Workshop BPM Ágil: Trilhas Temáticas e Estudos de Caso

Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília

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TRILHAS TEMÁTICAS
Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais
RACIONALIZAÇÃO E
REDUÇÃO DE
DESPESAS
REDUÇÃO DE CUSTO E
DESPERDÍCIOS EM
PROCESOSS
ORGANIZAÇÃO E
PESSOAS
CONCEPÇÃO E
IMPLEMENTAÇÃO DE
SOLUCÕES DE TI POR
MEIO DE PROCESSOS
BPM E
TRANSFORMAÇÃO
DIGITAL
Como reduzir custos
estruturando melhores
contratos com
fornecedores e
racionalizando gastos
com despesas gerais de
materiais e serviços.
Como otimizar o custo
dos seus processos
através da alocação
eficiente dos recursos
humanos (sizing) e de
ações focadas em
redução de perdas e
desperdícios?
Como processos
habilitam transformações
de pessoas e
organizações,
contribuindo para a
produtividade e a
competitividade.
Como entregar melhores
soluções e acelerar
projetos de
desenvolvimento
conectando as abordagens
de BPM, especificação de
sistemas e
desenvolvimento ágil
Os 3 desafios de um
BPMS: Velocidade e
autonomia no
desenvolvimento de
soluções! Produtividade
e experiência digital na
execução de seus
processos!
INSIGHTS E LIÇÕES
APRENDIDAS E
PROJETOS DE
TRANSFORMAÇÃO
O O que aprendemos
com os últimos 10 anos e
mais de 2000 projetos de
BPM realizados.

TRILHAS TEMÁTICAS
Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais
RACIONALIZAÇÃO E
REDUÇÃO DE
DESPESAS
REDUÇÃO DE CUSTO E
DESPERDÍCIOS EM
PROCESOSS
ORGANIZAÇÃO E
PESSOAS
CONCEPÇÃO E
IMPLEMENTAÇÃO DE
SOLUCÕES DE TI POR
MEIO DE PROCESSOS
BPM E
TRANSFORMAÇÃO
DIGITAL
Como reduzir custos
estruturando melhores
contratos com
fornecedores e
racionalizando gastos
com despesas gerais de
materiais e serviços.
Como otimizar o custo
dos seus processos
através da alocação
eficiente dos recursos
humanos (sizing) e de
ações focadas em
redução de perdas e
desperdícios?
Como processos
habilitam transformações
de pessoas e
organizações,
contribuindo para a
produtividade e a
competitividade.
Como entregar melhores
soluções e acelerar
projetos de
desenvolvimento
conectando as abordagens
de BPM, especificação de
sistemas e
desenvolvimento ágil
Os 3 desafios de um
BPMS: Velocidade e
autonomia no
desenvolvimento de
soluções! Produtividade
e experiência digital na
execução de seus
processos!
INSIGHTS E LIÇÕES
APRENDIDAS E
PROJETOS DE
TRANSFORMAÇÃO
O O que aprendemos
com os últimos 10 anos e
mais de 2000 projetos de
BPM realizados.

AGENDA
Um pouco do que vamos construir hoje
O DESAFIO1
Estudo de Caso 1
Inception na prática. Um estudo de caso em uma empresa do setor de saúde.
2
Estudo de Caso 2
Algumas lições aprendidas com a experiência, além de outras ferramentas colaborativas.
3
Da Teoria à Prática
Debate sobre a aplicabilidade das discussões desse workshop nas organizações
4

O DESAFIO
Uma breve introdução sobre o assunto para iniciar as discussões

NEGÓCIOS
“O pessoal de TI não conseguiu entender o que
eu queria”
“Foram diversas reuniões e até agora nenhum
resultado”
“Eles deviam saber mais sobre o negócio”
TECNOLOGIA
“O cara de negócio todo dia pedia uma coisa
diferente”
“As reuniões são improdutivas quando não se
sabe o quer”
“Eles deviam saber mais sobre sistemas”
10101
01010
10101
010
QUAL A CAUSA DO PROBLEMA??

CHAOS REPORT 2015

CHAOS REPORT 2015 – Taxa de sucesso em projetos de
desenvolvimento de acordo com o tamanho do projeto!

