Descargue GRATIS una versión Free de eGAMbpm.com, en ella encontrará una serie de procedimientos realizados con los cuales puede Gestionar su sistema normativo en su empresa.

1. PASOS PARA QUE USTED MISMO PUEDE
TRABAJAR CON UN PROCEDIMIENTO
EXISTENTE EN EGAMBPM
EJEMPLO: RECLAMACIÓN DE CLIENTES

2. GESTIONAR EL ASUNTO
Paso 1: En Gestión de Asuntos hacer clic en el botón nuevo
2
Paso 2: Desplegar las
clasificaciones
(procedimiento) ya
realizados para
escoger el que se
requiera.
1

3. ELEGIR PROCEDIMIENTO
Paso 3: Escoger el procedimiento que se necesite, para este ejemplo No conformidades,
Acciones Correctoras y preventivas, hacer clic sobre ella.
3

4. TRABAJAR CON EL PROCEDIMIENTO SELECCIONADO EN EL ASUNTO
Paso 4: Se carga el procedimiento ya establecido con sus pestañas y sus campos personalizados.
Como se muestra de color amarillo.
En este caso estamos trabajando desde el usuario Ventas, por este motivo queda identificado por
Gabriela Mendieta encargada de Ventas.
6 Paso 5: Ingresar la
Reclamación del
Cliente en el campo
Titulo; en el campo
Descripción se puede
ampliar los detalles de
la reclamación.
5
Paso6: Escoger el
Gestor del Asunto
(persona encargada
de estipular las
acciones a realiza,
responsables y
tiempo para
llevarlas a cabo).

5. CUMPLIMENTAR LA PORTADA DEL ASUNTO
En este caso escogemos a Pepe Rodríguez encargado del área de Calidad haciendo clic sobre él.
7 Paso 7: Escoger el
Cliente, Producto,
Proveedor y Proceso
si es necesario.

6. Escogemos el Cliente Eugenia Hoyos, haciendo clic sobre ella.
De la misma manera se
escoge el proveedor, el
producto y el proceso si
es necesario.
Paso 8: Especificar el Nº de 8
incidencia del cliente y
Que tipo de No
conformidad es, en este
caso Reclamación del
Cliente.
Paso 9: Después de tener
todos los campos
cumplimentados y el
gestor del asunto
asignado, guardamos el
asunto por medio del
9
botón Guardar

7. SISTEMA DE ROJOS MI EGAM
En este momento ya Gabriela Mendieta la encargada de ventas termino de ingresar la Reclamación
del cliente.
A Pepe Rodríguez encargado del área de calidad, le aparecerá en la
agenda de eGAM en rojo esta tarea, especificando que tiene una tarea
pendiente.
Paso 10: Para acceder al asunto, Pepe, hace clic sobre el sistema de
rojos en la agenda MieGAM y se le abre la siguiente ventana.
Hacer clic sobre ella para abrir el asunto.

8. Paso 11: Después de que Pepe Rodríguez se entera (lee) la reclamación del cliente, hace clic en el
botón Rev. Gestor (Revisado por el Gestor), específica la previsión de cierre de la reclamación del
cliente, toma las acciones a llevar a cabo con los responsables y tiempo.
Después de
clicar en el
botón
Rev.Gestor el
botón
Guardar se
habilita clicar
en él para
guardar los
cambios
realizados.
11

9. CREAR UNA TAREA
Paso 12: En la pestaña Acción de
choque, hacer clic en el botón nuevo
13
12
Paso 13: Digitar la
tarea a llevar a cabo
para eliminar o
minimizar los efectos
de la no conformidad
en el campo
Descripción, escoger la
fecha de previsión de
cierre y el responsable
de ejecutarla.

10. Paso 14: Cuando ya se ha digitado la tarea a llevar a cabo, con el responsable y el
tiempo de ejecución se guarda por medio del botón Guardar.
14

11. De la misma manera se pueden generar todas las tareas que sean necesarias, para
cada pestaña del asunto (causas y AccCorrectora)
En este caso
Gabriela
Mendieta
debe de llevar
a cabo las
tareas y son
para realizarla
el mismo día.

