Unidade I aborda conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais, incluindo definições de termos como documento digital, função arquivística e legislação arquivística. Discutem-se também atributos da assinatura digital para autenticação de documentos digitais e softwares livres para gestão de documentos.
Aula de Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais
1. Departamento de Ciência da Informação
Curso de Arquivologia
Disciplina: 6CIN023 Gestão Arquivística de
Documentos Digitais
UNIDADE I - Conceitos, bases e
normas para a gestão arquivística
de documentos digitais
Prof. Eliandro dos Santos Costa
Londrina, PR
2014
7. Ou depende de um conjunto de informações
para que possa ser criada?
8. A mídia estatal da Coréia do Norte chamou o
presidente sul-coreano, Lee Myung Bak, de
“Escória Humana” e um “Imbecil com 2
megabytes de conhecimento”.
Fonte: Estadão
9. Porque é tão importante
armazenar ou guardar as nossas
informações?
10. Onde poderemos armazenar nossas
informações se não em nosso próprio
cérebro?
Pedra?
Papiro?
Pergaminho?
Papel?
Fita Magnética?
Cd ou Dvd?
Hard Disk?
Vinil? …..
11. Quais desses meios de armazenamento não são
necessários o uso de equipamentos adicionais para que
os humanos acessem as suas informações registradas?
Quais desses meios de armazenamento somente dão
acesso as informações através do uso de
equipamentos?
13. Gestão Arquivística de
documentos Digitais
PROGRAMA DA DISCIPLINA
UNIDADE 1 – Conceitos, bases e normas para a gestão
arquivística de documentos digitais
- Conceitos e definições.
- Normas nacionais e internacionais para a gestão arquivística de
documentos digitais.
- Tipos de informação digital, documentos multimídia e hipermídia.
- Dispositivos de armazenamento e manipulação de documentos em
meio digital.
- Ferramentas de criação de documentos em meio digital.
- Ferramentas de gestão de conteúdo Web para documentos digitais.
14. Gestão Arquivística de
documentos Digitais
PROGRAMA DA DISCIPLINA
UNIDADE 2 - Digitalização de documentos
- Introdução à digitalização.
- Dispositivos para digitalização.
- Técnicas de digitalização.
- Tratamento da informação digital
15. Gestão Arquivística de
documentos Digitais
PROGRAMA DA DISCIPLINA
UNIDADE 3 - Organização e utilização da informação
digital
- Descrição arquivística de documentos digitais .
- Normas e sistemas para a descrição arquivística de
documentos digitais.
- Difusão arquivística de documentos digitais.
- Indexação de documentos digitais.
- Redes digitais de informação.
- Preservação de documentos em meio digital.
16. Gestão Arquivística de
documentos Digitais
PROGRAMA DA DISCIPLINA
UNIDADE 4 – Microfilmagem, sistemas
micrográficos/digitais e híbridos
- Conceitos e definições de microfilmagem
- Normas para sistemas de microfilmagem
- Normas e sistemas para a descrição arquivística de
documentos micrográficos.
- Difusão de documentos microfilmados e sistemas
híbridos
17. Gestão Arquivística de
documentos Digitais
PROGRAMA DA DISCIPLINA
UNIDADE 5 – Fotografia e documentos fotográficos
- Conceitos, definições e evolução da Fotografia e
elementos relacionados
- Normas para sistemas iconografia e fotografia
- Normas e sistemas para a descrição arquivística de
documentos fotográficos.
- Difusão de documentos fotográficos e sistemas híbridos
- A fotografia e a memória como meio para preservação
do patrimônio documental
18. Gestão Arquivística de
documentos Digitais
PROGRAMA DA DISCIPLINA
UNIDADE 6 – Experimentação de Sistemas Informatizados
para a Gestão de Documentos
- Ica-Atom
-Archivemática
- Sepiades
- Nuxeo
- Alfresco
19. Gestão Arquivística de
documentos Digitais
UNIDADE I - Conceitos, bases e
normas para a gestão
arquivística de documentos
digitais
20. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
O que é “GESTÃO” “ARQUIVÍSTICA” de “DOCUMENTOS”
“DIGITAIS”?