Custo
Período de iteração
Conhecimento
Tempo
Custo
Conhecimento
Período de iteração
Retomando a velha discussão de Desenvolvimento Cascata x Ágil

CHAOS REPORT 2015 – Taxa de sucesso em projetos de
desenvolvimento de acordo com o tamanho do projeto!

CHAOS REPORT 2015 – Principais fatores para o sucesso de projetos
de desenvolvimento

CHAOS REPORT 2014 – Principais fatores para o fracasso de projetos
de desenvolvimento

Como BPM & Agile podem ser combinadas para suportar melhores
projetos de tecnologia?

Estudo de Caso 1
Como aplicamos na prática o conceito de Inception nas organizações: um estudo
de caso em uma organização do setor de saúde

ELABORAR
laudo
EXECUTAR
exame
SOLICITAR
atendimento na
Clínica/Hospital
SOLICITAR
exame para
Radiologia
Paciente Médico Solicitante Técnico de Radiologia Radiologista
Ambiente Externo - Hospitais e Clínicas Ambiente Interno
Processo - Overview
JORNADA DO CLIENTE

Implementação de Indicadores
Gerir Produção de Laudos
PROJETO DE MELHORIA E REDESENHO DE PROCESSOS

Estudo de Caso – A SOLUÇÃO
Como aplicamos na prática o conceito de Inception nas organizações: um estudo

ABORDAGEM UTILIZADA
Planejamento Desenvolvimento Review / DeliveryInception
Objetivos de negócio e
Roadmap para solução
identificados
Produto revisado pelo
cliente e pronto para
entrar em produção
Sprint com
funcionalidades
priorizadas e
detalhadas
Funcionalidades e
experiência do usuário
desenvolvidas e
implementadas
Sprints de Desenvolvimento
Product
Backlog
Release
Roadma
p
Sprint
Backlog
Versão
do
Produto
Bugs e Melhorias Identificadas

*The Agile Samurai – Jonathan Rasmusson
Reunião 1 Reunião 2 Reunião 3 Reunião .. N
01 Facilitador
01 Designer
02 Desenvolvedores
03 Pessoas de negócio
PARTICIPANTES
INCEPTION

ATIVIDADE 1 - Construir colaborativamente a Visão do Produto

ATIVIDADE 2 - Papéis e Personas

1ª Fase
Etapas do Processo
ATIVIDADE 3 – Jornada do Usuário

1ª Fase
Etapas do Processo
2ª Fase
Módulos

2ª Fase
Módulos
1ª Fase
Etapas do Processo
3ª Fase
Personas

4ª Fase
Histórias de Usuário
ATIVIDADE 4 – Histórias de Usuários

4ª Fase
Histórias de Usuário
ATIVIDADE 4 – Histórias de Usuários
COMO radiologista, eu QUERO ter
um espaço de texto onde eu possa
carregar templates de laudos e editar
a fonte do texto PARA que eu possa
elaborar o laudo mais rapidamente

5ª Fase
Planejamento das
Entregas
ATIVIDADE 5 - Planejamento das Entregas

ABORDAGEM UTILIZADA
identificados
Sprint com
funcionalidades
priorizadas e
detalhadas
Funcionalidades e
desenvolvidas e
implementadas
Product
Backlog
Release
Roadma
p
Sprint
Backlog
Versão
do
Produto

ATIVIDADE 1 - Definir meta da Sprint

ABORDAGEM UTILIZADA
identificados
Sprint com
funcionalidades
priorizadas e
detalhadas
Funcionalidades e
desenvolvidas e
implementadas
Product
Backlog
Release
Roadma
p
Sprint
Backlog
Versão
do
Produto

Estudo de Caso 2

ESCRITÓRIOS
Rio de Janeiro
São Paulo
Atuação
semelhante, perfil
de clientes distintos
O que ela faz
Realiza logística e distribuição de equipamentos, instrumentos e materiais
para os procedimentos cirúrgicos eletivos e emergenciais em crânio, coluna
e neurovascular.
Desafios: Como realizar o
controle logístico
Realizar o controle rígido dos materiais, tanto por segurança do paciente
(por exemplo saber em qual paciente está um determinado parafuso) tanto
para gerir o faturamento (quantos parafusos foram utilizados no
procedimento). O desafio desse controle estava nos processos de
conferência, nos pontos cegos quando o material estava em posse de
terceiros, e na logística de movimentação dos equipamentos inter
hospitalares.
A EMPRESA

