Partage de mon expérience de la mise en oeuvre du Personal Kanban dans différents environnements (toujours avec le même support – à savoir Trello), de l’évolution de la pratique, et de mes réflexions sur le sujet.
La présentation comporte un focus important sur l’usage en environnement pro et la dimension collaborative.
Ce n’est pas une présentation théorique du Personal Kanban « by the book », mais la présentation reste accessible sans véritable pré-requis.
L'enregistrement vidéo est disponible sur InfoQ France : https://www.infoq.com/fr/presentations/culture-kanban-eric-siber-personal-kanban-depuis-les-tranchees
5. Qui suis-je ?
Dans le monde du service en IT, en Région
Parisienne depuis plus de 10 ans :
● Agile Java Craftsman
● Creative Ecosystem Organizer
● Runner et Papa 2.0
6. Qui suis-je ?
Dans le monde du service en IT, en Région
Parisienne depuis plus de 10 ans :
● Agile Java Craftsman
● Creative Ecosystem Organizer
● Runner et Papa 2.0
Sur le plan communautaire :
● Membre actif, modérateur, rédacteur et responsable
bénévole Java sur Developpez.com de 2005 à 2009
● Co-organisateur de la conférence Agile France en 2013
● Interventions en conférence (Scrum Day, Agile Toulouse,
Breizhcamp, Agile France)
7. De quoi va-t-on parler ?
● Rappels et définitions
● Comment j’en suis arrivé au(x) Personal
Kanban
● De l’individuel au collectif chez Novedia /
VISEO Technologies
● Focus sur mon Personal Kanban Pro
● Un changement de perspective
● Personal Kanban unique : un mythe ?
● Conclusions
9. « A personal kanban board is for an individual. »
10. « Personal kanban is called personal because it
helps you optimize your life towards your purpose. »
11. « In contrast to industrial Kanban, in Personal
Kanban, the items contained in the value stream
are often less defined and more often than not
even the outcome is not clear. »
Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
12. « Un Personal Kanban est une représentation
Kanban de l’état des activités d’un individu ou de
plusieurs individus poursuivant un but commun. »
Eric SIBER
13.
14. Les 5 pratiques centrales de la méthode Kanban
• Visualiser
• Limiter le nombre de tâches en cours
• Gérer le flux
• Rendre les normes de processus explicites
• Utiliser des modèles pour reconnaître les
opportunités d’amélioration
15. « A value stream visually represents the flow of your
work from its beginning through to its completion »
Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
16. « without visualization, prioritization is reactionary
and thoughtless »
Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
17. « maximum effectiveness results when we limit our
WIP and focus on the task before us »
Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
18. Personal Kanban
Aggregated Personal Kanban
Team Kanban
Emergent Workflow Board
Per Person WIP Limit
Constant WIP (CONWIP)
Aggregated Team Kanban
Physical Space Kanban
Virtual Kanban
Classes of Service
Capacity Allocation
Liquidity optimization
« Personal Kanban tracks
items of importance to the
individual »
« Organizational Kanban
tracks items of value to the
organization »
Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
25. « it is better to start stopping and stop starting »
Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
26. Dernier Value Stream connu
• Maybe / later
• En attente de paiement
• TODO
• DOING
• DONE
• Revu en séance
• Readme
• 2014
27.
28.
29. « Similar to a lot of other activities you do, day in
and day out, you cannot just consider them done
or not done, and thus the binary model does not
work for all of your activities. »
Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
32. « It is only when people are confronted with the
reality they live in, that actions are taken to
improve it. »
Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal
happiness
33.
34.
35.
36. Responsable Expertise IT
Objectifs du poste
• Promouvoir le savoir-faire techno de Novedia en interne et en externe
• Participer à la mise en place d'un environnement favorisant la communication de nos
collaborateurs sur leur expertise
• Identifier et challenger nos experts et nos experts en devenir
Activités
Gouvernance des pratiques de veille et des outils de capitalisation :
(...)
Accompagnement de la croissance de Novedia en effectif dans le domaine
de l'expertise
(...)
Optimisation de la communication autour de nos expertises
(...)
Pilotage et centralisation des partenariats type sponsoring
(...)
