O documento discute procedimentos e modelos de gestão para meios de hospedagem que atendem eventos. Ele aborda terminologia hoteleira, comercialização de eventos, tipos de eventos, montagens, equipamentos, serviços, análise do mercado de eventos, administração estratégica, centros de custo, estatísticas, terceirização e gestão compartilhada.

1. Meios de Hospedagem - Procedimentos,
Parcerias e Hospitalidade ao Atender
Eventos
Eduardo Faraco
Consultor Senior –SEBRAE
efaraco@ucs.br
54 3282 5205/9905 2019

2. • Terminologia Hoteleira – Hospedagem(recepçao, reservas,
concierge) e Alimentos e Bebidas(Pratos, Serviços, Bebidas e
Preparações);
• Comercialização (tarifários, comissionamentos, agencias,
operadoras e organizadoras de eventos, bloqueios, material de
divulgação, participação em eventos do trade)
• Eventos – Montagem, Equipamentos e Serviços
• Modelos de Gestão – (administração e planejamento estratégico,
centros de custo, estatísticas, terceirização ou operação própria,
gestão compartilhada em mkt, compras, etc.)

3. Eventos
• Tipos: Congressos, Feiras, Palestras,
Seminários, Cursos, Oficinas, Exposiçoes,
Festivais, Coquetéis, Cafés da Manha,
Almoços, Jantares, Brunchs, Casamentos,
Aniversários, Cerimônias de Posse,
Formaturas, Entrega de Prêmios,
Shows/Apresentaçoes, Lançamento de
Produtos, etc.

4. Montagens

5. Relaçao M2 X ServiçoX Número
de Pessoas
• 100 m2 de espaço
• Coquetel: 150 pessoas
• Almoço/Jantar Empratado: 100 pessoas
• Buffet: 90 pessoas
• Evento em Auditório: 150 pessoas
• Evento em ‘U’ : 80 pessoas
• Evento em ‘T’: 80 pessoas

6. ANÁLISE MERCADOLÓGICA
• Pesquisa do FBC&VB/ SEBRAE (2000)
2000* 2008
 Receita Geral: R$ 37 bi R$ 191.6 bi
 Tributos Geral: R$ 4.3 bi R$ 21.3 bi
 Participantes: 80 mi 273 mi
 Empregos: 2.9 mi 8.2 mi
 Eventos: 330 mil 960 mil
*Fonte: FBC&VB /SEBRAE

7. ANÁLISE MERCADOLÓGICA
• Tipos dos Eventos
5%
6% CONGRESSOS
CONVENÇÕES
7% 21%
FEIRAS COMERCIAIS
11% REUNIÕES
18% EVENTOS SÓCIO-CULT
15% EVENTOS MISTOS
17% EXPOSIÇÕES/LEILÕES
EVENTOS ESPORTIVOS
Fonte: FBC&VB (2001)

8. Equipamentos
• Computadores/Notebooks
• Impressoras/Scanners
• Vídeos Cassete/DVDs/Projetores de Slide/Karaoke
• Retroprojetor
• Projetores Multimidia(data-show)
• Telas e Flip Charts
• Púlpitos
• Tablados Moduláveis
• Mesas moduáveis
• Cadeiras empilháveis
• Microfones
• Telefones(com e sem fio)
• Aparelhagem de Som
• Material de escritório
• Toalhas, plisses(saias)

9. Serviços
• Alimentaçao(coffee-breaks, almoços, jantares, brunchs, cafés da
manha,
• Serviço de filmagem e fotografia
• Sonorização
• Iluminação
• Tradução
• Decoração
• Recreação
• Limpeza e Manutenção
• Tradução e Secretariado
• Rede e Internet
• Estacionamento

10. Administração Estratégica
• Tendências:
• Turismo de experiência/eventos:;
• Tendência a viagens de impulso;
• Reservas de ultimo hora – “last minute calls”;
• Turismo “single” e de outros pequenos segmentos(cultural, esportivo, religioso, GLS,
etc);
• Tendência a um comportamento de férias voltado à natureza;
• Busca de um “segundo lar”;
• O “pula-pula” de excursões se tornará mais frequente;
• Tendência a viagens curtas e frequentes

11. Requisitos das Organizações
para se tornarem estratégicas
Planejamento criativo
Busca da Qualidade e preço de nível internacional;
Desburocratização e Informatização;
Conhecimentos sobre novos produtos e processos;
Atenção total ao cliente em nichos específicos;
Aumento das ações cooperativas ;
Redução de Custos;
Downszing e Empowerment.

12. Planejamento Estratégico
O Planejamento não diz respeito a
decisões futuras mas as implicações
futuras das decisões presentes
• Peter Drucker

13. Planejamento Estratégico
• Requisitos
• Planejar deve ser uma atitude
• Seja realista, não tente esconder o sol com a
peneira;
• Crie comprometimento em todos os níveis;
• Conheça seu ambiente em especial seus
concorrentes;
• Não exagere na quantificação de objetivos;
• Divulgue internamente o plano da empresa;

14. Benefícios
• Melhora a comunicação interna
determinando uma direção única para
todos;
• Aumenta a capacidade gerencial de tomar
decisões;
• Define programas e planos;
• Melhora o relacionamento da organização
com seu ambiente interno e externo.

15. Centros de Custo
• Hotéis: Alimentos e Bebidas(por PDV),
Frigobar, Lavanderia, Internet, Eventos, etc.
• Agencias e Operadoras: Receptivo(Locaçao
de Carros, Reserva de Hotéis, Passeios),
Emissivo(Nacional, Internacional, Aéreo,
Rodoviário, Eco, Eventos, etc.)

16. Estatísticas e Controles
• Estatísticas(ocupação, diária média, gasto médio total e por PDV,
permanência média, índice de cancelamentos, formas de
pagamento, etc.);
• Controle de Custos (por Centro de Custo);
• Ficha Técnica de Custos;
• Ponto de Equilíbrio;
• Demonstrativo de Resultados;
• Controle de Estoque(estoque mínimo, máximo, consumo, etc.) ;
• Controle de Pessoal(horas extras, férias, folgas, faltas, etc.);
• Administrativos(contas a pagar, contas a receber, conta-corrente,
cartão de crédito, despesas mensais, etc.);
• CRM – Customer Relationship Management – Gerenciamento das
Relações com o Consumidor

17. Terceirização ou Operação
Própria
• Áreas para terceirização: Contabilidade
e RH, Segurança, Manutenção Preventiva
e/ou Corretiva, Lavanderia, Padaria,
Confeitaria, Montagem e Equipamentos
para Eventos, Transportes, Guias, etc.

18. • Benefícios:
• Ausência de vínculos empregatícios
• Contratos prevêem treinamento, reposição, etc.
• Custo inicial inferior a implantação própria
• Problemas:
• Problemas de Padrao/Continuidade/Relacionamento
• Em médio a longo prazo a operação própria pode ser
mais vantajosa

19. Gestão Compartilhada
• Possibilidades de Gestão Compartilhada:
• Marketing(site, folders, publicidade,
participação em eventos, venda one to one,
etc.);
• Compras(diretas e terceirizações)
• Recursos Humanos(treinamentos, processos
de seleção, avaliação de desempenho, etc.)

20. • Obrigado....
efaraco@ucs.br
ezfaraco@hotmail.com