2011-06-14 ASIP Santé DMP en ES "Restitution des ateliers du matin"

Programme DMP en ES

Restitution des ateliers
14 juin 2012

Objectif des ateliers
1) Objectif:
capitaliser sur votre expérience de déploiement du DMP pour accélérer le
lancement de nouveaux établissements

2) Démarche : répondre aux 3 questions suivantes :
- Quelles sont les 10 étapes indispensables pour réussir le projet DMP en
établissement ? (axes : stratégie, organisation, communication et formation, technique,…)
Pour chaque étape : préciser les moyens et outils indispensables, facteurs clés de
succès, points de vigilance.
- Au global, quels sont les messages clés que vous souhaiteriez faire
passer à un nouvel établissement ?
- Comment diffuser au mieux cette information ?

Programme DMP en établissement – 14 juin 2012

Groupe 1 : établissements
spécialisés en psychiatrie


Groupe 1 : les 10 étapes
Moyens et outils pour Facteurs clés de
N° Action à mener Points de vigilance
réussir succès
• La psy ne VEUT pas être
spécifique, sa patientèle l’est
1 Intégrer la spécificité • Pédagogie particulière du DMP « Protéger » la patientèle est
• Communiquer sur les
de la psychiatrie spécifique
protections du système
(masquage/suppression/
destruction) et le secret médical
• Décision « affichée
et portée »
Projet d’ES porté par
2 Information • Porté
la direction administrativement et
médicalement
• Passage obligé par les • Le chef de service
instances doit être motivé
• Réflexion sur le contenu du DMP • Sélection de
• Un partage des données psy qui
: écrire les comptes-rendus certaines
nécessite une bonne confiance
différemment pathologies par les
du médecin
• Ne pas éluder les spécificités médecins
• Non partage des données qui
psychiatriques et réfléchir au • Concevoir
risqueraient d’affecter le patient
Informer et motiver meilleur moment pour les traiter l’information
• Des psychiatres qui ne souhaitent
et de quelle façon préalable à la
3 la communauté pas communiquer à d’autres
• Travailler la communication création de manière
médicale (CME) spécialistes ou aux patients
ville/hôpital, partage des données différente :
• Problèmes de mise en œuvre de
psy • Aider le patient
la CME : réflexe de protection du
• Vérifier que les médecins à choisir de
patient : comment va-t-il réagir à
appliquent (même avant l’arrivée créer le DMP
l’information directement accessible
du DMP) la loi de 2002 • Valider avec
via le DMP ?
• Organiser le dialogue interne via lui le dépôt
des réunions d’un document
pluridisciplinaires régulières

Groupe 1 : les 10 étapes (suite)

N° Action à mener Moyens et outils pour réussir Facteurs clés de succès Points de vigilance

• Communiquer entre tous les
S’assurer du bon fonctionnement Absence de carte Vitale
Mise en place acteurs
4 • Régler les problèmes technique (organisationnel et technique) des des patients en psychiatrie et
technique CPS question des ayants-droits
en concertation avec l’éditeur
• Chemin d’information:
• Brochures d’info
• Elargir la possibilité de
• Infirmiers : 1er niveau d’info • Selon l’ES : beaucoup de
création du DMP aux différents
• Secrétaires/ bureau des points d’entrée : trouver
soignants : former infirmiers,
Organisation admissions informent et un moyen d’informer le
5 créent le DMP
secrétaires médicales, etc.
patient sans secrétaires
cible • Intégrer le temps de création
• Décision de création vient médicales/chargés
pour les ressources (secrétariats
du psychiatre d’accueil
et admissions)
• Définir les rôles de chacun dans
l’alimentation du DMP
• Le patient psy peut
craindre que ses données
médicales soient
Modalités • Ne pas faire du DMP un partagées avec des
automatisme personnes qui ne le
d’information Information préalable à l’ouverture
6 • Prioriser les patients qui seront prennent pas en charge
particulières des en capacité de décider de la du DMP
directement (ex:
patients création du DMP pharmaciens)
• Beaucoup de patients
incapables de gérer leur
DMP

Groupe 1 : les 10 étapes (suite 2)

N° Action à mener Moyens et outils pour réussir Facteurs clés de succès Points de vigilance

Associer tout le monde en
7 Associer les acteurs
transversal : CE, CA, patients, etc.

