Consejos y claves para organizar eventos con éxito. Breve, sencillo y util.

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2. 1. El objetivo
Es importante analizar, de forma previa, si un evento es el mejor
medio para alcanzar nuestro objetivo. Tengamos en cuenta que
organizar un evento supone un gran esfuerzo , tanto respecto a
recursos humanos como a recursos económicos. ¿Hay otra forma
de alcanzar nuestro objetivo? En el caso de que la respuesta sea sí
¿Organizar evento es la mejor opción?
La única forma
de analizar si
nuestro
evento ha
Para que un evento sea efectivo tiene que construirse sobre una
base sólida. Dicha base tiene que cimentarse sobre un(os)
objetivo(s) realistas, definidos y concretos.
Por ello, lo primero que tenemos que tener claro es qué queremos
lograr con nuestro evento ¿Conseguir 50 clientes nuevos? ¿Obtener
mejor opinión por parte de nuestro colaboradores? ¿Dar a conocer
nuestro producto a 250 contactos nuevos?
¿Organizar evento es la mejor opción?evento ha
alcanzado su
meta es
establecer
unos objetivos
concretos y
medibles
desde el
principio.

3. 2. El presupuesto
Lo más importante a la hora de afrontar la organización de un
evento es planificar nuestro presupuesto a fin de adaptarlo a
nuestro posibilidades económicas.
Analizar las necesidades de nuestro evento y detallar el prepuesto
requerido es fundamental para lograr nuestro objetivo y obtener
beneficios.
Es importante
contar en nuestro
presupuesto con
una partida de
“imprevistos”.
Si bien es una
beneficios.
Nuestro presupuesto debe ser realista, tanto respecto a nuestras
posibilidades, como respecto a los gastos que vamos a tener que
asumir.
Si bien es una
partida que no
debería existir, la
realidad de este
trabajo (cuyo
desarrollo debe ir
adaptándose según
se avanza) aconseja
contar con un
capítulo de “extras”
cuyo importe suele
rondar el 5% del
total.
Algunas partidas a cotizar son:
- Alquiler de la sala que acoge el evento
- Catering e incentivos
- Publicidad del evento
- Personal contratado
- Acciones complementarias, previas y posteriores
- etc

4. 3. La fecha
Puesto que uno de nuestros intereses será que nuestro público acuda al
evento que vamos a organizar, es muy importante elegir una fecha que
nos sea propicia.
Una posibilidad muchas veces utilizada es la de hacer coincidir nuestro
evento con otro de mayor envergadura que consiga congregar al sector
Es importante
elegir una fecha
que facilite la
asistencia de
nuestro público. evento con otro de mayor envergadura que consiga congregar al sector
de público que nos interesa. Por ejemplo, es habitual hacer coincidir
presentaciones de producto con ferias del sector.
En el caso de hacer coincidir nuestro evento con otro, es importante que
dicho evento nos sea una ayuda y no un obstáculo. Hemos de tener en
cuenta no poner a nuestro público en la tesitura de acudir a uno u otro
evento: ambos deben ser compatibles en tiempo y espacio.
También es importante tener en cuenta el flujo del trabajo de nuestro
público objetivo para evitar organizar el evento en un momento de alto
volumen de trabajo (periodos de mucho estrés), lo cual obstaculizaría la
asistencia, ni cuando vaya en contra de nuestro objetivo ( presentar un
producto nuevo cuando nuestro clientes ya han hecho sus previsiones
de compra anuales)
nuestro público.
Hay que elegir
con cuidado
tanto el
momento del
año como el día
de la semana
para que la
fecha no sea un
obstáculo para
la asistencia.

