Relación entre el Estilo Organizacional y los Sistemas de Información

1. EL ESTILO ORGANIZACIONAL Y SU IMPACTO EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION Edison F. Naranjo E. 8vo Nivel

2. 2 OBJETIVOS Entender que las organizaciones son sistemas y analizarlas desde una perspectiva sistémica. Reconocer que los diversos niveles de administración requieren sistemas diferentes. Entender que la Cultura Organizacional influye en el diseño de los sistemas de información. Conocer que es un Sistema de Información Computarizado 11/04/2011 6:54

3. LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Las organizaciones se consideran como sistemas diseñadosparacumplirmetas y objetivospredeterminados con la intervencion de la gente y otrosrecursosquedisponen. La importancia de considerar a lasorganizacionescomosistemascomplejosradica en que los principiosque se aplican a los sistemaspermitenformarseuna idea de la manera en quefuncionanlasorganizaciones. 3 11/04/2011 6:54

4. INTERRELACION E INTERDEPENDENCIA DE LOS SISTEMAS Todos los sistemas y subsistemas se interrelacionan y son independientes Otroaspectoquehace a lasorganizacionesparecidas a los sistemasesquetodos los sistemasestándelimitadosporfronterasque los separan de susentornos. La retroalimentaciónconstituye un mecanismo de control del sistema . Como sistemas, todaslasorganizacionesutilizan la planeación y el control paraadministrar con eficacia los recursos 4 11/04/2011 6:55

5. Sin embargo, el sistema ideal esaquelque se corrige y regulaporsímismode talmaneraque no esnecesariotomardecisionessobresituacionescomunes. La retroalimentaciónllegadesde el interior de la organización y desde los entornosque lo circundan . Cualquiercosaexterna a lasfronteras de la organización se consideracomo un entorno. 5 11/04/2011 6:55

6. Las salidas del sistemasirvencomoretroalimentaciónquecompara el desempeño con lasmetas Las salidas de un departamentosirvencomoentradasparaotro, de talmaneraqueestossubsistemas se interrelacionan

7. ORGANIZACIONES VIRTUALES Y EQUIPOS VIRTUALES No todaslasorganizaciones o partes de éstas se encuentranvisibles en unaubicacionfisica. Las empresasvirtualesutilizanredes de computadoras y tecnología de telecomunicacionesparareunir, pormedioselectrónicos , a individuos con habilidadesespecíficas con el propósito de quetrabajen en proyectosque no se localizanfisicamente en el mismolugar. 7 11/04/2011 6:55

8. Entre los beneficiospotencialesparalasorganizacionesvirtuales se encuentran la posibilidad de reducircostosderivados de instalacionesfísicas, unarespuestamásrápida a lasnecesidades de susclientes y contribuir a quesusempleadosvirtualessatisfagansatisfagansuscompromisosfamiliares 8 11/04/2011 6:55

10. Planeación y control administrativo(gerencia de nivelmedio)

11. Administraciónestratégica9 11/04/2011 6:48

12. IMPLICACIONES PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION Cada unos de los tres niveles de administración representa implicaciones distintas para el desarrollo de sistemas de información. Los gerentes de operacionesnecesitaninformacióninterna de naturalezarepetitiva y de bajonivel. En el siguientenivel de administración, los gerentes de nivelmediorequiereninformacióntanto de cortocomo de largo plazo. A diferencia de los gerentes de operaciones, tienenunaaltanecesidad de informaciónhistórica, al igualque de informaciónque les permitapronosticareventosfuturos y simularnumerososescenariosposibles. Los gerentesestratégicosrequiereninformaciónproveniente de fuentesexternasqueproporcionannoticiassobrelastendencias del mercado y estrategias de la competencia. 10 11/04/2011 6:48

13. CULTURA ORGANIZACIONAL Las culturas y subculturas de unaorganización son factoresimportantesquedeterminan la maneracomo la genteutiliza la información y los sistemas de información. Al considerar a los sitemas de información en el contexto de la organizacióncomo un sistemamásgrande, entenderemosque hay diversosfactoresimportantesquedebemostomar en cuenta al determinar los requerimientos de información y diseñar e implementarsistemas de información 11 11/04/2011 6:48

14. 12 SISTEMAS DE INFORMACION Los sistemas están compuestos por distintos elementos que se relacionan entre sí y que generan actividades conjuntas, con el fin de posibilitar el logro de determinados objetivos. En los sistemas de información esos objetivos están orientados, básicamente, a atender las necesidades de información que tienen los usuarios. 11/04/2011 6:48

15. 13 SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTARIZADOS Los sistemas de información computarizados tienen un soporte informático, es decir se desarrollan en un entorno usuario - computadora, utilizando hardware y software computacional, redes de telecomunicaciones, técnicas de administración de bases de datos computarizadas y otras formas de tecnología de información. 11/04/2011 6:48

16. 14 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION Control Unidad de procesamiento Productos Insumos Retroalimentación 11/04/2011 6:48

17. ANALOGÍA ENTRE LOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN MANUAL Y UN SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADO Elementos Sistema manual Sistema Computarizado Entrada: son los datos y elementos que entran al sistema para ser procesados y convertidos en salidas. Formularios de entrada con datos a ser procesados, Información verbal, información escrita Cinta magnética, diskettes, , formularios activos; escaners, vía red. Proceso de datos: son las actividades de transformación que permiten obtener un producto. Convierten las entradas en salidas. Cerebro humano, habilidades mentales de cálculo Unidad Central de Procesamiento electrónico con equipos informáticos Almacenamiento: actividad que consiste en guardar datos e información de manera organizada. Archivadores, cuadernos, memoria humana, fichas, biblioratos Discos, diskettes, cintas magnéticas. Salida: productos o resultados que el sistema brinda a través del procesamiento de las entradas. Formularios de salida con datos procesados y con información elaborada, Informes, Información verbal Cintas magnéticas, diskettes, formularios activos, monitores. Control Comparación manual de los hechos reales con los esperados Comparación que realiza el propio sistema en forma computarizada o mixta Retroalimentación Ajustes manuales Ajustes computarizados o mixtos 15 11/04/2011 6:48

