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Programme DMP en
     établissement de santé:
     Mener le projet DMP en établissement de santé : retour
     d’expérience de la Franche-Comté

     23 Novembre 2011




Mr V.BONNANS
Plan de la présentation


    • DMP : Mobiliser les acteurs dans l’établissement
       o Acteurs administratifs et techniques
       o Acteurs médicaux


    • DMP : Organiser la création des dossiers

    • DMP : Alimenter
    • DMP : Communiquer vers les acteurs extérieurs

    • Conclusion




2
DMP : Mobiliser les acteurs dans l’ES
                               acteurs administratifs et techniques
La Direction Générale arbitre et donne le rythme :
•   Donne une priorité au projet DMP par rapport aux autres projets de établissement.
•   Implique la communauté médicale : Directoire, CME …
•   Fixe les missions des directions et les objectifs

Commission Médicale d’Établissement (CME) : Valide les grands principes
d’utilisation du DMP dans l’établissement.

DIM : Rôle charnière indispensable entre le médical, l’administratif, la technique (un allier
important pour réussir la mise en œuvre du DMP dans un ES)
Chefs de service ou responsable de pôle : Une décision en CME est une condition
nécessaire, mais pas suffisante pour impliquer les PS de l’établissement. Il est
indispensable de convaincre chaque chef de service avec des arguments adaptés
à sa pratique (urgence, imagerie, cardiologie …).



                                                                                                3
DMP : Mobiliser les acteurs dans l’ES
                                                     Pour gagner du temps !
    •   Commande des carte            CPE/CPS   : Portail de   commande   en ligne   TOM
        https://tom.gip-cps.fr/tom/

    •   Pour anticiper les questions en CME : Plaquettes ASIP « Le Dossier Médical
        Personnel et la sécurité », « Le Dossier Médical Personnel et la responsabilité
        médicale »

    •   Information interne : Intranet DMP personnalisable.




4
DMP : Organiser la création des dossiers
Avec quelques mois de recul, quelques règles se dessinent :
•   La création dépend plus de l’organisation en place et de son suivi dans le temps
    que de l’outil utilisé : portail web DMP, GAM DMP-compatible.

•   Mise en place de plusieurs « lignes » pour créer (lieux où les patients attendent) :
      ligne 1 : Admission (Bureau des entrées).
      ligne 2 : Accueil dans les services de consultation qui alimentent le DMP.

•   Privilégier une organisation collective à une personne dédiée (pb de continuité de
    service : congés, RTT, maladie).
•   Proposer et informer de façon systématique (ne pas entrer dans une discussion
    avec le patient et renvoyer vers la plaquette d’information).

•   Informer les autres acteurs que le DMP est créé (la carte vitale n’est pas
    systématiquement demandée dans les services) : mention sur la pochette
    d’admission…




                                                                                           5
DMP : Organiser la création des dossiers
                                                     Pour gagner du temps !
    •   Durée moyenne de création d’un DMP (portail web) : 3 à 4 minutes
    •   Première question à poser : Disposez-vous un Dossier Médical Personnel ?
    •   Information : des Kakemonos, des affiches … permettent de rapidement démarrer la
        création. Il est aussi possible de personnaliser les supports !




                                               Affiche création
                                               personnalisée
           Photo sous main




                             Sous main plastifié :
6                            « pense bête DM P »
DMP : Organiser la création des dossiers
                             Pour gagner du temps !




Tampon sur la pochette de
consultation permettant
d’informer les services :
• sur l’existence d’un DMP
• sur le consentement
    d’alimentation.
DMP : Alimenter
                               un problème complexe dans un ES
•   Problématiques techniques:
      Documents produits dans des progiciels différents (balkanisation)
             Mise à jour d’un grand nombre de progiciels, Mise à jour des interfaces identité /
              Gestion de l’INS-C dans les applications

•   Problématiques organisationnelles :
        Formation des agents (nouvelles options et interfaces dans les progiciels).
        Sélection des documents à envoyer dans le DMP par les PS.
        Gestion des problèmes de transfert (qui traite ?).
        Information des patients (le patient sait-il que son DMP va être alimenté ?).

•   Problématiques légales :
      Tout document publié dans le DMP engage la responsabilité de l’établissement
       (Directeur, Professionnels de Santé).
      Organisation du Recueil du consentement avant l’envoi des documents dans le
       DMP.