Estudo de Caso – A SOLUÇÃO
Como aplicamos na prática o conceito de BPMÁgil nas organizações: um estudo

ABORDAGEM UTILIZADA
identificados
Sprint com
funcionalidades
priorizadas e
detalhadas
Funcionalidades e
desenvolvidas e
implementadas
Product
Backlog
Release
Roadma
p
Sprint
Backlog
Versão
do
Produto

JORNADA DO USUÁRIO
E GARGALO
VISÃO DE
PRODUTO E
PERSONAS
HISTÓRIAS
DO USUÁRIO
PROCESSOS FUNCIONALIDADES
Construção coletiva da
visão do produto,
esclarecendo seu
objetivo e limites. Após
a definição do escopo,
coletivamente varremos
os pontos de gargalo do
serviço
Definição das personas
que se relacionam com
o produto, quais suas
características básicas, e
criação do mapa de
empatia
Descrição das Jornadas
dos distintos usuários e
das funcionalidades que
cada um vai demandar
Compilação das jornadas
e validação coletiva dos
processos TO BE, para
embasar a construção
dos releases e
funcionalidades
Construção dos
requisitos de cada
usuário baseado na
lógica de Mínimo
Produto Viável (MVP)
PROTÓTIPOS
Validação das telas do
MVP com suas
funcionalidades básicas
NOSSA NOVA ABORDAGEM DE INCEPTION
São seis etapas na realização da Inception

Inception
SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4
Jornada
do
Usuário
e
Gargalo
s
Visão de
Produto
e
Persona
s História
dos
Usuários
Processos
Requisitos
…
Protótipos
Validação e Planejamento Desenvolvimento
DESDOBRAMENTO DA ABORDAGEM PARA O ESTUDO DE CASO

Uma persona define a representação de um usuário do sistema. Nesta atividade, o time se
coloca no lugar dos clientes para descobrirem e definirem um conjunto de personas.
Uma vez que foram definidas as personas, é possível identificar as features relacionadas com
cada uma delas.
As personas devem ser priorizadas para ajudar a tomar decisões de quais funcionalidades
são mais importantes. Além disso ajudam a entender não só para quem uma determinada
funcionalidade é destinada mas também para quem ela não é.
Na criação de personas devem ser abarcados tanto usuários finais do produto quanto
administradores e gerentes.
Na inception relacionamos às personas às etapas em que atuam para criar sua jornada
VISÃO DE PRODUTO E PERSONAS

Ex: Gerente de
Produtos – Tem alta
escolaridade e grande
conhecimento técnico
dos produtos. Trabalha
com um IOS MAC;
Trabalha dentro e fora
do escritório
Ex: Almoxarife – Tem o
ensino médio e baixo
conhecimento em
informática. É bastante
detalhista. Trabalha da
sede da empresa;
Trabalha de segunda à
sábado
PERSONA

Para que todos os membros do time tenham um entendimento compartilhado do
produto a ser construído, é importante definir o ESCOPO.
Nesta atividade, stakeholders e os membros do time escrevem em post-Its seu
entendimento sobre quais as dimensões de serviço o produto deve atender e
colam estes post-its no quadro. O Moderadorexplica e corrige algumas etapaspara
ajudar o time a chegar a uma visão compartilhada.
Após a definição, para nivelar o entendimento do serviço, são correlacionados os
pontos de gargalos e as etapas do serviço.
JORNADA DO USUÁRIO E GARGALOS

Exemplo:
REGISTRAR entrada
de produto na
empresa
JORNADA DO USUÁRIO

Nesta atividade o time e o cliente se reunem para construir um mapa que relaciona
as atividades do usuário em uma sequência lógica no tempo e as funcionalidades
que são necessárias para alcançar tal atividade.
HISTÓRIAS DOS USUÁRIOS

Almoxarife
Precisa visualizar
divergência entre a
nota fiscal e o
pedido
Quanto mais no alto as
funcionalidades estiverem
organizadas, mais
importantes ela são.
Atividades
do usuário
JORNADAS