18. 16 LAS TELECOMUNICACIONES “LasTelecomunicaciones permiten a las organizaciones conectar entre sí sistemas de computación…” El importante desarrollo de las telecomunicaciones ha posibilitado a las personas compartir información y comunicarse a pesar de las distancias. 11/04/2011 6:48

19. 17 LA TELEMÁTICA La Telemática es la consideración de las Telecomunicaciones y la Informática en el ámbito de la organización. Ha cambiado la forma de trabajar de las organizaciones, pasando a organizaciones más descentralizadas y con mayor comunicación con el exterior. 11/04/2011 6:48

20. 18 LAS REDES “Una Red es un conjunto de equipos de computación y/o sistemas de cómputos que interactúan.” Las computadoras se están conectando en Red o interconectando a través de Internet, Intranets y otras redes de telecomunicaciones. Eso permite compartir tanto información como equipamiento, permitiendo la actualización y consulta simultánea por diferentes usuarios. 11/04/2011 6:48

21. 19 EVOLUCIÓN DE LA INFORMÁTICA Procesamiento Electrónico de Datos (PED): tareas de procesamiento de transacciones comerciales y contable-financieras, como la facturación y la liquidación de sueldos. Sistemas de Información Gerencial (SIG) Sistemas de Soporte a las Decisiones (SSD): el SSD es un sistema de procesamiento y exposición de datos interactiva Sistemas de Información Integrales 11/04/2011 6:48

22. 20 RAZONES QUE DAN LUGAR A LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS La necesidad de procesar gran cantidad de datos o de información, la rapidez con la cual se necesita, la importancia de visualizar solamente la información necesaria, la necesidad de acceder directamente a la información, la necesidad de compartir información por parte de múltiples usuarios. 11/04/2011 6:48

23. 21 VENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS Destacar solo la información necesaria Uniformizar la información facilitando la comunicación con los demás ejecutivos Reducir el tiempo requerido para convertir los datos en información útil Permitir mayor confiabilidad Almacenar en forma compacta Manejar grandes volúmenes de datos Brindar estilos alternativos de presentación y en forma interactiva. 11/04/2011 6:48

24. 22 METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS Determinación de los objetivos y el alcance del sistema de información Identificación de los centros usuarios de información Determinación de las necesidades y las carencias de información Localización de las fuentes de datos y de información Diseño del sistema de información computarizado Determinación de las normas y los procedimientos. Implementación y prueba del sistema Operación y seguimiento. 11/04/2011 6:48

25. 23 ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMACION Determinación de los objetivos y el alcance del sistema de información. Identificación de los centros usuarios de información. Determinación de las necesidades y las carencias de información. Localización de las fuentes de datos y de información. 11/04/2011 6:48

26. 24 DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADO El diseño del sistema se puede dividir en tres subetapas: a) Diseño General; b)Propuesta y evaluación de alternativas; c) Diseño Detallado. 11/04/2011 6:48

27. Etapa Responsabilidad de: Tareas fundamentales: 1. Determinación de objetivos y alcance del sistema Analista de Organización y Sistemas (AOS) con la colaboración del Analista de Sistemas de Computación (ASC). La participación del ASC le permite ir comprendiendo los objetivos y alcances del sistema. 2. Identificación de centros usuarios (AOS) con la colaboración del (ASC). El ASC puede saber quienes son los usuarios. 3. Determinación de las necesidades y carencias de información (AOS) con la colaboración del (ASC). El ASC visualiza donde y como se puede generar la información necesaria. 4. Localización de las fuentes de datos y de información (AOS) con la colaboración del (ASC). El ASC colabora en la localización de las fuentes. 5. Diseño del sistema de información computarizado: Analista de Sistemas de Computación con la colaboración del Analista de Organización y Sistemas. El ASC asesora respecto a hardware, software y comunicaciones y realiza el Diseño Detallado. El AOS comunicaciones y diseña portadores de información ROLES DE LOS ANALISTAS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Y DE SISTEMAS DE COMPUTACIÓN 25 11/04/2011 6:48

28. Etapa Responsabilidad de: Tareas fundamentales: 1. Determinación de las normas y procedimientos. Tarea conjunta. El AOS diseña procedimientos. El ASC diseña los manuales para el usuario. Manual conjunto. 2. Implementación y prueba del sistema. Tarea conjunta. El AOS capacitación y cambio organizacional. El ASC capacitación y adecuación de hardware y software. 3. Operación y seguimiento Tarea conjunta. AOS monitorea funcionamiento organizacional El AOS monitorea avances tecnológicos. ROLES DE LOS ANALISTAS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Y DE SISTEMAS DE COMPUTACIÓN 26 11/04/2011 6:48

29. 27 VINCULACIÓN CON OTRAS TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Vinculación con la técnica de análisis y diseño de las estructuras organizativas Vinculación con la técnica de análisis y diseño de la distribución del trabajo Vinculación con la técnica de análisis y diseño de procedimientos Vinculación con la técnica de análisis y diseño de portadores de información Vinculación con la técnica de análisis y diseño de la disposición espacial 11/04/2011 6:48

30. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS [1] Análisis y Diseño de Sistemas.Kendall & Kendall. Ed. Pearson Educación. Págs. 27-48 28 11/04/2011 6:48