5. 4. El lugar
La elección de
un espacio
para celebrar
Tenemos que organizar el evento en un lugar que nos ayude a alcanzar
nuestro objetivo. La ubicación debe ser un incentivo.
El nº de asistentes. Si la sala es demasiado grande, dará la impresión de
que nuestro evento no ha generado interés y ha ido poca gente. Si la
sala es demasiado pequeña, causará malestar a nuestro público pues la
Cuestiones a tener en cuenta:
el evento es
una cuestión
muy
importante
por tratarse
de una partida
de alto
impacto
económico.
sala es demasiado pequeña, causará malestar a nuestro público pues la
falta de espacio dificulta la movilidad.
La seguridad. Es importante elegir un lugar que cuente con todas las
garantías de seguridad tanto para el desarrollo del evento como para
evacuar en caso de necesidad. ¿Tiene servicios complementarios como
enfermería o personal de seguridad propia?
El atrezzo. Dependiendo del tipo de evento, el lugar en sí puede servir
de atrezzo ¿Presentamos un paquete turístico a África en Safari park o
un evento sobre naturaleza en un parque botánico?
Ubicación . Especialmente relevante si hacemos coincidir nuestro
evento con otro (por ser imprescindible hacer viable la movilidad entre
ambos sitios), siempre es importante elegir una ubicación que no sea
un obstáculo para la asistencia. ¿Debemos organizar una feria sobre
oceanografía en una ciudad sin mar ni industria relacionada con ello?

6. 5. La atención
Para organizar con éxito un evento es muy importante lograr la atención
de nuestro público, tanto de forma previa para propiciar su asistencia,
como durante el desarrollo del evento, para lograr nuestro objetivo.
Nunca pierda de vista el objetivo de nuestro evento y dirija la atención
de nuestro público constantemente hacia él: vender nuestros productos,
orientar a nuestro colaboradores para mejorar el posicionamiento de
Salvo
excepciones, el
ocio dentro de
un evento es
solo un orientar a nuestro colaboradores para mejorar el posicionamiento de
nuestra empresa, etc.
solo un
incentivo, no una
finalidad. Es
imprescindible
que nuestro
público esté
atento a nuestro
mensajes y
trabaje en la
dirección que
nos interesa.
Hay tres cuestiones fundamentales, respecto a nuestro público, a la
hora de organizar un evento: captar su atención, mantener su atención y
fidelizar a los asistentes.
Capte su atención mediante acciones publicitarias impactantes y
atractivas. De a su público lo que necesita y póngales en movimiento
hacia su objetivo.
Mantenga su atención desarrollando un evento que cree expectativas
positivas y, sobre todo, creando un ambiente que facilite el trabajo y
la concentración.
Cumpla con lo que les prometió e involúcreles en su proyecto … y
fidelizará a su público.

7. 6. El diseño
Es importante crear un evento cuyo desarrollo nos permita lograr
nuestros objetivos.
Es importante tener en cuenta las siguientes cuestiones:
Duración de las sesiones: La capacidad de atención que tenemos las
personas es limitada. Las sesiones de trabajo no deben de exceder de
3h seguidas por lo que si se necesita más tiempo, hay que prever
Es muy importante
a la hora de 3h seguidas por lo que si se necesita más tiempo, hay que prever
descansos. También es importante que la jornada diaria no exceda de
9h (descansos incluidos).
Necesidades fisiologicas: Es importante tener en cuenta que una
iluminación, oxigenación y espacio suficiente en la sala es fundamental
para posibilitar el trabajo efectivo de los asistentes. Es mejor elegir salas
con luz y oxigenación natural (ventanas) o, al menos, disponer de salas
con estas características para los descansos. También es importante que
la decoración de la sala no canse la vista ni desconcentre respecto al
mensaje (colores neutros, diseños minimalistas,etc) .
Acciones paralelas e incentivos: Si la duración del evento es muy larga,
es una buena opción desarrollar acciones paralelas (de ocio o que
impliquen menor atención) para que el ritmo del evento sea ágil y con
cambios y, por lo tanto, mantengamos la atención de los asistentes.
a la hora de
diseñar nuestro
evento, tener en
cuenta la duración
del mismo y las
condiciones
ambientales.

8. 7. Los incentivos
Los incentivos
deben servir
El uso de incentivos es una forma de mantener la atención de nuestros
asistentes, generar un ritmo de desarrollo ágil, crear valor añadido y
reforzar nuestro mensaje.
Durante el desarrollo del evento.
Es importante mantener despierto el interés de los asistentes en el
evento mediante acciones complementarias (videos, cambios dedeben servir
para mantener la
atención de los
asistentes,
reforzar nuestros
mensajes y
general buena
publicidad.
Acciones paralelas.
Agasajos.
evento mediante acciones complementarias (videos, cambios de
ponentes, comunicaciones impactantes, etc). Es fundamental incentivar
la atención de nuestro público y que no se aburran.
Si la duración del evento lo permite, se pueden diseñar acciones
paralelas que aporten valor añadido a nuestro evento, por ejemplo
creando una zona de expositores que complemente a nuestro congreso.
Además, bien diseñadas, dichas acciones pueden ser una fuente de
ingresos.
Entendemos por agasajos aquellas cuestiones que ofrezcamos a
nuestros asistentes para facilitar el desarrollo del evento (coffe breaks,
material de trabajo, etc) o para agasajarlos (comidas o cenas, regalos).
En todos los casos tiene como finalidad reforzar nuestro mensaje.