Após a primeira semana de trabalho, o conteúdo dos post-its foi materializado em
Processos e Requisitos que viabilizaram a prevenção de erros no produto e a
construção das releases. Cada atividade, de cada persona, foi desdobrada em uma
tabela que detalhava as tarefas e funcionalidades necessárias. Isso embasou a
construção dos protótipos de tela.
Através da criação de um Story Map, o time ajuda o cliente a agrupar histórias em
pequenos pacotes de valor, chamados de releases. Cada release tem um tempo
estimado e pode ser dividido em N sprints. Ao final, o cliente tem um incremento
do produto e consegue perceber algum retorno de valor.
Ao final desta atividade, temos o Plano de Release e o Product Backlog priorizado.
PROCESSOS, FUNCIONALIDADES e PROTÓTIPOS

PROCESSOS
Colamos os 14
fluxogramas
representando as
jornadas projetadas
para validar se aquele
era o melhor caminho.
Para nossa surpresa,
vários pontos de falha
foram detectados
previamente. Após
essa etapa pudemos
construir os releases de
forma mais assertiva.

A cada mês são entregues as releases planejadas para o ciclo + melhorias rápidas
da próxima release. Dessa forma, resolve-se a necessidade pontual do cliente, além
de minimizar erros na elaboração da próxima release.
CICLOS DE DESENVOLVIMENTO

ABORDAGEM UTILIZADA
identificados
Sprint com
funcionalidades
priorizadas e
detalhadas
Funcionalidades e
desenvolvidas e
implementadas
Product
Backlog
Release
Roadma
p
Sprint
Backlog
Versão
do
Produto

Uma vez que o product backlog
estava construído, as melhorias de
negócio eram associadas ao
desenvolvimento do sistema.
Exemplo: o Módulo de Agendamento
de Cirurgia seria implementado no
terceiro mês 3, mas, já no primeiro foi
utilizado uma google docs. O teste
dessa melhoria rápida, além de
facilitar o agendamento, proveu
informações importantes para o
desenvolvimento desse módulo à
posteriori.
PROTÓTIPO
Sistema
Release 2
2
Release 1
1
Release 3
3
MÊS 1-6 MÊS 6-12 MÊS 12-18
Pilotos e Ganhos
Rápidos Sistema
Pilotos e Ganhos
Rápidos
Sistema
Aprendizado e
resolução de
problemas imediatos
PROTÓTIPO - Associando Ganhos Rápidos às Releases

CICLO DE
IMPLANTAÇÃO
Quick Win – Release 1
+ Solução Release 2
NOTAS FISCAIS

CICLO DE
IMPLANTAÇÃO
Quick Win – Release 1
+ Solução Release 2
AGENDAMENTO

ESTRATÉGIA DE DESENVOLVIMENTO
56
Planejar e
coletar
informações
do usuário
Design para
o ciclo 2
Sprint
1
Desenvolvimento
Design
Quick Wins e
Melhorias para
o ciclo 2
Processos
Desenvolvimento
Sprint 1

57
Planejar e
coletar
informações
do usuário
Design para
o ciclo 2
Teste ciclo 1
Design para
o ciclo 3
Sprint
1
Sprint
2
Desenvolvimento
Design
Quick Wins e
Melhorias para
o ciclo 2
Teste ciclo 1
Quick Wins e
Melhorias para
o ciclo 3
Processos
Desenvolvim
ento Sprint 2
Desenvolvimento
Sprint 1

58
Planejar e
coletar
informações
do usuário
Desenvolvim
ento Sprint 3
Design para
o ciclo 2
Teste ciclo 1
Design para
o ciclo 3
Teste do ciclo 2
Design do Ciclo 4
Sprint
1
Sprint
2
Sprint
3
Desenvolvimento
Design
Quick Wins e
Melhorias para
o ciclo 2
Teste ciclo 1
Quick Wins e
Melhorias para
o ciclo 3
Teste ciclo 2
Quick Wins e
Melhorias para
o ciclo 4
Processos
Desenvolvim
ento Sprint 2
Desenvolvimento
Sprint 1

DA TEORIA À PRÁTICA
Debate sobre a aplicabilidade discussões desse workshop nas organizações

ANDRÉ MACIEIRA
andre.macieira@elogroup.com.br

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