8

• Envisager l’organisation d’une
prise en main à distance
• 2 types de formations : technique
Informer et former les et DMP
9
équipes • Sur l’Intranet : partage de
documents, comptes-rendus de
réunions, supports de formation…


Groupe 1 : Quels sont les messages clés que
vous souhaiteriez faire passer à un nouvel
établissement ?
• Assumer la spécificité de la patientèle en psychiatrie
• Mener une réflexion permanente sur les implications/impacts
• Dégager de la ressource dédiée
• Donner du temps aux responsable du projet DMP dans leur établissement
• A minima 1 ETP à 50% sur les 2 premiers mois
• Difficile à faire à effectif constant
• Beaucoup de formation et d’information pour la mise en place
• De nombreuses réunions : réunion par pôle, plusieurs réunions complémentaires
demandées
• Ressource avec profil conduite du changement et capacité de
gestion du projet


Groupe 1 : Comment diffuser au mieux cette
information ?
Préciser les canaux et supports d’information
Exemple : via les Fédérations Hospitalières (journée SIS et magazine de la
Fédération), via les MOA régionales (…), envoi direct aux ES (…), site web..

• Canaux « habituels » de communication et d’information (Intranet…)
• Le plus important : échange présentiel
• Communication sur le DMP par ARS/MOAR


Groupe 2 : cliniques


Moyens et outils pour Facteurs clés Points de
N° Action à mener
réussir de succès vigilance
Présentation par Sécuriser les
un médecin en praticiens sur la
Présenter le projet
Supports techniques et coordination confidentialité et
en CME dans le
1 informatique. Films avec le directeur sur la facilité
cadre d’une CME
d’action informatique ; d’alimenter et sur
courante
Les films la pérennité du
d’animation. projet.


N° Action à mener
A minima un
médecin, un
responsable
informatique, une
direction et un
secrétaire DMP,
Nommer une Profil de l’équipe
équipe d’actions : volontaire,
DMP, établir un plan motivé,
d’actions: identifier connaissance de
les ressources l’environnement
Trouver les
2 humaines et de l’ES,
budgets
techniques, définir le approche
planning; commerciale;
coordination avec la Accompagneme
maîtrise d’ouvrage nt du projet par
régionale la maîtrise
d’ouvrage
Programme DMP en établissement – 14 juin 2012 régionale
(relations

N° Action à mener
Mobiliser les
Journée porte ouverte secrétaires
pour tous les participants médicales et les Choisir le bon
Communication
de l’ES, films, brochures chargés moment (hors
interne auprès des
3 et affiches, information d’accueil; certification HAS
PS et ensemble des
dans les bulletins de Création pour les ou mise en œuvre
salariés
salaire, diffusion du film chargés d’accueil du DPI)
dans chaque chambre de leur propre
DMP


Groupe X : lesMoyens et outils pour Facteurs clés
10 étapes (suite) Points de
N° Action à mener
Anticiper
l’alimentation du
DMP avec
l’éditeur;
réflexion à mener
sur les process
Mise en oeuvre Ergonomie du
(organisation du
technique : Se rapprocher de son logiciel partie
4 circuit
trajectoire vers la éditeur alimentation.
d’information du
DMP compatibilité Stockage de l’NS
patient à la
création et de la
production du
document à
l’alimentation du
DMP


Groupe « cliniques » : Comment diffuser au mieux
cette information ?

• Relancer les ES pour nommer un correspondant du DMP. Relais
d’information par l’ARS ou co-signature ARS/ASIP.
• Organiser une journée d’information/formation pour accompagner le
correspondant DMP (soit par l’ASIP ou relais régional ou un des 33
établissements pour partager son expérience)
• Formation continue des PS (dans le cadre de la formation continue
en présence de l’équipe projet)
• Communication via des témoignages/des films. Présenter les
usages (à quoi cela sert pour les PS ? Les patients ?)


