la
herramienta con el objetivo, los medios con los fines. La implantación de la AE en las
AAPP no se limita a la inserción de la tecnología, sino que para extraer todo su
potencial “revolucionario” precisa de cambios normativos, capacitación de los
empleados públicos que debemos ser los primeros “comerciales” y catalizadores de su
desarrollo en la sociedad, simplificación administrativa, una mejora sustancial de la
cooperación y la coordinación entre las administraciones públicas que desarrollan las
diversas competencias. Y por supuesto combatir la resistencia al cambio inherente a
todo proceso transformador que teme que la tecnología sea, finalmente, un enemigo
hacia su puesto de trabajo. El ahorro no se deriva de la disponibilidad de los servicios
públicos en internet, sino de su uso masivo por ciudadanos y empresas.
3 – Ahorros y mejoras de la eficiencia
Es necesario influir en la demanda con medidas de incentivación e información, pero
también, por qué no decirlo, con una cierta presión hacia su uso. Es un esfuerzo que
podemos pedir a la sociedad (que nos podemos pedir todos) como otros que es
necesario realizar. Un esfuerzo que trae como resultado mejoras en la gestión y
disminución de costes. Si una tramitación presencial y en papel, tiene un coste
acumulado de unos 80 € (según el Método simplificado del Modelo de Costes estándar,
MCE, utilizado por la UE) mientras que una tramitación electrónica tiene un coste de 5
€, tenemos una obligación moral de ponernos manos a la obra. La administración
electrónica es la base del 65% de las medidas y del 75% de los ahorros de los acuerdos
de Consejo de Ministros para cumplir el plan de reducción de cargas administrativas del
gobierno español (un compromiso de reducción del 25% en la Unión europea, 30% en
el caso español). ¿No está ahorrando ya millones de horas a nuestras empresas?
Recientemente se publicó el último informe “Paying Taxes 2012” y el tiempo de
cumplimiento dedicado por las empresas a cumplir sus obligaciones se ha reducido 25
horas en dos años. En España se realizan más de tres millones de declaraciones anuales
de IVA, se puede hacer una sencilla cuenta del ahorro que supone esta reducción.
En realidad se sigue hablando de que la administración electrónica traerá consigo
grandes ahorros económicos en el funcionamiento de las AAPP. Haciendo autocrítica,
quienes hemos tenido responsabilidades en este campo quizás no hemos sido capaces de
concienciar suficientemente a los responsables políticos de la importancia de esta
inversión. Es necesario hacer emerger la realidad: que ya ha traído grandes ahorros y
mejoras de gestión en aquellas organizaciones que han apostado por ella desde hace una
década que se han convertido en las más modernas y eficientes. Hace 15 años la
Agencia Tributaria gestionaba 12 millones de declaraciones de IRPF y devolvía en 120
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3. días de media. En esta campaña gestionará más de 20 millones, con el mismo personal y
puede devolver en dos o tres días si se presenta por internet. Es gratificante saber que
los sistemas se colapsan al principio de campaña por el enorme interés del ciudadano en
utilizar las opciones no presenciales. Pero lo que es más importante: que aún puede
traer muchos más ahorros en el coste completo de la prestación de los servicios
públicos, mejorando a un tiempo su calidad (2).
La AE y las TIC tienen un coste sí, pero son fundamentalmente una fuente intensa de
ahorro si lo que analizamos es el coste total del servicio público. Las notificaciones
electrónicas y los tablones electrónicos edictales ahorrarán en la Administración
General del Estado más de 100 millones de € anuales desde 2013, mejorando la tasa de
notificación, disminuyendo drásticamente los tiempos de tramitación, disminuyendo el
fraude inherente a quien no quiere ser notificado en determinados procedimientos y
aumentando, por tanto, la recaudación. Y esto con una inversión muy limitada en TIC: a
eso llamamos retorno de la inversión, a ahorrar 10 veces cada año el total de la
inversión realizada una única vez.