Gestão – visão sistêmica – saber identificar todas as atividades
existentes na organização;
Arquivística – identificar quais documentos possam apresentar os
critérios arquivísticos, ou seja, tenham sido criados no decorrer das
atividades da organização;
Documentos – identificar quais são os documentos produzidos sob
quaisquer naturezas;
Digitais – aprender quais documentos realmente são e podem ser
ditos digitais ou eletrônicos – digitais = DIGITO Binário“1 e 0” –
gerado em meio eletrônico ou migrado para esse meio
(refrescamento)
21. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• Funções arquivísticas
• Criação / produção
• Aquisição (transferência/recolhimento)
• Classificação (agrupa-se o arranjo)
• Avaliação
• Descrição
• Conservação / preservação
• Difusão / acesso (comunicação aos
usuários)
22. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
23. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• Objeto de estudo da arquivística
• Arquivos (fundos)
• Arquivos – instituições arquivísticas
• Documento arquivístico
• Informação arquivística
24. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
SANTOS
(2007)
25. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
Legislação arquivística:
• Lei 6546, de 4 de julho de 1978
• Dispôe sobre a regulamentação das profissões de
Arquivista e técnico de arquivo, e dá outras
providências;
• Decreto 82.590, de 06 de novembro de 1978
• Regulamenta a lei 6546.
• Art. 2º. São atribuições dos Arquivistas
• VI – orientação do planejamento da automação aplicada
aos arquivos;
• IX - Promoção de medidas necessárias à conservação de
documentos;
• X – elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade
sobre assuntos arquivísticos;
• (...)
26. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
(PAES,
2001)
27. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
(CTDE/CONARQ – Glossário)
• Espécie documental - Divisão de gênero documental que reúne tipos
documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata,
carta, decreto, disco, filme(2), folheto, fotografia, memorando, ofício,
planta, relatório.
• Formato - Conjunto das características físicas de apresentação, das
técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um
documento.
• Formato de arquivo - Regras e padrões para a interpretação dos bits
constituintes de um arquivo digital (PDF, JPG, DOC, ODT, ODF, PNG, TIFF,
etc...).
• gênero documental - Reunião de espécies documentais que se
assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o
formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes,
mediação técnica para acesso(1), como documentos audiovisuais,
documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos
eletrônicos, documentos filmográficos, documentos iconográficos,
documentos micrográficos, documentos textuais.
28. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• ARRANJO é a ordenação estrutural ou funcional dos
documentos em fundos, séries, subséries, itens
documentais (arquivo permanente);
• ORDENAÇÃO distribuição dos documentos numa sequência
alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o
método do arquivamento adotado (arquivos correntes);
• NOTAÇÃO é o elemento de identificação das unidades de
arquivamento, composta por letras, números ou
combinação, permitindo sua localização;
• DESCRIÇÃO é o processo que sintetiza elementos em
conteúdos textuais para uso nos instrumentos de pesquisa
que se pode produzir (guias, inventários, catálogos)
29. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• Dado: representação do todo e qualquer elemento de conteúdo
cognitivo, passível de ser comunicada, processada e interpretada
de forma manual ou automática.
• Informação: elemento referencial, noção, idéia ou mensagem
contidos num documento
• Documento: informação (fixa) + suporte, de forma indivisível
• Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que
seja o formato ou o suporte. Document
(IPMA, 2014)
30. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão
arquivística de documentos digitais
• Documento arquivístico: Documento produzido
(elaborado ou recebido), no curso de uma atividade
prática, como instrumento ou resultado de tal atividade,
e retido para ação ou referência. (I) Record.
