1. Enterprise Content Management (ECM) und
Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint

2. Tags
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d.velop
ecspand
ECM
Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP

3. Introduction and expectations
Florian Laumer
intl. Technical Sales Manager
d.velop AG / ecspand
florian.laumer@ecspand.de
?

4. ?
www.florianlaumer.de

5. Über die d.velop AG
5

6. Strategie der zwei Produktlinien
d.3 Version 7 „Effizienz auf Knopfdruck“ ecspand Lösungspakete für MS SharePoint
…das klassische ECM neu erfunden… …den SharePoint als vollwertiges ECM…

7. ECM steht für….
Edition of Contemporary Music, ein Münchner Plattenlabel für Jazz und Klassik
Electronic Counter Measures, siehe Elektronische Gegenmaßnahmen
Electrochemical Machining, siehe Elektrochemisches Abtragen (ein Fertigungsverfahren)
elektrochemische Metallbearbeitung
Elliptic Curve Method, ein Verfahren zur Faktorisierung ganzer Zahlen, das auf elliptischen Kurven basiert
Engine Control Module, siehe Motorsteuerung
Engineering Change Management
Enhanced Chainmail, Algorithmus in der Computergrafik, um die Form von Objekten zu verändern
Entitlement Control Message, siehe auch Zugangsberechtigungssystem
den deutschen Finanzinvestor Equity Capital Management GmbH
Error Correction Mode, ein Verfahren zur Korrektur von Übertragungsfehlern bei Fax-Geräten
Erythema chronicum migrans, zu Deutsch Wanderröte. Ein frühes Zeichen der Borreliose.
Espresso Coffee Machines Manufacture GmbH
European Congress of Mathematics
European Corporate Management
Exceptional case marking, sprachwissenschaftliche Bezeichnung für bestimmte infinite Satzkonstruktionen
Experiment Container Modules, Standard-Einbaugröße für Experimenteinschübe, siehe International
ECM, energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 %

8. … auf english
Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods
and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver
content and documents related to organizational processes. ECM
tools and strategies allow the management of an organization's
unstructured information, wherever that information exists.
www.aiim.org

9. … eine Strategie!
Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods
and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver
content and documents related to organizational processes. ECM
tools and strategies allow the management of an organization's
unstructured information, wherever that information exists.
www.aiim.org

11. DMS ist…
Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten
Verwaltung elektronischer Dokumente…
http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement

12. AIIM Modell für ECM

13. What is….

15. 15

16. Eingangsrechnungsverarbeitung
Situation
– Erhöhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und
SharePoint
– Erhöhung der Effizienz durch intelligente Workflowsteuerung
Ablauf
– Scannen mit autom. Klassifizierung
– Autom. Workflow mit Prüf- & Freigabeprozessen
Technologie
– Integration von SAP und SharePoint
– ecspand SAP Classifier und Nintex Workflow

17. Kunde Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG
Branche Verlagswesen
Mitarbeiter weltweit ca. 2000
Key Facts: 800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP

18. Ausgangssituation
Situation
– Viele Eingangsrechnungen pro Tag
– Viel Aufwand, wenig Transparenz
Ablauf
– Manueller Freigabeprozess (papierbasiert)
– kein Automatismus, keine digitale Unterstützung
Technologie
– SAP & SharePoint

19. Schematischer Überblick

20. Technischer Überblick

21. Technische Details
Deployment mittels SharePoint Solution File (WSP, Standard)
Lösung basiert auf den ecspand services
Integration in die SharePoint Kontext- und Website-Menüs
SAP Customizing inkl. SAP archive link Anbindung (Standard)
Nutzung der bestehenden Technologien (SharePoint, ecspand
Archivierung, ecspand Import, ecspand Scanning, …)
Workflow Customizing mittels Nintex Workflow Designer
möglich

22. Die Lösung mit ecspand
Stufe I
– SAP Integration, Scannen von Altbelegen
– Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP
Stufe II
– Scannen mit autom. Klassifizierung
– ecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen)
Stufe III
– Workflow

23. Scannen mit autom. Klassifizierung
Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung
(OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)
Sichtprüfung und Indexierung
Optional: Direkte Eingabe von Workflowinformationen,
Möglichkeiten zum Customizing (Formular)
Übergabe an SAP und SharePoint

24. Integration mit SAP
inkl. Verbuchung
ecspand.link for archive link
(autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle)
ecspand SAP classifier
(Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)

25. Workflow
inkl. Integration mit SAP
Datenaustausch / Workflow (via SAP RFC)
– Initiale Datenübergabe an SharePoint bei Workflowstart
– Statusupdate aus dem Workflow an SAP
– Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP

26. Workflowstruktur
Workflow basiert auf Nintex
Grundlegend in 4 + 2 Schritten
– Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe
– Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

27. Konfigurationsmöglichkeiten
(out of the box)
Konfigurationen über die SharePoint – Oberfläche
– Gewohntes Look & Feel für die Anwender
– Durch Standard-SharePoint Mechanismen (Berechtigungen,
Ansichten, etc.) entsprechend Arbeitsaufteilung möglich
Verschiedene Workflowtypen
– Nur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung)
– Gezielte Personen involvieren

28. Konfigurationsmöglichkeiten
(out of the box)
Definierbare Verantwortlichkeiten
– Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert)
– Z.B. Kostenstellen-basiert
Maske ergonomisch gestaltet
– Wertelisten (z.T. aus SharePoint-Listen)
– Logikprüfungen (Summenprüfung, Freigabegruppen, …)

29. Workflowmaske

30. Workflow Aufgaben
Aktive Benachrichtigung und Zugriff via E-Mail
Zugriff über ecspand Postkorb oder SharePoint Aufgabenliste

31. Report & Historie
PDF Report wird erzeugt und mit Beleg in SAP verknüpft
Integriertes Reporting von Nintex
Einzelne Tasks sind für das Reporting an-/ausschaltbar
– Eigene Einträge könnten noch hinzugefügt werden
Berichts-Center – Reporterstellung durch Admins möglich

32. Fazit
Anbindung von Scan- und Klassifizierungsverfahren
– Validierung gegen SAP Stammdaten
Integration von SAP
– ecspand SAP classifier als Cockpit in SAP
– Datenaustausch Workflow / SAP
– Buchung in SAP
Workflow als Prozessschicht
– Gezielte Workflowsteuerung möglich
– Aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske
– Prüf- und Freigabeprozesse

33. Webcast
http://www.ecspand.de/Documents/Videos
/webcast_zirl_sapeingang.wmv

34. Vielen Dank
www.ecspand.de