                                                                                                   8
DMP : Alimenter
                                               une réponse pragmatique
•   Statuer sur une « politique d’alimentation du DMP » en CME et donner la
    possibilité de maîtriser la mise en œuvre de cette politique. (Il y a déjà une
    obligation de transmettre certains documents directement au patient : article R1112-1
    CSP, le DMP n’est qu’un moyen supplémentaire pour le faire)

•   Traiter séparément les problématiques de consultation (portail web) et
    d’alimentation.
•   Ne pas chercher systématiquement à modifier les progiciels et utiliser les
    interfaces existantes (la majorité des progiciels disposent nativement d’une interface
    HL7 ORU pour renvoyer les documents dans le SIH)

•   Concentrer les problématiques dans un composant unique au sein du SI
    de l’établissement (à l’image de ce qui à été fait au moment de la CCAM)




                                                                                         9
DMP : Alimenter
                                                       Pour gagner du temps !
     •   Prioriser la mise en place de l’INS-C: Pas d’alimentation possible sans INS-C dans
         le SI!
     •   Commencer par les documents « Simples » : L’envoi d’un courrier de sortie et
         souvent moins sujet à polémique qu’un compte-rendu de radiologie ou d’urgence !

     •   Éviter le tout automatique (Il est impératif que les PS puissent maîtriser ce qui est
         envoyé dans le DMP) Privilégier le systématique (mention d’envoi dans le DMP
         dans le modèle du courrier par exemple).
     •   Bien contrôler la qualité de ce qui est envoyé : La version électronique d’un
         document est parfois très différente de la version papier !




                  Mention sur le CR de
                   l’envoi dans le DMP
10
DMP : Communiquer vers les acteurs extérieurs

Dans un établissement, la mise en place du DMP va s’inscrire dans le temps
(sur plusieurs mois, voir plus) et la montée en charge sera progressive (tous
les services ne démarrent pas en même temps).
Comment et Quand informer les acteurs en interaction avec l’ES
(médecine de ville, PS des autres ES …) ?
    • Mailing institutionnel : portée limitée dans le temps, trop générale !
    • Donner les moyens aux services qui utilisent le DMP de communiquer
      (utiliser l’usage ) en direction de leurs correspondants (Utilisation des
      supports existants pour passer l’information sur le DMP) :
                   Mention DMP sur les enveloppes.
                   Courrier à entête DMP ou mention DMP sur les comptes-rendus.
                   Information sur le DMP sur les pochettes de radio
                   …


                                                                                   11
DMP : Communiquer vers les acteurs extérieurs
                                   Pour gagner du temps !




                              CHRU : Communication sur le DM P sur
                              les enveloppes envoyées aux patients et
                              aux médecins de ville


                        CHRU : Exemple de compte-rendu
12
                        envoyé au médecin traitant.
DMP : Communiquer vers les acteurs extérieurs
                                      Pour gagner du temps !




                      Communication sur le DM P sur les
                      pochettes de radiologie
13
Conclusion




14
     ASIP Santé : « Guide pratique du projet DMP en établissement de santé » page 19
Merci …

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2011-11-23 ASIP Santé DMP en ES "Mener le projet DMP en ES : retour d’expérience de la Franche-Comté"