• Documento arquivístico digital: Documento digital
reconhecido e tratado como um documento
arquivístico. (I) Digital record.
• Documento arquivístico eletrônico: Documento
eletrônico reconhecido e tratado como um documento
arquivístico. (I) Electronic record.
31. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• Documento eletrônico: unidade de registro de informações,
acessível por meio de um equipamento eletrônico. Electronic
Document
• Documento digital: unidade de registro de informações, codificada
por meio de dígitos binários. Digital Document
• Documento digitalizado: documento convencional convertido para
um padrão de formato digital por meio de dispositivo apropriado.
• Digitalização: Processo de conversão de um documento para o
formato digital, por meio de dispositivo apropriado.
• Dossiê: Conjunto de documentos, relacionados entre si por ação,
evento, pessoa, lugar e/ou projeto, que constitui uma unidade.
• Dossiê híbrido: Dossiê constituído por documentos digitais e não
digitais. Por exemplo: projetos arquitetônicos que apresentam a
descrição em papel e as plantas, em disco óptico.
32. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
Elementos essenciais de um docum. arquiv. digital:
•Autoria, integridade e tempestividade.
•A autoria do documento escrito se comprova pela assinatura
nele aposta ou, naqueles documentos que não se costuma
assinar, mediante análises grafológicas.
•Sua integridade está relacionada à preservação do conteúdo
original, sem alterações posteriores.
•A tempestividade relaciona-se ao momento da confecção do
documento, que poderá ser conferida pela verificação das
formas de impressão, do tipo de tinta utilizada, do material em
que está disponível etc.
33. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
●Assinatura digital é uma modalidade de assinatura
eletrônica, gerada por um sistema de criptografia
assimétrica e que permite aferir, comsegurança, a
origem e a integridade do documento .
●Assinatura eletrônica é toda forma de se autenticar
um documento digital. Geralmente o usuário utiliza-se
de login e senha, no caso de programas ou sítios
acessados por computadores, ou somente senha, no
caso de acesso aos terminais da rede bancária.
●Assinatura digitalizada é a reprodução da assinatura
manuscrita como imagem por um equipamento tipo
scanner. Não garante a autoria e integridade do
documento eletrônico.
34. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
Autenticação
• Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que
uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com
as normas legais de validação.
Backup
• Cópia de segurança em meio eletrônico.
Banco de dados
• Conjunto de dados relacionados entre si, estruturados em
forma de base de dados, gerenciado por programa
específico.
35. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
Atributos da assinatura digital:
-ser única para cada documento, mesmo que seja o mesmo
signatário;
-comprovar a autoria do documento digital;
-possibilitar a verificação da integridade do documento;
-assegurar ao destinatário o “não repúdio” ao documento,
pois, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem
acesso à chave privada que gerou a assinatura.
36. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
GDE – Gerenciamento de Documentos Eletrônicos
GEDAI – Gerenciamento eletrônico de documentos
arquivísticos informatizados
BI – Business Inteligence
CRM – Customer Relationship Management
EDMS – Enterprise Document Managent System
ECMS – Enginering Content Management System
ERP – Enterprise Ressource Planning – Sistema de gestão
integrada
37. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
O Software Livre
• Em 1983, Richard Stallman iniciou o projeto GNU, e em outubro
de 1985 fundou a Free Software Foundation (FSF) onde os
conceitos quais foram especificamente desenvolvidos para
garantir que a liberdade dos usuários fosse preservada. Até
meados da década de 1990 a fundação dedicava-se mais à
escrita do software. Como hoje existem muitos projetos
independentes de software livre, a FSF dedica-se mais aos
aspectos legais e estruturais da comunidade do software livre.
• Entre suas atribuições atuais, encarrega-se de aperfeiçoar
licenças de software e de documentação (como a GNU General
Public License, GPL ou a GNU Free Documentation License,
GFDL), de desenvolver um aparato legal acerca dos direitos
autorais dos programas criados sob essas licenças, de catalogar
e disponibilizar um serviço com os softwares livres desenvolvidos
(o Free Software Directory), e de discutir e aperfeiçoar a própria
definição de software livre.
38. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
O Software Livre
Ademais da relação íntima do SL com Liberdade, os usuários devem
poder executar, copiar, distribuir, estudar, alterar e melhorar o
software, daí as quatro liberdades (GNU, 2003):
● Liberdade 0 - A liberdade de usar o programa, com qualquer
propósito;
● Liberdade 1 - A liberdade de estudar como funciona o programa,
e adaptá-lo a tuas necessidades. O acesso ao código fonte é uma
condição prévia para isso;
● Liberdade 2 - A liberdade de distribuir cópias, com o que podes
ajudar a teu vizinho;
● Liberdade 3 - A liberdade de melhorar o programa e tornar
públicas as melhoras aos demais, de modo que toda comunidade se
beneficie. O acesso ao código fonte é um requisito prévio para isso.
39. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
O Software Livre - SL
● Sistemas operacionais (Linux, Haiku, OpenSolaris, OpenBSD,
ReactOS);
● Interfaces gráficas (KDE, Gnome, XFCE);
● Ferramentas de escritório (LibreOffice, BrOffice.org, Koffice,
GnomeOffice, KPDF);
● Banco de dados (MySQL, PostgreSQL, SQLite);
● CAD (computer aided design) QCad, Varicad;
● Desenho vetorial: Inkscape, Sodipodi;
● Ferramentas para Internet (Firefox, Seamonkey, Thunderbird,
Konqueror);
● Editoração eletrônica: Scribus;
● Editor de imagens: Gimp;
● EaD, Educação a distância: Moodle;
● Modelagem Tridimensional Blender3d, Wings3d.
40. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
Softwares de Gestão arquivística:
Nuxeo, Knowledgetree, Alfresco,
Athento
Softwares de Descrição
arquivística:
Ica-Atom, Sepiades
Sistemas Gerenciadores de Banco
de dados:
MySql, PostgreSQL, LibreOffice Base –
pt-Br, Microsoft Access(não livre)
Servidores web:
Nginx, Apache, Tomcat, wamp,
easyphp
Softwares de Preservação Digital:
Archivematica, Dspace, Fedora,
RODA
Softwares para E-Groupware:
Egroupware, Moodle, TUTOS,
CiviNext, Open-Xchange, BSCW, Kolab
Software Gerenciadores de
Conteúdo (CMS):
Joomla!, Wordpress, Drupal,
PHP-Nuke, Zikula, Plone, Geeklog,
Website Baker, CMS Made Simple
41. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• Sistema de Informação (SI) – armazena e fornece
acesso à informação, diz respeito à aquisição de
conhecimento. Tem como objetivo a aquisição e
gestão de informação proveniente de fontes
internas e externas para apoiar o desempenho
das atividades de uma organização.
Conarq (2004)
42. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• Sistema de Gestão de Documentos (SGD) – apóia
a utilização de documentos para a atividade em
curso. Inclui indexação de documentos, gestão de
armazenamento, controle de versões, integração
direta com outras aplicações e ferramentas para
recuperação dos documentos, como por exemplo
as ferramentas de GED.
43. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a
gestão arquivística de documentos digitais
• Sistema de Gestão Arquivística de Documentos
(SGAD) – É um conjunto de procedimentos e
operações técnicas cuja interação permite a
eficiência e a eficácia na produção, tramitação,
uso, avaliação e destinação (eliminação ou
guarda permanente) de documentos arquivísticos
correntes e intermediários de uma organização.
44. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de
Documentos (SIGAD) – É um conjunto de
procedimentos e operações técnicas, característico do
sistema de gestão arquivística de documentos,
processado por computador. Pode compreender um
software particular, um determinado número de
softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por
encomenda, ou uma combinação destes.
