O documento discute o que é um arquivo, os tipos de arquivo, as etapas de organização de arquivos e as vantagens de arquivos. Um arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade jurídica no exercício de suas atividades. Existem arquivos ativos, inativos e mortos, dependendo da frequência de uso. A organização de arquivos envolve seleção, indexação e acondicionamento dos documentos. Arquivos trazem ganhos de eficiência e redução de custos.
2. O que é o arquivo?
O Arquivo é um conjunto orgânico de documentos ,
independentemente da sua data, forma e suporte
material , produzidos ou recebidos por uma pessoa
jurídica, singular ou coletiva ou por um organismo ou
privado, no exercício da sua atividade e conservados a
título de prova ou informação
3. TIPOS DE ARQUIVO :
• Na frequência do uso ou consulta, existem três tipos de arquivos:
arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.
• Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de
uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se
encontram em fase de conclusão.
• Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem
menor frequência de uso, consulta ou referência.
• Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso,
consulta ou referência quase nulas, mas mesmo assim são
significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados
como um arquivo ativo.
• Arquivos inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos.
4. Para que serve o arquivo?
Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na
empresa;
Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista
sua preservação ou eliminação;
Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos
diversos órgãos da empresa;
Arquivar os documentos, visando a preservação da informação;
Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando
danos que possam ocasionar a sua perda;
Executar as funções específicas conforme a organização e
administração da instituição.
5. Etapas De Arquivos :
Etapas da Organização de Arquivos:
Os documentos são selecionados para a organização
através da elaboração de um plano de classificação
documental;
Os documentos são indexados de forma que facilite o
controle físico e localização no sistema;
Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas
que garantem o seu bom estado de conservação;
Através do índice criado no Software GED Arquivar na web,
é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos
armazenados.
6. Utilize somente o lápis para escrever (poderá também utilizar o
pc portátil).
Não se apoie, não escreva e não coloque nada sobre os
documentos.
Mantenha os documentos (maços, pastas, livros ou documentos
simples) na ordem em que lhe foram entregues.
Não retire etiquetas, nem abra itens fechados.
Durante a consulta os documentos devem estar apoiados de
forma uniforme na mesa.
Evite manusear em excesso os documento.
Não humedeça os dedos para mudar de página.
Não force a abertura de livros, ou de folhas que se encontrem
total ou parcialmente coladas.
7. Vantagens De Arquivos :
Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação
associados;
Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;
Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação
(documentos e processos);
Ganhos de eficiência administrativa e processual, com consequente
redução de custos operacionais;
Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com
fotocópias e impressões;
Possibilidade de medir a eficiência dos recursos.
8. Algumas estatísticas sobre
documentos e arquivo :
Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de
documentos na secretária ou no arquivo.
90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão
misturados com outros documentos.
80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados.
50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou
encontram-se desatualizados.
30% a 40% de todos os registos de informação podem ser
imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original.
O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10
atividades que mais tempo consome numa empresa.
15% dos documentos manuseados perdem-se.
7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3%
estão mal arquivados.
Em média cada documento é copiado 9 vezes.
9. Regras elementares do arquivo
informático:
Um arquivo ou ficheiro de computador é um recurso
para armazenamento de informação, que está
disponível a um programa de computador e é
normalmente baseado em algum tipo de
armazenamento durável. Um arquivo é durável no
sentido que permanece disponível aos programas para
utilização após o programa em execução ter sido
finalizado. Arquivos de computador podem ser
considerados como o equivalente moderno
dos documentos em papel que tradicionalmente são
armazenados em arquivos de escritórios e bibliotecas,
sendo esta a origem do termo.