9. 8. La publicidad
Uno de los medios para dar a conocer nuestro evento y conseguir el nº
de asistentes deseados es hacer publicidad.
Es importante analizar los canales de publicidad que tenemos a nuestro
alcance para usar aquellos que nos resulten más efectivos tanto en
cuanto a la capacidad de impactar a nuestro público como a controlar el
coste publicitario.coste publicitario.
Es fundamental medir el impacto de nuestra publicidad y la cantidad de
público que vamos a captar a fin de lograr nuestro objetivo. Tan negativo
como obtener poco público es obtener demasiado , sobre todo si no
tenemos posibilidad de aumentar la capacidad de la sala o de realizar
una mayor inversión (a mayor asistencia, mayor coste), por ejemplo.
Contar con colaboradores que nos ayuden a publicitar nuestro evento
puede ser muy positivo siempre que su actividad esté coordinada con la
nuestra y, sobre todo, tengamos bajo control aquellas cuestiones que
afectan directamente a la organización del evento (asistencia, publicidad
de otras empresas, delegación de tareas, patrocinios, etc)

10. 9. Los colaboradores
El éxito del evento depende no solo de la organización, si no de que
todas las partes involucradas en él estén igualmente implicadas.
Por un lado, como colaboradores, tenemos a todas aquellas empresas
que nos suplen de servicios y productos. Hay que tener en cuenta que
salvo en el área de contenido, prácticamente todo el evento se sustenta
en su trabajo (salas, mobiliario, catering, imprentas, agencias de viajes,en su trabajo (salas, mobiliario, catering, imprentas, agencias de viajes,
etc) y por ellos debemos aprender a trabajar con ellos como si fuesen
colaboradores, y no como meros proveedores. Hay que lograr que se
impliquen en nuestro proyecto casi a nuestro mismo nivel.
Es importante que sepamos trasladar a nuestros proveedores lo qué
necesitamos a fin de que puedan satisfacer nuestros requerimientos y
que no haya malentendidos, ni respecto al objetivo a contratar ni
respecto al presupuesto.
También son colaboradores de nuestro eventos todas aquellas empresas
que colaboran con el evento tanto en su desarrollo (expositores,
ponentes, etc) como en su financiación (patrocinadores). Hay que saber
darles el lugar que merecen tanto en el trato como en la participación
del evento.

11. 10. El resultado,
Es importante
cuantificar
nuestro
objetivo desde
el principio
Como veíamos al principio, para que un evento sea efectivo tiene
que desarrollarse en base a unos objetivos realistas, definidos y
concretos.
La única forma de estudiar si nuestro evento ha alcanzado nuestro
objetivo y ha generado beneficios es determinar desde el
principio un objetivo medible (nº de contactos, nº de asistentes,el principio
para poder
analizar el
R.O.I.
(retorno de la
inversión)
después
beneficio – inversión
inversión
R.O.I.=
principio un objetivo medible (nº de contactos, nº de asistentes,
nº de ventas, importe de ventas cerradas, etc).
El cálculo de dicho beneficio se determina mediante el análisis del
R.O.I. (Return on Inverstment) o retorno de la inversión.
Dicho ratio es el resultante de dividir nuestro gasto (beneficio –
inversión) entre la inversión. Ello nos dará un resultado porcentual
que cuanto más alto, mejor (mayor beneficio). Si el resultado
fuese negativo, implicaría perdidas.
No siempre nuestros objetivos eran fácilmente medibles pero
hemos de encontrar desde el principio una forma de cuantificar la
efectividad de nuestro evento a fin de poder realizar un análisis
posterior e incorporarlo a un histórico.

12. ¡Muchas gracias por su atención!
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