  • 1. Programme DMP en établissement de santé: Mener le projet DMP en établissement de santé : retour d’expérience de la Franche-Comté 23 Novembre 2011 Mr V.BONNANS
  • 2. Plan de la présentation • DMP : Mobiliser les acteurs dans l’établissement o Acteurs administratifs et techniques o Acteurs médicaux • DMP : Organiser la création des dossiers • DMP : Alimenter • DMP : Communiquer vers les acteurs extérieurs • Conclusion 2
  • 3. DMP : Mobiliser les acteurs dans l’ES acteurs administratifs et techniques La Direction Générale arbitre et donne le rythme : • Donne une priorité au projet DMP par rapport aux autres projets de établissement. • Implique la communauté médicale : Directoire, CME … • Fixe les missions des directions et les objectifs Commission Médicale d’Établissement (CME) : Valide les grands principes d’utilisation du DMP dans l’établissement. DIM : Rôle charnière indispensable entre le médical, l’administratif, la technique (un allier important pour réussir la mise en œuvre du DMP dans un ES) Chefs de service ou responsable de pôle : Une décision en CME est une condition nécessaire, mais pas suffisante pour impliquer les PS de l’établissement. Il est indispensable de convaincre chaque chef de service avec des arguments adaptés à sa pratique (urgence, imagerie, cardiologie …). 3
  • 4. DMP : Mobiliser les acteurs dans l’ES Pour gagner du temps ! • Commande des carte CPE/CPS : Portail de commande en ligne TOM https://tom.gip-cps.fr/tom/ • Pour anticiper les questions en CME : Plaquettes ASIP « Le Dossier Médical Personnel et la sécurité », « Le Dossier Médical Personnel et la responsabilité médicale » • Information interne : Intranet DMP personnalisable. 4
  • 5. DMP : Organiser la création des dossiers Avec quelques mois de recul, quelques règles se dessinent : • La création dépend plus de l’organisation en place et de son suivi dans le temps que de l’outil utilisé : portail web DMP, GAM DMP-compatible. • Mise en place de plusieurs « lignes » pour créer (lieux où les patients attendent) :  ligne 1 : Admission (Bureau des entrées).  ligne 2 : Accueil dans les services de consultation qui alimentent le DMP. • Privilégier une organisation collective à une personne dédiée (pb de continuité de service : congés, RTT, maladie). • Proposer et informer de façon systématique (ne pas entrer dans une discussion avec le patient et renvoyer vers la plaquette d’information). • Informer les autres acteurs que le DMP est créé (la carte vitale n’est pas systématiquement demandée dans les services) : mention sur la pochette d’admission… 5
  • 6. DMP : Organiser la création des dossiers Pour gagner du temps ! • Durée moyenne de création d’un DMP (portail web) : 3 à 4 minutes • Première question à poser : Disposez-vous un Dossier Médical Personnel ? • Information : des Kakemonos, des affiches … permettent de rapidement démarrer la création. Il est aussi possible de personnaliser les supports ! Affiche création personnalisée Photo sous main Sous main plastifié : 6 « pense bête DM P »
  • 7. DMP : Organiser la création des dossiers Pour gagner du temps ! Tampon sur la pochette de consultation permettant d’informer les services : • sur l’existence d’un DMP • sur le consentement d’alimentation.
  • 8. DMP : Alimenter un problème complexe dans un ES • Problématiques techniques:  Documents produits dans des progiciels différents (balkanisation)  Mise à jour d’un grand nombre de progiciels, Mise à jour des interfaces identité / Gestion de l’INS-C dans les applications • Problématiques organisationnelles :  Formation des agents (nouvelles options et interfaces dans les progiciels).  Sélection des documents à envoyer dans le DMP par les PS.  Gestion des problèmes de transfert (qui traite ?).  Information des patients (le patient sait-il que son DMP va être alimenté ?). • Problématiques légales :  Tout document publié dans le DMP engage la responsabilité de l’établissement (Directeur, Professionnels de Santé).  Organisation du Recueil du consentement avant l’envoi des documents dans le DMP. 8
  • 9. DMP : Alimenter une réponse pragmatique • Statuer sur une « politique d’alimentation du DMP » en CME et donner la possibilité de maîtriser la mise en œuvre de cette politique. (Il y a déjà une obligation de transmettre certains documents directement au patient : article R1112-1 CSP, le DMP n’est qu’un moyen supplémentaire pour le faire) • Traiter séparément les problématiques de consultation (portail web) et d’alimentation. • Ne pas chercher systématiquement à modifier les progiciels et utiliser les interfaces existantes (la majorité des progiciels disposent nativement d’une interface HL7 ORU pour renvoyer les documents dans le SIH) • Concentrer les problématiques dans un composant unique au sein du SI de l’établissement (à l’image de ce qui à été fait au moment de la CCAM) 9
  • 10. DMP : Alimenter Pour gagner du temps ! • Prioriser la mise en place de l’INS-C: Pas d’alimentation possible sans INS-C dans le SI! • Commencer par les documents « Simples » : L’envoi d’un courrier de sortie et souvent moins sujet à polémique qu’un compte-rendu de radiologie ou d’urgence ! • Éviter le tout automatique (Il est impératif que les PS puissent maîtriser ce qui est envoyé dans le DMP) Privilégier le systématique (mention d’envoi dans le DMP dans le modèle du courrier par exemple). • Bien contrôler la qualité de ce qui est envoyé : La version électronique d’un document est parfois très différente de la version papier ! Mention sur le CR de l’envoi dans le DMP 10
  • 11. DMP : Communiquer vers les acteurs extérieurs Dans un établissement, la mise en place du DMP va s’inscrire dans le temps (sur plusieurs mois, voir plus) et la montée en charge sera progressive (tous les services ne démarrent pas en même temps). Comment et Quand informer les acteurs en interaction avec l’ES (médecine de ville, PS des autres ES …) ? • Mailing institutionnel : portée limitée dans le temps, trop générale ! • Donner les moyens aux services qui utilisent le DMP de communiquer (utiliser l’usage ) en direction de leurs correspondants (Utilisation des supports existants pour passer l’information sur le DMP) :  Mention DMP sur les enveloppes.  Courrier à entête DMP ou mention DMP sur les comptes-rendus.  Information sur le DMP sur les pochettes de radio  … 11
  • 12. DMP : Communiquer vers les acteurs extérieurs Pour gagner du temps ! CHRU : Communication sur le DM P sur les enveloppes envoyées aux patients et aux médecins de ville CHRU : Exemple de compte-rendu 12 envoyé au médecin traitant.
  • 13. DMP : Communiquer vers les acteurs extérieurs Pour gagner du temps ! Communication sur le DM P sur les pochettes de radiologie 13
  • 14. Conclusion 14 ASIP Santé : « Guide pratique du projet DMP en établissement de santé » page 19