que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.  Informe automático crea automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.  Gráficos dinámicos abrirá un informe en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un informe utilizando el asistente.  DIFERENCIAS ENTRE FORMULARIOS E INFORMES - Los formul

1. BASES DE DATOS
Una base de datos es un “almacén” que nos permite
guardar grandes cantidades de información de forma
organizada.
EDWARD FABIAN GUATAVITA NUÑEZ
CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
04/04/2011

2. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 QUE ES UNA BASE DE DATOS
Es un conjunto de información o datos que pertenecen al mismo contexto y se encuentran
almacenados se una forma ordenada para su uso. Ejemplo: inventario de productos de un
almacén, una agenda, lista de estudiantes y una biblioteca…etc.
En el ambiente informático, esta información se encuentra organizada en tablas, cada una
dividida en filas y columnas, solo que en este caso, las filas se conocen como registros y las
comunas en campos.
 Tabla: Es en donde se encuentra almacenada la información en forma de
registros (filas) y campos (columnas). Cada tabla almacena datos referentes a
un tema en común y son la estructura elemental en un sistema administrador
de bases de datos.
 Campo: Es la parte de la tabla conocida como columna, es donde se encuentra
el nombre del tipo de información que ha de ser escrita allí. Ejemplo: nombres,
apellidos, edad, código, teléfono etc.
 Registro: Es la parte de la tabla conocida como fila, es donde se encuentra los
datos referentes a un ente de la tabla (los datos de un empleado, los datos de
un producto, una transacción bancaria, etc.) en donde, en cada campo, se
ingresa el dato pedido por el mismo.
 CARACTERISTICAS
 Independencia lógica y física de los datos.
 Redundancia mínima.
 Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
 Integridad de los datos.
 Consultas complejas optimizadas.
 Seguridad de acceso y auditoría.
 Respaldo y recuperación.
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3. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 VENTAJAS DE LA BASE DE DATOS
 Control sobre la redundancia de datos.
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros
distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de
provocar la falta de consistencia de datos.
 Consistencia de datos.
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el
riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez,
cualquier actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos
los usuarios inmediatamente.
 Compartición de datos.
En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los
departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de
datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que
estén autorizados.
 Mantenimiento de estándares.
Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, Estos
estándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su
intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos de
actualización y también reglas de acceso.
 Mejora en la integridad de datos.
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los
datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones
o reglas que no se pueden violar.
 Mejora en la seguridad.
La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a
usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de
datos en los sistemas de bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que
en los sistemas de ficheros.
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4. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 Mejora en la accesibilidad a los datos.
Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que
permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea
necesario que un programador escriba una aplicación que realice tal tarea.
 Aumento de la concurrencia.
En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder
simultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre
ellos de modo que se pierda información o se pierda la integridad.
 DISEÑO DE BASES DE DATOS
 Determinar el propósito: lo primero que debes hacer para crear una base
de datos es pensar en cual va ser el motivo que valga la pena todo el tiempo que
vas a invertirle, cual va ser su propósito y que necesidad va a satisfacer, para así,
establecer el tipo de información que se requiere y adaptarla según el usuario.
 Determinar el numero de tablas: sabiendo ya el tema general de la BD
(Base de Datos) se deben establecer los diferentes subtemas necesarios para
organizar la información, estos subtemas van organizados en tablas, las cuales
deben ser bien estructuradas para no cometer el error de repetir datos o de
incorporar datos irrelevantes a la información necesaria.
 Determinar los campos: los campos de cada tabla deben de ser coherentes
con el tema de la misma, sin llegar a introducir datos innecesarios y así
desperdiciar espacio tontamente.
Para determinar que campos son necesarios en la tabla hay que tener en cuenta
estos aspectos:
 Cada campo debe estar directamente relacionado con el tema de la tabla.
 Un campo debe describir aspectos propios de un tema, de lo contrario
pertenece a otra tabla.
 No debe haber información repetida en dos o más tablas.
 No se deben incluir datos calculados.
 Incluir todos los datos que sean necesarios.
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5. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 El campo de clave principal no debe contener valores repetidos o nulos.