(e-Arq Brasil, 2011)
45. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
PPoorr qquuee oo ddooccuummeennttoo ddee
aarrqquuiivvoo éé iimmppoorrttaannttee?
Por apresentar as seguintes características:
Estabilidade
Durabilidade
46. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
EE nnoo aammbbiieennttee
eelleellttrrôônniiccoo?
É um grande problema não só
tecnológico, como também
arquivístico. O documento
eletrônico é:
1. Facilmente manipulável;
2. Instável;
3. Vulnerável a intervenção humana e a
obsolescência tecnológica;
47. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
CCoommoo mmaanntteerr ddooccuummeennttooss
eelleettrrôônniiccooss ccoonnffiiáávveeiiss?
É preciso que tenham fidedignidade e autenticidade. Mas o
que são esses critérios?
• Fidedignidade - Capacidade de um documento
arquivístico sustentar os fatos que atesta. Refere-se
à autoridade e à confiabilidade de um documento.
Está relacionada ao momento da produção do
documento.
• Autenticidade - Capacidade de um documento
arquivístico ser o que diz ser. Refere-se à
fidedignidade ao longo do tempo.4 Está relacionada
com a forma de transmissão e as estratégias de
preservação e custódia.
• Luciana Duranti
48. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• De quem é a culpa quando some um
documento?
• Em órgão público? Do(a) servidor(a);
• Em empresa privada? Do(a) secretário(a)
49. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• Mudança no paradigma na arquivística:
• EUA - Sarbanes-Oxley Act (SOx) 2002;
• Contempla registros contábeis;
• Adoção de regras de auditoria;
• Controle de qualidade;
• Ética e normas de elaboração de relatórios;
• Sanções;
• Normatiza o manuseio de informações confidenciais e
estabelece prazos de retenção para documentos e
mensagens digitais, de 5 a 7 anos, de acordo com o
tipo de informação;
50. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
• Estudos desenvolvidos sobre documentos
digitais:
• Estudo 8 ICA: Guia para gestão
arquivística de documentos eletrônicos ;
• MANUAL PARA ARQUIVISTAS:
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
ELECTRÓNICOS – ICA Estudo nº 16
51. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
ISO 5127 - 2 - Documentación e información –
Vocabulário
ISO 9001 -Sistemas de gestão de qualidade –
Requisitos
ISO 14001 - Sistemas de gestão de meio
ambiente - Especificacões e diretrizes para a
utilização
ISO 15489 – padrão para gestão de documentos
ISO 23081 – Information and documentation –
Records management processes
ISO 30300 – Management System for Records –
Fundamentos e Vocabulários
ISO 30301 - Management System for Records –
Requisitos
52. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
Open Archival Information System (OAIS)
Tem como propósito a definição de um modelo referencial para
Sistemas Abertos de Informações de Arquivos.
53. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a
gestão arquivística de documentos digitais
International Research on Permanent Authentic
Records in Electronic Systems (InteRPARES)
Identificar métodos que garantam a
preservação dos documentos digitais a
partir do momento em que estes deixam de
interessar à instituição que os criou e
passam a assumir um contexto de
importância histórico social.
Endereço eletrônico: http://www.interpares.org/
54. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a
gestão arquivística de documentos digitais
InterPARES I, II e III
55. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a
gestão arquivística de documentos digitais
InterPARES Trust
56. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a
gestão arquivística de documentos digitais
International Research on Permanent Authentic
Records in Electronic Systems (InteRPARES)
InterPARES Trust
Iniciou-se, em 2013, a atual fase do Projeto, chamada
"InterPARES Trust" (http://www.interparestrust.org/),
um programa que visa a apoiar o desenvolvimento, em
diversos países, de redes integradas e consistentes no
estabele- cimento de políticas, regras, leis,
procedimentos e padrões destinados aos documentos
arquivísticos digitais armazena- dos na Internet.
