Aplikace Elektronická spisová služba (ESS) slouží k evidenci dokumentů vyplývající z předpisů k vedení spisové služby. Napomáhá snadné orientaci v dokumentech, umožňuje okamžité vyhledání kteréhokoli z nich a přijímání a odesílání dokumentů klasickou poštou, elektronickou poštou a datovou schránkou. Automatizuje a sjednocuje tiskové výstupy. Vede datové skladiště dokumentů v elektronické formě. Výrazně usnadňuje práci.
2. ZÁKLADNÍ INFORMACE
Základní informace
Elektronická spisová služba (ESS) je komplexním řešením pro správu dokumentů
menšího či středního úřadu nebo organizace.
Usnadňuje práci. Šetří čas, energii a peníze.
Řeší komunikaci datovými zprávami a napojení na Czech POINT.
Vyhovuje legislativním nárokům na vedení spisové služby.
Především aktuálnímu znění
zákona č. 499/2004 Sb.,
o archivnictví a spisové službě,
a zákona č. 300/2008 Sb.,
o elektronických úkonech
a autorizované konverzi dokumentů.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 2
4. FUNKČNOSTI
Práce s dokumenty
• Vytváří, upravuje, eviduje a uchovává vlastní i doručené dokumenty. Jak
papírové, tak elektronické.
• Označuje dokumenty číslem jednacím i jakýmikoli dalšími potřebnými
náležitostmi.
• Vede podací deník.
• Umožňuje snadné vyhledávání a filtrování a hromadné operace s dokumenty.
• Třídí dokumenty do spisů.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 4
5. FUNKČNOSTI
Elektronické dokumenty
• Dovede zobrazit a editovat obsah elektronických dokumentů.
• Ukládá elektronické dokumenty způsobem, který zaručuje věrohodnost původu
dokumentu a neporušitelnost a čitelnost jeho obsahu.
• Automaticky kontroluje a doplňuje elektronické značky a časová razítka.
• Vlastní dokumenty opatřuje elektronickými podpisy. U doručených dokumentů
ověřuje pravost těchto podpisů.
• Automaticky převádí dokument do vybraného formátu.
• Provádí konverzi dokumentů z analogové podoby do digitální i naopak. Včetně
autorizované konverze, díky napojení na systém Czech POINT.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 5
6. FUNKČNOSTI
Pohyb po organizaci
• Předává a přiděluje dokumenty mezi jednotlivými funkčními místy.
• Poskytuje úplný přehled o manipulaci s dokumentem, o jeho oběhu v rámci
organizace a o jeho aktuálním stavu (vyřízený, uzavřený, stornovaný, ztracený
atd.). Zaznamenává každý pohyb dokumentu i zásah do něho.
Přijímání a odesílání
• Přijímá a odesílá dokumenty. Poštou klasickou, elektronickou i skrze datovou
schránku.
• Zobrazuje zprávy doručené do elektronické podatelny, do e-mailové i datové
schránky a vytváří z nich dokumenty.
• Zaznamenává doručení dokumentu. Automaticky eviduje doručenky z datové
schránky.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 6
7. FUNKČNOSTI
Tisk
• Poskytuje velmi rozsáhlou paletu šablon dokumentů pro tisk. Tyto tzv. tiskové
sestavy si umějí samy doplnit potřebné údaje zaevidované v ESS, a tak zkrátit a
automatizovat tisk potřebných dokumentů.
Ukládání a skartace
• Ukládá uzavřené dokumenty a spisy do elektronické spisovny.
• Eviduje skartační znaky a lhůty.
• Umožňuje zadat spisový a skartační plán přesně na míru.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 7
8. FUNKČNOSTI
A to není vše…
• ESS dále umožňuje terminálový přístup.
• Podporuje sjednocení s informačními systémy, které již v organizaci používáte.
• Komunikuje s externími informačními systémy (webovými službami).
• Kontroluje dostupnost nových verzí a snadno se aktualizuje.
• Obsahuje adresář subjektů, plánovací kalendář…
Aplikaci lze rozšířit o:
• E-learning. Ozvučený výukový videokurz, který Vás programem názorně provede a
naučí Vás se spisovou službou efektivně pracovat.
• Manažerské výstupy. Pro vytváření grafických přehledů a statistik vedení spisové
služby.
• Plug-in pro Outlook. V programu MS Outlook přibude tlačítko, jehož stisknutím
zaevidujete e-mail do spisové služby přímo z tohoto poštovního klienta.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 8
17. UŠETŘÍTE
Za tisk
Nebudete muset dokumenty zbytečně tisknout.
Ušetříte naše lesy a náklady za tisk.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 17
19. UŠETŘÍTE
Za poštovní služby
Budete moci přijímat a odesílat dokumenty elektronickou poštou a datovou
schránkou.
Odpadne platba poštovného.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 19
20. UŠETŘÍTE
Za mzdy
Práce s dokumenty bude daleko snazší a rychlejší.
Zastane ji minimum pracovníků.
Navíc budete mít úplný přehled o jejich činnosti.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 20
21. UŠETŘÍTE
Za sankce
Jste-li organizace, která má vedení spisové služby nakázáno zákonem, pořízením
ESS dostojíte této povinnosti, a předejdete tak hrozícím pokutám za správní delikt.
Díky pravidelným aktualizacím programu si nebudete muset dělat hlavu s žádnými
budoucími legislativními změnami. Budete s nimi automaticky držet krok.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 21
22. UŠETŘÍTE
Za samotnou aplikaci
Elektronická spisová služba (ESS) je efektivním mezistupněm mezi malým
evidenčním nástrojem a velkým informačním systémem.
Zahrnuje v sobě know-how velkých informačních systémů GINIS®, ale současně
nabízí výrazně nižší cenu při zachování plné funkčnosti.
Je nejlepším řešením pro malé a střední organizace.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 22
23. UŠETŘÍTE
Čas
Dohledání jakéhokoli dokumentu bude záležitostí vteřin.
Běžné činnosti s dokumenty se zautomatizují (automaticky vedený podací deník,
automatické přidělování čísel jednacích, automatická kontrola a doplňování elektronických značek a časových
razítek, automatická evidence doručenek z datové schránky atd.)
Doba trvání pravidelných úkonů se výrazně zkrátí.
Při předávání dokumentů nebudete muset ani
vstát ze židle.
Nebude třeba se znovu a znovu přihlašovat
do datové schránky ani do e-mailu.
Propojením s dalšími agendami informačního
systému odstraníte duplicitu činností (dvojí
evidenci).
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 23
24. UŠETŘÍTE
Prostor
Dokumenty schraňované v elektronické podobě nezabírají takřka žádné místo.
Pravidelné zálohování zaručí, že o ně nikdy nepřijdete.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 24
25. UŠETŘÍTE
Nervy
Proškolíme Vaše pracovníky tak, aby v aplikaci pracovali efektivně a samozřejmě.
Zajistíme instalaci a úplný servis. Kdykoli se na nás můžete obrátit s jakýmkoli
problémem či přáním.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 25