Groupe 3 : ES publics > 850 lits


Groupe menerles 10 étapes
N° Action à
3 : Moyens et outils pour Facteurs clés Points de
-implication de
la cellule com
dans le groupe
projet
-Communication
- membre de l’ASIP
ville-hopital/outil
Santé, représentant de
de coordination
CME et directoire pour
- implication de
définir axes stratégiques
Sponsor de la la DSI + médecin
1 - Impliquer la com au
direction qui porte les
niveau de la direction
arguments
pour positionner le DMP
majeurs =
-Définir le qui fait quoi
binôme
(copil et groupe projet)
médical/techniqu
e


N° Action à mener
- ne pas décevoir
-pilotage médical
les PS par une
-Faire du lobbying en
convaincre le corps non
2 individuel (PS par PS)
médical alimentation/consu
- En officiel via la CME
ltation

Programme DMP en établissement : réunion de lancement le 23 novembre 2011

N° Action à mener
-lancer le déploiement à - commencer par
l’hopital en même temps que des filières de soins
gérer la durée du le déploiement les PSL - Gestion du temps
3 projet -PSL alimente par la : conviction un par
-déception DMP vide
synthèse un
- Hôpitaux produit CR
- alimentation qui
n’arrive pas
-affichage DMP
définir les règles du - faire un état des lieux
4 jeu avec les éditeurs - - compatible ne veut
rien dire
- gérer le risque
technique
- dissocier l’information et la
- discours type
création
- PSL =
-les services informent les
prescripteur du - zone à forte
patients
consentement du DMP affluence (admission)
-Agents qui font l’information
5 patient sans dépenser sur l’ES mais également sur - Multiplier les - engagement sur
trop d’énergie points de contacts d’autres projets : ex
le DMP, livret d’accueil…
et de possibilités de FIDES
- définir un discours type
création


N° Action à mener

- agents d’accueil
- admission
difficile à motiver au
-Services
- plusieurs départ (FIDES…)
création à différents - Accueil de proximité dans
6 endroits les services dans les
occurrences pour - Direction de la
proposer la création clientèle doit être
chambres
impliquée dès le
- Par les PS
départ
- plusieurs sessions
plénières sur le DMP dans
différents points de l’hopital
-Délocalisation pour la
création : pour le personnel - information vers
de l’hopital mais pour la ville les secrétariats
- informer largement également médicaux (réunion - s’assurer de la
7 au sein de l’hopital / -Création lors de de secrétaires) synergie avec les
com interne manifestations à l’hopital - Information par grandes missions
-Rabattage vers kiosque soignants et non
quand info par les services direction
(2 points centralisés)
- courrier à tous les chefs de
service pour information de
déploiement du DMP

N° Action à mener

- communication ex point presse -> - discours - qui
8
externe/régional création monte en flèche simple communique?

impliquer les - exprime des - que ca devienne
9 représentants des - intégrer dans le copil besoins et font un élément
usagers avancer le projet bloquant
-Automatique avec
possibilité de décochage - Alimentation peut
10 alimentation - définir à l’avancer les - poser pb quand
règles d’alimentations éditeurs non prets


établissement ?
Maximum 5 messages
• Convaincre la direction
• Convaincre le corps médical
• Gérer la durée du projet pour éviter les déceptions
• Création et alimentation : implication des usagers
• Ne pas démarrer seul dans une région /un territoire


information ?

• Presse grand public
• Communication un par un aves les PS
• Réunion de services, courrier envoyé à tous les chefs de service,
• Courrier de CME aux correspondants (PSL…)
• Profiter de toutes les manifestations au sein de l’hopital


Groupe 4 : autres ES


N° Action à mener

0 Comprendre le DMP

- Objectif : se rapprocher
des PSL du bassin 
Sensibiliser/Convai
CPOM
1 ncre la direction,
- Valoriser l’image de
CME
l’ES : amélioration des
relations ville/hopital
- bonne représentation
Constituer l’équipe
du corps médical
projet Mettre les
- Comité intégrant un
2 pluridisciplinaire : usages au centre
représentant des PSL et
définition des rôles du débat
un représentant des
et responsabilités
usages
Sensibiliser et
réunions d’information,
3 informer les PS
CME
interne DMP en établissement – 14 juin 2012
Programme