Essa iniciativa conta, no Brasil, com a participação do
Arquivo Nacional, que coordena, sob a supervisão do
TEAM América Latina, um estudo de caso em parceria
com o Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão. A atual fase tem previsão de conclusão em
2018.
57. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a
gestão arquivística de documentos digitais
InterPARES
ENTIDADE
DIGITAL
Contextos
Jurídico
Administrativo
Proveniência,
Procedimentos
Documental
Tecnológico.
Conteúdo Estável
Forma Fixa
Mídia Estável
Ação motivadora
Criar, Manter,
Modificar
Extinguir
situações
Vínculo Arquivístico
Relação orgânica
entre os
documentos de uma
mesma ação
Pessoas envolvidas
Autor, Redator,
Destinatário,
Produtor,
Originador
58. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a
gestão arquivística de documentos digitais
●O Designing and Implementing
Recordkeeping Systems (Dirks)
Preconiza que a identificação dos requisitos para o
gerenciamento arquivístico de documentos digitais seja
feita com base na garantia literária.
59. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a
gestão arquivística de documentos digitais
Metodologia DIRKS
ETAPA A
Investigação
Preliminar
ETAPA B
Análise de ativida-des
da organização
ETAPA C
Identificação dos
Requisitos
ETAPA F
Design do Sist. de
Gestão de
Documentos
ETAPA E
Identificação das
estratégias
ETAPA D
Identificação dos
Requisitos
ETAPA G
Implementação de
Sistema de Gestão de
Documentos
Política
Normas
Design
Implementação
ETAPA H
Revisão posterior
A Implementação
(ALONSO, 2013)
60. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a
gestão arquivística de documentos digitais
● Modelo de Requisitos para a gestão de arquivos
eletrônicos (MoReq)
– Destaca os requisitos funcionais para a gestão de
documentos de arquivo eletrônicos através de um
Sistema de Gestão de Arquivos Eletrônicos (SGAE),
aplicado a organizações dos setores públicos e
privados.
62. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a
gestão arquivística de documentos digitais
●Padrão Department of Defense Records Management
Program (DoD 5015.2-STD)
● Determina diretrizes, requisitos funcionais
fundamentais e desejáveis para certificar
vendedores de softwares de gerenciamento
eletrônico de documentos.
63. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
e-ARQ Brasil
64. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
As Normas Arquivísticas e
seu Contexto de Aplicação
• O GED é um reagrupamento de um conjunto de
técnicas e de métodos que tem por objetivo
facilitar o arquivamento, o acesso, a consulta e
a difusão dos documentos e das informações
que ele contém. Pode-se entender, então, que o
gerenciamento eletrônico de documentos é o
somatório de todas as tecnologias e produtos
que buscam gerenciar informações e
conhecimento de forma tecnológica. (Angeloni,
2008)
65. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
As Normas Arquivísticas e
seu Contexto de Aplicação
1ª. Fase
•Em princípio o GED limitava-se basicamente a
digitalização de documentos de origem papel,
gerando imagens digitais a partir de
equipamentos (scanners).
•Document Imaging (DI) ou gerenciamento de
imagens de documentos, possibilitando também
(além do papel) o gerenciamento de imagens de
documentos em microfilme.
•Há o documento digital gerado da digitalização
66. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
As Normas Arquivísticas e
seu Contexto de Aplicação
2ª. Fase
•O reconhecimento dos caracteres que contem no
documento digital, podendo ser feito de duas formas:
• Processador de textos
• Sistema de processamento de dados
•Nessa fase pode-se passar a transformar um imagem de
um texto em um arquivo de dados textual, o qual pode ser
editado.