Ces activités seront réalisées en collaboration avec l'équipe RH, l'équipe Commerciale,
les Consultants Managers, les responsables de Communautés et les porteurs d'offres
technos.
50. Personal Kanban depuis les tranchées
De l’individuel au collectif
chez
Novedia / VISEO Technologies
51.
52.
53.
54. « Repetitive tasks can clutter
your Personal Kanban and
create wasteful overhead »
Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
55.
56. « Every time your work involves another
person or something happens outside your
immediate control, make sur it is reflected on
your board. »
Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
64. « Mon cycle de vie »
versus
« Le cycle de vie d’un ensemble
d’activités »
Quelques objectifs
Améliorer la visibilité par groupe d'activités
Partager un value stream
Inciter à la collaboration
Customer-valued work items
87. Un unique tableau
(individuel) avec toutes
les facettes de sa vie
Des facettes à la
bande passante très
hétérogène
Des sujets pourtant (partiellement) partagés avec d'autres
personnes (famille, travail) représentant ces facettes
90. « move from doing good work to doing great
work »
Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
91.
92.
93.
94.
95.
96. « Happiness may be the best measure of
success »
Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
97. • Le site des auteurs de Personal Kanban – Mapping Work | Navigating Life
• Présentation par Guillaume LOURS alignée avec le livre Personal Kanban
• Personal Kanban at work + Personal Kanban as an Organisational Lens (Nomad8)
98. Personal Kanban depuis les
tranchées
Productivité (et collaboration ?) au rendez-vous
Eric SIBER - @esiber – 29/06/2016
#CultureKanban #PKTrenches
Notas do Editor
Partager mon expérience de la mise en oeuvre du Personal Kanban dans différents environnements (toujours avec le même support – à savoir Trello), de l’évolution de la pratique, et de mes réflexions sur le sujet.
Focus sur l’usage en environnement pro
Ce n’est pas une présentation théorique du Personal Kanban « by the book », mais la présentation reste accessible sans véritable prérequis.
Brown Bag Lunch
IN PROGRESS : 2’
RESTANT : 43’
Définition Personal Kanban
Pas vraiment de définition « référence » sur la toile, ni dans les quelques ouvrages
Définition Personal Kanban
Ma définition du Personal Kanban
Le personal Kanban ne se réduit pas nécessairement à un unique individu
Le Personal Kanban et le Lean
5S :
Seiri : supprimer l'inutile
Seiton : situer les choses
Seiso : (faire) scintiller
Seiketsu : standardiser les règles
Shitsuke : suivre et progresser
Les éléments communs avec Kanban
Les éléments communs avec Kanban
Visualizing your work
Les éléments communs avec Kanban
Visualizing your work
Les éléments communs avec Kanban
Limiting multitasking
Du Personal Kanban à l’Organizational Kanban
Classification issue d’une réflexion sur la maturité des usages Kanban par David ANDERSON
Personal :
Items vary wildly in size, type and urgency
Organizational :
Predictable and Repetable
Standard work item (via Classes de service)
Enrichi à travers le système
Du Personal Kanban à l’Organizational Kanban
Personal :
On suit l'état d'une activité | On suit des tâches
=> Processus générique
Organizational :
On suit un flux de travail à travers des activités spécifiques
=> Processus spécifique
Différences dans les schémas de visualisation
D’une visualisation user centric à une visualisation item centric et systémique
Trello et son écosystème
Utilisation standard : aucune fonctionnalité avancée ne sera maltraitée dans cette présentation
IN PROGRESS : 8’
RESTANT : 37’
Premier contact avec Agile France
Décembre 2012
Personal Kanban & Agile France 2013
message : l’importance de visualiser
message : sens de parcours lors de la réunion hebdo, notion de pull + GTD
Personal Kanban & Agile France 2013
message : rétrospective + évolution des colonnes
Personal Kanban & Agile France 2013
message : réunion hebdo indispensable pour à la fois de synchroniser mais aussi se motiver / s’affecter des cartes pour la semaine à venir
Zeigarnik Effect : désigne la tendance à mieux se rappeler une tâche qu'on a réalisée si celle-ci a été interrompue alors qu'on cherche par ailleurs à la terminer. Le fait de s'engager dans la réalisation d'une tâche crée une motivation d'achèvement qui resterait insatisfaite si la tâche est interrompue. Sous l'effet de cette motivation une tâche interrompue doit être mémorisée mieux qu'une tâche achevée.