4 – Cooperación y coordinación entre administraciones públicas
Se pueden poner muchos más ejemplos en sectores claves para España (Sanidad,
Educación, Justicia, etc.). La administración electrónica no puede hacer que haya más
médicos, pero puede disminuir las visitas médicas a través de la receta electrónica y
acciones de teleasistencia; no puede hacer que haya más jueces, pero sí mejorar la
productividad del sistema judicial y su coordinación, compartiendo la información de
los expedientes, haciendo que viajen los datos y no el papel; no puede hacer más
maestros, pero puede apoyar el aprendizaje de los alumnos a través de plataformas
virtuales con contenidos adaptados que ayuden a los alumnos y a sus familias. Y, sobre
todo, debemos mejorar la cooperación y la coordinación entre las distintas AAPP,
fomentar la unidad de mercado en las normativa e integrando los sistemas de
información con respeto escrupuloso a la protección de nuestros datos personales,
posibilitando que las entidades locales pequeñas se beneficien de infraestructuras
inasumibles para sus dimensiones. Hoy en día la cooperación entre AAPP es imposible
sin el desarrollo de la interoperabilidad (técnica, semántica, organizativa) entre los
diversos sistemas de información de las distintas administraciones. Aún así, sin que se
considere una crítica, lo racional no es disponer de varias tarjetas sanitarias distintas
más un nodo de interconexión entre ellas (¿no podría ser un DNI-e con usabilidad
optimizada una puerta de entrada al sistema sanitario?), como no es racional notificar de
forma obligatoria a las empresas por diversos sistemas electrónicos, ni disponer de
decenas de centros y soluciones informáticas distintas.
Pero avanzar en este sentido es necesario abordar la mejora en un contexto
“multidisciplinar”. Trabajar “en cloud” no es reunir en un único centro informático
diversos sistemas distintos no siempre compatibles. El verdadero potencial radica en
rediseñar, simplificar y normalizar los procedimientos y construir infraestructuras y
sistemas de información comunes que permita la coordinación e interoperabilidad que
en la actualidad falta permitiendo la gestión totalmente descentralizada de los servicios.
Y esto es un reto tecnológico, sí, pero fundamentalmente implica cambios
organizativos, legales, procedimentales, presupuestarios, de contratación, de flexibilidad
en la política de recursos humanos, de acudir a nuevas formas de contratación basadas
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4. en la colaboración público-privadas o de pago en relación a acuerdos de niveles de
servicio que no encajan completamente en el entorno actual.
Y, por supuesto, también la designación clara y nítida de responsables de su ejecución,
se llamen como se llamen, a quienes se dote de las herramientas que necesitan para
abordar con éxito los retos que asumen. Porque es necesaria una profunda planificación
y delicada ejecución para llevar a cabo estos cambios, necesarios, pero complejos y no
exentos de riesgos.
5 – Nuevos campos a desarrollar
Tenemos la obligación, pues, de descubrir los potenciales de ahorro que aún existen en
la AE y mover las palancas y las estructuras necesarias para desarrollarlos. Aún no
hemos sacado partido apenas de las posibilidades y el potencial de la implantación del
teletrabajo, de la expansión del e-learning, de la consolidación de los sistemas de
videoconferencia ni de las herramientas colaborativas de que permiten compartir
información y trabajar en grupo. Posiblemente tampoco hayamos estrujado las
posibilidades de las redes sociales, como instrumento para desarrollar los principios del
gobierno abierto (transparencia, colaboración, participación). Por supuesto, como en
otros elementos comentados en el artículo, no es la solución tecnológica el problema,
sino un adecuado modelo organizativo y comprender que la implantación es un proceso
complejo que requiere planificación y ejecución profesional.
6 – Conclusión final
Poco más de dos años tras la entrada en vigor de la “Ley de administración electrónica”
muchas cosas han cambiado. Realmente el “nuevo paradigma” que supone la
administración electrónica lo ha cambiado todo: ni el concepto del tiempo ni el espacio
es el mismo, como no lo son la firma, los formularios, los documentos, los expedientes,
la notificación o el domicilio. Todo ha dejado de ser necesariamente físico, material.
Esta desmaterialización del procedimiento administrativo, que ya han sufrido otros
sectores (BOE, música, prensa, etc. que han evolucionado de ser productos a convertirse
en servicios) y que está interiorizada de forma natural en nuestros jóvenes, debe ser
asumido e impulsada por las administraciones públicas.
No sólo es el signo de los tiempos, un proceso imparable, sino que nuestro país y
nuestra economía lo necesita. La administración electrónica puede y debe explotar todo
su potencial y poner su grano de arena para combatir esta crisis que angustia a muchas
familias, manteniendo unos servicios públicos cómodos, simples y adaptados a las
necesidades de nuestras empresas y nuestros ciudadanos, de nosotros mismos.
(1) Informe al Consejo de Ministros sobre el grado de avance de la administración electrónica en la AGE.
(www.administracionelectronica.gob.es)
(2) Artículo “La Administración Electrónica en España. La Ley 11/2007 palanca de sostenibilidad de Administración y
Sociedad”. Emilio García y Fernando de Pablo. BOLETIC, nº 58 (www.astic.es/boletic)
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