12. En la pestaña causas, se especifica el motivo por el cual ha ocurrido la No Conformidad,
no es necesario determinar responsables ni plazos.

13. En la pestaña AccCorrectoras (Acciones correctoras), Pepe asigna las acciones a llevar a cabo para
que no vuelva a ocurrir la No conformidad. Asignando responsable y un plazo para llevarlo a cabo.

14. Gabriela Mendieta es la responsable de algunas tareas, por medio del sistema de rojos
ella se dará cuenta que tiene algo pendiente.
Paso 15: Al hacer clic en el sistema de rojos observa las tareas que tiene
pendiente, clicar sobre la tarea a realizar:

15. ENVIAR SEGUIMIENTOS
Gabriela Mendieta comienza a resolver las tareas que tiene:
Para la tarea Nº 1: Envía la camisa y llama varias veces al cliente sin obtener respuesta a la
llamada, para ello, Gabriela envía un seguimiento a la persona que le propuso la tarea (Pepe)
por medio del Botón seguimiento.

16. ESCRIBIR SEGUIMIENTOS
Después de hacer clic en el botón seguimiento, sale la siguiente pantalla
Hacer clic en nuevo y
escribir el
Espacio para escribir el seguimiento
seguimiento.

17. Por medio del sistema de Rojos en mi eGAM, Pepe, responsable de Calidad observa que hay algo
nuevo.
Al hacer clic en el sistema de rojos observa que hay una tarea con un
seguimiento, clicar sobre ella
Seguimiento Anexos
Mail Asunto Anexo

18. Pepe abre la tarea donde esta el seguimiento, haciendo clic sobre el botón seguimiento o sobre el
Nº que esta en rojo.
Después de ver el
seguimiento, Pepe clica en el
botón leídos y si desea
ingresar otro seguimiento
hace clic en el botón nuevo e
ingresa el comentario.

19. ENVIAR UN CORREO
Cuando Gabriela lee el seguimiento que le envió Pepe, Gabriela continúa resolviendo la
tarea Nº 2: enviar un correo al cliente, pidiendo disculpas y especificando que no volverá a suceder.
Para enviar un correo, se
puede hacer por medio del
botón Comunicar, para ello
debe de tener instalado el
Addin del Outlook que lo
pueden descargar de
http://soporte.egambpm.com

20. Al hacer clic en el botón
Comunicar sale la siguiente
pantalla para escribir el
mensaje.
Como se observa, sale la ruta
de la cual fue enviado el
mensaje.
De esta manera si esta en
Outlook haciendo clic a la ruta
se abre eGAM en el ASUNTO
y TAREA relacionado con el
correo
Después de enviado el
mensaje, este quedará
anexado
automáticamente en la
tarea y toda respuesta
que el cliente haga de
este mensaje también
quedarán anexada
automáticamente a la
tarea.

21. CERRAR UNA TAREA
Paso 16: Después de haber realizado la tarea y antes de cerrarla, se deja la observación
correspondiente en Observación Cierre responsable
Paso 17: Se cierra la Tarea
por medio del botón Cerrar.
Inmediatamente el candado
cambia de abierto a cerrado
Cerrar también la tarea Nº 1
16
17

22. CERRAR UN ASUNTO
Paso 18: Después de que todas las tareas del asunto ya están cerradas, por el responsable de cada
tarea el gestor del asunto en este caso Pepe Rodríguez (responsable de Calidad) antes de cerrar el
asunto deja una justificación de cierre en la Portada del asunto y clica en el botón Cerrar.
18

23. Gracias por la atención, si tiene alguna duda puede
encontrar información en:
www.egambpm.com/wiki
Contacta con Nosotros
E-mail: info@egambpm.com
Web: www.egambpm.com
Tel. (+34) 966 552 569
“
eGAM me permite hacer
mi trabajo, al margen de
cuestiones burocráticas
que me consumen el
tiempo de mi día a día