Le Personal Kanban en famille
novembre 2013
Le Personal Kanban en famille
Comment on gérait avant notre TODO List « agile »
message : limitations notamment dans la visualisation / représentation
remarque : revue parfois le dimanche soir
remarque : ce qu’on a perdu / non conservé (effort)
Le Personal Kanban en famille
Coïncidence avec la naissance de Clément ?
message : le précédent modèle ne passe pas à l’échelle
Le Personal Kanban en famille => TRANSITION
Message : correspond à l’étape 1 de la mise en place d’un PK : le backlog
Remarque : tout n’a pas été reporté (priorités + Seiri : supprimer l'inutile)
Le Personal Kanban en famille
Anecdote Kanban Physique mariage
message : la bande passante dédiée et la fréquence des interactions font tendre vers une solution plus visuelle & kinesthésique
Le Personal Kanban en famille => Notre Value Stream actuel
message : les idées de côté restent « de côté » car on ne prend pas le temps de regarder (rétrospective) ensemble le kanban et d’échanger / partager
message : apparition des mémos, soit une façon de fournir les informations nécessaires à la réalisation de tâches récurrentes, ou de consolider les informations pour une tâche annuelle telle la déclaration d’impôts
Le Personal Kanban au boulot
Au boulot = Novedia, pas le client
A mis du temps à venir => novembre 2013
Le Personal Kanban au boulot => Avant octobre 2012
Mails + documents + mémoire
message : ma charge / bande passante n’a pendant un moment pas mis en défaut cette stratégie (aux défauts près)
Le Personal Kanban au boulot => D’octobre 2012 à avril 2013
Prise de fonction Expertise IT (fiche de poste)
message : augmentation de périmètre même si la bande passante ne suit pas tout de suite
Le Personal Kanban au boulot => Avril 2013
Augmentation de bande passante et passage à la liste papier
Le Personal Kanban au boulot => Avril 2013
Augmentation de bande passante et passage à la liste papier
Le Personal Kanban au boulot => Avril 2013
Augmentation de bande passante et passage à la liste papier
message : un premier pas vers la visualisation
Le Personal Kanban au boulot
Mode opératoire sur ma liste papier
message : tentatives d’enrichissements visuels
Le Personal Kanban au boulot => Limitations du mode liste papier :
Mise à jour
Nouveaux éléments
Statut des tâches entamées
message : les limites
message : la recherche mail tournait à plein régime
Le Personal Kanban au boulot => Novembre 2013 et passage à Trello
message : on retrouve encore l’étape 1 de constitution de backlog
Le Personal Kanban au boulot => Novembre 2013 et passage à Trello
message : il y a eu bien plus que l’héritage de la liste papier (décharge mentale)
Le Personal Kanban au boulot => Le Value Stream Initial
message : ISO par rapport à la liste papier
Le Personal Kanban au boulot => Perso en janvier 2015
message : work life balance + Total Leadership
My Personal Kanban : cette fois c’est le bon ! => Perso en janvier 2015
message : work life balance + Total Leadership
Le Personal Kanban au boulot => Perso en janvier 2015
message : work life balance + Total Leadership
Le Personal Kanban au boulot => Perso en janvier 2015
message : work life balance + Total Leadership
Le Personal Kanban au boulot => Perso en janvier 2015
Apparition de notion de WIP
Apparition de notion de rétrospective (Bilan à faire)
IN PROGRESS : 20’
RESTANT : 25’
Mon Personal Kanban au boulot : focus
Nous allons parler :
Des évolutions de mon Value Stream Initial
Des évènements externes et de la façon dont je les ai traité
De la priorisation, planification et replanification
Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne « journée. »
La sémantique de "journée" n'était pas respectée car les cartes s'accumulaient au fil de la semaine.
La colonne « Today » fait pourtant partie des recommandations dans l’ouvrage de référence.