•Para precisa reconhecer caracteres padronizados de
documentos impressos utiliza-se o OCR (Optical Character
Recognition);
•No caso de reconhecer textos manuscritos, utiliza-se a ICR
(Intelligent Character Recognition);
•A evolução dessas tecnologias gerou a Forms Processing
(Processamento de Formulários) usando sistemas digitais –
editores de texto, planilhas eletrônicas e demais
67. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
As Normas Arquivísticas
e seu Contexto de
Aplicação 3ª. Fase
•Com os todos documentos sendo gerado em imagem
ou meio digital surgiu a necessidade de melhor
acompanhar a tramitação ou funcionamento desses
documentos, precisando gerenciar o documento papel
e o digital ao mesmo tempo.
• Para isso surgiu o WORKFLOW.
•Essa tecnologia deu abertura para a criação de
ferramentas para o controle de localização,
atualização, versões e temporalidade de guarda de
documentos.
• Ferramentas para a Gestão de Documentos ou
Document Management (DM).
68. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
As Normas Arquivísticas
e seu Contexto de
Aplicação
4ª. Fase
•A tecnologia COLD (Computer Output to Laser Disk),
foi inicialmente introduzida no mercado para
substituir a tecnologia COM (Computer Output to
Microfilm), contando com uma grande vantagem:
• O armazenamento e gerenciamento de
informações de forma digital seriam mais viáveis
financeiramente do que estas operações no
sistema de microfilmagem.
•Devido à abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela
passou a ser chamada de ERM (Enterprise Report Management)
(visão de abordagem bem próxima do conceito de ERP
69. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a
gestão arquivística de documentos digitais
As Normas Arquivísticas
e seu Contexto de
Aplicação 5ª. Fase
•Com a facilidade de produção de
documentos e o excesso de informações
não estruturadas, surge o conceito de
Gestão Eletrônica de Documentos (GED);
•E com a necessidade de uma maior
padronização na produção de ferramentas
de GED desenvolveu-se inúmeras
iniciativas tendo como resultados algumas
normas, como:
70. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos
Normas Internacionais de referência para
e-Arq:
•ISO 15408 – Common criteria 2.x., 2005
•AS ISO 15489-1 – Australian standard records
management. Part 1: general, 2002
•AS ISO 15489-2 – Australian standard records
management. Part 2: guidelines, 2002
•ISO 14721 – Reference model for an open archival
information system (OAIS), 2003
•ISO 23081-1 – Information and documentation –
Records management processes – Metadata for records
– Part 1: Principles, 2006
•ISO 15836 – Dublin core metadata element set, 2003
71. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos
• Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gestão
arquivística de documentos
• Design criteria standard for electronic records management
software applications: DOD 5015.2-STD, 2002
• MoReq – Modelo de requisitos para a gestão de arquivos
electrónicos, 2002
• Requirements for electronic records management systems:
Functional requirements, United Kingdom, 2002;
• Padrões, modelos e esquemas de metadados
• e-Government Metadata Standard – e-GMS, United Kingdom, v.
3.0, 2004;
• MoReq 2 – Model requirements for the management of
electronic records update and extension, 2007
• Padrão de Metadados do Governo Eletrônico – e-PMG, Brasil
(minuta)
• PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata – version 2
72. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos
• Orientações para gestão e preservação de
documentos digitais
• Directrices para la preservación del patrimonio digital, 2002
• Documentos de arquivo electrónico: manual para arquivistas,
ICA, Estudo n. 16, 2005.
• Electronic Records Management Initiative. Disponível em:
<http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/erm-over
view.html>
• INTERPARES Project. Disponível em: <
http://www.interpares.org>;
• Management, appraisal and preservation of electronic
records guidelines. Disponível em:
<http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advic
e/guidelines.htm>
73. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos
• Nacional:
• Resolução do CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001 -
• Resolução do CONARQ n. 20, de 16 de julho de 2004
• Resolução n.º 20 do CONARQ, de 16 de julho de 2004, que
dispõe sobre a inserção de documentos arquivísticos digitais
em programas de gestão arquivística de documentos.