 Determinar relaciones: al haber terminados las distintas tablas con
sus campos correspondientes, sigue el proceso de las “relaciones”, en
donde los distintos campos de la tabla se relacionan para así poder
visualizar los datos de varias tablas a la vez. Esto se hace por medio de la
clave principal, que es un campo o conjunto de estos que nos permite
identificar de manera única un registro, la cual puede ser relacionada con
Otro campo en otra tabla, el cual puede tener o no una clave principal.
 Ingresar datos: al finalizar los anteriores pasos ya lo único que falta es
introducir los datos necesarios para que nuestra BD funcione y cumpla su
función inicial.
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6. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 MODELO ENTIDAD RELACION
Este modelo es el más básico en el diseño de las BD, se puede considerar como un
borrador, ya que nos permite diseñar la BD antes de empezar a hacerla en el ordenador.
Este es un paso esencial en el diseño que no debería ser omitido y al cual podemos hacer
referencias cuando nos encontramos confundidos en el diseño computarizado. En este
modelo las tablas se representan por me dio de rectángulos, los campos de cada una de
estas con óvalos y las relaciones con rombos.
RELACIONES
CAMPOS
TABLAS
CONECTORES
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7. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 RELACIONES
Las relaciones entre las tablas se pueden definir como:
 Relaciones de uno a uno:
En este tipo de relación un campo de una tabla solo se puede relacionar con un
campo en otra tabla.
 Relaciones de uno a muchos:
En esta un campo de una tabla se puede relacionar con muchos campos en otra
tabla.
 Relaciones de muchos a muchos:
En este tipo muchos campos de una tabla se pueden relacionar con muchos
campos en otra tabla.
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8. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 TABLAS DE DATOS
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como hemos visto
antes, clientes o pedidos.
 Clave principal:
Es un campo o conjunto de campos que permiten identificar de manera única un
registro. La clave principal no puede contener valores duplicados, valores nulos o
en blanco.
 TIPOS DE DATOS
 Texto: cuando nuestro campo deba almacenar letras y quizás algunos
símbolos de puntuación y/o cifras numéricas. Deberán indicar la cantidad de
letras.
 Numérico: cuando nuestro campo vaya a guardar cantidades numéricas,
especialmente si mas adelante necesitaremos realizar operaciones con dichas
cantidades.
 Lógico: cuando solo hay dos posibilidades: falso-verdadero, si-no.
 Fecha: para almacenar fechas/horas. Se utiliza para que las comparaciones y
ordenaciones sean correctas.
 Memo: campo especial, que permite una longitud ilimitada, pero su acceso es
más lento.
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9. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos
de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen
varios tipos de consultas:
 Consultas de selección: son las consultas que extraen o nos muestran datos.
Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una
vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos.
 Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros.
Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de
datos anexados y de creación de tablas.
 Consultas específicas de SQL: son consultas que no se pueden definir
desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en
SQL.
 Crear una consulta
 Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
 Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
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10. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 ALGUNAS PROPIEDADES DE LAS CONSULTAS
 Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el
campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede
ser un campo calculado.
 Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
 Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
 Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no
aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo
para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por
ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia,
necesitamos el campo Población para seleccionar los alumnos pero no queremos
que aparezca la población en el resultado ya que todos son de la misma población.
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11. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de
búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el
resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias
condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).O: esta fila y las siguientes
se utilizan para combinar condiciones.
 LOS FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una
tabla o consulta. En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la
edición de registros y cambiar su diseño.
 Opciones para crear un formulario
para crear un formulario tenemos varías opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
 Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y
tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.
Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo
y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el
formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de
un formulario.
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12. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por
paso en la creación del formulario.
 Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de
Exploración.
 Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de
gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario
utilizando el asistente.
 INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
Imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el
Informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se
Puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.
 Opciones para crear un informe
Para crear un informe podemos utilizar a sección Informes que encontrarás en la pestaña
Crear:
 Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos
que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este
método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y
rápido crear un auto informe o utilizar el asistente y después sobre el informe
creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta
unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.
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13. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION
 Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso
en la creación del informe.
 Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene
todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
 Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
 MACROS
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como
abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes,
etc. También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten
tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de
datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una
macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de
lanzar cualquier otro. Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones
o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones de macro si
la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones
malintencionadas. Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que
consideremos fiables, podemos añadir la ubicación de está al Centro de confianza.
 Crear macros
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