J’avais 2 options :
Renommer comme je l’ai fait
Rajouter une colonne « En cours »
Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne « Et si ... »
Cause :
Le backlog devient trop gros
Sujets de fonds
Eviter les tâches XL non importantes
Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne « Templates »
Cause :
Certaines tâches récurrentes
... dont la structure est identique (Cf. différentes checklist)
... dont le contenu n'est pour autant pas le même
Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne «Suivi »
Cause :
Activités sans fin
En attente stimuli externe non clairement identifié, ou nouvelle planification
La carte devient un espace de stockage intermédiaire
Les données les plus pertinentes et actualisées
Les données peuvent être allégées / reportées dans d’autres documents
Ex. suivi collaborateur
Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne « En attente »
Cause :
Activités bloquées
En attente action interlocuteur
« The Pen » dans l’ouvrage de référence
Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne « A replanifier »
Diagnostic:
Activité mise en suspens à minima jusqu'à la fin de semaine
Replanification (ou non) en fin de semaine
Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => une non-règle
On peut reculer dans mon PK !
Mon Personal Kanban au boulot : Les évènements externes
Rappel : ce qui alimente le backlog
message : intégrer au plus vite (donc le plus fréquemment possible) au backlog
« Our focus should be on avoiding emergencies, not reacting to them » - Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
Mon Personal Kanban au boulot : Les évènements externes
Si rapide à traiter, on traite => Mise à jour du Kanban si pertinent (carte existante, activité ayant plusieurs étapes)
Si effort non négligeable, mise à jour du Kanban
Si existant, déplacement de la carte
Si non existant, création de la carte dans "To do »
Planification le cas échéant si intégré dans la semaine
Mon Personal Kanban au boulot : (Re)planification de fin de semaine
Utilisation de la Due Date sur les cartes pour déterminer ce qui doit être replanifier à la semaine suivante
Pas toujours utilisée, donc nécessite une passe complète
Pourrait être amélioré si je m’oblige à mettre une Due Date systématiquement quand j’alimente la colonne "A replanifier"
Replanification en fin de semaine :
Passage en revue de la colonne "A replanifier" pour extraire ce qui peut être poursuivi semaine suivante
Passage en revue de la colonne "En attente" pour identifier ce qui aurait pu m'échapper, le cas échéant déplacement dans la colonne "Semaine" ou "A replanifier »
Passage en revue des colonnes "Templates", "To do", "Suivi" pour identifier ce qui nécessiterait d'être traité dans la semaine à venir
Mon Personal Kanban au boulot : Priorisation et planification de semaine
Priorisation de la colonne "Semaine" avec utilisation de la Due Date pour définir les journées ciblées pour démarrer les tâches (en tenant compte de la répartition des réunions)
Le bas de la liste reprend des tâches sans échéance forte, mais qu'il serait bon d'avancer
Optimisme passager lors du traitement de la colonne "To do »
Cartes qui stagnent plusieurs semaines si l'alimentation avec des tâches prioritaire ne désemplit pas ...
Ajustement de la planification (colonne Semaine) en cours de semaine (soir ou matin)
« Personal Kanban gives us context, and shows us how that context impacts our ability to make decisions »
« pushing decisionmaking to the last responsible moment »
« Prioritize on-the-fly is key »
Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
Mon Personal Kanban au boulot : changement de perspective
Travail individuel vs. travail collectif
Changement de perspective
Changement de perspective => billets blogs
Le Value Stream Initial (sans backlog)
Combinaison avec l'usage de Yammer
Catégorisation par Practice => indicateur visuel de la charge
Changement de perspective => billets blogs
Ajout de colonne "En projet" => enfin un backlog et la tentation de tirer le flux
Ajout d'une carte "Template"
Changement de perspective => billets blogs
Ajout d'une carte "Template"
Changement de perspective => billets blogs
Représentatif d’un board Kanban classique (cf. la nature des items) même si l’ensemble du processus (aval) n’est pas couvert
Changement de perspective => sponsorings
Un board par sponsoring
Structuration et augmentation de la collaboration au fil des sponsoring
Changement de perspective => sponsorings
Représentatif d’un Personal Kanban d’équipe (cf. la nature disparate des items)
Changement de perspective => évènements
Value Stream initial / actuel :
Informations utiles
En projet (contient plusieurs cartes Templates)
A planifier
Planifié
A Archiver
Changement de perspective => évènements
Utilisation de la due date pour matérialiser la planification / date de l'évènement
Catégorisation par type d'évènement => lissage sur le mois
Changement de perspective => évènements
Changement de perspective => évènements
Changement de perspective => évènements
Représentatif d’un board Kanban classique (cf. la nature des items) même si l’ensemble du processus (aval) n’est pas couvert
Changement de perspective => dernier accélérateur
Ma démission
Autres board créés pendant mon préavis :
Relations Editeurs
Pilotage et suivi des sponsorings
Ecosystème BT (conférences, e-learning, etc.)