• Resolução n.º 25 do CONARQ, de 27 de abril de 2007, que
dispõe sobre a adoção do “Modelo de requisitos para
sistemas informatizados de gestão arquivística de
documentos - e-ARQ Brasil” pelos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
• Resolução n.º 32 do CONARQ, de 17 de maio de 2010, que
dispõe sobre a inserção dos metadados na Parte II do e-ARQ
Brasil.
74. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos
O que é um SIGAD
•O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos é
um sistema que controla o ciclo de vida dos documentos
arquivísticos. A gestão arquivística de documentos compreende a
captura, a tramitação, a utilização e o arquivamento até a sua
destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
•Uma solução SIGAD (conjunto de procedimentos de gestão
arquivística de documentos e de tecnologias da informação) pode
ser implementada por um único software ou pela integração de
diversos softwares.
•O SIGAD abrange as fases corrente e intermediária da gestão de
documentos e apoia procedimentos de preservação. Conforme
disposto no art. 8º, §§ 1º e 2º, da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de
1991: “consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
frequentes”; e “consideram-se documentos intermediários aqueles
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”.
75. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
• É dividido em duas partes:
• Parte I: Gestão Arquivística de Documentos Digitais
• Política arquivística, planejamento e implantação
do programa de gestão arquivística de
documentos, (...)
• Parte II: Especificação de requisitos para Sistemas
Informatizados de gestão arquivística de documentos
• Aspectos de funcionalidade: organização de
documentos – classificaçãõ, produção, tramitação,
captura, destinação, recuperação da informação,
segurança, armazenamento, preservação, funções
administrativas e técnicas e req. adicionais.
• Metadados – documento, evento de gestão, classe,
agente, componente digital, evento de
preservação.
76. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
Os requisitos contidos nessa norma são
divididos em três tipos:
•(O) = Obrigatório = “O SIGAD tem que ...”
• Tem = o requisito é imprescindível.
•(AD) = Altamente Desejável = “O SIGAD deve ...”
• Deve = podem existir razões válidas em circunstâncias
particulares para ignorar um determinado item, mas a
totalidade das implicações deve ser cuidadosamente
examinada antes de se escolher uma proposta diferente.
•(F) = Facultativo = “O SIGAD pode ...”
• Pode = o requisito é opcional.
77. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
78. Gestão Arquivística de
documentos Digitais 1º trabalho – Vídeo sobre a situação dos documentos convencionais e digitais de uma
organização (perfil do Arquivista, Conservação de documentos digitais ou
micrográficos, Problemas Ergonômicos no trabalho de Arquivista, ...).
Entrega e apresentação em aula: dia 03/11 (publicar no youtube)
Pode ser desenvolvido em forma de entrevista dos funcionários da organização ou das
pessoas no campus (livre). O importante nesse trabalho é manter o foco no objeto
escolhido revelando a situação em que se encontra a organização ou o perfil do
profissional, o reconhecimento do mesmo em determinada região ou na organização,
entre outros exemplos.
2º trabalho – Projeto de Sistema Informatizado para Gestão Arquivística de
Documentos – Estudo de Caso de elaboração de sistema de arquivos para documentos
digitais/eletrônicos usando recursos informáticos ou softwares (Ex.: Access, PostreSql,
MySql, Joomla, Ica-Atom, Archivemática, Alfresco, Drupal, Mambo, ). Pode também
envolver sistemas híbridos (convencionais e digitais com ou sem software pago ou
gratuito) .
Entrega e apresentação em aula: dia 17/11
Poderá estar vinculado a produção do vídeo, mas ambos serão avaliados
separadamente. Nesse trabalho, o maior objetivo é gerar uma proposta de
implementação de SIGAD para determinada organização (pública ou privada), inclusive
recomenda-se realizar em organizações sem fins lucrativos e com papel de
preservação do patrimônio histórico e cultural de determinada área geográfica ou
arquivo pessoal, etc....