N° Action à mener
- Etat des lieux des
ressources (checklist)
- Analyse des forces et S’assurer avant
faiblesses lancement de la
Mise en capacité
4 - Analyse de la capacité de l’ES
organisationnelle
géographie de à mettre en place
l’établissement et de le projet
son impact sur les
flux de patients
Mise en capacité Création d’une GAM
5
technique DMP compatible
- Les
ambassadeurs/référents
Organiser les
6 font de l’information
formations
directement au chevet
du patient

N° Action à mener
- Transfert de
Passer du
compétences,
7 lancement à la
procédures
routine
formalisées
S’armer pour - Ateliers dédiés Capacité à
répondre aux - Degrés d’autorisation, répondre aux
8
questions sur solutions de questions/crainte
l’alimentation débrayage ? s des médecins
- Plan de com
- 2eme vague de
Communiquer dès
communication interne
9 que l’ES est en - Communication externe
capacité d’alimenter vers le bassin

- Communication
national vis-à-vis
Pérenniser et - communication interne des patients
10 maintenir la - Valorisation RH des - Développer
dynamique acteurs l’usage chez les
libéraux

Programme DMP en établissement : réunion de lancement le 23 novembre 2011

établissement ?
Maximum 5 messages
• Intégrer la médecin de ville dès l’amont (donner du sens à l’usage,
valoriser l’ES dans le bassin, lien Hôpital Numérique)
• Intégrer la consultation dès l’amont
• Définir en amont les modalités d’alimentation du DMP
• Organiser la montée en charge progressive (ex : services pilotes)
• S’assurer des ressources disponibles


information ?

• Implication de l’ARS : un engagement institutionnel qui a du poids
(intégration dans les CPOM + intégration du DMP dans les projets
de CHT + communication vers les ES)
• Implication du GCS : engagement opérationnel
• Utiliser les Fédérations (FHF, FHP etc.)


Groupe 5 : HAD et clinique
néphrologique, spécificités sur le
projet DMP?


Moyens et outils pour Facteurs clés de Points de
N° Action à mener
réussir succès vigilance

Partager une
Constituer une même Organisation du
1 équipe projet Formation, démonstration compréhension et projet,
pluridisciplinaire une même vision cadencement
du projet
Relation éditeurs Effets de bord
Régler les
1 personne compétente et Soutien ASIP (bien analyser les
2 problématiques
impliquée au service Santé incidences en
techniques
informatique équipement…)
Considérer le
Informer largement Tous les moyens
DMP comme un Personne ne doit
3 l’ensemble des disponibles : réunions,
véritable projet se sentir exclu
personnels newsletters, intranet
d’établissement
Préciser le périmètre Tenir compte des
4 en tenant compte des profils patients (ex.
spécificités soins palliatifs)


Moyens et outils pour Facteurs clés de Points de
N° Action à mener
réussir succès vigilance

Formaliser la Implication des
Tenir compte des
procédure médecins et des
spécificités (ex.
5 d’information et de soignants dans
équipement à
création (qui informe? l’information des
domicile)
qui crée ? où ?) patients
Formation d’un référent
Appropriation et Remotiver
Sensibiliser et former capable de décliner les
adaptation des régulièrement les
6 les personnes formations
outils fournis par acteurs impliqués
impliquées Utilisation des outils ASIP
l’ASIP
Santé
Définir les Bien identifier les
Adopter une
documents et la documents et leur
7 Validation en CME démarche
procédure mode
progressive
d’alimentation d’alimentation
Réunions mensuelles
Communiquer les
8 Evaluer le projet Suivre le nombre de DMP
résultats
créés et alimentés


établissement ?
• En routine, la création du DMP ne pose pas de difficultés (peu de
refus, peu de temps …)
• Savoir se projeter à long terme, rester optimiste et savoir dès le
début que les bénéfices ne seront pas immédiats
• Le DMP améliore l’image de l’ES auprès des autres ES, des
libéraux, des patients
• Si vous vous lancez, il faut dès le départ constituer une équipe projet
compétente et motivée


information ?
• Communication nationale grand public
• Intégration du DMP dans l’accréditation des ES à moyen terme avec
une des étapes préalables de soutien
• Témoignages dans Magazines Fédérations
• Montrer le DMP


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