5. •
•
•
•
•
•
•
•
Entregas tarde o con inconsistencias
Proyectos simultáneos con recursos gerenciales limitados
Complejidad y sensibilidad al tiempo
Alto costo ante proyectos no exitosos
Riesgo ante la continuidad de la organización
Demanda de proyectos superior a la capacidad actual
Prioridades asignadas con criterios políticos o de urgencia
Necesidad corporativa de cumplir con estándares
¿POR QUÉ NECESITO UNA PMO?
Fuente: GanttHead – Who needs PMO?/ Octubre 21 de 2008
6. LA REALIDAD DE LOS PROYECTOS
Fuente: Standish Group / 2007
8. •
•
•
•
•
•
reportar a los niveles superiores de la organización
supervisar la labor de los gerentes de proyecto
procurar los recursos
tomar decisiones críticas asociadas a la gerencia de los proyectos
proveer experiencia y conocimiento
ayudar a hacer las cosas
RESPONSABILIDADES DE UNA PMO
16. •
•
•
•
•
•
•
•
dedicación
estado de los procesos (metodología)
integración entre unidades de negocio
flujo de proyectos
dificultades
costos de las debilidades
patrocinador
ROI
CONSIDERACIONES
23. •
•
•
•
PMBOK – Cuarta Edición
Standard for Program Management – Segunda Edición
Standard for Portfolio Management – Segunda Edición
Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) –
Segunda Edición
EVALUAR METODOLOGÍAS
ESTÁNDARES PMI 2008
24. • Desempeño interno
• Desempeño objetivos
• Calcular varianzas
• Verificar el alcance
• Administración de
Configuraciones
• Recomendaciones
• Control integrado de
los cambios
• Aprobar / Rechazar
solicitudes de cambio,
mejora o corrección
• Auditoría de riesgos
• Gestionar la reserva
• Bitácora de incidentes
• Resolución de
conflictos
• Desempeño del equipo
• Reportar desempeño
• Estimar
• Contratos
Cierre
• Asignar al equipo
• Ejecutar el plan
• Completar el alcance
• Recomendaciones
• Comunicar
• Implementar cambios,
mejoras y correcciones
• Mejoramiento continuo
• Seguir el proceso
• Team Building
• Reconocimientos
• Reuniones de progreso
• Sistema de
autorización de trabajo
• Proveedores
Monitoreo y Control
• Definir el manejo de la
planeación
• Definir el alcance
• Seleccionar al equipo
• WBS / Diccionario
WBS
• Lista de actividades
• Diagrama de flujo
• Estimar recursos
• Estimar tiempo y costo
• Ruta crítica
• Cronograma
• Presupuesto
• Métricas y estándares
• Roles y
responsabilidades
• Comunicaciones
• Riesgos
• Iteraciones (repetir)
• Compras y
adquisiciones
• Definir el plan de
ejecución y control
• Plan de mejoramiento
de procesos
• Baselines
• Aprobación
• Salida (Kickoff)
Ejecución
Planeación
Iniciación
• Escoger PM
• Determinar la cultura
organizacional y los
sistemas existentes
• Recolectar procesos,
procedimientos e
información histórica
• Dividir los grandes
proyectos en fases
• Identificar los
stakeholders
• Documentar las
necesidades del
negocio
• Determinar los
objetivos del proyecto
• Documentar supuestos
y restricciones
• Desarrollar la Carta del
Proyecto
• Desarrollar el alcance
preliminar
• Desarrollar los planes
de cierre
• Cierres contractuales
• Confirmación del
alcance
• Aceptación y recibo
• Reporte de
desempeño
• Lecciones aprendidas
• Liberar el producto
• Liberar el equipo de
trabajo
EVALUAR METODOLOGÍAS
FRAMEWORK / PROCESS CHART
Fuente: Rita Mulcahy ‘s Project Chart / 2005
40. Para cada proceso:
• ¿dónde están los procesos en la escala de madurez?
• ¿qué necesito? – en términos del negocio
• ¿que debo hacer para lograr el objetivo?
ANÁLISIS DE BRECHA
42. •
•
•
•
modificar los procesos según las conclusiones de la verificación
aplicar las mejoras
documentar el proceso
publicitar el progreso y el avance – vender la idea
SIGUIENTES PASOS
43. •
•
•
la implementación de una PMO es un proyecto
ciclos de mejoramiento de 60 a 90 días
el apoyo a los procesos de la operación implica la restructuración
y/o definición de los procesos internos de la PMO
SUGERENCIAS
44. •
•
•
•
ciclo A: implementación básica de gerencia de proyectos,
incluyendo iniciación, planeación, control y ejecución, y cierre.
ciclo B: gerencia del riesgo. Inclusión preliminar de programas y
portafolios
ciclo C: incluir administración cruzada de costos, proveedores y
compras, calidad, riesgo y asignación recursos
ciclo D: buscar economías de escala a través de la ampliación del
portafolio de servicios.
EJEMPLO DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
46. •
•
•
•
•
•
¿está su organización preparada para manejar un gran cambio?
¿el cambio propuesto es consecuente con la cultura
organizacional?
planear con sumo detalle
asegurarse que el plan de implementación es adecuado
garantizar la disponibilidad de los recursos
monitoreo continuo de la efectividad del cambio planteado
CONSIDERACIONES
49. •
•
•
•
•
•
•
•
•
How to Get Started with a Project Management Office
CA Advisor - George Hunt / julio de 2008
How to Implement a Project Management Office Into Your Organization
CA Advisor – George Hunt / agosto de 2008
How to Evolve the Maturity Level of Your Project Management Office
CA Advisor – George Hunt / septiembre de 2008
How to Increase Project Management Office Maturity Levels Through Multiple Releases
CA Advisor – George Hunt / octubre de 2008
Benefits of Putting a Project Management Office in Place
gantthead.com
How to Choose the Right Project Management Office Structure for Your Organization’s Culture
Collegiate Project Services – Cynthia Hauck / 2007
Creating and Sustaining a PM Culture
Expert Series – Curtis Cook / diciembre de 1999
PMP Exam Prep. Accelerated Learning to Pass PMI’s PMP Exam – On Your First Try
Rita Mulcahy - RMC Publications / 2005
Who needs PMO?
Michael Wood / octubre de 2008
REFERENCIAS