Notoriété BT Paris
Changement de perspective => dernier accélérateur
Changement de perspective => bilan
Parler du passage d’un board unique type Personal Kanban à la cohabitation de ce même board (allégé) et de boards :
Type Personal Kanban d’équipes
Type Kanban avec différents niveaux de maturité
Changement de perspective => difficultés
Nécessite une vision commune des usages
Changement de perspective => difficultés
Nécessite une homogénéisation des pratiques (ex. notification)
Changement de perspective => difficultés
Nécessite des points de synchronisation régulier pour aligner tout le monde (cf. expérience Agile France)
Changement de perspective => limites
Ne fonctionne que si les individus se l'approprient et ont du temps pour y contribuer => Potentiellement plus pertinent que les plus concernés (co-)créent eux même le(s) board(s)
Changement de perspective => limites
Multiplication des boards :
Quid de la Big Picture ?
Complexité de la visualisation centrée sur l'individu
Quid du WIP ?
Par individu ?
Par board ?
IN PROGRESS : 37’
RESTANT : 8’
Le mythe du Personal Kanban unique
Rappel de ma situation :
3 Personal Kanban (Famille, Pro, Perso)
2 Personal KanbanPro d’équipes
Entre 5 et 10 Kanbans
Le mythe du Personal Kanban unique
Rappel du Personal Kanban à l’Organizational Kanban :
Des perspectives différentes
Le mythe et ses incohérences
Un unique tableau (individuel) avec toutes les facettes de sa vie
Des facettes à la bande passante très hétérogène
Des sujets pourtant (partiellement) partagés avec d'autres personnes (famille, travail)
Le mythe : expérimentations possibles
Rappel des enjeux :
Visualiser
Limiter le travail en cours
Idées :
Une carte par board "externe" dans son PK ?
Une duplication de cartes et un mapping des différentes Value Stream vers celui de son PK ?
Un outil pensé pour visualiser l’ensemble ?
http://www.swiftkanban.com/
IN PROGRESS : 41’
RESTANT : 4’
« Happiness may be the best measure of success » - Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
« We don't contain work, we process it » - Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
« move from doing good work to doing great work » - Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
Conclusions : les clés d’une pleine productivité
message : le mettre au centre (premier truc à regarder le matin, dernier truc à regarder le soir)
message : l’alimenter régulièrement pour éviter que d’autres systèmes (re)prennent le dessus
Conclusions : les clés d’une pleine productivité
message : ne pas oublier la rétrospective
Conclusions : les clés d’une pleine productivité
message : ne pas hésiter à agréger des informations dans le board et dans les cartes (renforce la domination du PK sur les autres outils)
Conclusions : les clés d’une pleine productivité
message : vers un équilibre (work / life balance) plutôt qu’une confrontation
Conclusions : La vie est faite d’interactions
=> message : les matérialiser sur son PK (ex. file d’attente)
=> message : il n’est pas interdit de partager son PK (attention néanmoins aux dérives type micro-management + portée des informations partagées si pas de partage filtré)
=> message : le PK peut s’appliquer à de petites équipes sur des processus / flux non standardisés (cf. Items vary wildly in size, type and urgency)
« Personal kanban is called personal because it helps you optimize your life towards your purpose and not necessarily because you have to keep it hidden for everybody else. » - Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
Conclusions : Attention à la multiplication
=> message : on peut retomber dans les travers des TODO list
=> message : on peut perdre la maîtrise de son WIP et de la limitation de ce dernier
=> message : difficultés à avoir une Big Picture user centric via un management visuel (intérêt premier du PK)
Conclusions
Références
Traduction francophone par Pascal VENIER à paraître : http://www.pascalvenier.com/?p=10367